tonzijlstra.eu
knowledge work, learning, social media
Kenniskringen
DVS, juni 2009
donderdag 11 juni 2009

Wat is een Kenniskring?
donderdag 11 juni 2009

domein
sponsors
opinieleiders
facilitators leren
mensen praktijk
donderdag 11 juni 2009

Kenniskring steunt op 3 dingen (1 en 2)
1) Het Domein
Dit is het thema van de Kenniskring. Vind een balans tussen te
smal (waardoor je te weinig mensen kunt betrekken) en te breed
(waardoor er geen gedeeld groepsgevoel kan zijn). Binnen een
domein kunnen prima subdomeinen vallen, waar subgroepjes
rondom actief zijn. Sturing op dit niveau door de organisatie is
mogelijk op: signaleren welke domeinen voor de organisatie van
strategisch belang zijn, in beleids-/afdelingsplannen aandacht te
vereisen voor de inzet v.d. Kenniskring rond een bepaald domein,
opname in het kennis(managment)plan v.d. organisatie.
2) De Praktijk
Kenniskringen richten zich op nu of spoedig spelende
praktijkvraagstukken. Dit houdt de uitwisseling concreet en met
beide benen op de grond, en voorkomt ‘afdwalen’ en ‘hobbyisme’.
Tegelijkertijd garandeert het dat op individueel niveau snel de
waarde van uitwisseling wordt ervaren. Sturing, naast individuele
inbreng van vragen is hier op afdelingsniveau mogelijk. Door
belangrijke issues mee te geven aan de Kenniskring. ‘Zou je deze
vraag eens willen stellen in je Kenniskring?’
donderdag 11 juni 2009

Kenniskring steunt op 3 dingen (3)
3) De Mensen
Mensen maken de Kenniskring. Hier is het vinden van balans
eveneens belangrijk: Betrek ik wel alle juiste stakeholders? Is de
groep te breed/ te smal? Betrekken we mensen van buiten?
Sturing vanuit de organisatie is hier mogelijk vanuit HRM. In
ontwikkelingsplannen van medewerkers kun je deelname aan
Kenniskringen opnemen als ontwikkelinterventie, en afspraken
maken over inzet en resultaten voor die medewerker.
Kenniskringen kunnen worden opgenomen in de lijst van
ontwikkelinterventies (naast bijv opleiding en training on the job)
die HRM ter beschikking staan.
Door als organisatie de inbedding van elke punt van de driehoek te
regelen, en door als individu je eigen professionaliteit als
toetssteen te hanteren, zorg je dat Kenniskringen altijd binnen de
grenzen van het organisatiebelang opereren. De organisatie dient
te beseffen dat ze via Kenniskringen ook sturing geeft aan
onbetaalde tijd van medewerkers.
donderdag 11 juni 2009

Kenniskring heeft leren als primair doel, met
diverse resultaten
Professionele interactie, en daardoor leren, is het primaire doel van
een Kenniskring
Dat gebeurt met de mensen voor wie het benoemde domein van
belang is rondom vraagstukken uit de directe praktijk.
Dat wil niet zeggen dat de resultaten van een Kenniskring alleen
individuele leerervaringen kunnen zijn. Kenniskringen zijn, zodra
ze een beetje op gang zijn, in staat bijv. ervaringen beter te
codificeren en zo handreikingen of bijv. checklists voor de
lijnorganisatie op te stellen. Gezamenlijke initiatieven als een boek
schrijven, een jaarlijks symposium houden, of voorstellen voor het
wijzigen van (kwaliteits)procedures in de organisatie komen ook
regelmatig voor.
donderdag 11 juni 2009

