Trabalho de Conclusão de Curso   Antonio Quirino Gomes
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Meu Trabalho de Conclusão de Curso, para ajudar aos demais que precisam de uma base referencial sobre o tema e também aqueles que querem conhecimento sobre Controles Internos e Shopping Centers

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    Trabalho de Conclusão de Curso   Antonio Quirino Gomes Trabalho de Conclusão de Curso Antonio Quirino Gomes Document Transcript

    • GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANTONIO QUIRINO GOMES A ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DA ADMINISTRAÇÃO DE UM SHOPPING CENTER. UM ESTUDO DE CASO NA CIDADE DE JUAZEIRO DO NORTE-CE JUAZEIRO DO NORTE – CE 2013
    • ANTONIO QUIRINO GOMES A ANLISE DOS CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DA ADMINISTRAÇÃO DE UM SHOPPING CENTER. UM ESTUDO DE CASO NA CIDADE DE JUAZEIRO DO NORTE-CE Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito final para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade de Juazeiro do Norte - FJN. Orientadora: Prof.ª M.S.C. Juliana Coelho Andrade. JUAZEIRO DO NORTE – CE 2013
    • A ANLISE DOS CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DA ADMINISTRAÇÃO DE UM SHOPPING CENTER. UM ESTUDO DE CASO NA CIDADE DE JUAZEIRO DO NORTE-CE Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito final para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade de Juazeiro do Norte - FJN. BANCA EXAMINADORA ________________________________ Prof(a). Msc. Juliana Coelho Andrade - Orientadora ________________________________ Prof(a). Esp. Maria do Socorro Oliveira Cavalachy - Examinadora 01 ________________________________ Prof (a). Msc. Cícera Alves Tavares - Examinadora 02 Aprovado em: Juazeiro do Norte, CE __/__/____.
    • A ANLISE DOS CONTROLES INTERNOS DO SETOR FINANCEIRO NA ADMINISTRAÇÃO DE UM SHOPPING CENTER. UM ESTUDO DE CASO NA CIDADE DE JUAZEIRO DO NORTE-CE Antonio Quirino Gomes1 Juliana Coelho Andrade2 RESUMO: O controle interno é um conjunto de procedimentos e métodos que são aplicados nas rotinas e atividades de uma empresa com o objetivo de proteger os ativos, produzir informações confiáveis e auxiliar na administração dos negócios. Diversos empresários ou administradores não têm como acompanhar de perto o andamento e rotinas dos negócios e assim não podem ter a segurança que todos os processos estejam acontecendo da forma preestabelecida para o bom andamento do empreendimento. Para isso procuram aderir e implantar principalmente no setor administrativo e financeiro um sistema que possa dar segurança e confiabilidade nas informações e sobre o que ocorre nos processos da entidade. O objetivo deste trabalho é a analise da aplicação e eficiência do sistema de controle interno do setor financeiro de um Shopping Center no município de Juazeiro do Norte. Para a realização desse estudo se fez necessário um estudo de caso e pesquisa literária sobre o tema. Palavras-chave: Controle Interno, Shopping Center, Setor Financeiro, Contabilidade, Juazeiro do Norte. ABSTRACT: Internal control is a set of procedures and methods that are applied in the routines and activities of a company in order to protect assets produce reliable information and assist in managing the business. Many businessmen or administrators do not have to closely monitor the progress and routines of business and thus cannot have the assurance that all processes are happening the way desired preset for the smooth progress of the project. To seek this join and deploy mainly in the administrative and financial system that can provide security and reliability of the information and the processes occurring in the entity. The objective of this work is to analyze the application and efficiency of the internal control system of the financial sector of a shopping mall in the city of Juazeiro. To conduct this study was necessary a case study and research literature on the topic. Keywords: Internal Control, Shopping Center, Sector Financial, Accounting, 1 Bacharel em Ciências Contábeis – Email: tony_zer0@hotmail.com 2 Professor Orientador – Email: julianacoelhoa@gmail.com
    • 1 INTRODUÇÃO Qualquer empresa independentemente de seu ramo de atividade e porte possui diversos controles internos, com o objetivo de garantir a eficiência das operações e segurança nas informações. Toda via esses podem ser eficientes ou não. Com um sistema de controle interno erros e procedimentos ilegais ou fraudes podem ser evitados e, caso ocorram, serão detectados e corrigidos dentro de curto período de tempo, pelos funcionários e administradores, como parte de suas funções habituais (RESKE FILHO; JACQUES; MARIAN, 2005). Entende-se como controle interno toda ação e planejamento destinado à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prevenir, detectar e corrigir causas de exposição da empresa, mesmo que o fato já tenha ocorrido, não impedindo tais prejuízos (FRANCO; MARRA, 2007). Nesse contexto, surge a problemática deste trabalho: como se dá a utilização dos controles internos no setor financeiro da Administração de um Shopping Center na cidade de Juazeiro do Norte-CE? O presente trabalho visa apresentar a importância da aplicação dos Controles Internos no setor financeiro na Administração de um Shopping Center no município de Juazeiro do Norte-CE. O objetivo principal deste estudo é analisar a utilização dos controles Internos no setor financeiro da Administração da empresa, a fim de analisar a eficiência e eficácia desses controles. Estudando seus conceitos e evidenciando a importância e aplicação dos mesmos, se estes cumprem seu objetivo principal que é a de salvaguardar os interesses da empresa, a confiabilidade nos relatórios contábeis, financeiros e operacionais dentro dos procedimentos estabelecidos pela administração. A motivação para realização desse trabalho foi a de adquirir conhecimento sobre o tema estudado, como os controles internos colaboram no processo administrativo da empresa estudada e conhecer as rotinas e o processo operacional dos funcionários desse setor, descobrir se estes funcionários são conhecedores e aplicadores do Sistema de Controle Interno existente. Para a realização do estudo foi feito uma pesquisa bibliográfica sobre o assunto estudado e para análise dos dados foram feitas entrevistas com os colaborardes e uma observação das rotinas internas da empresa no setor administrativo. Foi aplicado também um questionário ao Gerente Financeiro/Administrativo da empresa que é responsável pelo setor financeiro e áreas afins. Onde o mesmo está encarregado de verificar a utilização dos controles e funções.
