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Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform

Orbit Zoom Days Konferenz 2009   Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (U...
Einleitung

Ihre Referenten

Philippe Trinchan                André Schmid




Leiter Presse + Kommunikation,   Director S...
Einleitung

Was sind die Lernziele dieser Präsentation?

› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des S...
Agenda

› Der Schweizerische Nationalfonds             P. Trinchan
› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele      P. Trinc...
„Eine Strategie ist eine in sich stimmige
                      Anordnung von Aktivitäten, die ein
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Der Schweizerische Nationalfonds
Die Webstrategie und ihre Ziele
Über den SNF

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Forschungsförderungspolitik

Der SNF
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Webstrategie SNF und ihre Ziele

Einordnung der Webstrategie



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Öffentlichkeitsarbeit: Strategie

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Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften

› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaf...
Webstrategie SNF und ihre Ziele

Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen

› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche
› ...
Webstrategie SNF und ihre Ziele

Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien

› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogber...
Webstrategie SNF und ihre Ziele

Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio

› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)
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Webstrategie SNF und ihre Ziele

Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit

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Ziele Webprojekt

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Die SharePoint Plattform
Gestern – Heute – Morgen
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Die SharePoint Plattform

Zielgruppen, Bedürfnisträger, Ansprüche

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„Eine Strategie ist ein längerfristig
                       ausgerichtetes planvolles Anstreben einer
                   ...
Die SharePoint Plattform

Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss Umsetzung

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Die SharePoint Plattform

Aufbau der Plattform
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Vergleich Früher – Jetzt




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Laufende Ausbauten

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Geplante Ausbauten

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Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
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Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Kultur und Change Management

› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit ...
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Worauf ist speziell zu achten

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Und die Technologie

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Orbit Zoom Days - Sharepoint als zentrale Plattform für Content Management und Collaboration

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Referenten
André Schmid, Director Sales and Consulting ECM, Unic AG
Philippe Trinchan, Head Communications, Schweizerischer Nationalfonds

Inhalt
Beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) kommt Microsofts Office Sharepoint Server (MOSS) als zentrale Plattform für Web Content Management und Collaboration zum Einsatz.
Nach dem strategischen Entscheid zugunsten der Sharepoint-Plattform hat der SNF als erstes den Internetauftritt auf MOSS umgesetzt. Es folgten Multisite-Auftritte für nationale Forschungsprojekte zur Zusammenarbeit und zum Informationsaustausch sowie diverse Teilprojekte. Als nächstes Grossprojekt steht die Ablösung des Intranet-Auftrittes und der Filestruktur in eine Collaboration-Lösung an.

Im Seminar wird das komplexe Projekt Schritt für Schritt beleuchtet, angefangen von der strategischen Zielsetzung aus Sicht von Business, Anwendern und IT, über die Fortschritte in der strategischen Umsetzung bis hin zur langfristigen Roadmap. Dazu wird im Detail auf die Hürden und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eingegangen.