Kenniskring wordt geholpen door 3 externe
rollen (1 en 2)
1) De sponsor
Meestal is dit iemand of een groep hoger uit de hierarchie van de
betrokken organisatie(s). Sponsoring is niet primair financieel,
maar veelal morele steun. Expliciet maken dat een Kenniskring
waardevol is voor de organisatie bijvoorbeeld, dat deelname ook
‘echt’ werk is. Maar ook: heldere grenzen stellen aan wat
toelaatbaar is, gedrag dat destructief is voor de Kenniskring aan de
kaak stellen, en actief middelen aanreiken die constructief gedrag
ondersteunen. (Bijv door het KM team)
2) De facilitator(s)
Trekkers van Kenniskringen hebben ondersteuning en kennis nodig
bij hoe je een Kenniskring laat bloeien. Ook is praktische
ondersteuning nodig met hulpmiddelen die door de groep zelf niet
georganiseerd kunnen worden (technische ondersteuning, gebruik
van zalen/ruimtes bijv.). De facilitators zijn er ook om bruggen te
slaan tussen Kenniskringen, en functioneren vaak als trekker van
een Kenniskring over ‘het trekken van een Kenniskring’. De
facilitators houden contact met de sponsors over hun rol als
sponsor. (Bij DVS vooral het KM team)
donderdag 11 juni 2009

Kenniskring wordt geholpen door 3 externe
rollen (3)
3) De opinieleiders
Opinieleiders in het domein van de Kenniskring versterken de
Kenniskring door deze te koesteren. Door publiek steun te
betuigen aan de Kenniskring, en deze bijvoorbeeld ook zelf als
klankbord te zien voor discussies over het domein. Waar de
sponsor een Kenniskring vooral organisatorisch steunt en
legitimeert, doet een opinieleider dat vakinhoudelijk. In de praktijk
zijn opinieleiders veelal actief lid van een Kenniskring. Zorg dus
dat je opinieleiders betrekt in je Kenniskring.
donderdag 11 juni 2009

Hoe creëer ik een
Kenniskring?
Aspecten om altijd op te letten
donderdag 11 juni 2009

Houd continu rekening met:
• Ritme
• Evolutie
• Perspectieven
• Ruimtes
• Betrokkenheid
• Balans vertrouwd-spannend
• Waarde
Deze aspecten beïnvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!
donderdag 11 juni 2009

Bij de start belangrijk:
• Ritme
• Actie-gerichtheid
• Mensen betrekken
• Verhalen verzamelen en delen
Deze aspecten beinvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!
donderdag 11 juni 2009

Wees altijd:
• Actief uitnodigend
• Reflectief
Deze aspecten beïnvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!
donderdag 11 juni 2009

Ritme
Ritme
http://www.flickr.com/photos/ferran-jorda/2670861280/
donderdag 11 juni 2009

Ritme
Ritme in een Kenniskring zorgt voor betrouwbaarheid en structuur.
Maandelijkse of halfjaarlijkse bijeenkomsten bijvoorbeeld
betekenen dat iedere deelnemer, ook als deze even minder
betrokken was, weet wanneer hij weer op een natuurlijke wijze in
de groep kan aanhaken. Ritme kan worden aangebracht in de
frequentie van onderlinge contacten, in de wijze waarop de groep
relevante thema’s aansnijdt, of bijv. de manier waarop rollen en
taken in de groep worden verdeeld. In het algemeen spelen
feestdagen en bijv. weekindeling/weekend zo’n rol t.a.v. ritme in
ons leven.
Zorg voor ritme op alle niveau’s bijv:
Jaarlijks een bijeenkomst van alle Kenniskringen
Maandelijkse bijeenkomsten van een Kenniskring
Twee-wekelijkse chatsessie of nieuwsbrief
Dagelijkse automatische updates van wijzigingen op intranet over
de Kenniskring
Maandelijks een koffietafel/lunchsessie binnen je eigen locatie met
bredere groep geinteresseerden.
Wees hier creatief in, maar zorg voor ritme, en houd dat vast.
donderdag 11 juni 2009