    • 5 2 CONTROLE INTERNO Com a concorrência e competitividade tão acirrada nos tempos atuais, é imprescindível que as organizações se resguardem e cuidem de seu patrimônio. Como ter certeza que todos os processos desejados estejam acontecendo da forma preestabelecida para o bom andamento da empresa? Alguns empreendedores não têm como acompanhar de perto o andamento dos seus negócios, por isso estes procuram aderir e implantar um sistema que possa lhe dar segurança sobre o que ocorre em seus empreendimentos. “O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa” (ALMEIDA, 2010. pg.42). O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Público Certificados – AICPA apud Sá (2011) diz que: O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Segundo os autores Boynton, Jonhson, Kell. (2002, pg.113) temos a seguinte definição: Controles internos são um processo operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias: a) confiabilidade de informações financeiras; b) obediência (compliance) às leis e regulamentos aplicáveis; eficácia e eficiência de operações. A diminuição de erros, irregularidades e até desfalques permanentes ou temporários é o grande objetivo do controle interno. Segundo Almeida (2010, p. 26) “O risco de ocorrência de um erro, em uma empresa com um bom sistema de controle interno, é muito menor do que em uma empresa com um sistema de controle interno ruim”.
    • 6 Ainda há quem confunda controle interno com auditora interna, entretanto, a diferença entre as duas são relevantes. O controle interno está voltado para a execução dos objetivos da empresa, a auditoria interna está mais relacionada a um trabalho organizado de revisão e verificação dos controles internos. (ATTIE, 2011) Um eficiente controle interno facilita o trabalho dos auditores internos e também dos auditores externos, pois, os relatórios e demonstrações contábeis emitidos pela empresa se tornam mais seguros e confiáveis, devido haver aplicação de controles rigorosos na emissão dos mesmos, consequentemente faz com que a quantidade de testes a serem aplicados pela auditoria interna e posteriormente pela auditoria externa sejam menores. O que define se um controle interno é eficiente ou não, é a quantidade de testes a serem aplicados pela auditoria, pois essa avalia o mesmo para descobri a quantidade de testes que o auditor precisará fazer. Quanto maior o número de testes, pior será o controle interno. Segundo Crepaldi (2011), os levantamentos do sistema de controle interno são obtidos da seguinte forma: • Leitura dos manuais internos de organização e procedimento; • Conversa com funcionários da empresa; • Inspeção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos, etc.) até o registro no razão geral. (CREPALDI, 2011, pg.396). 2.1 Objetivo e importância do controle interno A implantação de um sistema de controle interno proporciona maior segurança, credibilidade e integridade as informações administrativas e contábeis, diminui os riscos, como erros ou fraudes nas operações desempenhadas no dia a dia. É possível verificar a importância do controle interno “a partir do momento em que se verifica que é ele que pode garantir a continuidade do fluxo de operações com as quais convivem as empresa”. (CREPALDI, 2011, pg.385). “Para que se verifique a importância do controle, é oportuno analisar o crescimento e a diversificação de uma empresa.” (ATTIE, 2006, pg.113), isso se deve, porque quanto maior o porte da empresa, consequentemente mais funcionários ela possui, ou seja, quanto maiores forem às operações e o crescimento de uma empresa mais complexa é para os sócios e administradores terem o controle dela no cotidiano. Assim se torna necessário a aplicação de um
    • 7 controle interno bem elaborado, de forma que os objetivos da empresa possam ser atendidos, e também as informações contábeis possuam a maior credibilidade possível. Almeida (2010, pg. 5) acrescenta que “com a grande expansão dos negócios, percebeu-se a necessidade de dar maior importância a normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato do administrador, não poder supervisionar pessoalmente todas as atividades”. Deve se considerar que o controle interno assegura que os funcionários estão cumprindo as normas exigíveis pela empresa, de forma que estes possam agir com liberdade, serem mais eficientes e eficazes e, além disso, o controle interno assegura que possíveis fraudes cometidas por funcionários, ocasionalmente ou eventualmente sejam evitadas e não causem prejuízos aos ativos da empresa. O controle interno reafirma sua importância no seguinte aspecto “informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas e danosas para a empresa” (ATTIE, 2006, pg.114). 2.2 Tipos de controles internos Partindo das definições de controle internos supracitados, podemos observar que estes podem ser divididos em controles administrativos, são àqueles relacionados a atingir os objetivos da empresa; e também em controles contábeis, que correspondem a todas as medidas necessárias para resguardar os ativos e o patrimônio da empresa. Conforme Attie (2006) os mecanismos de controle interno se dividem em contábeis e administrativos, sendo eles: ● Controles contábeis: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Segundo Almeida (2010, pg. 42) são exemplos de controles contábeis: a) Sistemas de conferencia, aprovação e autorização; b) Segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem controlar os ativos da empresa); c) Controles físicos sobre ativos e; d) Auditoria interna.
    • 8 ● Controles administrativos: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com frequência abrangem analises estratégicas e estudos de tempos e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controles de qualidade. Para Almeida (2010, pg.42) são exemplos de controles administrativos; a) Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; b) Controle de qualidade; c) Treinamento pessoal; d) Estudos de tempos e movimentos; e) Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos; e f) Controles dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. Os controles internos administrativos, por sua vez, devem atender aos seguintes fatores estrutura organizacional, identificando as áreas responsáveis na hierarquia organizacional e a descrição de suas funções; racionalização de processos, simplificar os processos e operações, permitindo à administração concentrar seus esforços nos aspectos realmente pertinentes à sua gestão; integração dos processos de planejamento e orçamentos que pressupõe duas facetas, de um lado, uma função de planejamento, capaz de conciliar os interesses das áreas com objetivos e as metas da organização como um todo, de outro lado, a integração dos processos de planejamento e do plano orçamentário. Nesse contexto, percebe-se que o controle interno contábil está encarregado das premissas de resguardar o patrimônio da empresa e gerar confiabilidade dos registros da organização. Já o controle interno administrativo trata dos interesses direcionados para a realização dos procedimentos e atividades da empresa. 2.3 Princípios fundamentais do controle interno A avaliação frequente e manutenção do sistema de controle interno são de grande importância para verificação do cumprimento do que foi estabelecido pela empresa e cobrado por parte dos funcionários. De acordo com Crepaldi (2011, pg. 392) “não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém o verifique periodicamente”.
