Orbit Zoom Days - Strategien für erfolgreiche Intranets im Enterprise-2.0-Zeitalter

Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 Zeitalter Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Zürich, 14. Mai 2009 Stefan Pieren, Johann Richard, Dr. Marcel B.F. Uhr (soultank AG)

Einleitung Ihre Referenten Stefan Pieren Dr. Marcel B.F. Uhr Johann Richard Senior Informations- Usability Engineer, Design Technologist, architekt, CEO soultank AG Qualitätsleiter Teamleiter © Unic AG | Seite 2

Einleitung Was sind die Lernziele dieser Präsentation? › Komplexität verstehen: Sie verstehen die Komplexität eines Intranet 2.0 Projektes und den Umgang damit › Ansätze kennenlernen: Sie haben verschiedene Ansätze von Intranet 2.0 Strategien kennengelernt, und wissen, wie sie erfolgreich klassische und neue Intranet-Strategien kombinieren › Projektvorgehen gesehen: Sie kennen die Methoden zur Erreichung eines intuitiv zu bedienenden Intranets › Bedürfnisse formulieren: Sie können ihre Bedürfnisse an ein Intranet der Generation 2.0 formulieren Sie verstehen, wie auch in einem komplexen Umfeld attraktive Intranets entstehen können © Unic AG | Seite 3

Einleitung Oder anders formuliert Über was sprechen wir? Diese Präsentation ist keine ... › Über die inhaltliche Sicht des Themas › ... Theorieabhandlung über Web 2.0 › Über Vorgehensweisen › ... Technologie- / Implementations- › Über reale Projekte Diskussion › Über Learnings aus diesen realen › ... Produkte-Schlacht Projekten © Unic AG | Seite 4

„Web 2.0 ist keine Positionierung für ein Intranet.“ Quelle: Stimmt AG © Unic AG | Seite 5

Einleitung Enterprise 2.0: Social Software im Unternehmen Informations-/Wissensmanagement Wikis Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Quelle: Prof. M.Koch, Instant Messaging Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation © Unic AG | Seite 6

“Information anarchy is just that. You have to give people a starting point that they can react to and modify; you can't just give them a blank workspace and say, „Use this now.‟” Andrew McAfee © Unic AG | Seite 7

Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen Beispiele für unterschiedliche Organisationskomplexitäten Beispiel 1: Beispiel 2: Unic AG Swisscom AG Organisationskomplexität Organisationskomplexität tief hoch © Unic AG | Seite 8

„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“ Colonel Smith, A-Team © Unic AG | Seite 9

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte... › Vorgehen? © Unic AG | Seite 10

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts ... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren › Vorgehen? © Unic AG | Seite 11

Das Unic Intranet: me.unic.com Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von kleiner bis mittlerer Komplexität

„Ein Intranet der ersten Generation mit einem modernen Arbeitsinstrument 2.0 ablösen. Das ist das Ziel von me.unic.com.“ Johann Richard, Projektleiter © Unic AG | Seite 13

Das Unic Intranet: me.unic.com Bedürfnisse an das neue Intranet © Unic AG | Seite 14

Das Unic Intranet: me.unic.com Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet Informations-/Wissensmanagement Wiki Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Quelle: Prof. M.Koch, Instant Messaging Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation © Unic AG | Seite 15

Das Unic Intranet 2.0 It„s a Wiki © Unic AG | Seite 16

It„s a Wiki Die Strategie für das neue Intranet me.unic.com – Intranet 2.0 Ich Mein Team Meine Unic › Fähigkeiten und › Wissen teilen › Umfassend › Zusammenarbeit Rollen beschreiben kommunizieren › Themen und Favoriten › Dienstleistungen organisieren › Prozesse und Projekte abonnieren anbieten › News teilen (Blog) › Austausch fördern dokumentieren © Unic AG | Seite 17

It„s a Wiki Die umgesetzte Strategie Ich Meine Unic Meine Unic Ich Ich Mein Team © Unic AG | Seite 18