Evolutie
Evolutie
donderdag 11 juni 2009

Evolutie
Een Kenniskring haakt aan op bestaande informele netwerken
binnen de organisatie, en voegt zich naar de behoeften van
de deelnemers. Dit betekent dat in de loop der tijd onder
invloed van deelnemers inhoud en koers van de Kenniskring
kunnen wijzigen. Hetzelfde geldt voor de behoefte aan
ondersteuning en sponsoring. Dit is normaal, en iets om
actief mee om te gaan.
In de praktijk betekent dit: klein beginnen! Lukt het niet om
mensen bij elkaar te krijgen? Begin dan eerst met een e-mail
uitwisseling waarin je elkaar vragen stelt en een beetje leert
kennen. Of kom eerst eens informeel bij elkaar voor een borrel of
etentje (bijv. in de rand van een activiteit waar iedereen toch al
is.)
Vervolgens blijven praten over wat je nodig hebt als groep, en dat
regelen. Niet bij voorbaat dus al allerlei organisatiestructuren of
regels bedenken en vastleggen. Dat kan altijd op het moment dat
je het echt nodig hebt. Eerder is zonde van je tijd en energie.
donderdag 11 juni 2009

Intern / Extern
Verschillende perspectieven
donderdag 11 juni 2009

In- en externe perspectieven
Geef ruimte in je Kenniskring aan interne en externe
perspectieven.
Het is de interne kennis en het interne perspectief die bepaalt waar
een Kenniskring zich mee bezighoudt, maar een extern perspectief
is vaak nuttig om verschillende alternatieve mogelijkheden en
ideeën zichtbaar te maken voor de deelnemers. Het op gezette
tijden betrekken van ‘buitenstaanders’ helpt bij het niet geïsoleerd
raken van een Kenniskring. Zo blijf je met beide benen in de
realiteit.
In de praktijk betekent dit: Zijn er andere mensen in of buiten de
organisatie (stakeholders) die je nog niet betrekt in de
Kenniskring, maar eigenlijk wel betrokken zouden moeten zijn?
Nodig die dan (bij tijd en wijle, of permanent) uit.
Laat een keer per jaar iemand van buiten langskomen om een
andere visie toe te lichten. Dit stimuleert de discussie en
uitwisseling in de Kenniskring en werkt inspirerend.
Houd contact met andere Kenniskringen over wat daar speelt,
zodat kruisbestuiving van inzichten kan ontstaan.
donderdag 11 juni 2009

Verschillende ruimten
donderdag 11 juni 2009

Creëer verschillende ruimten
Een Kenniskring is feitelijk een leeromgeving, en een leeromgeving
moet veilig zijn voor de lerenden. Tegelijkertijd is het nodig dat de
Kenniskring naar buiten en de organisatie toe zichtbaar is. Om
nieuwe mensen te kunnen aantrekken, om nuttig en effectief voor
de organisatie te zijn, en om resultaten te delen.
Hierdoor is er behoefte aan verschillende ruimtes (zowel letterlijk
als virtueel) waarin de Kenniskringleden interacteren. Soms durf je
een vraag of case alleen in een beperkte groep, of 1 op 1, ter
sprake te brengen, dus daar moet plek voor zijn. Soms wil je juist
dat iedereen bij je resultaten kan. Vaak zoek je iets daar tussenin,
voor een deel of het geheel van de groep leden.
Dat betekent bijvoorbeeld dat naast groepsbijeenkomsten ook 1-
op-1 gesprekken binnen de Kenniskring plaats moeten kunnen
vinden. Thematische subgroepen vormen ook verschillende
niveaus hierin. Soms wil je een sociaal karakter, soms een formeel.
Als voor iedereen binnen de Kenniskring maar zichtbaar is dat er
iets gebeurt, is het bovendien niet per se nodig dat iedereen bij
alles betrokken is.
In de praktijk betekent dit: Kies per geval en situatie de juiste plek
voor uitwisseling. 1 op 1 gesprek, e-mail, voor iedereen zichtbaar,
kleinere bijeenkomsten, afgeschermde discussie, etc.
donderdag 11 juni 2009

