Klassisches Intranet oder Wiki? Oder beides?
Informationsarchitektur für komplexe Intranet-Projekte am Beispiel der Swisscom.
IA-Konferenz 2009 / Hamburg, 16./17. Mai 2009 Stefan Pieren

Stefan Pieren, Senior Informationsarchitekt
Informationsarchitekt seit 1999
Seit 2005 bei Unic, Teamleiter Informationsarchitektur
In über 50 Projekten verantwortlich für die inhaltliche Konzeption, unter anderem
für:
Credit Suisse, DaimlerChrysler, Coca-Cola Beverages, Swisscom, Universität Basel,
DHL, sunrise, ALTANA Pharma, BKW FMB Energie, Suva, Lonza
© Unic AG | Seite 2

Enterprise 2.0: one summer of love?

„Enterprise 2.0 ist keine Positionierung für
ein Intranet.“
Stimmt AG
© Unic AG | Seite 4

Enterprise 2.0: Social Software im Unternehmen
Informations-/Wissensmanagement
Wikis
Social Tagging
Collaboration
Communities
Blogs
Social Networking
Quelle: Prof. M.Koch,
Instant Messaging Universität der
Bundeswehr, München
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
© Unic AG | Seite 5

Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen
Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche Bedürfnisse
Kombination von
klassischen und
Enterprise-Wiki
Enterprise 2.0
Ansätzen
Fallstudie:
Intranet
Swisscom AG
Organisationskomplexität Organisationskomplexität
tief hoch
© Unic AG | Seite 6

Swisscom Basisdienst Intranet
Enterprise 2.0 Ansätze in einer Organisation von hoher Komplexität

Ausgangslage
Über die Swisscom
› Swisscom ist das grösste Telekom-
Unternehmen in der Schweiz
› Swisscom ist schweizweit präsent mit allen
Dienstleistungen und Produkten für die
Sprach- und Datenkommunikation
› Zusätzlich aktiv ist Swisscom im IT-
Infrastruktur-Outsourcing und im Management
von Kommunikationsinfrastrukturen
› ca. 20‘000 Mitarbeiter
› Netto-Umsatz 2008: ca. 12 Mia CHF
(ca. 8 Mia EUR)
© Unic AG | Seite 8

Ausgangslage
Die heutige Swisscom Intranet-Landschaft
› Autonome Plattformen
› Verschiedene Technologien
Unterschiedliche...
› Strukturansätze
› Navigationskonzepte
› Zugangskonzepte
› Usability / User Experience
© Unic AG | Seite 9

Ausgangslage
Die Strategie: ein Basisdienst Intranet
Intranet Intranet Intranet
Geschäfts- Geschäfts- Geschäfts-
Bereich 1 Bereich 2 Bereich x
Globale Definitionen,
Basisdienst Intranet
Dienste, Funktionen
(Informationsarchitektur)
Gemeinsame Intranet Plattform
© Unic AG | Seite 10

„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“
Colonel Smith, A-Team
© Unic AG | Seite 11

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte...
› Vorgehen?
© Unic AG | Seite 12

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren
› Vorgehen?
© Unic AG | Seite 13

Bedürfnisanalyse

Bedürfnisanalyse
Was will das Unternehmen?
Flexibel Bessere
Integrative anpassbar durch Personalisierbar/ Zusammenarbeit
Lösung. Geschäfts- Individualisierbar. in Projekten und
bereiche. Netzwerken.
Mehr Übersicht
(was läuft wo? Relevantere Reorganisations-
Dialog fördernd.
wer weiss & kann Informationen. sicher.
was?)
© Unic AG | Seite 15

© Unic AG | Seite 16

Bedürfnisanalyse
Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen Ebenen
Fokusgruppen- Interviews Kontext-Analysen
Workshops
Bedürfnisaufnahme in klar Abholen von Meinungen im Analyse des Intranet-
umrissenen Themen- direkten Gespräch. Einsatzes im Zusammen-
Kreisen. hang mit den täglichen
Aufgaben des Mitarbeiters.
© Unic AG | Seite 17

© Unic AG | Seite 18

%
© Unic AG | Seite 19
Besserer Zugang zu Informationen
Relevante Inhalte
Dialog/Web 2.0
Gruppierte „Must haves“ der Bedürfnisanalyse
Tools & Applikationen
Was wollen die Mitarbeiter?
Personalisierung / Individualisierung
Collaboration
Design
Dokumenten Management

Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung

“Information anarchy is just that. You have
to give people a starting point that they can
react to and modify; you can't just give them
a blank workspace and say, „Use this now.‟”
Andrew McAfee
© Unic AG | Seite 21

Inhalts-Strukturierung
Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltig
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
(Menge typischer Intranets)
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 22

Inhalts-Strukturierung
Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse auf
Swisscom Intranets
heute
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 23

Inhalts-Strukturierung
Keine Angst vor Vereinheitlichung – auch im Web 2.0
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 24

Inhalts-Strukturierung
Struktureller Ansatz
Inhalte als Grundbedürf-
nisse der täglichen Arbeit
Sitzungszimmer reservieren
User-Support
Dateiablagen
Inhalte aus dem Arbeits-
umfeld des Mitarbeiters
Bereichsinfos / News
Produkte / Kundeninformationen
Prozesse / Projekte
Ich
Bereich/Team Inhalte, die Swisscom-
weite Gültigkeit besitzen
Unternehmen HR
Unternehmensstruktur
Swisscom-Glossar
© Unic AG | Seite 25

