Referenten André Schmid, Director Sales and Consulting ECM, Unic AG Philippe Trinchan, Head Communications, Schweizerischer Nationalfonds Inhalt Beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) kommt Microsofts Office Sharepoint Server (MOSS) als zentrale Plattform für Web Content Management und Collaboration zum Einsatz. Nach dem strategischen Entscheid zugunsten der Sharepoint-Plattform hat der SNF als erstes den Internetauftritt auf MOSS umgesetzt. Es folgten Multisite-Auftritte für nationale Forschungsprojekte zur Zusammenarbeit und zum Informationsaustausch sowie diverse Teilprojekte. Als nächstes Grossprojekt steht die Ablösung des Intranet-Auftrittes und der Filestruktur in eine Collaboration-Lösung an. Im Seminar wird das komplexe Projekt Schritt für Schritt beleuchtet, angefangen von der strategischen Zielsetzung aus Sicht von Business, Anwendern und IT, über die Fortschritte in der strategischen Umsetzung bis hin zur langfristigen Roadmap. Dazu wird im Detail auf die Hürden und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eingegangen.

1. Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform
Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009

2. Einleitung
Ihre Referenten
Philippe Trinchan André Schmid
Leiter Presse + Kommunikation, Director Sales and
Schweizerischer Nationalfonds Consulting, Unic AG
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3. Einleitung
Was sind die Lernziele dieser Präsentation?
› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF
› Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können
› Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen
› Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen
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4. Agenda
› Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan
› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan
› Die SharePoint Plattform A. Schmid
› Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid
› Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid
› Fragen und Diskussion
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5. „Eine Strategie ist eine in sich stimmige
Anordnung von Aktivitäten, die ein
Unternehmen von seinen Konkurrenten
unterscheidet.“
Porter, 1999
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6. Der Schweizerische Nationalfonds
Die Webstrategie und ihre Ziele

7. Über den SNF
Der Schweizerische Nationalfonds
› Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung
› Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung)
› Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF)
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8. Über den SNF
Forschungsförderungspolitik
Der SNF
› fördert die wissenschaftliche Forschung
› investiert in den Nachwuchs
› ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland
› fördert die internationale Zusammenarbeit
› stärkt die Stellung der Frau in der Forschung
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9. Über den SNF
Förderungsinstrumente
› Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung
› Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS)
› Internationale Zusammenarbeit
› Wissenschaftliche Tagungen
› Publikationsbeiträge
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10. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Einordnung der Webstrategie
SNF
Gesamtstrategie
Strategie
Öffentlichkeitsarbeit
Webstrategie
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11. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Strategie
› Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung
› Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische
Öffentlichkeit
› Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und
ethische Auswirkungen verständlich machen
› eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben
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12. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften
› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der
Forschung
› Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten
› Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution
positionieren
› «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen
Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft
positionieren
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13. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen
› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche
› Forschende
› Medien
› Politik/Behörden
› Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit
› Breite Öffentlichkeit
› Interne Ebene (Miliz)
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14. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien
› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw.
› Kontinuität & Aktualität
› Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv
› usw.
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15. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio
› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)
› 3-sprachig de, fr, en
› Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt
› Medienarbeit
› Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw.
› Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit
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16. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit
› Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI-
Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...)
› Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation
(Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.)
› Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push,
Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers
› Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung
› Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ?
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17. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Ziele Webprojekt
› Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und
einheitlich umgesetzt
› Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal
integriert
› CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung
› Schnell optisch und strukturell veränderbar
› Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie
› Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“)
› Einheitlichkeit in der Technologie (CMS)
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18. Die SharePoint Plattform
Gestern – Heute – Morgen