Betrokkenheid
Betrokkenheid
donderdag 11 juni 2009

Houd rekening met diverse niveau’s van
betrokkenheid
In iedere groep zijn mensen meer of minder direct betrokken bij
wat er in de groep gebeurt. Bovendien verandert die betrokkenheid
in de loop der tijd. Om een dynamische Kenniskring mogelijk te
maken is het nodig dat mensen op het niveau van betrokkenheid
dat op dat moment bij hen past kunnen participeren. Tevens
dienen de verschillende niveaus van betrokkenheid met elkaar in
balans te zijn. Het is ook nodig voor mensen de overgang van
minder betrokken naar meer betrokken makkelijk te maken.
Niveau’s van betrokkenheid en de beschikbare ruimtes beïnvloeden
elkaar.
Als iemand alleen globaal geïnteresseerd is in wat er in de
Kenniskring gebeurt is het dan mogelijk om makkelijk te zien
welke thema’s er actueel besproken zijn? Zijn de resultaten van de
Kenniskring makkelijk te bekijken? Als ik een keer bij een activiteit
wil zijn, kan ik dan snel achterhalen met wie ik contact kan
opnemen? Als ik actief lid ben kan ik dan makkelijk iedereen die lid
is vinden en bereiken? Heb ik dan voldoende kanalen om met
anderen te communiceren?
Als ik even wat minder actief ben, voel ik me daarna nog welkom?
Word ik dan nog actief geïnformeerd over wat er in de Kenniskring
gebeurt?
donderdag 11 juni 2009

Spannend én vertrouwd
donderdag 11 juni 2009

Maak het spannend én vertrouwd
Kenniskring’s moeten een voldoende veilige en vertrouwde
omgeving bieden om in een groep kennis en inzichten te kunnen
delen, maar tegelijkertijd ook voldoende uitdaging bieden om als
deelnemer geboeid en gestimuleerd te blijven. Beide aspecten
dienen met elkaar in balans te zijn. In een veilige leeromgeving
durf je immers makkelijker je grenzen te verleggen, iets nieuws te
proberen, of van je gebaande paden af te wijken. Dat is de kern
van leren. Tegelijkertijd motiveert het ervaren van nieuwe dingen,
het verwerven van nieuwe inzichten, het afwijken van het
vertrouwde om actief te blijven deelnemen.
Schep vertrouwdheid o.a. met sociale activiteiten, en ruimte voor
sociale uitwisseling. ‘Hoe gaat het met je?’ Bevestig aan elkaar wat
er belangrijk en waardevol is aan hoe je nu werkt, je waarde als
professional.
Maak het spannend door te spelen met werkvormen (niet
vergaderen! ruimtes!), door externen een afwijkende visie te laten
inbrengen (perspectieven!), nieuwe thema’s en lastige
praktijkcases aan te snijden, naast vertrouwde of vaak
terugkerende vragen.
donderdag 11 juni 2009

Waarde
Waarde
donderdag 11 juni 2009

Focus op de waarde voor betrokkenen
Richt je altijd op nut en relevantie van de Kenniskring voor de
deelnemers.
Mensen blijven betrokken als een Kenniskring voor hen actueel
relevantie heeft. Het op de hoogte zijn van wat voor de
deelnemers waarde heeft in een Kenniskring, wat nuttig en
relevant is voor het eigen werk is een cruciale taak van de
voortrekkers van een Kenniskring. Dit stelt de groep in staat te
blijven voorzien in de behoefte van de deelnemers en zo bij te
dragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Naast elkaar regelmatig vragen te stellen als ‘wanneer is voor jou
de Kenniskring nuttig?’ en ‘wat heb je in de afgelopen maanden uit
de Kenniskring gehaald?’ vergroot je de kans dat de Kenniskring
waardevol is voor de deelnemers door:
1) Gericht te blijven op praktijkvragen/cases, en dan op die
aspecten die in de normale taakuitvoering geen plek krijgen of
onderbelicht blijven.
2) Gericht te blijven op de juiste diverse mix van mensen, zodat er
voldoende variatie is van meningen en inzichten (perspectieven!)
donderdag 11 juni 2009

Begin meteen met:
• Ritme
• Actie-gerichtheid
• Mensen betrekken
• Verhalen verzamelen en delen
donderdag 11 juni 2009

Ritme
Ritme
http://www.flickr.com/photos/ferran-jorda/2670861280/
donderdag 11 juni 2009

