Informes orales eficientes mediante el uso de PPT

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Informes orales eficientes mediante el uso de PowerPoint
Proyecto para la integración de las destrezas de información e investigación y el avalúo del aprendizaje estudiantil en los cursos de ADEM
octubre 2010

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Presentación preparada por:
Prof. Ivette Maldonado Rivera
Bibliotecaria II
CRA
787-993-0000 ext. 3239
Fax: 787-993-8914
ivette.maldonado1@upr.edu
Facebook: ivemaldo
Twiter: ivemaldo
Dra. Ilia Ramírez Acevedo
Catedrática Asociada
ADEM
ilia.ramirez@gmail.com

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RECORDAMOS…
20% de lo que oímos
30% de lo que vemos
50% de lo que vemos y oímos
80% de lo que decimos
90% de lo que decimos y hacemos
Tomado de: Cintrón (2010)

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Objetivos
Identificar los componentes que interactúan en toda presentación eficiente.
Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en público logrando que al presentar su informe oral se haga de forma interesante.
Tomado de: Cabán (s.f.a)

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Agenda
Etapas de la presentación
Antes de la presentación
Durante la presentación
Aspectos a considerar

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Etapas antes de la presentación en PowerPoint

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Preparación
Preparar una presentación requiere tiempo y dedicación.
Establezca el tema organizando la presentación alrededor de una idea central y desarrolle un bosquejo.
Busque personas que estén dispuestos a criticar sus defectos u omisiones.
Establezca un título que sea provocativo y al punto.
Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)

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Preparación
Recopile y organice la información.
Seleccione las actividades y diseñe los recursos audiovisuales.
Tenga todo el material impreso para ofrecer a la audiencia
Los informes en equipo:
Se recomienda elegir un líder que distribuya y de seguimiento a las tareas.
Si alguno del grupo no responde, debe notificarse al profesor(a).
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

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Audiencia
Determine el tipo de audiencia. Establezca género, edad, intereses, conocimientos y nivel socio-cultural. Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.
Utilice un vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.
Adaptado de: González (2006) y Lizzi (2005)

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Organice la presentación alrededor de los detalles que la audiencia le interesa.
Prepárese para contestar las posibles preguntas de la audiencia.
Audiencia
Adaptado de: Lizzi (2005)

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Formato
Letras
Fondos (colores)
Animaciones
Tablas o gráficos
Slides
Imágenes vs. palabras

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Letras
Use un máximo de dos colores y estilos de letras.
Tamaño mínimo
Títulos-36 puntos
Subtítulos-32 puntos
Texto-24 puntos
Adaptado de: Solsona (2000) y Cabán (s.f.b)

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Letras
Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:
Sans Serif (Arial, Comic Sans MS) para los títulos
Serif (Times new Roman, Garamond) para el resto del texto.
Tamaño:24pt. 36pt.48pt.72pt.

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Letras
Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues confunde y dificulta la lectura.
Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.
En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera letra de cada palabra.
Use bold para enfatizar.
Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)

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Letras
Los títulos deben ser al menos dos o cuatros puntos más grandes.
No use letra cursiva.
Adaptado de: Cintrón (2005)

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Fondos (Colores)
Los fondos deben combinar con el color de los dibujos o de las letras.
Nunca se deben emplear más de 3 colores y su combinación debe ser adecuada.
Adaptado de: Solsona (2000)

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Fondos (Colores)
Es preferible usar fondo claro y letras obscuras.
Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado para una presentación profesional. Se necesita es claridad.
Es aconsejable que haya algún elemento identificativo de la presentación, que además rompa con la monotonía de un fondo blanco.
Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)

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Imágenes vs. palabras
Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos. Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura como medio auxiliar al hablar sobre una idea.
Seleccione las imágenes de modo que vayan de acuerdo con el material que se está presentando. No las use solamente por tener algo en las transparencias.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)

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Imágenes y animaciones
Las imágenes llamativas distraen la audiencia.
No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.
El tamaño implica la importancia.
El uso de objetos animados distrae. Se recomienda las animaciones para mensajes subliminales.
Las transiciones deben ser simples y no se recomienda que tengan sonidos.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)