Das Unic Intranet 2.0 The Good, the Bad and the Ugly © Unic AG | Seite 19

The Good, the Bad and the Ugly Einflussbereiche im Unic Intranet Kultur Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 20

The Good, the Bad and the Ugly The Good – was besonders gut klappt › Hohe Akzeptanz – trotz einigen Kinderkrankheiten möchte niemand Kultur das neue Intranet missen › Die Offenheit – alle Bereiche sind für alle Mitarbeitenden offen, editier- und kommentierbar › Kommentieren und verbessern – der Dialog findet statt Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 21

The Good, the Bad and the Ugly The Good – was besonders gut klappt › Wiki Gnome und Wiki Gärtner – die heimlichen und die offiziellen guten Kultur Seelen des Intranets › Inhalte erstellen – teilweise bis zu 70 neue Seiten pro Tag nach dem Start › (Corporate) News – das Intranet als News Channel hat sich etabliert und wird regelmässig gelesen › Impulse für die Verbesserung – die Betrieb Technologie Benutzer stacheln sich gegenseitig dazu an, Dinge besser, effizienter umzusetzen © Unic AG | Seite 22

The Good, the Bad and the Ugly The Good – was besonders gut klappt › Das Intranet als Wiki – für Unic ist ein Wiki die richtige Technologie › Technologie Know-how – es gibt Kultur genügend Know-how innerhalb der Organisation für einen erfolgreichen Betrieb › Release early, release often – die Plattform unterstützt und erleichtert rasche funktionale Anpassungen Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 23

The Good, the Bad and the Ugly The Bad – was man unbedingt beachten muss › Es geht um Kommunikation – die Prinzipien müssen verstanden werden. Auch, dass es keine „Privatsphäre“ Kultur und „Geheimnistuerei“ gibt. › Mein Garten, dein Garten – viele Themen betreffen mehrere Teams, eine rege Absprache und Austausch sind wichtig um Doppelspurigkeiten zu vermeiden Betrieb Technologie › Offenheit ≠ Regellosigkeit – auch ein Wiki als Inranet braucht Regeln © Unic AG | Seite 24

The Good, the Bad and the Ugly The Bad – was man unbedingt beachten muss › Nicht jeder liebt Wiki Syntax – die Schulung ist für Nicht-Techies zentral. Kultur Das Wiki Gärtner Prinzip funktioniert hier aber gut. › Feedback nicht nur zu den Inhalten – die Benutzer erwarten auch auf funktionale Fragen rasche und offene Antworten Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 25

The Good, the Bad and the Ugly The Bad – was man unbedingt beachten muss › Technologie im Hintergrund – die „richtige“ Technologie löst nicht alle Kultur Probleme von selbst. De facto ist es fast egal, welche Software man nutzt. › Release early, release often – die internen Prozesse müssen rasche Release-Zyklen fördern. Oder zumindest nicht verhindern. Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 26

The Good, the Bad and the Ugly The Ugly – Was nicht so gut funktioniert › Nicht jeder ist vom Typ her ein aktiver Nutzer – die Teams müssen Anreize Kultur schaffen, in ihren Bereichen qualitative Inhalte zu schaffen. Aber es gilt: Qualität vor Quantität! › Walk the Talk – das Management muss ein soziales Intranet aktiv nutzen. Dann folgen viele weitere Benutzerkreise automatisch. Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 27

The Good, the Bad and the Ugly The Ugly – Was nicht so gut funktioniert › Ein Wiki ist kein DMS (Dokumentenenverwaltungssystem) – Word und andere „editierbare“ Kultur Dokumentformate gehören nicht ins Intranet. Deswegen auch die Regeln. Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 28

The Good, the Bad and the Ugly The Ugly – Was nicht so gut funktioniert › Performance ist kritisch – nicht umsonst heisst „Wiki“ ursprünglich „schnell“. Die Benutzer erwarten eine Kultur Reaktion vom System. Jetzt. Betrieb Technologie © Unic AG | Seite 29

Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet Nicht alle Anforderungen und Probleme sind gelöst Informations-/Wissensmanagement Wiki Social Tagging Collaboration Communities Blogs Social Networking Quelle: Prof. M.Koch, Instant Messaging Universität der Bundeswehr, München Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation © Unic AG | Seite 30

