Rédiger un cahier des charges

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Atelier dans le cadre de Tourisme Numérique, le Forum de Deauville, #TN1, les 25 et 26 mars 2013.

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Rédiger un cahier des charges

  1. 1. Rédiger son cahier des charges et mener sa consultation Nathalie JAVOUREZ Point CommREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  2. 2. Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités locales dans la définition et la mise en œuvre de leur projet web AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | ExtranetREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  3. 3. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB1– ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION Présentation Analyse stratégique Audits :   du projet - Marketing et communication - Technique Rédaction du cahier des charges2– DEFINITION Définition de Identification des Préparation Définition du contenu    l’arborescence besoins et réalisation ressources technique et exploitation Rédaction Du CCTP REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  4. 4. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB3– CONSULTATION Publication Analyse des Audition AAPC  dossiers  Sélection du titulaire du marché Commande REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  5. 5. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB4– REALISATION 4.1 – REALISATION GRAPHIQUE Conception interface Déclinaison pour interface Protocole de Validation graphique  graphique  de navigation  composition Version 4.2 – REALISATION TECHNIQUE Béta Développement de Développement de la solution technique. Si SGBD : l’interface de navigation  Analyse détaillée, Conception version initiale, Tests et mise au point, Validation, Recettes intermédiaires, Déploiement de l’architecture globale Recette du projet REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  6. 6. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB5– EXPLOITATION 5.1 – ACTUALISATION ET TRAITEMENT DE L’INFORMATION Transfert de Mise en œuvre du circuit d’actualisation de l’information et de traitement compétences ou externalisation  des données 5.2 – ADMINISTRATION et PROMOTION DU SITE Mise en œuvre des services Internet Référencement, promotion : nom de domaine, hébergement, mise en ligne, statistiques…  achat d’espace publicitaire, Jeux/Concours, NetLiking … REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  7. 7. • Etude préalable et conception Etape 1 :• Définition ETUDE PREALABLE• Consultation ET CONCEPTION REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  8. 8. Présentation du projet • Etude préalable et conception • Présentation • Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil • Audit • Valider l’état des connaissances de chacun • Définition • Consultation • Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases : analyse, réflexion, planification et développement du projet.REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  9. 9. Audit marketing et communication • Etude préalable et conception Se poser les bonnes questions • Présentation • Audit • Un site pour QUI ? Vos cibles ? • Définition • Un site POURQUOI ? Vos objectifs ? • Consultation Effectuer un état des lieux objectif de l’existant • Avec QUOI ? L’offre et les servicesREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  10. 10. Se poser les bonnes questions ! • Etude préalable et conception QU’EST-CE QUE NOUS VOULONS ? • Présentation • Audit QU’EST-CE QUE NOUS AVONS ? • Définition QU’EST-CE NOUS GARDONS ? • Consultation QU’EST-CE QUI NOUS MANQUE ? POURQUOI ? Le benchmark des sites tourisme est un très un bon moyen de se faire une idée…REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  11. 11. • Etude préalable et conception Etape 2 • Définition DEFINITION • ConsultationREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  12. 12. Etape 2 : Définition • Etude préalable et conception • Définition du contenu et des fonctionnalités • Définition • Définition de l’arborescence • Identification des besoins et des ressources • Consultation • Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation • Rédaction d’un Cahier des Charges et validation  Déterminer les informations et les services dont disposera l’utilisateur.  Réflexion directement issue de la phase précédente.REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  13. 13. 2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités • Etude préalable et conception • Définition Se poser les bonnes questions : • Contenu/Fonct. • Arborescence • Ressources • Que recherche l’internaute que nous ciblons ? • Technique • CCTP • Quel type d’information attend-il ? • Consultation  Répondre à ses besoins  Apporter une solution à ses problèmesREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  14. 14. 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable 1 – ATTIRER des visiteurs et conception • Actions de communication on/off line • Définition • Actions sur les réseaux sociaux • Contenu/Fonct. • Arborescence • Moteurs de recherche • Ressources • Liens • Technique • CCTP • Pub, achats de mots-clefs, actions promotionnelles, etc. • Consultation 2 – MAINTENIR l’intérêt • Approche multi-niveaux (profils/thématiques) • Site miroir du visiteur • Stimulation de l’intérêt (Qualité - Pertinence de l’information) • Mise à jour régulière et pertinente de l’information disponibleREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  15. 15. 