Ritme
Ritme in een Kenniskring zorgt voor betrouwbaarheid en structuur.
Zie de eerdere sheet.
Bij het opstarten van een Kenniskring is het cruciaal meteen een
ritme te zetten, of dat nou op kleinschalig/individueel niveau is, of
op hoger niveau. Zie het als het aftellen van de drummer voor een
band begint te spelen: het ritme wordt meteen gezet, en iedereen
weet meteen hoe aan te haken.
Plan dus meteen voor een heel jaar een paar contactmomenten in,
maak met je zelf als trekker een afspraak dat je in een vast ritme
even een paar dingen doet voor de Kenniskring (bijv. wekelijks)
etc.
donderdag 11 juni 2009

Actiegericht
Actie gericht
donderdag 11 juni 2009

Wees actie gericht
Zeker in het begin van een Kenniskring is het belangrijker te doen
dan te plannen. Door concreet aan de slag te gaan (een
bijeenkomst te organiseren, een vraag te stellen, bij iemand op
locatie een probleem te helpen oplossen, een borrel, een excursie)
zet je ritme (!), creëer je interactie en relaties tussen mensen (!),
blijf je dicht bij de praktijk (!), wordt je zichtbaar (verhalen!) en
voelen deelnemers, ook jij, waarde (!). Die dynamiek brengt
deelnemers dichter bij elkaar, en trekt nieuwe deelnemers aan.
Plannen is goed als het gaat om bijvoorbeeld het kiezen van het
juiste ritme, maar zorg dat alles altijd meteen concrete uitvoerbare
acties oplevert die binnen de eigen invloedsfeer van de groep
deelnemers liggen. Maak je dus niet afhankelijk van de omgeving
daarin.
Kies je acties in het begin ook kleinschalig, experimenteer rustig.
Als iets niet lukt of niet oplevert wat je verwachtte probeer je
gewoon iets anders. Variatie in acties houd het bovendien de
moeite waard voor je zelf en anderen. Je achterhaalt zo beter wat
deelnemers wel en niet interessant vinden bijvoorbeeld.
donderdag 11 juni 2009

Mensen
donderdag 11 juni 2009

Mensen betrekken
Een Kenniskring begint altijd met een beperkt groepje mensen.
Om met elkaar energie te houden is het nodig om snel meer
mensen te betrekken, die het domein (!) interessant vinden vanuit
hun eigen praktijk (!). Je hebt een breder netwerk om de
kerngroep nodig om de Kenniskring levendig en dynamisch te
houden. Om uiteindelijk ook nieuwe actieve trekkers te kunnen
vinden, en om diversiteit in perspectieven en ervaringen te kunnen
aanboren.
Niet iedereen hoeft op hetzelfde niveau actief te zijn, maar zorg
dat je sponsor, opinieleiders etc. op de hoogte zijn van wat je doet.
Zorg dat je directe collega’s en je manager weten wat je in de
Kenniskring doet, en hoe het voor jou de moeite waard is, en hoe
het voor hen waardevol is/kan zijn. Zorg dat je locatie, je
organisatie, de Zonnehuisgroep voldoende weet wat je Kenniskring
doet en hoe ze je kunnen bereiken, of hoe ze kunnen bijdragen.
donderdag 11 juni 2009

Verhalen
Verhalen
Mensen
http://www.flickr.com/photos/leelefever/3090999381/
donderdag 11 juni 2009

Verhalen verzamelen en delen
Het is soms lastig om tastbaar te maken wat een Kenniskring
oplevert. Voor jezelf, voor je afdeling, en voor de organisatie als
geheel. Het is soms ook lastig om uit te leggen wat de Kenniskring
nou eigenlijk doet of inhoudt, en waarom het ook ‘echt’ werk is.
Het verzamelen van verhalen en anecdotes vanaf het begin van je
Kenniskring helpt. Verhalen vormen de ruwe data van je
effectmeting en zijn de motor achter de groepssamenhang. Bijv:
Elkaar vertellen welk inzicht je hebt gewonnen, of wat je hebt
gehad aan een discussie, versterkt je band met de andere
deelnemers en jouw en hun betrokkenheid.
Door die verhalen aan anderen te vertellen hebben zij beter zicht
hoe de Kenniskring voor jou en ook voor hen waarde kan
toevoegen.
Door die verhalen snappen collega’s en managers beter hoe jouw
lidmaatschap van de Kenniskring past in het gezamenlijke werk.
Door bij alle Kenniskringen gezamenlijk de ‘top-tien’ verhalen te
vergaren en die ook met cijfers te onderbouwen wordt ook
meetbaar of de investering effect heeft.
Verhalen kunnen allerlei vormen hebben: anecdotes, verslagen,
memo’s, foto’s van sessies, video-interviews etc. Wees creatief,
maar verzamel actief en deel!
donderdag 11 juni 2009