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Tablas VS Gráficos
No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de leer.
El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de 5 cuadros o 4 cuadros o el equivalente).
Preferiblemente presente gráficos en vez de tablas.
Si escribe algo en el eje de una gráfica, asegúrese de que sea legible.
Adaptado de: Solsona (2000) y González (2006)

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Videos
Son muy útiles para presentar productos, campañas de divulgación y comparar.
Permiten narrar un hecho con imágenes.
Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida que se presenta el video.
No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos, informar cifras o variables.
Tomado de: Lizzi (2005)

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Slides
Coloque una idea principal por slide.
Mantenga la cantidad de líneas por página entre cinco y ocho.
No acumule el texto en un lugar determinado de la página. Distribuya los espacios en blanco eficientemente.
El primer slide debe incluir el título, nombre, curso, sección, profesor y fecha.
Adaptado de: Cabán (s.f.b)

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Slides
Use el formato horizontal (cubre todo el área de la proyección).
Si se hacen varias transparencias de un mismo tema deben ser consistentes y uniforme en su apariencia.
Coloque títulos en todos los slides (transparencias).
Use “bullets” o números. Use columnas cuando sea apropiado.
Coloque las transparencias en el orden en que se van a presentar.
Adaptado de: Cintrón 2005, 137, 138, 144

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Slides
No lea. Añada información a la presentada o a la transparencia y sea espontáneo.
Presente idea o términos, no la información completa.
Cada slide debe mantener en pantalla por un periodo no mayor de dos minutos.
Adaptado de: Cintrón 2005 y Lizzi (2005)

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Slides
Use a lo sumo dos efectos de transición entre páginas en cada presentación.
Confeccione dos transparencias en lugar de presentar una por porciones.
No subraye pues puede ser confundido con enlaces (links).
Enumere los slides.
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)

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Tiempo de preparación
Una buena presentación debe ser ensayada.
Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo exacto requerido.
Fije una determinada cantidad de minutos para cada parte de la presentación y deje un lapso de tiempo libre para circunstancias imprevistas.
Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)

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Componentes
Apertura
Propósito o meta
Objetivo
Contenido
Cierre

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Componentes: Apertura
En esta etapa se recomienda:
Estimule el interés de la audiencia.
Salude, agradezca su presencia y/o preséntese.
Aclare los términos nuevos.
Explique como se va estructurar la presentación.
Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego ser darán 10 minutos para contestar preguntas”.
Adaptado de: Lizzy (2005)

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Componentes: Apertura
Formas de iniciar una presentación
Cita fascinante
Estadística llamativa
Pregunta retórica
Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?
Anécdota humorística
Historia de enganche
Ejercicio rompehielo
Tomado de: Cabán (s.f.a)

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Componentes: Propósito o meta
Identifique el propósito de la presentación.
La meta es capturar la atención de la audiencia y explicar los conceptos de manera fácil de entender.
Tomado de: González (2006)

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Componentes: Objetivo
Todo objetivo debe tener un verbo o una palabra de acción. El verbo describe un comportamiento específico o una actividad.
Ejemplos que se pueden utilizar en la redacción de un objetivo: conocer, explicar, identificar, utilizar, organizar, describir, completar, distinguir, entre otros.
Adaptado de: Cintrón 2005, 114

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Componentes: Contenido
Cumpla con los criterios del curso.
Adaptado de: Cabán (s.f.a)

Componentes: Cierre
Tiene como propósito grabar en la mente de la audiencia las ideas presentadas.
Puede mostrar graficas o cuadros que destaquen los temas centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a los oyentes el recordar y relacionar la información suministrada. Esto promoverá una reflexión posterior.
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Adaptado de: Cabán (s.f.a)

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Componentes: Cierre
Recalque la relación de los temas tratados con los intereses de los oyentes.
Es un momento decisivo en la presentación. Es necesario que los oyentes reconozcan que están ante una conclusión. Utilice frases sintetizadoras como:
Para terminar….
En conclusion….
Por lo tanto…..
En consecuencia….
Adaptado de: Lizzy (2005)

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Componentes: Cierre
Agradezca la participación de los presentes y mencione que se sintió honrado de compartir la presentación con los oyentes.
Es útil emplear una frase que logre que el público se convenza del beneficio de conocer sobre el tema. Ejemplos de cierres:
Cita
Anécdota humorística
Frase que se haga eco del objetivo.
Pregunta retórica
Estadística llamativa
Historia emotiva
Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)

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Sea ético
Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por lo cual es necesario investigar.
Respete los derechos de autor citando las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación.