19. Die SharePoint Plattform
SNF Weblandschaft
Extranet (NFP / NFS)
Internet
Intranet für Milizorgane
Privat Presse
Forscher Experte
Applikationen
- Gesuchs Administration
- Projekt Datenbank
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20. Die SharePoint Plattform
Zielgruppen, Bedürfnisträger, Ansprüche
Presse, Private
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
Wikis
Management - Bekanntheit - Integration IT
- Kommunikation - Wartung, Support
- Erscheinung - Standard
Collaboration
Communities
Blogs
- Einfach - Einfach
- Projektarbeit
- 1x erfassen Instant Messaging
- Selbständig
- Prozesse
Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten
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21. „Eine Strategie ist ein längerfristig
ausgerichtetes planvolles Anstreben einer
vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“
Wikipedia
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22. Die SharePoint Plattform
Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss Umsetzung
Umsetzung
• Kosten / Nutzen
• Priorisierung
• Planung
Presse, Private
(kurz-, mittel-, langfristig)
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
Wikis
Management - Bekanntheit - Integration IT
- Kommunikation - Wartung, Support
- Erscheinung - Standard
Collaboration
Communities
Blogs
- Einfach - Einfach
- Projektarbeit
- 1x erfassen Instant Messaging
- Selbständig
- Prozesse
Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten
Webstrategie
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23. Die SharePoint Plattform
Aufbau der Plattform
Frontend
NFP Weitere
News- Speziell
SNF.ch
letter
Applikation
SharePoint mit
SharePoint
individuellen
Basisdienste mit Customizing
Erweiterungen
80%
20%
sttruktur
Infra-
SharePoint Grundinstallation, Datenbank,
Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion
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24. Die SharePoint Plattform
Vergleich Früher – Jetzt
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25. Die SharePoint Plattform
Vergleich Früher – Jetzt
Früher Jetzt
› www.snf.ch › www.snf.ch
› eigenes Design, eigenes System, › zentrales CMS auf SharePoint
› Weitere Sites (NFP, NFS)
kein CMS, Anpassungen aufwendig
› Weitere Sites (NFP, NFS) › bauen auf snf.ch auf (Multisite-
› keine Design- und Systemvorgaben Konzept)
› keine Austauschmöglichkeiten für › haben Zusammenarbeitsbereiche für
Forschungsgruppen Forschende (Extranet)
› aufwendig in Erstellung und Unterhalt
› Integrierte Kommunikation › Integrierte Kommunikation
› kein integrierter Newsletter-Service › Newsletter in Erscheinung und
Sprache integriert
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26. Laufende Ausbauten
Newspool – Anforderungen
› Ausgangslage
› Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet
› Neu
› jeder Artikel kann als “News” abonniert werden
› Kategorisierung nach Themen
› Automatisch aus CMS erstellt
› Redaktion
› Übersicht aller publizierter News
› Unabhängig vom Kanal / von der Site
› Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht)
› Benutzer
› Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur)
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27. Laufende Ausbauten
Newspool – Benutzerfreundlich für Redaktion und Benutzer
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28. Geplante Ausbauten
Weitere Projekte
› Horizonte Online
› Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit
und Reichweite
› Italienische Website
› Intranet
› Collaboration
› Dokumenten-Management
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29. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Stellen Sie den Nutzen Ihrer Plattform sicher

30. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Kultur und Change Management
› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und
dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein.
› Wie wird heute gearbeitet?
› Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten?
› Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie?
› Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen
› Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt:
› Qualität
› Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie
› Quick Wins sicherstellen
› Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem)
› Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen)
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31. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Worauf ist speziell zu achten
› Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache
› „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben.
› Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen
› Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen
› Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich
Deine Erwartung erfüllen kann.
› Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft
Skills) mit externem nicht IT affinem Coach.
› Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und
Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten,
Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln.
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32. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Und die Technologie
› Anforderungen an die Technologie
› Standardisiertes Basis-Framework
› 80% Basis Customizing, 20% individuell
› Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration
› Weit verbreitet
› Ist für den Hersteller strategisch wichtig
› Transparente und sinnvolle Roadmap
› Zukunftsorientiert
› Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig
verfügbar
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33. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Nutzen
› Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse
› Zentrale Basis steht allen zur Verfügung
› Standardisierte Infrastruktur
› Sicherstellung Wartbarkeit
› Weiterentwicklung
› Betriebs- und Support-Kosten
› Ausbaubarkeit
› Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten.
› 0.5 – 1.5 Arbeitstage
› Einhaltung von Design und Struktur
› Zentrale Verwaltung
© Unic AG | Seite 34

34. „ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine
strategische und zukunftsfähige
Infrastruktur für die Forschungsförderung.“
Philippe Trinchan, SNF
© Unic AG | Seite 35

35. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

36. Unic auf einen Blick
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
© Unic AG | Seite 37

37. Unic AG Philippe Trinchan
Head Communications
Schweizerischer Nationalfonds
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich André Schmid
Tel +41 44 560 12 12 Director Sales Consulting
Fax +41 44 560 12 13
info@unic.com
www.unic.com
© Unic AG | Seite 38

38. Hier finden Sie uns:
Halle 4 Stand C26
Unic AG
www.unic.com
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
Tel +41 44 560 12 12
Fax +41 44 560 12 13
info@unic.com
www.unic.com
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39. Quellen
Bildquellen
› Bilder Seiten 1, 5, 16 und 27 : © SNF
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