Inhalts-Strukturierung
Integrative Lösung, flexibel anpassbar
Grund- Mein Über News &
Über xy Prozesse Produkte ... Themen
Konzept Intranet Swisscom Dialog
Basisdienst Mitarbeiter Geschäftsbereichs Swisscom
Inhalte Inhalte Inhalte
Intranet
Geschäfts- Mein Über News &
Über xy Themen
Bereich X Intranet Swisscom Dialog
Intranet
Mein Über News &
Geschäfts- Über xy Prozesse Produkte Markt Themen
Intranet Swisscom Dialog
Bereich Y
Intranet
Mein Über News &
Geschäfts- Über xy Prozesse Produkte Themen
Intranet Swisscom Dialog
Bereich Z
© Unic AG | Seite 26

Inhalts-Strukturierung
Das Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen
Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet
Swisscom Mitarbeiterin in einem „fremden“ Intranet
© Unic AG | Seite 27

Inhalts-Strukturierung
Flexible Informationsstruktur
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 28

Inhalts-Strukturierung
Umgang mit Wikis
Variante 1 Variante 2 Variante Swisscom
Wikis sind externe Corporate Wiki Integriertes Wiki
Applikationen
Wiki Wiki
Intranet Corporate Wiki Intranet
Wiki Wiki
Wiki
Wiki Wiki
© Unic AG | Seite 29

Inhalts-Strukturierung
Themengefäss als integriertes Wiki
© Unic AG | Seite 30

Inhalts-Strukturierung
Erfolgsfaktor „Rapid Prototyping“
› Verständlichkeit: Das erarbeitete Konzept
wird für alle Personen sichtbar gemacht.
› Usability-Tests: Ermöglicht laufendes
Testing, da keine dezidierten Prototypen
gebaut werden müssen.
› Optimierungsaufwand: Änderungen am
Ablauf müssen nicht auf allen betreffenden
Powerpoint-Slides aufwändig nachgeführt
werden.
› Wiederverwendbarkeit: Resultate werden in
weiteren Projektschritten eingebaut.
© Unic AG | Seite 31

Enterprise 2.0 in Seitentypen

Personalisierte und individualisierbare Startseite
Das Intranet als individuelles „Cockpit“ für die tägliche Arbeit
› Der Mitarbeiter erhält personali-
sierte Informationen
› Der Mitarbeiter kann die Startseite
mit einzelne Inhaltselementen in
Form von „Widgets“ idividualisieren
› Die verschiedenen Geschäfts-
bereiche können eigene Widgets
nach ihren Bedrüfnissen bauen
© Unic AG | Seite 33

Personalisierte und individualisierbare Startseite
Den Puls der Firma spüren
› Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen
eingebunden
© Unic AG | Seite 34

Personalisierte und individualisierbare Startseite
Effizienter durch den Tag
› Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business
© Unic AG | Seite 35

Personalisierte und individualisierbare Startseite
Im Unternehmen vernetzt sein
› Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine
Organisation hinaus
© Unic AG | Seite 36

Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools

Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools
Auch ein Teilangebot ist nützlich
(nichts)
© Unic AG | Seite 38

Identität und Netzwerkmanagement
Erster Schritt: Erweiterung internes Telefonbuch
› Im internen Telefonbuch
können auf freiwilliger Basis
persönliche Informationen
hinterlegt werden
© Unic AG | Seite 39

Kommunikation
Erster Schritt: Dialog auf Seitenebene
› Die Mitarbeiter können
Inhaltsseiten kommentieren
und bewerten
› Diese Informationen werden
ausgewertet und stehen
wieder allen zur Verfügung
© Unic AG | Seite 40

Informationsmanagement
Strategie für die Integration von Collaboration-Plattformen
› Bestehende Collaboration
Intranet
Plattformen bleiben
ausserhalb des Intranets
› Das Intranet vereinfacht
den Zugang zu den Resultate Zugang
Plattformen
› Ergebnisse aus den
Collaborations-Plattformen
müssen im Intranet
veröffentlicht werden
Collaboration-Plattformen
© Unic AG | Seite 41

Informationsmanagement
Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und Resultaten
Beispiel: Zugang über OE oder Widget Beispiel: Resultate auf Projektseiten
© Unic AG | Seite 42

Informationsmanagement / News
Erster Schritt: Relevantere News
› News können konzernweit
nach Themen und nach
Channels abonniert werden
› Anzeige auf Startseite oder
als RSS-Feed
© Unic AG | Seite 43

«Web 2.0 is really about normal everyday
people using the Web and creating things on
it - forget the acronyms.»
Richard MacManus, ReadWriteWeb
© Unic AG | Seite 44

Ich freue mich auf Deine Fragen.

„Mache die Dinge so einfach wie möglich –
aber nicht einfacher.“
Albert Einstein
© Unic AG | Seite 46

Credits
› Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG
› Usability / User Experience Begleitung: soultank AG
› Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG
© Unic AG | Seite 47

Unic auf einen Blick
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
© Unic AG | Seite 48

Unic AG Stefan Pieren
Senior
Informationsarchitekt
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
Tel +41 44 560 12 12
Fax +41 44 560 12 13
info@unic.com
www.unic.com
© Unic AG | Seite 49

Impressum
Bildquellen
Titelseite: © nem_youth / sxc.hu
Seite 3: © blackcat79 / sxc.hu
Seite 8: © Swisscom AG
Seite 14: © svair / aboutpixel.de
Seite 16: © Joshua Porter / bokardo.com
Seite 17/18: © Unic AG, © Astraios / aboutpixel.de, © soultank AG
Seite 20: © freerider / aboutpixel.de
Seite 32: © stormpic / sxc.hu
Seite 37: © splenetic / sxc.hu
Seite 45: © digital_a / sxc.hu
© Unic AG | Seite 50