Swisscom Basisdienst Intranet Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von hoher Komplexität

Ausgangslage Die heutige Swisscom Intranet-Landschaft › Autonome Plattformen › Verschiedene Technologien Unterschiedliche... › Strukturansätze › Navigationskonzepte › Zugangskonzepte › Usability / User Experience © Unic AG | Seite 32

Ausgangslage Die Strategie: ein Basisdienst Intranet Intranet Intranet Intranet Geschäfts- Geschäfts- Geschäfts- Bereich 1 Bereich 2 Bereich 3 Globale Definitionen, Basisdienst Intranet Dienste, Funktionen (Informationsarchitektur) Gemeinsame Intranet Plattform © Unic AG | Seite 33

Bedürfnisanalyse

Bedürfnisanalyse Was will das Unternehmen? Flexibel Bessere Integrative anpassbar durch Personalisierbar/ Zusammenarbeit Lösung. Geschäfts- Individualisierbar. in Projekten und bereiche. Netzwerken. Mehr Übersicht (was läuft wo? Relevantere Reorganisations- Dialog fördernd. wer weiss & kann Informationen. sicher. was?) © Unic AG | Seite 35

Bedürfnisanalyse Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen Ebenen Fokusgruppen- Interviews Kontext-Analysen Workshops Bedürfnisaufnahme in klar Abholen von Meinungen im Analyse des Intranet- umrissenen Themen- direkten Gespräch. Einsatzes im Zusammen- Kreisen. hang mit den täglichen Aufgaben des Mitarbeiters. © Unic AG | Seite 37

% © Unic AG | Seite 38 Besserer Zugang zu Informationen Relevante Inhalte Dialog/Web 2.0 Gruppierte „Must haves“ der Bedürfnisanalyse Tools & Applikationen Was wollen die Mitarbeiter? Personalisierung / Individualisierung Collaboration Design Dokumenten Management

Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung

Inhalts-Strukturierung Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltig Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben (Menge typischer Intranets) Feste Vorgaben Individualität © Unic AG | Seite 40

Inhalts-Strukturierung Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse auf Swisscom Intranets heute Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben Basisdienst Basisdienst Feste Vorgaben Individualität © Unic AG | Seite 41

Inhalts-Strukturierung Keine Angst vor Vereinheitlichung – auch im Web 2.0 Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben Basisdienst Feste Vorgaben Individualität © Unic AG | Seite 42

Inhalts-Strukturierung Integrative Lösung, flexibel anpassbar Mein Über News & Grund- Über xy Prozesse Produkte ... Themen Intranet Swisscom Dialog Konzept Basisdienst Mitarbeiter Geschäftsbereichs Swisscom Inhalte Inhalte Inhalte Intranet Mein Über News & Geschäfts- Über xy Themen Intranet Swisscom Dialog Bereich X Intranet Mein Über News & Über xy Prozesse Produkte Markt Themen Geschäfts- Intranet Swisscom Dialog Bereich Y Intranet Mein Über News & Geschäfts- Über xy Prozesse Produkte Themen Intranet Swisscom Dialog Bereich Z © Unic AG | Seite 43

Inhalts-Strukturierung Beispiel aus der Sicht einer Swisscom Mitarbeiterin Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet Swisscom Mitarbeiterin in einem „fremden“ Intranet Das einheitliche Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen © Unic AG | Seite 44

Inhalts-Strukturierung Flexible Informationsstruktur Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben Basisdienst Feste Vorgaben Individualität © Unic AG | Seite 45

Inhalts-Strukturierung Umgang mit Wikis Variante 1 Variante 2 Variante Swisscom Wikis sind externe Corporate Wiki Integriertes Wiki Applikationen (Beispiel me.unic.com) Wiki Wiki Corporate Wiki Intranet Intranet Wiki Wiki Wiki Wiki Wiki © Unic AG | Seite 46

