UnifiedPost Luxembourg - Dématérialisation de la documentation

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UnifiedPost Luxembourg - Dématérialisation de la documentation

  1. 1. Séance d’information sur la dématérialisation de la documentation Octobre 2013
  2. 2. UnifiedPost 2
  3. 3. Présentation de la société Société Groupe belge situé à La Hulpe (B) Actionnariat 100% privé Etablissements en Belgique, aux PaysBas, au Luxembourg et en Roumanie Expertise Totalement focalisée sur les solutions de gestion documentaire et d’archivage légal Relations à long terme avec ses clients et partenaires Plus de 10 années d’expérience Réseau d’imprimeurs international (Benelux, Chicago, Singapour, Hong Kong, Sidney, Tokyo) Plateforme “Software as a Service”, totalement “multi-tenant” Objectifs qualité: ISAE3402, conforme ISO 27001, audits par PWC, BDO, Verizon,… > 100 personnes “Comfort Letter” PWC confirmant la légalité des solutions de e-invoicing et earchiving dans l’UE + Suisse et Norvège Entité R&D séparée basée en Belgique Chiffres d’affaires 2013: 17 Mio EUR 30% Croissance annuelle
  4. 4. Modèle de traitement: Documents & Information fax scanning/ocr print print Your Company E R P C R M B E B I D M S fax sms/mms E-invoice upload / capture e-mail+lien e-documents Traitement des documents Création de documents Signature des documents Conversion de formats Track and trace Reporting e-documents e-archive légale Communauté Communauté xml/edi Services à Valeur Ajoutée Paiements, TTPO, ... xml/edi
  5. 5. Nos Solutions par secteur Banks insurance interim leasing media soc sec telco utility travel others
  6. 6. Notre activité dans le secteur Interim 6
  7. 7. Traitement et archivage de tout type de documents Contrats Fiches de salaires Certificats de rémunération Factures Timesheets Rappels
  8. 8. Traitement des documents  Plateforme d’administration des documents        Traçabilité Track Jobs : • 1 Job = 1 Fichier de données Track Documents • Par numéro de documents • Par critères d’archivage Données de réception • Nom fichier, quand,... Visualisation des documents Métadonnées Visualisation de la réception d’un envoi électronique
  9. 9. Traitement papier Regroupement par destinataire Tarifs postaux avantageux (surtout à l’international) Outils de suivi et de traçabilité (Audit Trail)
  10. 10. Traitement électronique Présentation des documents à l’intérimaire dans son propre environnement de réception (fiches de salaires, certificats, contrats) Envoi d’un mail avec lien vers le document pour le client (facture, contrat, timesheet, rappel)
  11. 11. Environnement de l’intérimaire
  12. 12. UP Archive: Archivage légal pour l’émetteur Il s’agit d’un environnement permettant d’accéder rapidement aux documents archivés. Il est convivial et ne contient pas toutes les informations de suivi de la production.
  13. 13. Avantages de la solution Accès rapide aux archives Plus de perte de documents Plusieurs canaux simultanés Plateforme sécurisée Traçabilité Facilité d’utilisation Accès personnalisé Accès via Internet Aspect écologique
  14. 14. Dématérialisation des flux administratifs 14
  15. 15. Dématérialisation partielle ou totale Dématérialisation partielle : dématérialisation totale pour l’émetteur du document • • • • Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost Traitement et composition du document par UnifiedPost Archivage légal des documents pour l’émetteur Impression, mise sous pli et dépôt postal vers le destinataire Dématérialisation totale : Document dématérialisé jusqu’au destinataire final • • • • Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost Traitement et composition par UnifiedPost Archivage légal des documents pour l’émetteur Envoi électronique sous forme d’UPMail ou d’UPPresentment
  16. 16. Processus de dématérialisation totale  Création des documents, envoi électronique en temps réel et archivage Notification par email Document électronique Archive en ligne 16
  17. 17. UPMail Envoi d’un mail avec un lien vers le document Accès direct au document, avec ou sans identification
  18. 18. UPPresentment UPPresentment : Environnement du destinataire, dans lequel il reçoit tous ses documents électroniques. • • • Invitation par email Sécurité d’accès Aspect écologique
  19. 19. Confidentialité des données Sécurité d’accès • Login et mot de passe unique par destinataire • Plateforme totalement sécurisée et régulièrement auditée Moins de risque que la fiche papier • Aucune manipulation humaine • • Aucun document ne reste sur l’imprimante Aucun risque d’erreur de mise sous pli
  20. 20. Evolution : Econtracting
  21. 21. Merci Questions? 45 Route de Diekirch L7220 Walferdange Tel: +352 26 31 32 42 www.unifiedpost.com

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