    • 9 “A eficiência do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais, como também erros de atos não intencionais”. (ATTIE, 2011, pg.204). Os princípios do controle interno visam medidas que propiciem um bom funcionamento das operações nas organizações. Attie (2006) enumera os seguintes: a) delimitação exata da responsabilidade; b) segregação de atividades de contabilização e de operacionalização; c) comprovação das operações realizadas; d) pessoal qualificado e treinado; e) rotatividade entre funcionários nas atividades; f) manuais e normas de procedimentos para as atividades; g) sistemas de revisão e avaliação das operações. Segundo Sá (2002), para seguir os princípios fundamentais do controle interno deve haver: a) a existência de um plano de organização com a distribuição de responsabilidades; b) políticas de autorização e de registros das transações; c) zelo de elemento humano no desempenho das funções; e d) qualidade e responsabilidade do pessoal. Para Almeida (2010, pg.43) “A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de se está sendo seguido pelos funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas circunstancias”. Analisando os princípios acima citados, pode-se dizer que os mais importantes e básicos dentro de um empreendimento são: primeiro é que o responsável pelo registro na contabilidade não seja o mesmo que controla e tem responsabilidade sobre os ativos. Que os ativos com maior valor e de fácil manuseio não sejam manipulados por muitas pessoas. Que sempre ocorra o confronto do que consta na contabilidade e o que está realmente na empresa. Que mais de uma pessoa sejam preciso para autorizar o uso de recursos e que a função de cada um no processo do negócio esteja bem definida em um plano de organização ou manual.
    • 10 2.4 As limitações do controle interno Até o melhor controle interno existente pode ser passível de falhas e erros provocados pela não compreensão plena dos procedimentos pelos usuários ou por fraudes com intuito de causar prejuízos à entidade. Segundo Boynton, Jonhson e Kell (2002), as limitações inerentes aos controles internos são: erros de julgamento por informações inadequadas, falhas devido à falta de entendimento, conluio de indivíduos com intuito de alguma vantagem e atos praticados pela administração com objetivos ilegítimos. Para Crepaldi (2011), as principais limitações do controle interno são: • Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa; • Instrução inadequada dos funcionários com relação às normas internas; • Negligência dos funcionários na execução de suas tarefas diárias. 3 SHOPPING CENTER O termo Shopping Center, de origem inglesa, traduz-se literalmente por “centro de compras”. Segundo Lemke (1999) apud Wildner (2011), esta é a nomenclatura mais utilizada pelos juristas, talvez por vivermos num país muito afeito a estrangeirismos. Ela decorre do verbo to shop significando, muito além de “comprar”, “ficar fazendo compras”, até mesmo sem, eventualmente, comprar nada, pois o verbo to buy seria o mais indicado, caso o sentido fosse simplesmente “comprar”. No Brasil não existe lei que define o que é Shopping Center. A definição mais aceita é dada pela ABRASCE (Associação Brasileira de Shopping Centers), que representa os interesses econômicos e patronais dos empreendedores de shopping centers. A ABRASCE define Shopping Center como: Empreendimento constituído por um conjunto planejado de lojas, operando de forma integrada, sob administração única e centralizada; composto de lojas destinadas à exploração de ramos diversificados ou especializados de comércio e prestação de serviços; estejam os locatários lojistas sujeitos a normas contratuais padronizadas, além de ficar estabelecido nos contratos de locação da maioria das lojas cláusulas prevendo aluguel variável de acordo com o faturamento mensal dos lojistas; possua lojas-âncora, ou características estruturais e mercadológicas especiais, que funcionem como força de atração e assegurem ao “shopping center” a permanente afluência e trânsito de consumidores essenciais ao bom desempenho do
    • 11 empreendimento; ofereça estacionamento compatível com a área de lojas e correspondente afluência de veículos ao “shopping center”; esteja sob o controle acionário e administrativo de pessoas ou grupos de comprovada idoneidade e reconhecida capacidade empresarial. Os shoppings Centers funcionam como um condomínio, onde todos os envolvidos, quer sejam funcionários, proprietários e moradores no caso em questão locadores zelam e contribuem para a manutenção do mesmo. Existe, porém a figura do empreendedor que é o investidor principal do empreendimento, este firma contrato de locação para obter receita com aluguéis e obter retorno do seu investimento. Além das verbas condominiais e de alugueis, há ainda a contribuição dos lojistas com o fundo de promoção e propaganda (FPP). Os shoppings centers de média e grande dimensão funcionam como pequenas cidades, possuindo uma administração e seus serviços de polícia, bombeiros, segurança, de limpeza, de abastecimento de água, de manutenção de infraestruturas, entre outros. (PADILHA, 2006). 4 CONTROLES INTERNOS NA ÁREA FINANCEIRA Conforme Patrícia Liz - SEBRAE/SP, “a gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa. O objetivo é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido. No entanto, é muito comum que empresas deixem de realizar uma adequada gestão financeira. Muitas vezes, as atividades são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem. Uma correta administração financeira permite que se visualize a atual situação da empresa. Registros adequados permitem análises e colaboram com o planejamento para aperfeiçoar resultados”. As principais funções da administração financeira são: • Análise e planejamento financeiro: analisar os resultados financeiros e planejar ações necessárias para obter melhorias; • A boa utilização dos recursos financeiros: analisar e negociar a captação dos recursos financeiros necessários, bem como a aplicação dos recursos financeiros disponíveis; • Crédito e cobrança: analisar a concessão de crédito aos clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos; • Caixa: efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa;