En wees altijd:
• Actief uitnodigend
• Reflectief
donderdag 11 juni 2009

Actief uitnodigend
Actief uitnodigend
http://www.flickr.com/photos/dhammza/492882480/
donderdag 11 juni 2009

Wees actief uitnodigend
Straal in alles wat je vanuit de Kenniskring deelt of publiceert
openheid uit en eindig altijd met de uitnodiging om ook deel te
nemen. Maak van je Kenniskring geen exclusieve groep. Als je
Kenniskring succesvol is wordt deze door de rest van de
organisatie vanzelf als ‘exclusief’ ervaren.
Zorg er voor dat iedereen op diverse niveau’s (betrokkenheid!) kan
ervaren wat de Kenniskring doet. Publiceer resultaten, maak een
contactpersoon actief zichtbaar. Maak de mensen (!) van de
Kenniskring zichtbaar (liever een groepsfoto delen dan de notulen
van een sessie). Houd open bijeenkomsten naast de meer besloten
settings die je nodig hebt voor inhoudelijke of lastige discussies
(ruimtes!). Heb naast besloten discussies ook open discussies en
laat van de besloten discussies als het kan zien dat de discussie er
is (al houd je de inhoud voor jezelf) Verkondig jaarlijks (ritme!)
wat de opbrengsten van je Kenniskring zijn geweest (verhalen!),
betrek collega’s, managers, en anderen (verhalen!). Nodig je
sponsor en opinieleiders af en toe uit om deel te nemen. Dat kan
allemaal zonder dat iedereen overal bij hoeft te zijn, of overal even
actief aan deel hoeft te nemen.
Het voortbestaan van je Kenniskring hangt direct samen met een
uitnodigende houding.
donderdag 11 juni 2009

Reflectie
donderdag 11 juni 2009

Wees reflectief
Reflectie is de motor van een goed draaiende Kenniskring op alle
niveau’s.
Maak daarom alle hiervoor genoemde punten tot onderwerp van
regelmatige reflectie. Voor jezelf, voor de groep deelnemers, en
voor de sponsors, de opinieleiders en de facilitators.
De professional dient bij zichzelf na te gaan of de uitwisseling in de
Kenniskring persoonlijk nuttig is. Of het voldoende voeling houdt
met de praktijk.
De groep dient bij zichzelf na te gaan of in alle behoeften is
voorzien, of de juiste middelen en ruimten ter beschikking staan,
of het ritme voldoet, of er voldoende gebeurt, of de juiste thema’s
worden aangesneden. Kortom alle genoemde punten nalopen. Met
enige regelmaat (ritme!).
De facilitators lopen met de trekkers van Kenniskringen ook alle
punten langs: waar is behoefte aan facilitering, en hoe kan die
worden gegeven?
Voor de sponsors geldt hetzelfde: is de inbedding in de organisatie
nog op orde, is het effectief? En welke aanpassingen aan de
genoemde punten zouden nodig zijn?
donderdag 11 juni 2009

tonzijlstra.eu
knowledge work, learning, social media
Credits
All photos: Ton Zijlstra, by nc sa
Except:
‘Rhythm’ by Ferna Jorda, ‘Hand‘ by dhammza,
‘Story time’ by Lee Lefever, all
Theoretical framework taken from E. Wenger’s
work on Communities on Practice.
Slides: http://slideshare.net/tonzijlstra
Blog: http://zylstra.org/blog
Contact: ton@tonzijlstra.eu
donderdag 11 juni 2009