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Logística
Coteje que el salón esté organizado.
Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para ubicar la audiencia.
Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder proyectar su presentación.
Verifique que el equipo que se va a utilizar esté disponible y funcione.
Tomado de: Cabán (s.f.b)

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Fase durante la presentación en PowerPoint

Fase durante la presentación en PowerPoint
Imagen
Apariencia
Vestimenta
Comunicación verbal
Comunicación no verbal
Postura
Gestos
Duración
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Imagen: Apariencia
Vestimenta
Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente a un público sencillo)
Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con su personalidad y use colores neutrales.
Evite usar prendas que hagan ruidos.
No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.
Use peinado adecuado.
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

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Imagen: Comunicación verbal
Use lenguaje directo, conciso y llano. Evite rodeos.
Establezca conexión con la audiencia.
Personalice la presentación.
Hable como si estuviera conversando.
Adaptado de: Lizzi (2005) y Cabán (s.f.b)

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Hable a una rapidez y tono adecuado. Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.
Pronuncie claramente y de forma correcta.
Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”, “eh”).
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

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Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?, ósea, este….
Evite el uso de terminología culta o especializada desconocida por la audiencia, por ejemplo: epistemología.

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No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por manipulación).
No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por ejemplo: esta cool, flasheó, en un bajón, buchoneó, etc.
No utilice expresiones tipo mensajes de texto.

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Imagen: Comunicación no verbal
Postura
No se recueste.
Asuma una postura relajada
Descanse bien antes de la presentación.
Llegue una hora antes para poder organizar el material y las áreas.
No coma nada pesado.
Revise su material y notas para que no le falte nada.

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Postura
Comuníquese con seguridad. El público recibe más información por lo que observa en su cara, manos y gestos que mediante las mismas palabras.
Establezca conexión con la audiencia.
Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.
Sea natural y sonría pues se transmite confianza.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

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Gestos
Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona un elemento de convicción a las palabras.
Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.
No mire hacia el piso ni hacia el techo.
Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)

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Duración
Respete el tiempo asignado, ya que afecta a la administración efectiva del mismo.
Adaptado de: Solsona (2000)

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Otros aspectos a considerar

Otros aspectos a considerar
Errores Comunes
Preguntas y objeciones
Lo que la audiencia no tolera
Consejos finales
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Errores comunes
Evadir preguntas.
Dar la espalda a la audiencia.
Pararse detrás de la audiencia al presentar los visuales.

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Errores comunes
Pararse frente a los visuales.
Mirar la pantalla detenidamente.
Ruidos que distraen.

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Póngase en el lugar del auditorio.
Demuestre interés en la pregunta.
Durante la presentación aclare puntos que puedan convertirse en inquietudes futuras.
No permita ni promueva discusiones.
Adaptada de: Lizzi (2005)

54
Admita que desconoce la respuesta.
Reformule la pregunta si no es clara.
Reduzca la extensión de la interrogación.
Observe la reacción del público.
Adaptada de: Lizzi (2005)

55
Lo que la audiencia no tolera
69.2% leer las diapositivas
48.2% letra muy pequeña
48.0% no usar bullets
33.0% color inadecuado
27.9% gráficas muy complejas

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Consejos finales
La actitud debe ser la de un colega o compañero.
Sea sincero.
Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo electrónico falle, ejemplo: “handouts”.
Estudie la presentación antes de exponerla.
Tomado de: González (2006)

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¿Preguntas?

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Referencias
Agudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.
Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.
Cabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.

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Referencias
Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases [Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Bayamón, PR.
Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey, PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.
González, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado el 15 de agosto de 2007, del sitio web del Colegio de Ciencias del Departamento de Física-Matemáticas de laUniversidad Católica de Puerto Rico: http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/Asignaciones-CC210/Asig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc
Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos Aires: Longseller.

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Referencias
Rivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas [Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje, Universidad del Este, Carolina, PR.
Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters) creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas, San Juan, PR.
Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de ACIMED 8 (3), 239-243.

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