    • 12 • Contas a receber e a pagar: controlar as contas a receber relativas às vendas a prazo e contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos e despesas operacionais; • As primeiras providências que a empresa deve tomar em relação às finanças são: • Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo devidamente controlados. • Acompanhar as contas a pagar e a receber, montando um fluxo de pagamentos e recebimentos. • Controlar o movimento de caixa e os controles bancários. • Classificar custos e despesas em fixos e variáveis. Definir a retirada dos sócios. 4.1 Controle Interno do Disponível (caixa, bancos e aplicações financeiras) Segundo o IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil) nas suas Normas e Procedimentos de Contabilidade NPC1, diz que “as disponibilidades compreendem apenas o numerário em mãos, em trânsito e os depósitos em conta corrente que possam ser livremente utilizados. Os numerários cuja utilização regular seja obstada por restrições de qualquer natureza devem ser excluídos deste item”. O controle do disponível, ou seja, do caixa, das contas bancárias e aplicações financeiras, é um dos mais importantes controles que devem ser feitos pela empresa, visto que se trata de valores líquidos e, portanto, mais fáceis de serem desviados. Devido à sua natureza merecem uma atenção especial por parte dos administradores. Segundo o CRC-SP (1998) citado por Zenci (2005) alguns procedimentos podem ser adotados pelo setor contábil para reforçar o controle interno do disponível, são eles: • Designar um funcionário de confiança para manter um esquema de contagens de caixa, efetuando controle das entradas e saídas de caixa para posterior reconciliação com os respectivos saldos contábeis. • Os funcionários que fazem os recebimentos e pagamentos não devem ter acesso aos registros, e os responsáveis pelos registros não devem ter alcance às disponibilidades; • Manter em caixa apenas o montante suficiente para pagamento de pequenas despesas diárias, controlado mediante “boletins de caixa”; • Determinar um limite máximo para pagamento em dinheiro, acima deste limite, todos os pagamentos devem ser feitos com cheques nominais;
    • 13 • Efetuar depósitos ao final de cada dia de todos os recebimentos em dinheiro; • Providenciar a entrega dos extratos bancários diretamente ao setor contábil da empresa e proceder a reconciliação de todas as contas bancárias; • Solicitar informações periódicas diretamente aos bancos nos quais a empresa possui contas, sobre os rendimentos oferecidos pelas aplicações financeiras. • Montar uma planilha periódica especificando os saldos aplicados pela empresa em cada instituição e calcular os rendimento com base nas informações colhidas e compará-los com os rendimentos efetivos informados e contabilizados. Em resumo, o controle do disponível deve ser determinado pela empresa, de acordo com as suas regras e políticas, e deve ser seguido rigorosamente, assegurando assim, a integridade das disponibilidades da empresa. 4.2 Controle Interno do Contas a Receber Para que se tenha maior confiança no que diz respeito ás vendas a prazo, algumas sugestões de procedimentos podem ser adotadas pelas empresas no que diz respeito ao controle de contas a receber, descritos segundo o CRC-SP (1998) apud Zenci (2005): • Fazer reconciliação de recebimentos com os créditos dos extratos bancários, no caso de recebimentos via banco; • Elaborar conciliação periódica do saldo contábil com a localização dos documentos representativos dos créditos (as duplicatas). Se possível, podem ser relacionado com as informações obtidas das instituições financeiras e de terceiros (ex. empresas de cobrança e advogados); • Revisar as contrapartidas dos lançamentos contábeis a crédito da conta de duplicatas a receber, investigando quaisquer lançamentos cujo débito seja efetuado em contas transitórias ou de resultado; • Apresentar movimentação detalhada dos clientes, especificando o saldo inicial, vendas, desconto concedido e saldo final. Esse relatório possibilita verificar se houve movimentação não usual ou justificada ou descontos concedidos que ultrapassem os limites estabelecidos pelas políticas da empresa.
    • 14 4.3 Controle Interno do Contas a Pagar O IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil) nas suas Normas e Procedimentos de Contabilidade NPC9, diz que as exigibilidades são obrigações assumidas por uma entidade (ou indivíduo) de entregar a terceiros, parte do seu ativo ou lhes prestar serviços. Passivos exigíveis são aquelas obrigações que podem ser objeto de mensuração monetária. São, ainda, obrigações futuras resultantes de transações completadas. Formam o contas a pagar todas as obrigações para com terceiros. Conforme Crepaldi (2011, p. 629) “as obrigações representam fontes de recursos e reivindicações de terceiros contra os ativos da empresa”. O controle das contas a pagar é necessário para evitar que ocorram Pagamentos indevidos ou em duplicidade. Para este controle são necessários alguns procedimentos, definidos pelo CRC-SP (1998) apud Zenci (2005): • Conferir o valor das notas fiscais de entrada de mercadorias com as duplicatas, verificando se estes valores estão de acordo e se não foram pagos á vista; • Fazer uma listagem dos comprovantes em aberto no setor de contas a pagar em certa data, podendo ser ao final de cada mês, procedendo a reconciliação dos totais existentes com os saldos contábeis; • Conferir as datas de vencimento para evitar atrasos e consequentes encargos financeiros; • Preparar mensalmente uma relação dos saldos a pagar por fornecedores de acordo com os registros contábeis para entrega ao setor de contas a pagar para posterior reconciliação; • Fazer uma análise dos saldos credores e procurar possíveis pagamentos em duplicidade; • Fazer uma análise dos lançamentos mais significativos na conta de fornecedores e pesquisar sua origem, ou seja, a natureza dos materiais ou serviços adquiridos verificando a sua correlação com a atividade da empresa. As obrigações da empresa compreendem normalmente os seguintes grupos: • Fornecedores a pagar; • Empréstimos a pagar; • Impostos a pagar; • Salários a pagar e encargos sociais a recolher.
    • 15 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Para análise e desenvolvimento da pesquisa foi realizada consulta bibliográfica a respeito do tema proposto e também se fez necessária à elaboração de um estudo de caso para melhor demonstrar a aplicabilidade das questões levantadas pelo trabalho. O método de pesquisa usado foi o indutivo de forma qualitativa e descritiva. O método indutivo considera o conhecimento como baseado na experiência; a generalização deriva de observações de casos da realidade concreta e são elaboradas a partir de constatações particulares. Para Lakatos e Marconi (2013,86): Indução é um processo mental por intermédio do qual, partindo de dados particulares, suficientemente constatados, infere-se uma verdade geral ou universal, não contida nas partes examinadas. Portanto, o objetivo dos argumentos indutivos é levar a conclusões cujo conteúdo é muito mais amplo do que o das premissas nas quais se basearam. A pesquisa se realizou de forma qualitativa e descritiva no setor financeiro de uma administração de um Shopping Center situado na cidade de Juazeiro do Norte – Ceará. Os recebimentos são referentes a aluguel, condomínio e fundo de promoção e propaganda pagos pelos lojistas do empreendimento. Foram acompanhadas as rotinas e operações do setor mencionado e também realizadas entrevistas face a face com os envolvidos e aplicado um questionário a gerencia do mesmo conforme APÊNDICE I. Todos os funcionários desse setor estão subordinados ao Gerente Administrativo/Financeiro, este é o controlador de todo esse órgão na empresa. Porém o mesmo está sob a autoridade máxima dentro de um shopping Center que é a do superintendente.O Organograma da empresa estudada consta no Anexo I deste trabalho. 6 ACOMPANHAMENTO DAS ROTINAS E CONTROLES INTERNOS O processo de locação de uma loja em Shopping Center, começa através do setor comercial, que é o responsável por toda a burocracia e legalização das lojas. Este não faz parte da administração da empresa, é subordinado a administradora do grupo ao qual pertence à empresa estudada. Após os contratos firmados estes são