Inhalts-Strukturierung Themengefäss als integriertes Wiki © Unic AG | Seite 47

Enterprise 2.0 in Seitentypen

Personalisierte und individualisierbare Startseite Das Intranet als individuelles „Cockpit“ für die tägliche Arbeit › Der Mitarbeiter erhält personalisierte Informationen › Der Mitarbeiter kann die Startseite mit einzelne Inhaltselementen in Form von „Widgets“ idividualisieren › Die verschiedenen Geschäfts- bereiche können eigene Widgets nach ihren Bedrüfnissen bauen © Unic AG | Seite 49

Personalisierte und individualisierbare Startseite Den Puls der Firma spüren › Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen eingebunden © Unic AG | Seite 50

Personalisierte und individualisierbare Startseite Effizienter durch den Tag › Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business © Unic AG | Seite 51

Personalisierte und individualisierbare Startseite Im Unternehmen vernetzt sein › Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine Organisation hinaus © Unic AG | Seite 52

Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools

Identität und Netzwerkmanagement Erster Schritt: Erweiterung internes Telefonbuch › Im internen Telefonbuch können auf freiwilliger Basis persönliche Informationen hinterlegt werden © Unic AG | Seite 55

Kommunikation Erster Schritt: Dialog auf Seitenebene › Die Mitarbeiter können Inhaltsseiten kommentieren und bewerten © Unic AG | Seite 56

Informationsmanagement Strategie für die Integration von Collaboration-Plattformen › Bestehende Collaboration Intranet Plattformen bleiben ausserhalb des Intranets › Das Intranet vereinfacht Resultate Zugang den Zugang zu den Plattformen › Ergebnisse aus den Collaborations-Plattformen müssen im Intranet veröffentlicht werden Collaboration-Plattformen © Unic AG | Seite 57

Informationsmanagement Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und Resultaten Beispiel: Zugang über OE Beispiel: Resultate auf Projektseiten © Unic AG | Seite 58

Informationsmanagement / News Erster Schritt: Relevantere News › News können konzernweit nach Themen und nach Channels abonniert werden › Anzeige auf Startseite oder als RSS-Feed © Unic AG | Seite 59

Credits › Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG › Usability / User Experience Begleitung: soultank AG › Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG © Unic AG | Seite 60

«Web 2.0 is really about normal everyday people using the Web and creating things on it - forget the acronyms.» Richard MacManus, ReadWriteWeb © Unic AG | Seite 61

Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche Bedürfnisse Kombination von klassischen und Enterprise-Wiki Enterprise 2.0 Ansätzen Beispiel 1: Beispiel 2: Unic AG Swisscom AG Organisationskomplexität Organisationskomplexität tief hoch © Unic AG | Seite 62

Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

Unic auf einen Blick Unternehmen › 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet › Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich › Inhabergeführte Aktiengesellschaft › 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Marktleistung Enterprise Content Management & E-Business Referenzen © Unic AG | Seite 65

soultank AG auf einen Blick Unternehmen › Gegründet 2000 in Zug › Inhabergeführte Aktiengesellschaft › 8 Mitarbeiter › Betrieb eines eigenen Usability-Labors in Zug Marktleistung Usability und User Experience Beratung Referenzen Steuerverwaltung des Kantons Bern © Unic AG | Seite 66

Unic AG Stefan Pieren Senior Informationsarchitekt Hohlstrasse 536 CH-8048 Zürich Johann Richard Tel +41 44 560 12 12 Design Technologist Fax +41 44 560 12 13 info@unic.com Dr. Marcel B.F. Uhr www.unic.com CEO soultank AG © Unic AG | Seite 67

Impressum Bildquellen Titelseite: © nem_youth / sxc.hu Seite 12: © valerio / sxc.hu Seite 34: © svair / aboutpixel.de Seite 36: © Joshua Porter / bokardo.com Seite 37: © Unic AG, © Astraios / aboutpixel.de, © soultank AG Seite 39: © freerider / aboutpixel.de Seite 48: © stormpic / sxc.hu Seite 53: © splenetic / sxc.hu Seite 63: © digital_a / sxc.hu © Unic AG | Seite 68

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http://localhost	38
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