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  • 1. Administración de Proyectos en Instituciones Públicas Alejandro Domínguez jadoming@mail.unitec.mx www.unitec.mx Conferencia preparada para el CIEES – México Septiembre de 2004
  • 2. Contenido 1. El entorno de los proyectos en TI 2. La etapa de definición y especificación del proyecto 3. La etapa de contratación e instrumentación del proyecto 4. La etapa de cierre y lecciones aprendidas del proyecto 5. La metodología de administración de proyectos 6. Y... ¿Funciona? 7. Las 10 reacciones finales 8. Lo qué sigue es ... 9. Sesión de preguntas y ¿respuestas? Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 2
  • 3. El Entorno de los Proyectos en TI
  • 4. Resolución de proyectos de TI en el 2000 Fuente: www.standishgroup.com/sample_research /PDFpages/extreme_chaos.pdf Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 4
  • 5. Histórico de la resolución de proyectos de TI Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 5
  • 6. Receta para el éxito en proyectos Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 6
  • 7. Las instituciones públicas Están sujetas a las normas, Asignación de reglamentos y leyes presupuesto anual gubernamentales acotado y poco flexible Comunicación Organización horizontal altamente deficiente jerarquizada (vertical) Deben proveer a la población el servicio para el que fueron creadas (en tiempo y forma) Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 7
  • 8. Etapas de los proyectos en instituciones públicas Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 8
  • 9. La Etapa de Definición y Especificación del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas
  • 10. El entorno de un proyecto Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 10
  • 11. ¿Qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único para alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo y tiempo Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 11
  • 12. Elementos de un proyecto Elementos a definir e interrelacionar:  Integración  Alcance  Tiempo  Costos  Calidad  Recursos humanos  Comunicaciones  Riesgo  Adquisiciones Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 12
  • 13. Resultados de la etapa de definición y especificación Integración Adquisiciones Alcance Especificaciones Comunicaciones funcionales y Tiempo técnicas Recursos Costos humanos Calidad Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 13
  • 14. La amenza en los proyectos Integración Adquisiciones Alcance Especificaciones Comunicaciones funcionales y Tiempo técnicas Recursos Costos humanos Calidad Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 14
  • 15. La planeación de proyectos Ahorro en horas por cada hora de Tipo de proyecto planeación (horas de mano de obra) Proyecto simple de corta duración 3 a 5 horas Proyecto complejo de corta duración 5 a 7 horas Proyecto simple de duración media 6 a 9 horas Proyecto complejo de duración media 9 a 11 horas Proyecto simple de larga duración 10 a 12 horas Proyecto complejo de larga duración 12 a 15 horas Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 15
  • 16. Propagación de los riesgos en la AP Costo de la mitigación Fase en la que el riesgo es aparece Inicio Planeación Ejecución Control Inicio Planeación Ejecución Control Cierre Fase en la que el riesgo es corregido Los proyectos efectivos deben tomar en cuenta la mejor práctica denominada contenido de la fase: los riesgos deben detectarse y corregirse en la misma Marzo de 2004 fase en Domínguez - UNITEC Alejandro la cual aparecen 16
  • 17. Ejemplo de amenaza en un proyecto Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 17
  • 18. ¿Quién responde por el proyecto? Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 18
  • 19. El líder del proyecto El líder del proyecto es una pieza clave para el éxito del proyecto: administra los elementos y su interrelación Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 19
  • 20. Las habilidades del líder del proyecto Las hábilidades del líder de proyectos de TI Habilidades técnicas Alto Bajo Habilidades humanas Programador Ingeniero Analista Administrador Director de TI de TI de Proyectos de TI Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC de TI 20
  • 21. ¿Qué debe impedir el líder del proyecto en esta etapa? Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 21
  • 22. El líder y la comunicación - 1 El líder del proyecto y la institución pública Proyectos prioritarios Sponsor del proyecto Alta Gerencia Proyectos de prioridad media Sponsor del proyecto Gerencia Media Relación: Sponsor del • Definición de objetivos proyecto • Planeación estratégica • Organización del proy. Líder • Asignación del personal del proyecto • Plan maestro • Políticas • Monitoreo de la ejecución Equipo de la oficina del • Definición de prioridades Proyecto (in or out) Líder • Solución de conflictos del proyecto • Contacto ejecutivo con clientes Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 22
  • 23. El líder y la comunicación - 2 Los clientes, patrocinadores o el director de proyectos proveen dirección y financiamiento Dirección y Reportes de clarificación progreso Políticas de la Dirección del organización proyecto Los administradores de otras Los directivos proveen áreas, los coordinadores de de apoyo y estímulo Líder otros proyectos y el personal organizacional del proyecto requieren de coordinación y Reportes de de apoyo en la negociación Reportes estado y previsión de estado Directivas Reportes de progreso del proyecto y previsión Los miembros del equipo del proyecto y los proveedores Comunicación Comunicación requieren de liderazgo, formal informal planeación y coordinación Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 23
  • 24. El problema principal a resolver El problema principal a resolver por el líder del proyecto Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 24
  • 25. La Etapa de Contratación e Instrumentación del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas
  • 26. Selección del tipo de contrato Contratación directa Carta de acuerdo Licitación pública Selección por Tipos de Licitación por invitación negociación Contratos Contrato de costo Contrato a compartido precio fijo Contrato de tiempo y material Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 26
  • 27. La creación de las bases de licitación - 1 El líder de proyecto debe asegurar que las bases de licitación contengan  Aspectos legales y normativos de las especificaciones funcionales y técnicas  Formatos y requerimientos de entrega de las propuestas técnica y económica  El plan para la creación del producto (en su caso)  Las condiciones de entrega del producto Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 27
  • 28. La creación de las bases de licitación - 2 Adicionalmente, el líder debe crear  Criterios para la evaluación de las propuestas técnicas y económicas  Formatos para dar respuesta a las propuestas de los proveedores Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 28
  • 29. El sistema de control de un proyecto por el líder 1. Establecer las normas 4. Aplicar una 2. Observar el acción correctiva desempeño 3. Comparar el desempeño real Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 29
  • 30. ¿Qué debe impedir el líder del proyecto en esta etapa? Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 30
  • 31. La Etapa de Cierre y Lecciones Aprendidas del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa cierre y lecciones aprendidas
  • 32. ¿Cuál es la responsabilidad del líder del proyecto? Lecciones aprendidas Reporte de evaluación post-implementación Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 32
  • 33. La Metodología de Administración de Proyectos
  • 34. ¿Qué es una metodología? Métodos Metodología = + Técnicas + Herramientas Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 34
  • 35. El Project Management Institute 4 Campus Boulevard Newtown Square, PA 19073-3299 USA Phone: 610-356-4600 Fax: 610-356-4647 E-Mail: pmihq@pmi.org Web Site: http://www.pmi.org Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 35
  • 36. La metodología de la AP del PMI Método  Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Técnicas  PMI Practice for Work Breakdown Structures (WBS)  Project Manager Competency Development Framework (PMCDF)  The PMI Compendium of Project Management Practices Herramientas  Plantillas  Microsoft Project + WBS ChartPro + PERT Chart EXPERT Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 36
  • 37. ¿Qué provee la metodología de la AP La metodología de la AP Definición de programas de adquisición de habilidades Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 37
  • 38. Y..., ¿Funciona?