    • 16 repassados ao financeiro para cadastro e posteriormente entrarem no faturamento e serem efetuadas as cobranças dos valores mensais a receber dos lojistas. 6.1 Auditoria de Lojas Além dos valores fixos em contrato, há também os valores sobre as vendas, estes são faturados de acordo com o faturamento mensal das lojas, chamado de aluguel percentual, a porcentagem usada para cálculo também consta em contrato. Os lojistas enviam semanalmente seus relatórios de vendas para o departamento financeiro registrar. Para ter segurança da veracidade nesses relatórios, ocorrem as chamadas auditorias de lojas, que se refere a um controle usado em lojas predefinidas mês a mês. Funcionários ficam em diversas lojas, anotando vendas, atendimento e fluxo de pessoas, os dados são passados para a Assistente Financeira que os lança em um relatório gerencial e depois lança os valores no faturamento. Ao final da auditoria o relatório emitido é mostrado ao lojista onde este consta pontos positivos e negativos, mostrando-se uma ferramenta de controle também para as lojas. Um exemplo de relatório semanal consta no ANEXO III. Como critérios para a escolha das lojas auditadas, usa-se um calendário anual que é feito uma projeção de qual tipo de negócio mais fatura em determinado período. Entretanto a administração pode realizar a auditoria em uma determinada loja que julgue necessária, por motivos de incompatibilidade dos relatórios ou para conhecer o faturamento da mesma. Mensalmente são escolhidas 20 (vinte) lojas pelo departamento comercial do setor financeiro, estas são repassadas para o superintendente que em reunião com o departamento responsável escolhe apenas 6 (seis) lojas para ser realizado o trabalho de auditoria durante o mês. 6.2 Contas a Receber e Faturamento Inicialmente o departamento das contas a receber, onde a pessoa responsável pelo faturamento recebe do setor comercial o contrato firmado pelo shopping e o lojista. Este contrato é cadastrado em um sistema computadorizado padrão para shopping centers, constando todos os dados e clausulas do mesmo, de onde serão emitidos os valores a receber mensalmente dos locatários. Em seguida recebe os valores das vendas para lançar o aluguel percentual. Após o lançamento das vendas, é emitido o faturamento através do sistema que em convênio com o banco gera os boletos de cobranças que são entregue pelo contínuo da empresa às lojas e por meio de protocolo é feito o registro da entrega. Ainda também estes
    • 17 boletos são enviados via endereço eletrônico, pois, algumas lojas são filiais e seus respectivos escritórios são fora da cidade ou estado. Diariamente são impressos os extratos e repassados ao responsável pela cobrança que é o mesmo do faturamento, onde são checados quais os boletos foram pagos no dia anterior para dar baixa no sistema, depois são devolvidos para serem anexados no movimento diário. Os boletos que não foram identificados os respectivos pagamentos, nos dias que se seguem são feitas as cobranças por telefone, e-mail e depois correspondência escrita. Se após várias tentativas de contato sem solução e acumulo de débitos por parte dos lojistas, o setor jurídico é acionado. Este faz parte e se encontra na sede da administradora do empreendimento que está localizada em outro estado. 6.3 Compras e Almoxarifado O departamento de compras fica a cargo do setor operacional da administração. As aquisições de material, imobilizado ou prestação de serviços são feitas através de cotações conforme ANEXO IV. Onde são contatados ao menos três fornecedores para apreciação dos preços e melhor oferta. Após a escolha do fornecedor, é emitida a ordem de compra ou serviço conforme ANEXO V. Depois é realizada a conferencia da compra ou serviço prestado, a nota fiscal é recebida pelo setor operacional que confere e repassa as condições de pagamento para o setor financeiro. Normalmente no prazo mínimo de liquidação de 30 (trinta) dias. 6.4 Tesouraria e Contas a Pagar A tesouraria é o departamento responsável pelo controle e manuseio dos recursos financeiros da empresa. Onde são dirigidas todas as contas a pagar. Os documentos comprobatórios de débito ao chegar ao setor financeiro são colocados em uma pasta no dia correspondente a sua data de vencimento. Os pagamentos realizados pela empresa e na maioria das vezes são feitos através de boleto bancário com código de barras, onde se usa o gerenciador online do banco conveniado. Esses pagamentos são lançados antes de seu vencimento e ficam para análise do gerente financeiro que verifica o saldo diário e faz uma projeção dos recebimentos do dia, no intuito de saber se a conta haverá saldo para pagar todas as obrigações. Para aprovação desses pagamentos é necessário à assinatura online do gerente financeiro e superintendente, que por meio de senhas aprovam os devidos pagamentos.
    • 18 Quando o uso de boleto é impedido por algum motivo ou exceção, é feita transferência bancária eletrônica, ou emitido cheque nominal a empresa devedora para o pagamento dos débitos. Esses cheques também precisam da aprovação, autorização e assinatura do gerente financeiro e superintendente do Shopping Center. Os cheques são preenchidos por uma máquina que recebe os dados e imprime na folha do mesmo, e em outra folha em branco com os mesmos dados para arquivamento no movimento diário. Como supracitado não é uma prática usual da empresa que trabalha mais com pagamentos eletrônicos. O movimento diário contem toda a movimentação bancária de cada dia, tantos os boletos recebidos como também pagamentos, tarifas, entre outros. Tudo que há no extrato tem que constar no movimento diário e ter documentação contábil válida. Este é todo digitalizado folha a folha para ficar em forma de arquivo físico e digital, que fica disponível para consulta na rede interna de computadores da administração e logo após lançado e conferido na contabilidade. Paralelo ao lançamento na contabilidade o tesoureiro lança todo o movimento mensal em uma planilha eletrônica, contando todos os dados com nome das lojas dos boletos recebidos, nome dos fornecedores, órgãos ou pessoas a quem foram efetuados pagamentos e a qual setor compete cada despesa. É um relatório gerencial que é enviado aos empreendedores a cada mês. A tesouraria mantem em caixa um valor pequeno para as despesas mínimas que possam surgir. Para a retirada desses numerários existe um protocolo conforme ANEXO II onde o solicitante assina, discrimina valor e para qual finalidade será utilizado o recurso. 6.5 Departamento Pessoal Cabe ao Departamento Pessoal o registro, controle e arquivo dos dados dos funcionários da empresa. Em um sistema de computador é lançado os dados pessoais dos funcionários, as funções, salários, férias, décimo terceiro e os encargos sociais. Mensalmente é emitida a folha de pagamentos dos salários onde é repassada para a tesouraria. Cada funcionário ao ser admitido deve abrir uma conta bancária caso não tenha para receber sua remuneração mensal por meio de depósito. Algumas exceções em que o pagamento é feito pessoalmente e é assinada a lista de recebimento pelo funcionário. Para o controle de presença e faltas dos empregados é usado um ponto eletrônico, onde por meio da impressão digital do funcionário é registrada sua entrada e saída no trabalho. Este equipamento emite um relatório informando de forma individual os horários e presenças dos funcionários da empresa.