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  1. 1. Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009
  2. 2. Einleitung Ihre Referenten Philippe Trinchan André Schmid Leiter Presse + Kommunikation, Director Sales and Schweizerischer Nationalfonds Consulting, Unic AG © Unic AG | Seite 2
  3. 3. Einleitung Was sind die Lernziele dieser Präsentation? › Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF › Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können › Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen › Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen © Unic AG | Seite 3
  4. 4. Agenda › Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan › Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan › Die SharePoint Plattform A. Schmid › Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid › Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid › Fragen und Diskussion © Unic AG | Seite 4
  5. 5. „Eine Strategie ist eine in sich stimmige Anordnung von Aktivitäten, die ein Unternehmen von seinen Konkurrenten unterscheidet.“ Porter, 1999 © Unic AG | Seite 5
  6. 6. Der Schweizerische Nationalfonds Die Webstrategie und ihre Ziele
  7. 7. Über den SNF Der Schweizerische Nationalfonds › Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung › Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung) › Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF) © Unic AG | Seite 7
  8. 8. Über den SNF Forschungsförderungspolitik Der SNF › fördert die wissenschaftliche Forschung › investiert in den Nachwuchs › ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland › fördert die internationale Zusammenarbeit › stärkt die Stellung der Frau in der Forschung © Unic AG | Seite 8
  9. 9. Über den SNF Förderungsinstrumente › Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung › Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS) › Internationale Zusammenarbeit › Wissenschaftliche Tagungen › Publikationsbeiträge © Unic AG | Seite 9
  10. 10. Webstrategie SNF und ihre Ziele Einordnung der Webstrategie SNF Gesamtstrategie Strategie Öffentlichkeitsarbeit Webstrategie © Unic AG | Seite 11
  11. 11. Webstrategie SNF und ihre Ziele Öffentlichkeitsarbeit: Strategie › Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung › Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische Öffentlichkeit › Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und ethische Auswirkungen verständlich machen › eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben © Unic AG | Seite 12
  12. 12. Webstrategie SNF und ihre Ziele Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften › Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der Forschung › Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten › Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution positionieren › «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft positionieren © Unic AG | Seite 13
  13. 13. Webstrategie SNF und ihre Ziele Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen › Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche › Forschende › Medien › Politik/Behörden › Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit › Breite Öffentlichkeit › Interne Ebene (Miliz) © Unic AG | Seite 14
  14. 14. Webstrategie SNF und ihre Ziele Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien › Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw. › Kontinuität & Aktualität › Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv › usw. © Unic AG | Seite 15
  15. 15. Webstrategie SNF und ihre Ziele Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio › Integrierte Kommunikation: (interne/externe) › 3-sprachig de, fr, en › Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt › Medienarbeit › Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw. › Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit © Unic AG | Seite 16
  16. 16. Webstrategie SNF und ihre Ziele Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit › Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI- Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...) › Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation (Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.) › Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push, Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers › Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung › Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ? © Unic AG | Seite 17
  17. 17. Webstrategie SNF und ihre Ziele Ziele Webprojekt › Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und einheitlich umgesetzt › Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal integriert › CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung › Schnell optisch und strukturell veränderbar › Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie › Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“) › Einheitlichkeit in der Technologie (CMS) © Unic AG | Seite 18
  18. 18. Die SharePoint Plattform Gestern – Heute – Morgen
  19. 19. Die SharePoint Plattform SNF Weblandschaft Extranet (NFP / NFS) Internet Intranet für Milizorgane Privat Presse Forscher Experte Applikationen - Gesuchs Administration - Projekt Datenbank © Unic AG | Seite 20
  20. 20. Die SharePoint Plattform Zielgruppen, Bedürfnisträger, Ansprüche Presse, Private - Informativ - Intuitiv - Aktuell Wikis Management - Bekanntheit - Integration IT - Kommunikation - Wartung, Support - Erscheinung - Standard Collaboration Communities Blogs - Einfach - Einfach - Projektarbeit - 1x erfassen Instant Messaging - Selbständig - Prozesse Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten © Unic AG | Seite 21
  21. 21. „Eine Strategie ist ein längerfristig ausgerichtetes planvolles Anstreben einer vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“ Wikipedia © Unic AG | Seite 22
