Este documento discute la administración de proyectos en ambientes ruidosos. Explica que el ruido, como rumores y chismes, puede interferir con la comunicación y entendimiento en los proyectos. También presenta un modelo de comunicación que muestra cómo el ruido puede surgir y afectar el desempeño del proyecto a través de interrupciones, cambios de dirección o velocidad, y cancelaciones. Finalmente, ofrece recomendaciones para prevenir y corregir el ruido, como crear planes de comunicación y monitorear pos

1. Administración de Proyectos en
Ambientes Ruidosos
Alex Domínguez
jadoming@mail.unitec.mx
Universidad Tecnológica de México –
UNITEC, www.unitec.mx
Conferencia impartida en el ITESM-CCM, septiembre de 2007

2. Proyectos y reacciones
Un proyecto es Un proyecto
un esfuerzo tiende a
para crear un romper un
producto, conjunto de
servicio o reglas sobre la
resultado forma de
único trabajo
Estas expresiones Un proyecto
interfieren en la genera en la
transmisión y organización
entendimiento •Rumores
de los mensajes •Chismes

3. Rumores y chismes en los proyectos
• Rumores en un proyecto
– Es una historia o un comentario acerca del
desarrollo del proyecto
– No se tiene certeza o confirmación de los
hechos que describe
– Es de dominio de todos las personas en los
que el proyecto tendrá impacto, más que de
una persona en particular
• Chismes en un proyecto
– Es un fenómeno de la comunicación que
pertenece a una persona en particular que
puede o no tener relación con el proyecto
– No está apoyado en hechos

4. El porqué del ruido: Un modelo de comunicación
 Max Wideman
www.maxwideman.com Clientes y patrocinadores
proveen dirección y
apoyo financiero
Dirección y Reportes de
clarificación desempeño
Políticas de la Dirección
organización del proyecto
Administradores y
Directivos Administrador personal en general
proveen estímulo y del requieren coordinación y
apoyo organizacional Proyecto apoyo en las negociaciones
Reportes de Reportes
estado y previsión de estado
Reportes de
Lineamientos
desempeño y
del proyecto
previsión
Equipo del proyecto
y proveedores
Comunicación requieren liderazgo, Comunicación
Formal Informal
planeación y coordinación

5. El ruido en la Administración de Proyectos
• El ruido se produce
– Como resultado de las expresiones emitidas en la
organización debido a la presencia del proyecto
– Cuando alguna parte de la organización no recibe
mensajes acerca del proyecto
– Cuando los mensajes recibidos no corresponden a los
hechos del proyecto
• El ruido pone en riesgo el significado de los mensajes
Emisor Receptor
Mensajes
Codificar Decodificar
Ruido
Medio transmisor
Decodificar Realimentación – Codificar
Ruido
Mensajes

6. Efectos del ruido
Incremento
en los riesgos
del proyecto
Deterioro de
la Credibilidad

7. Algunas referencias
1. Brenner, R (2002). Responding to Rumors.
www.chacocanyon.com/pointlookout/020424.shtml
2. Brenner, R (2003). There is no Rumor Mill.
www.chacocanyon.com/pointlookout/030326.shtml
3. Burgess, H. and M. Maiese. Rumor Control.
www.beyondintractability.org/m/rumor_control.jsp
4. Clements, J. and C. Drake. Dealing with Rumors.
www.comminit.com/strategicthinking/stepicom/sld-1681.html.
5. Daniel, M. Rumor Management Strategy.
http://faculty.kfupm.edu.sa/mgm/danielm/Rumor%20Management%20Strategy.htm.
6. DiFonzo, N. and P. Bordia. How Top PR Professionals Handle Hot Air; Types of Corporate
Rumors, Their Effects, and Strategies to Manage Them: A study to the Institute for Public
Relations. http://www.instituteforpr.org/files/uploads/1999_RumorStudy.pdf
7. Kimmel, J. A. Rumors and Rumor Control: A Manager’s Guide to Understanding and
Combating Rumors. Lawrence Erlbaum Associates, Publishers. London, 2004.
8. PD Web page. Rumors/Urban Legends. http://home.att.net/~eccentricstar/cs_rumors.html
9. Yang, S. The Human Communication Process.
www.wam.umd.edu/~suyang/Ch%201_Spring05.ppt