    • 19 6.6 Contabilidade A contabilidade da empresa estudada é realizada internamente, sendo responsável pelo registro dos fatos financeiros e patrimoniais da entidade. Com base na movimentação bancária dia a dia é realizado o trabalho de contabilização por meio dos documentos anexados ao movimento diário. Os valores a receber das lojas são lançados com base em uma planilha que é feita pelo responsável do faturamento. Para os lançamentos das contas recebidas é usado principio da competência, pois os pagamentos são efetuados e só são liberados pelo banco no dia seguinte após terem sido pagos. As notas fiscais de compra e serviços são recebidas pelo setor contábil no momento em que são pagas e assim lançadas na data retroativa a que realmente competem, tendo assim um período de defasagem no registro. Os fechamentos dos balancetes são feitos até o décimo dia do mês seguinte referente ao mês anterior. Onde são repassados para o gerente financeiro para serem enviados aos sócios da empresa. Trimestralmente a empresa passa por processo de auditoria externa. 7 AVALIAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E SUGESTÕES DE MELHORIA Após o acompanhamento dos procedimentos da empresa e conforme estudo e revisão da literatura sobre o assunto estudado, foi realizada uma avaliação do funcionamento do setor financeiro, também setor Contábil e departamento de compras que faz parte do setor operacional, que estão indiretamente ligados ao mesmo. Constatou-se que a empresa estudada de modo geral na sua administração aplica e executam diversos controles como a segregação de funções, sistema de autorizações, delimitação das atividades, confronto dos registros com a posição real da empresa, documentação válida e amarrações dos controles das rotinas. Porém, devem ser feitas algumas sugestões de melhoria e aplicabilidade em alguns pontos do sistema de controle interno. Inicialmente verificou-se se a empresa possuía um manual interno das rotinas e funções de cada departamento, o manual existe, porém é disponibilizado a todos os funcionários e sim apenas a alguns quando solicitado o que prejudica a clareza das responsabilidades de cada individuo na empresa, sendo isso feito de forma verbal no momento da entrevista para admissão. A sugestão é que o referido manual seja disponibilizado assim que o funcionário seja contratado e entregue a ele. Devem conter as funções, responsabilidades de cada colaborador, como devem
    • 20 ser executados os processos e quais ferramentas serão utilizadas, o correto manuseio dos equipamentos e dicas de convivência em grupo. A empresa possui um ótimo sistema informatizado, no entanto, seria mais eficiente se o mesmo fosse interligado ao sistema contábil, para o faturamento ser exportado diretamente evitando risco de erros e fraudes nos lançamentos e maior facilidade de conciliação com os valores recebidos. Em relação à segregação de funções a empresa atua bem nesse aspecto. Os responsáveis pelo registro das informações na contabilidade não tem contato e nem controlam os ativos da empresa. Porém o responsável pelas compras é o mesmo que tem a função de almoxarife no setor operacional, o que pode ser ruim para empresa, já que é quase o controle de toda a rotina de compra, apenas o pagamento que é efetuado pelo setor financeiro e o registro no contábil. Como sugestão a administração deve adotar a segregação dessa função ou designar outro responsável para a conferência das compras efetuadas e estoques existentes no almoxarifado. Nas aprovações de pagamentos e uso dos recursos da empresa são necessárias a assinatura de duas pessoas o Superintendente e o Gerente Administrativo/Financeiro. Assim há maior segurança nos controles de pagamentos Na organização estrutural apenas uma ressalva quanto à falta de independência do setor contábil com a área financeira, onde após consulta nos autores citado neste trabalho, sugerimos conforme Organograma no APÊNDICE II que a contabilidade não pode está diretamente ligada a nenhum setor e nem tão pouco responsável por outros, e sim em modo de staff, ou seja, acima dos demais, abaixo do administrador, mas ao lado significando uma área com autonomia para registro e analise das rotinas com intuito de não sofrer influência nos levantamentos patrimoniais e financeiros. O setor contábil recebe as notas fiscais no momento em que são recebidas pelo departamento de contas a pagar ao final de cada mês, mas estas devem ser repassadas no momento do recebimento pelo departamento de compras para o correto o lançamento no sistema de contabilidade, para evitar período de defasagem na informação das obrigações. Também ao receber as notas o setor contábil avalia para fazer as devidas retenções de impostos caso seja necessária nas mesmas. Também evitando o pagamento de juros, pois há impostos que tem o fato gerador a prestação do serviço, outros tem o pagamento. A empresa estudada no que diz respeito a treinamento e qualificação pessoal de seus colaboradores é uma forte investidora e incentivadora, sempre proporcionando encontros e cursos proporcionando aprendizado e união entre todos, com intuito de aperfeiçoamento nas atividades e uma melhor convivência na organização.
    • 21 8 CONCLUSÃO O controle interno é uma ferramenta de gestão tanto financeira como operacional, que visa o aperfeiçoamento das operações, buscando sua máxima eficiência e eficácia. Além disso, possibilita ao(s) administrador(s) a elaboração de estratégias financeiras e administrativas, por meio da gestão de informações por ele geradas, sendo, portanto, fundamental no contexto empresarial atual. Constatou-se, pela pesquisa e estudo de caso, a importância do controle interno em uma empresa independente da sua operação ou porte. A implantação de um sistema de controles internos só tem a agregar valor e confiança nas atividades operacionais executadas, além de ser uma ferramenta de gestão, emitindo informações importantes e confiáveis, objetivando o alcance das metas e detecção erros e/ou fraudes. A realização deste trabalho permitiu também verificar a importância dos sistemas informatizados para o processo operacional da empresa, dos manuais internos para padronização, conhecimentos e aplicação por todos os funcionários, a segregação de funções para redução de risco e irregularidades, além de possíveis fraudes e de uma rotina bem administrada e planejada. Onde constatamos um bom funcionamento e execução dos controles com base nas referencias bibliográficas. O presente trabalho buscou analisar como se dá a utilização do sistema de controle interno do setor financeiro de um Shopping Center e se o mesmo contribui para a melhoria dos processos da organização pesquisada. Para tanto foi primeiramente foi feito uma entrevista com o gerente financeiro/administrativo que é o responsável pelo setor financeiro e conversas com os demais colaboradores do mesmo setor, no intuito de localizar possíveis falhas nos processos, em seguida analisado a rotina de controles internos para então sugerir melhorias para as deficiências encontradas. Entende-se que os objetivos propostos foram alcançados, tendo em vista o conhecimento adquirido sobre o assunto, através do referencial teórico, da análise dos controles internos e das sugestões de melhorias efetuadas para que a empresa objeto da pesquisa possa implantar mudanças nos processos e métodos de maneira simples, mas coerente, minimizando erros e corrigindo pontos falhos para o alcance um melhor resultado com base em informações confiáveis e em tempo hábil. Espera-se que após esta pesquisa a empresa analise alguns pontos do seu sistema de controle interno, adquira um sistema informatizado onde seja integrado o sistema financeiro e contábil para auxiliar na funcionalidade dos controles e segurança nos registro. Que o manual de rotinas dos funcionários esteja ao alcance e conhecimento de todos, para a clareza na execução das tarefas.