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception • Définition 3 – PERSONNALISER la visite • Contenu/Fonct. • Options sélectives, choix spécifiques pour les « simples visiteurs» • Arborescence • Ressources • Espaces et services dédiés pour les « contributeurs potentiels » • Technique • CCTP 4 – INCITER à laisser des informations • Consultation • S’enregistrer (formulaires d’informations, d’inscription, espaces d’échanges) • Jouer • Télécharger (information exhaustive, exclusive…) • Recommander…REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  16. 16. 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception • Définition • Contenu/Fonct. 5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs • Arborescence • Ressources • Actualité régulière, information pertinente selon les centres d’intérêt • Technique • Valoriser les mises à jour du site, les contributions • CCTP • Actions promotionnelles : actualité, événement, offres spéciales… • Consultation 6 – RE-ATTIRER le visiteur • Avec les éléments recueillis pendant les phases précédentes • Avec les éléments recueillis grâce aux statistiques • En maintenant une valeur ajoutéeREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  17. 17. • Etude préalable et conception 2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie • Définition • Contenu/Fonct. • Arborescence Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés • Ressources • Technique • CCTP • Hiérarchisation de l’information • Consultation • Logique de consultation • Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du rythme, à travers les différents chemins de consultationREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  18. 18. 2.3. Définition des besoins et des ressources • Etude préalable • Pourquoi ? et conception • Définition Définition précise de la nature, quantité, périodicité • Contenu des informations nécessaires • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Comment ? • Consultation Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur interne/externe Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en placeREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  19. 19. Quelles ressources ? • Etude préalable et conception Contenu Illustration Intéractiv. Maj • Définition • Contenu Accueil • Arborescence • Ressources • Technique Chapitre 1 • CCTP • Consultation Rubrique 1 Ss-rubrique 1REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  20. 20. Qui fait quoi ? • Etude préalable et conception • Définition • la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs • Contenu • Arborescence • la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur • Ressources • Technique • la prestations externalisées : rédactionnel, intégration, reportages photos, • CCTP • Consultation vidéos, podcasts, animation réseaux sociaux, etc. • les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité • l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles des autres acteurs du projet • l’affectation et le traitement des e-mails entrants • le planning de réalisationREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  21. 21. Qui fait quoi ? • Etude préalable et conception Ressources Rédaction Validation Publication • Définition • Contenu Accueil • Arborescence • Ressources • Technique Chapitre 1 • CCTP • Consultation Rubrique 1 Ss-rubrique 1REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  22. 22. 2.4. Définition technique • Etude préalable Préparation de la phase « réalisation technique » et conception • Définition • Définition de l’architecture logicielle et matérielle • Contenu de la solution • Arborescence • Ressources • Définition des clauses techniques particulières : • Technique existant, contraintes, exigences, etc. • CCTP • Consultation Préparation de la phase « exploitation » • Finalisation du circulation de l’information : descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour le transfert de compétences en fonction des niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour les services Internet : hébergement, noms de domaine, référencement, statistiques…REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  23. 23. 2.5. Rédaction du CCTP • Etude préalable et conception Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend : • Définition • Contenu • Arborescence • Contexte, objectifs, cibles, positionnement • Ressources • Attentes des utilisateurs • Technique • CCTP • Contenus et hiérarchisation • Consultation • Contraintes graphiques et ergonomiques • Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des attentes en back et en front office  Précisez vos demandes afin que les prestataires puissent évaluer le périmètre de chaque fonctionnalité  Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données (back et front office)REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  24. 24. • Etude préalable et conception • Définition Le cahier des charges reprend également • Arborescence • Ressources • Technique • Environnement et contraintes techniques • CCTP • Interaction avec d’autres projets • Consultation • Moyens et ressources internes • Prestations attendues : sourcing, rédactionnel, rewriting, reportages photos, vidéos, podcast, accompagnement réseaux sociaux, etc. • Calendrier prévisionnelREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  25. 25. • Etude préalable Exemple de structure de cahier des charges et conception • Définition 1 – Présentation de l’organisation • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP 2 – Présentation du projet Rappel du contexte • Consultation 2.1 Rôles des différents acteurs 2.2 Objectifs du site 2.3 Cibles, positionnement 2.4 Contenus, arborescences cibles 2.5 Environnement de développement 2.6. Contraintes (existant) 2.7. Modules fonctionnels attendusREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  26. 