8. El “efecto en masa” y el ruido
• El efecto en masa
– Las personas a menudo creen o hacen
cosas debido a que otras personas creen
o hacen lo mismo
– Tiene un comportamiento aleatorio
• Consecuencias en el ruido
– El ruido es cada vez más fuerte y difícil de
detener conforme avanza el tiempo
– Se convierte en aleatorio y persistente, lo
que conduce a un oscurecimiento o
reducción en la claridad de los mensajes
Created by Derrick Coetzee in Adobe Illustrator and
Photoshop. Its creator irrevocably releases all rights
to the image and grants it into the public domain.

9. Visualización del ruido en el proyecto: Curva S y
ruido
Desempeño
del Proyecto
Sobresaltos
Ruido
Umbral Tiempo

10. Efectos del ruido en el desempeño 1: Interrupción
temporal
Desempeño
del Proyecto
Algunas causas:
• Reajuste en el programa
del proyecto
• Ausencia de algún
patrocinador o actor en
el proyecto
• Falta de recursos (no
humanos)
• Retraso en los insumos
Tiempo

11. Efectos del ruido en el desempeño 2: Cambio en
dirección o velocidad
Desempeño
del Proyecto
Algunas causas:
• Reajuste en el objetivo
o alcance del proyecto
• Limitación en recursos
(no humanos)
Tiempo

12. Efectos del ruido en el desempeño 3:
Desplazamiento
Desempeño
del Proyecto
Algunas causas:
• Urgencia extrema en la
visibilidad de algún
entregable o parte del
producto
• Adquisición súbita de
insumos para un mejor
desempeño del proyecto
• Incremento de recursos
humanos en actividades
Tiempo específicas (en su caso)

13. Efectos del ruido en el desempeño 4: Interrupción
definitiva
Desempeño Algunas causas:
del Proyecto
• No viabilidad del
proyecto
• Cancelación de recursos
no humanos
• Falta de apoyo total de
los patrocinadores del
proyecto
• Ausencia definitiva de
los actores principales
Tiempo en el proyecto

14. Tipificación del ruido acorde a sus fuentes
Tipo de Ruido Fuente
Del entorno No permite que el administrador del proyecto emita o reciba los mensajes
correspondientes debido a interferencias del exterior
Fisiológico Interferencia debida a problemas físicos (dicción, fosas nasales,
paladar, etc.) que no permite que el administrador del proyecto emita o
reciba los mensajes correspondientes
Sintáctico Interferencia debida al uso incorrecto de las reglas de comunicación
(e. g., gramática, spanglish, etc.)
Psicológico Interferencia producida por frustración, tensión, enojo, etc.
Intelectual Interferencia causada por opiniones y puntos de vista
Cultural Interferencia producida por actitudes arraigadas y preconcebidas.
(influencia) Relacionada con ser “cerrado mentalmente”
Interno Interferencia causada por la forma en la cual los mensajes son
(confusión) emitidos
Semántico Interferencia causada debido al significado de las palabras; e. g., uso
de tecnicismos o spanglish

15. Categorización del ruido acorde con sus
intensiones
Tipo de Ruido Intensión
Prematuro Es una versión preliminar de lo que en el proyecto se espera sea
verdad
Malicioso Se genera para dañar al administrador del proyecto, algunos actores, o
para deteriorar las relaciones entre ellos
Extraordinario Se compone de historias increíbles alrededor del proyecto o sus
participantes con el fin de dar a conocer que se tiene información
confidencial o saber lo que ocurrirá
Casi verdadero Es el generado alrededor de un hecho verdadero dentro de un proyecto
con el fin de dar a conocer que se tiene información confidencial
Cíclico Es aquel que se presenta cada vez que un proyecto se lleva a cabo y
es originado por paradigmas o costumbres
Tendencioso Generado para hacer que el proyecto tome una dirección preconcebida