    • 22 9 REFERÊNCIAS ABRASCE. Associação Brasileira de Shopping Centers. ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2010. ATTIE, William. Auditoria interna. 2ª. Ed. São Paulo: Atlas, 2009. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3ª. ed. - 2. São Paulo: Atlas, 2006. BOYNTON, William C., JOHNSON, Raymond N., KELL, Walter G. Auditoria. São Paulo: Atlas, 2002. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e prática. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2011. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2007. IBRACON - Instituto dos Auditores Independentes do Brasil. LAKATOS, I.; MARCONI, M. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 2013. Paulo: Atlas, 2005.LIZ, Patrícia. A importância da administração financeira da empresa. Sebrae/SP. Disponível em http://www2.rj.sebrae.com.br/boletim/a- importancia-da-administracao-financeira-da-empresa/ Acessado em 29/06/2013 PADILHA, V. Shopping Center – a catedral das mercadorias. São Paulo: Editora Bomtempo. 2006. RESKE FILHO, Antonio. JACQUES, Elizeu de Albuquerque. MARIAN Paulo David. O controle interno como ferramenta para o sucesso empresarial. Revista Eletrônica de Contabilidade, v. 1, n. 3, mar./mai. 2005. Acessado em 24/06/2013. SÁ, Antônio Lopes de. Curso de Auditoria. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2002. WILDNER, Leonardo Faria. Estrutura Jurídica e Aspectos Contratuais Peculiares dos Shoppings Centers. Disponível em < http://www.egov.ufsc.br/portal/sites/default/files/anexos/monografia_leonardo_faria_ wildner.pdf> Acessado em 02/06/2013. Zenci, Shirley Denise. A importância dos controles internos para o gerenciamento e tomada de decisões em uma empresa do ramo de transportes. 2009. Disponível em < http://www.pb.utfpr.edu.br/bibliotecadigital/index.php/ecap/article/download/789/431. > Acessado em 02/06/2013.
    • 23 APÊNDICE I - Questionário de procedimentos de controle interno A empresa possui algum manual de controles internos? R:__________________________________________________________________ As atribuições e responsabilidades dos funcionários, sessões, divisões, departamento e gerencia estão claramente definidas nos manuais internos da empresa? R:__________________________________________________________________ Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa (vendas, recebimentos, compras, pagamentos) estão também definidos nos manuais internos da empresa? R:__________________________________________________________________ Existe segregações de funções de registros contábeis e acesso aos ativos? R:__________________________________________________________________ A empresa utiliza um sistema orçamentário (receitas, despesas,, compras de matérias-primas, bem do imobilizados etc.)? R:__________________________________________________________________ Os valores incorridos são comparados com os orçados e as variações anormais e significativas analisadas? R:__________________________________________________________________ As transações e os controles internos estão sujeitos a uma verificação periódica de funcionamento? R:__________________________________________________________________ Existem controles físicos sobre os ativos, há confronto dos ativos com os registros contábeis? R: _________________________________________________________________ Existem procedimentos de controle para as contas a receber? R:__________________________________________________________________ Qual o documento que dá origem ao faturamento? R:__________________________________________________________________ As contas a receber estão representadas por duplicatas? Há um registro de emissão dessas duplicatas? R:__________________________________________________________________ Qual é a habitualidade da empresa, venda à vista ou parcelada? R:__________________________________________________________________ Quem faz o registro de contas a receber e aonde são mantidos esses registros? R:__________________________________________________________________
    • 24 Quem é responsável pelos recebimentos? R:__________________________________________________________________ É limitado o acesso dos funcionários aos recebimentos? R:__________________________________________________________________ São segregadas as funções de manuseio de recebimentos e registros nos controles auxiliares? R:__________________________________________________________________ Os recebimentos são controlados independentemente por outras pessoas que não os manuseiam (custodia independente das duplicatas; conferência da sequencia numérica de recibos pré-numerados e checagem dos seus valores com os numerários efetivamente depositados)? R:__________________________________________________________________ Os cheques recebidos são cruzados e nomeados à empresa? Os recebidos pré- datados são descontados nas datas corretas? Como e onde são guardados os cheques pré-datados? R:__________________________________________________________________ Os recebimentos em espécie são depositados em conta bancária ou são utilizados para fazer pagamentos? R:__________________________________________________________________ Quando se trata da liquidação de uma duplicata é emitido algum documento? R:__________________________________________________________________ Existe alguma relação de títulos em atraso e alguma pessoa responsável pela cobrança dos mesmos? R:__________________________________________________________________ Os controles atuais asseguram que sejam tomadas providências para as contas a receber em atraso (análise das contas em base mensal por idade de vencimento)? R:__________________________________________________________________ Os controles atuais garantem que os recebimentos sejam contabilizados na época devida? R:__________________________________________________________________ A contabilidade elabora conciliações bancárias em base mensal (poderia detectar um recebimento não identificado–recibo de depósito falso – e até mesmo omissão ou erro de contabilização)? R:__________________________________________________________________ É emitido um relatório mensal que evidencia ingresso de novas contas, pagamentos efetuados e valores efetuados por data de vencimento? R:__________________________________________________________________
    • 25 Há um cadastro de clientes para ser consultado quando for necessário? R:__________________________________________________________________ É feito um estudo sobre a concessão do crédito ao cliente antes de ser prestado o serviço a prazo a fim de minimizar as vendas com clientes duvidosos? R:__________________________________________________________________ As informações das notas fiscais (quantidade, preço unitário, cálculo, impostos, nome e endereço dos clientes etc.) são conferidas de forma a reduzir a possibilidade de ocorrência de erros? R:__________________________________________________________________ Como é feita a entrega das notas fiscais ao escritório contábil? R:__________________________________________________________________ O sistema de controle assegura que sejam formalizadas apenas as compras previamente aprovadas e nas melhores condições de mercado? R:__________________________________________________________________ Os setores internos da empresa emitem requisição de bens ou serviços pré -numerada e devidamente aprovada e a remetem para o setor de compras? R:__________________________________________________________________ O setor de compras tem um cadastro de fornecedores atualizado por natureza de bem ou serviço? R:__________________________________________________________________ É feita a cotação de preços junto aos fornecedores, a fim de obter as melhores condições comerciais? R:__________________________________________________________________ Os controles internos garantem que os bens que passam a ser de propriedades da empresa ou os serviços a ela prestados sejam as obrigações resultantes dessas transações imediatamente contabilizadas? R:_________________________________________________________________ Existe centralização no recebimento das notas fiscais dos fornecedores? R:__________________________________________________________________ No momento da chegada do bem à empresa ou da prestação de serviços, é dada nas notas fiscais uma sequencia numérica pelo setor centralizador de seu recebimento (emitindo um documento interno pré-numerado ou aplicando sobre a nota fiscal um carimbo datador - numerador)? R:_________________________________________________________________ Existem procedimentos de controle para as contas a pagar? R__________________________________________________________________