26. • Etude préalable 3 – Prestations attendues et conception • Définition 3.1 Charte graphique et charte éditoriale 3.2 Développement, intégration, adaptation et • Arborescence paramétrage du système d’information, • Ressources • Technique 3.3 Développement de BDD spécifiques • CCTP 3.4 Création/récupération/intégration de contenu • Consultation 3.5 Interfaçage et gestion de flux XML 3.6 Gestion du nom de domaine 3.7 Hébergement 3.8 Référencement / Promotion 3.9 Statistiques de connections 3.10 Animation réseaux sociauxREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  27. 27. • Etude préalable et conception 4– Transfert de compétences Participants : profils, nombre, rôle… • Définition 5– Assistance et maintenance • Arborescence • Ressources Périmètre, durée, conditions d’intervention, • Technique Méthodologie et outils de suivi • CCTP • Consultation 6– Livrables attendus Cahier des spécifications fonctionnelles détaillées Conceptions Graphiques et fichiers sources Charte graphique, gabarits XHML, Feuilles de style Architecture logicielle, matérielle Dossier d’installation et de paramétrage Plan et cahier de recette Supports de formation 7– Planning prévisionnelREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  28. 28. • Etude préalable et conception 7– Spécifications administratives • Définition Propriétés et droits Confidentialité • Arborescence Garantie • Ressources Conditions d’exécution et pénalités de retard • Technique • CCTP Forme attendue de la réponse Critères de sélection et pondération associée • Consultation 8– Bordereau des prix Permet de comparer les prestations proposées sur les mêmes critères Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. |REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  29. 29. • Etude préalable Les annexes et conception • Définition • Arborescence A– Brief graphique • Ressources • Technique Contexte, objectifs, cibles • CCTP Positionnement, message, valeurs • Consultation Environnement graphique existant Charte graphique existante B– Descriptifs de l’arborescence cible Chapitres/rubriques/sous-rubriques C– Descriptifs flux XMLREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  30. 30. • Etude préalable et conception Etape 3 • Définition CONSULTATION • ConsultationREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  31. 31. A savoir… • Seuil des MP pour les marchés de fournitures et de services des • Etude préalable Coll. Locales (Décembre 2012) et conception Procédure MAPA (Marché à Procédure Adaptée) • Définition > 90 000 € H.T. : publicité adaptée au montant du marché • Consultation > 200 000 € H.T. : publicité BOAMP ou presse spécialisée • DCE : Dossier de Consultation des Entreprises • AE : Acte d’Engagement • CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières • CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières • RC : Règlement de la Consultation • DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité !REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  32. 32. Etape 3 : Consultation • Etude préalable et conception Des prestataires • Définition pré-sélectionnés • Consultation Une analyse des offres plus pertinente Une étape supplémentaire pour la procédureREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  33. 33. Etape 3 : Consultation • Etude préalable et conception Une procédure plus « rapide » • Définition • Consultation Un nombre plus important d’offres à analyser Des offres moins pertinentesREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  34. 34. Etape 3 : Consultation Avant la remise des offres • Etude préalable et conception • Prévoir 2 semaines de délais pour la réception des candidatures (MAPA restreint) et 2 semaine pour leur analyse • Définition • Consultation • Prévoir 3 semaines de délais pour la réception des offres et 2 semaines pour leur analyse • Demander l’offre au format numérique • Si certains candidats posent des questions, les réponses doivent être transmises à tous les candidats, de façon anonyme • Transmettre les réponses au moins une semaine avant la date de remise des offresREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  35. 35. Etape 3 : Consultation Analyse des dossiers • Etude préalable et conception • Ne vous répartissez pas les dossiers : la comparaison est nécessaire • Définition • Consultez en profondeur les sites des candidats • Consultation • Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc. • Vérifier les crédits • Demandez les coordonnées des références et … appelez ! • Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques, développements fonctionnels, maintenance, formation… etc.REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  36. 36. Etape 3 : Consultation Audition des prestataires • Etude préalable et conception • Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires • Définition • Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum) • Consultation • Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres • Répartissez les questions à poser selon les compétences • N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus importantes ou coûts moins élevés • Notez toutes les réponses, synthétisez les questions et demandez-en confirmation écrite, elle vaudra engagement de la part du prestataireREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  37. 37. Evaluation du plan de charge Etapes Charge j/h 1 - Etude et conception 4à5j 2 - Définition 8 à 10 j 3 - Consultation 4à6j • Gestion de projet • Organisation et animation des réunions de travail • Pilotage des différentes étapes • Coordination des différents intervenants > 10 à 20 joursREPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
  38. 38. Étape 4 : exploitation En conclusion ? Sachez perdre du temps pour en gagner !REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm

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