16. Atención en el tiempo del Administrador del
Proyecto al Ruido
Atención
al ruido
Atención
alta
Procesos de Ejecución
Procesos de Planeación
Procesos de Inicio Procesos de Cierre
Procesos de Control
Atención
baja
Tiempo
Tiempo

17. Qué hacer: Acciones preventivas – Preguntas
preliminares
¿Cuál fueron los tipos de ruidos
que existentes en la organización
en proyectos anteriores?
¿Cómo se ha dado respuesta al
ruido en proyectos anteriores?
A Handbook of Noise in
Project Management
Iniciar la creación de un
Rumours and Gossips
catálogo de ruidos y respuestas
How to deal with
para ser consultado en
proyectos futuros
By Prof. B. A. Head

18. Qué hacer: Acciones preventivas
Crear un plan de
Hacer un esfuerzo para incrementar
comunicación global
y mantener la confianza y
(hacia el interior y exterior del
credibilidad
proyecto)
Mantener informados a
los participantes y afectados por el Personalizar cada comunicación
proyecto
Establecer un canal de Estar abierto a recibir cualquier tipo
comunicación abierto (hotline) de comentarios
Anticipar la ansiedad de los
Llenar los huecos complementando
participantes y afectados por el
y repitiendo la información provista
proyecto
Monitorear los posibles efectos del ruido con respecto a eventos externos, actitudes de
los participantes en el proyecto y comportamiento de los afectados por el proyecto

19. Qué hacer: Acciones correctivas – preguntas
¿Cuál es el tipo de ruido presente?
preliminares
¿Existen personas creíbles y ¿Cuánta verdad existe
confiables que puedan en el ruido?
¿Existe algún punto que debe
ayudar a dispersar el ruido? aclararse?
¿Cómo es mi relación ¿El ruido es importante
con los participantes para los participantes
afectados por el ruido? en el proyecto?
¿Puedo o debería hacer algo
¿Para quiénes? ¿Por qué?
para mejorar esta relación?
¿ Cuál es la preocupación ¿Los participantes en el
o ansiedad generada por proyecto están atentos
el ruido? al ruido?
¿Se puede hacer algo constructivo ¿Cuál es su respuesta?
para reducirlos? ¿Desean saber acerca de él?
¿Es necesario proveer más
información para disipar el ruido?
¿Es necesario ser más abierto con respecto a
la información?

20. Qué hacer: Acciones correctivas (1)
• Evitar hacer ningún comentario
• En la medida de lo posible, determinar el
tipo de ruido en circulación
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos”
(personas internas y externas al
proyecto)
• Determinar cuál parte del ruido es
originada por información verdadera o
falsa
– Preguntar a los participantes en el
proyecto sobre la fuente del problema
– Apoyarse en los “reporteros de ruidos”

21. Qué hacer: Acciones correctivas (2)
• Hacer un plan para disminuir el ruido y
remplazarlo por información confiable,
tomando en cuenta
– Información verdadera y
transmisible de acuerdo al nivel
jerárquico
– El nivel jerárquico en el cual se
encuentra el ruido y su fuente
– Fuentes de información confiables
– A través de la emisión de mensajes
claros, fuertes y concisos basados
en resultados obtenidos y
experiencia previa

22. Retos
• Siempre existe ruido nocivo durante todas las
fases de administración del proyecto
• El ruido siempre inicia desde la concepción del
proyecto
• Estar alerta acerca de los efectos negativos
del ruido
– Y sus consecuencias para el proyecto y su
administración
– En las actitudes de los participantes y
afectados por él
• Inhibir la actividad del ruido y su efectos a
través de
– La reducción o acotamiento de la
incertidumbre provocada por él
– La reducción de su credibilidad por medio
de comunicaciones formales efectivas

23. Restricciones
• Por lo general, los recursos para dar
una respuesta rápida al ruido no son
presupuestados
– Esto siempre ocurre si el proyecto
cuenta con recursos limitados
• Los actores y patrocinadores del
proyecto ponen poca atención a la
comunicación y demasiada atención
a las “prioridades técnicas”
• Una respuesta rápida al ruido no
siempre es posible si el proyecto se
encuentra descentralizado
Atención a prioridades técnicas

25. Gracias por su atención
Agosto 2007, México D.F.