    • 26 Quem faz a inscrição em contas a pagar? R:__________________________________________________________________ Como são feitos os pagamentos na sua maioria, à vista ou a prazo? R:__________________________________________________________________ Existe alguma pessoa responsável pela autorização dos pagamentos? R:__________________________________________________________________ Como são feitos os pagamentos, em dinheiro ou cheques? Se em cheques são nominais? R:__________________________________________________________________ Quem assina os cheques? E quem os entrega aos fornecedores? R:__________________________________________________________________ Os cheques são emitidos somente para os documentos habilitados para o pagamento pelo setor de contas a pagar? R:__________________________________________________________________ Os documentos probatórios dos pagamentos acompanham os cheques quando de sua assinatura? R:__________________________________________________________________ Os talonários de cheques são mantidos num lugar seguro? R:__________________________________________________________________ Os talonários são acessíveis às pessoas que os utilizam no curso normal de suas funções? R:__________________________________________________________________ Todos os cheques são nominativos? R:__________________________________________________________________ Os cheques são assinados por dois funcionários categorizados? R:__________________________________________________________________ Ambos os signatários examinam a documentação probatória dos pagamentos antes de assinarem os cheques? R:__________________________________________________________________ os signatários cancelam todos os documentos probatórios (rubricando-os, por exemplo) quando da assinatura dos cheques, a fim de evitar a sua reapresentação? R:__________________________________________________________________ A contabilidade exerce controle sobre a sequência numérica dos cheques? R:__________________________________________________________________ A pessoa encarregada pelo pagamento exerce outras funções? Caso sim quais? R:__________________________________________________________________
    • 27 Existe segurança de que somente as compras efetivamente recebidas e de acordo com os seus instrumentos formalizadores são liberadas para pagamento? R:__________________________________________________________________ É dado evidência no verso da nota fiscal de que o bem foi recebido ou de que o serviço foi prestado? R:__________________________________________________________________ Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas fiscais para o pagamento? R:__________________________________________________________________ Antes de liberar a nota fiscal para o pagamento o setor de compras confere o documento fiscal (incluindo somas, multiplicações etc.) com ordem de compra ou contrato e inspeciona evidência do recebimento dos bens ou da prestação dos serviços? R:__________________________________________________________________ Os controles internos asseguram que os documentos sejam pagos na época devida? R:__________________________________________________________________ Todo o procedimento de pagamento é enviado à contabilidade? R:__________________________________________________________________ Como são registrados os pagamentos? É exigido algum pagamento probatório? R:__________________________________________________________________ Como são controlados os prazos de vencimentos das faturas e quem os controla? R__________________________________________________________________ São realizadas conciliações mensais entre os registros auxiliares de contas a pagar e os registros mantidos pela contabilidade? R:__________________________________________________________________ São realizadas conciliações periódicas entre os extratos dos fornecedores e com os saldos de contas a pagar? R:__________________________________________________________________ É emitido um relatório mensal que evidencia ingresso de novas contas, pagamentos efetuados e valores a serem desembolsados por data de vencimento? R:__________________________________________________________________
    • 28 APÊNDICE II Sugestão de novo Organograma.
    • 29 ANEXO I Organograma Atual da Empresa. SUP – Superintendente GO – Gerente Operacional AO – Assistente Operacional CS – Coordenador de Serviços CE – Chefe de Estacionamento CS – Chefe de Segurança FC – Faturamento e Cobrança SL – Supervisor de Limpeza EL – Equipe de Limpeza EM – Equipe de Manutenção SE – Supervisor de Estacionamento EE – Equipe de Estacionamento SU – Supervisor ES – Equipe de Segurança GA – Gerente Administrativo e Financeiro CONT – Contabilidade ASS – Assistente de Contabilidade AA – Assistente Administrativo AI – Auditor Interno CA – Auditoria DP – Departamento De Pessoal EST - Estagiário TES – Tesouraria ARQ – Arquivista MENSG – Mensageiro TI – Tecnologia da Informação CA – Chefe de Auditoria AUDIT – Auditores GMK – Gerente de Marketing CMKT – Coordenadora de MKT RECEP – Recepção AMK – Assistente de Marketing
    • 30 ANEXO II DETALHAMENTO DE USO DE NUMERÁRIOS DO FUNDO FIXO SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: DATA: ____/____/2013 VALOR: DOCUMENTO: FINALIDADE: ASSINATURA AUTORIZADA ASSINATURA USUÁRIO
    • 31 ANEXO III Pre-relatório Semanal Auditoria Março 2013 Lojas Mix Vendas Ponto de Equilíbrio Observações X Calçados Feminino 6.768,18 69.332,60 Não vende, mesmo em liquidação apresenta pouco volume de vendas. O atendimento não é bom. Y Vestuário Geral 19.529,23 111.040,00 A loja vende, a maioria dos clientes que entram na loja chegam a comprar. Z Vestuário Feminino 13.802,36 72.397,67 Tem pouco fluxo de clientes, segundo auditoras o preço é muito elevado. A Calçados Geral 34.962,25 100.434,00 A loja mostra boa eficiência de vendas, e tem bom fluxo de clientes. B Calçados Esportivos 18.144,20 21.266,60 A loja vende, porém entra pouco clientes.
    • 32 ANEXO IV MAPA DE COTAÇÃO Empreendimento: Cariri Garden Shopping Fornecedor: Local de Aplicação: Fone: Data Emissão: Responsável: Item Qtde Unid Descrição Valores Autorizado Valores Autorizado Valores Autorizado Unitário Total Unitário Total Unitário Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Sub Total: 0,00 0,00 0,00 Desconto: Total: 0,00 0,00 0,00 Prazo de Entrega: Condições Pagamento: Elaborado por: Aprovado por: Autorizado por: Obs.: Ívison do Nascimento Superintendente Gerente Operacional
    • 33 ANEXO V