  22. 22. Die SharePoint Plattform Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss Umsetzung Umsetzung • Kosten / Nutzen • Priorisierung • Planung Presse, Private (kurz-, mittel-, langfristig) - Informativ - Intuitiv - Aktuell Wikis Management - Bekanntheit - Integration IT - Kommunikation - Wartung, Support - Erscheinung - Standard Collaboration Communities Blogs - Einfach - Einfach - Projektarbeit - 1x erfassen Instant Messaging - Selbständig - Prozesse Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten Webstrategie © Unic AG | Seite 23
  23. 23. Die SharePoint Plattform Aufbau der Plattform Frontend NFP Weitere News- Speziell SNF.ch letter Applikation SharePoint mit SharePoint individuellen Basisdienste mit Customizing Erweiterungen 80% 20% sttruktur Infra- SharePoint Grundinstallation, Datenbank, Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion © Unic AG | Seite 24
  24. 24. Die SharePoint Plattform Vergleich Früher – Jetzt © Unic AG | Seite 25
  25. 25. Die SharePoint Plattform Vergleich Früher – Jetzt Früher Jetzt › www.snf.ch › www.snf.ch › eigenes Design, eigenes System, › zentrales CMS auf SharePoint › Weitere Sites (NFP, NFS) kein CMS, Anpassungen aufwendig › Weitere Sites (NFP, NFS) › bauen auf snf.ch auf (Multisite- › keine Design- und Systemvorgaben Konzept) › keine Austauschmöglichkeiten für › haben Zusammenarbeitsbereiche für Forschungsgruppen Forschende (Extranet) › aufwendig in Erstellung und Unterhalt › Integrierte Kommunikation › Integrierte Kommunikation › kein integrierter Newsletter-Service › Newsletter in Erscheinung und Sprache integriert © Unic AG | Seite 26
  26. 26. Laufende Ausbauten Newspool – Anforderungen › Ausgangslage › Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet › Neu › jeder Artikel kann als “News” abonniert werden › Kategorisierung nach Themen › Automatisch aus CMS erstellt › Redaktion › Übersicht aller publizierter News › Unabhängig vom Kanal / von der Site › Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht) › Benutzer › Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur) © Unic AG | Seite 27
  27. 27. Laufende Ausbauten Newspool – Benutzerfreundlich für Redaktion und Benutzer © Unic AG | Seite 28
  28. 28. Geplante Ausbauten Weitere Projekte › Horizonte Online › Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit und Reichweite › Italienische Website › Intranet › Collaboration › Dokumenten-Management © Unic AG | Seite 29
  29. 29. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Stellen Sie den Nutzen Ihrer Plattform sicher
  30. 30. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Kultur und Change Management › Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein. › Wie wird heute gearbeitet? › Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten? › Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie? › Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen › Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt: › Qualität › Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie › Quick Wins sicherstellen › Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem) › Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen) © Unic AG | Seite 31
  31. 31. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Worauf ist speziell zu achten › Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache › „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben. › Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen › Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen › Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich Deine Erwartung erfüllen kann. › Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft Skills) mit externem nicht IT affinem Coach. › Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten, Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln. © Unic AG | Seite 32
  32. 32. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Und die Technologie › Anforderungen an die Technologie › Standardisiertes Basis-Framework › 80% Basis Customizing, 20% individuell › Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration › Weit verbreitet › Ist für den Hersteller strategisch wichtig › Transparente und sinnvolle Roadmap › Zukunftsorientiert › Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig verfügbar © Unic AG | Seite 33
  33. 33. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Nutzen › Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse › Zentrale Basis steht allen zur Verfügung › Standardisierte Infrastruktur › Sicherstellung Wartbarkeit › Weiterentwicklung › Betriebs- und Support-Kosten › Ausbaubarkeit › Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten. › 0.5 – 1.5 Arbeitstage › Einhaltung von Design und Struktur › Zentrale Verwaltung © Unic AG | Seite 34
  34. 34. „ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine strategische und zukunftsfähige Infrastruktur für die Forschungsförderung.“ Philippe Trinchan, SNF © Unic AG | Seite 35
  35. 35. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.
  36. 36. Unic auf einen Blick Unternehmen › 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet › Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich › Inhabergeführte Aktiengesellschaft › 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Marktleistung Enterprise Content Management & E-Business Referenzen © Unic AG | Seite 37
  37. 37. Unic AG Philippe Trinchan Head Communications Schweizerischer Nationalfonds Hohlstrasse 536 CH-8048 Zürich André Schmid Tel +41 44 560 12 12 Director Sales Consulting Fax +41 44 560 12 13 info@unic.com www.unic.com © Unic AG | Seite 38
  38. 38. Hier finden Sie uns: Halle 4 Stand C26 Unic AG www.unic.com Hohlstrasse 536 CH-8048 Zürich Tel +41 44 560 12 12 Fax +41 44 560 12 13 info@unic.com www.unic.com © Unic AG | Seite 39
  39. 39. Quellen Bildquellen › Bilder Seiten 1, 5, 16 und 27 : © SNF © Unic AG | Seite 40
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