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Oficina de GED ECM BPM 2010 MG Temporalidade
 

Oficina de GED ECM BPM 2010 MG Temporalidade

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Oficina de GED ECM BPM 2010 MG

Oficina de GED ECM BPM 2010 MG
17 e 18 de junho
Belo Horizonte - Minas Gerais
Local: Universidade Pitágoras
Assunto: Temporalidade / Prazo Prescricional do Documento

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    Oficina de GED ECM BPM 2010 MG Temporalidade Oficina de GED ECM BPM 2010 MG Temporalidade Presentation Transcript

    • GED 2010 Camada Pré GED Gestão Arquivística - Tratamento Documental Ciclo de Vida Documental Classificação e Temporalidade Instrutor: Romoaldo Zacarias Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
    • Matriz de Classificação Documental Tipo ou Espécie Documental é analisada a exaustão quanto a função no processo. GED 2010
    • Matriz de Classificação Documental Segundo a Estrutura Organizacional: Administrativo – Técnico – Produção – Normativo - Mercadológico - Histórico Segundo o Workflow: Segundo o Formato: Estruturado – Não estruturado Analógico - Digital Segundo a Indexação: Gênero - Espécie Segundo o Fluxo de Armazenamento: Corrente – Intermediário – Permanente Operacional – Setorial – Inativo Ativo - Inativo Segundo a Funcionalidade: Comunicação - Registro Segundo a Atualização: Segundo a Escala Organizacional: Hardware - Software Operacional – Tático - Estratégico Segundo a Legislação: Legal - Validação Segundo o Atendimento: Venda - Pós venda GED 2010
    • Matriz de Classificação Documental Histórico Estratégico Fotográfico Documentos Pessoais Legal Operacional Digital Auditoria Lixo Engenharia / Técnico GED 2010
    • Matriz Temporal HW & SW TTL Legal Atualização TAD TMS Responsabilidade Validação TVD TRD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia GED 2010
    • Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. GED 2010
    • Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. GED 2010
    • Tabela de Temporalidade - Aplicação Para elaborar e aplicar a Temporalidade Documental, não podemos esquecer: Verificação de processos na justiça; Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:  CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;  ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;  Bancen – Instituições Financeiras.  Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.  Empresas de capital estrangeiro GED 2010
    • Tabela de Temporalidade - Aplicação A TABELA DE UTILIDADE DOCUMENTAL Age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE Observação: quando do prazo para descarte, retornar a área produtora da informação para verificar se os documentos podem ser eliminados e colher assinatura para descarte. CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA GED 2010
    • Gestão Documental – Fim da Duplicidade ORIGINAL ORIGINAL COMERCIAL CLIENTE ORIGINAL FINANCEIRO CÓPIA JURÍDICO CONTABILIDADE CÓPIA CÓPIA DIRETORIA AUDITORIA CÓPIA ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos GED 2010 como resultado o caos!
    • Tabela de Temporalidade - Expurgo Vídeo Borboleta! GED 2010 Área de Descarte = Porta da Esperança!
    • Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220 / Imagem GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL CVD INDEX TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome anos Período CC Setor / Área RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome _MEDICO anos Período Setor / Área NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor anos CNPJ CC Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome RIODO anos Período Setor / Área EXAME MÉDICO Per CRM man Empregado ente GED Período 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicitação Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Autorização Expurgo de Documento Visualização Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Execução Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualizações Expurgo de Documento Gestão Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualização dos Documentos GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B) GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Campos Indexadores Os campos indexadores se dividem em dois grupos: Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo: indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável. GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Abertura: Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO EXPURGO [nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__ documento] GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramento: Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Nome: Nome: UNO: UNO GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
    • Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
    • Fluxo da Informação – Information Flow = Solution Flow Formada por duas camadas informacionais: Soluções Aplicadas Produtos Resultado ao Processo Documental Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Gestão Documental Classificadores. Processo (BPM) integrado do GED / ECM Diagnóstico + Matriz do Projeto Informacional Levantamento Preliminar de Dados Atividade / informação Desmaterização Menos Volume Controle das entradas Cenário Métricas Plano de trabalho GED - Microfilme Work Flow Matriz utilidade Relatório Proposta GED 2010
    • Fluxo da Informação – Information Flow Formada por duas camadas informacionais: GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos Painel Prático – Soluções Aplicadas do Processo Documental Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Digitalização Microfilmagem Guarda Processo (BPM) integrado do GED / ECM Terceirizada Gestão Documental – Classificadores. CDI Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional Levantamento Preliminar de Dados GED 2010
    • GED 2010