  • 39. Los 4 mitos - 1 Mito 1: La instrumentación de la AP no es económicamente viable Hechos 1 1. Extiende el alcance en un 50% 2. Reduce los costos hasta en un 30% 3. Permite eliminar las licencias anuales millonarias de software 4. Crea nuevos sistemas con tecnología abierta y costos de mantenimiento reducidos Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 39
  • 40. Los 4 mitos - 2 Mito 2: Los proyectos que tenemos son tan especializados que dificultan la instrumentación de la AP Hechos 2 1. Solventa satisfactoriamente problemas de tecnología especializada y de nueva generación 2. Diagnostica de forma integral las problemáticas de las áreas y cómo resolverlas 3. Reduce la contratación de diversas empresas especializadas en diferentes tópicos de la TI Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 40
  • 41. Los 4 mitos - 3 Mito 3: La AP incrementa los niveles de burocracia Hechos 3 1. Agiliza la comunicación entre los clientes, desarrolladores y los patrocinadores del proyecto 2. Gestiona los recursos necesarios para el proyecto con las entidades respectivas 3. Crea un repositorio que puede consultarse en cualquier momento para obtener información del proyecto Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 41
  • 42. Los 4 mitos - 4 Mito 4: La AP agrega poco valor a la organización Hechos 4 1. Asegura que los requerimientos de los usuarios se cumplan en su totalidad 2. Asegura que los productos/servicios generados estén sometidos a controles de calidad Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 42
  • 43. Las 10 Reacciones Finales
  • 44. Las 10 reacciones finales - 1 1. Nuestros clientes y usuarios nos aman: no es importa si los productos o servicios se retrazan o no funcionan de forma adecuada 2. Adoptar la AP no es compatible con nuestra cultura organizacional y lo último que necesitamos es cambiar Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 44
  • 45. Las 10 reacciones finales - 2 3. Todos nuestros proyectos son sencillos, y no están sujetos a riesgos técnicos, en los costos y en el tiempo 4. No somos lo suficientemente inteligentes para implementar la AP sin limitar la creatividad y ofender a nuestros genios de TI Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 45
  • 46. Las 10 reacciones finales - 3 5. Podríamos entender a nuestros clientes y documentar todo, pero eso es desgastante 6. La AP requiere de integridad y coraje, por lo que debo recibir pago extra 7. Nuestros jefes no dan el apoyo necesario para la AP, y quieren mejores resultados por arte de magia Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 46
  • 47. Las 10 reacciones finales - 4 8. Tendríamos que aplicar la AP ciegamente a todos los proyectos sin importar el tamaño y complejidad, y eso sería estupido 9. Se que existe un manual de AP, pero no lo puedo encontrar en mi oficina 10. Es más benefico tener proyectos con retraso en un 50%, que gastar 10% en evitar que suceda Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 47
  • 48. Lo qué sigue es ...
  • 49. Evolución (madurez): CMM Nivel 5 Mejora Continua Nivel 4 Benchmarking Nivel 3 Metodología Singular Realimentación Nivel 2 Procesos Comunes Nivel 1 Lenguaje Común Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 49
  • 50. Capacitación Seminarios ejecutivos: Nivel Administración de estratégico proyectos y del cambio Cursos: Administración Nivel de de proyectos y oficina administración de proyectos Cursos: Administración Nivel de diseño de procesos y de información Cursos: Administración Nivel operativo de tareas y de documentos Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 50
  • 51. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 51
  • 52. Alejandro Domínguez Doctor of Philosophy (Applied Computing and Mathematics) por Cranfield Institue of Technology, United Kingdom. Físico y Maestro en Ciencias (Física) por la Universidad Nacional Autónoma de México, México,. Desde 1992, su quehacer profesional lo ha dedicado a la administración de proyectos de tecnología de información tanto en España como en México. Ha impartido mas de un centenar de conferencias sobre tecnología de información y administración de proyectos, distribuidas en Belice, Brasil, Cuba, España, Estados Unidos, Guatemala, Inglaterra, Saint Kitts & Nevis, y México Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 52

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