Vroeger washet simpel…Digitaal archiveren
Digitaal archiveren: Waarom?• Wettelijke en decretale plichten• Vereenvoudigt praktische werking vereniging  – Alle docume...
Digitale problematiek• Technologische veroudering (levenscycli van  bestanden & dragers)• Grote hoeveelheid documenten (+ ...
Digitaal archiefdocument• Verschilt van papieren archiefdocument:  – Opslagwijze en verschijningsvorm zijn niet dezelfde  ...
Digitaal archiefdocument• Onderscheiden in vijf componenten:  – Inhoud [essentieel]  – Structuur [essentieel]  – Context [...
Digitaal archiveren: Wat?• Digitale eigenschap van digitale  archiefdocumenten bewaren• Mogelijkheid tot reconstructie bew...
Hoe? Bewaarstrategieën•   Hard copy (uitprinten)•   Bewaren van technologie: computermuseum•   Bewaren van technologie: em...
Voorbereiding: digitaal klassement• Doordacht & logisch klassement is van groot  belang >< effectief automatisch zoeken• L...
Digitaal klassement: Mappen• Transparante mappenstructuur of boomstructuur• Baseer de indeling op de taken en activiteiten...
Digitaal klassement: bestandsnamen• Maximaal 31 karakters (mappen & bestanden)• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam• Geef...
Digitaal klassement: Back-up• (Lokaal > Server)• Server > Externe harde schijf, CD’s, DVD’s, …• Dagelijks!• Geautomatiseer...
Digitaal archiveren• Ten laatste in semi-dynamische fase!• (Semi-)Statische fase > gespecialiseerde instelling• Selectie v...
Bestandsformaten• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten• Streven naar zo groot mogelijke  onafhankelijkheid van appl...
Bestandsformaten• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,  Unicode (ASCII)• E-mail: XML, MSG, EML• Afbeeldingen: TIFF, JP...
Dragers• NIET: ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/-  R), RW-media, …• MISSCHIEN:  – Tapes     • Gestandardiseerde cartri...
Dragers• WEL:  – CD-R:    • Maak eerst image vooraleer op CD te branden    • Zorg voor voldoende werkgeheugen op computer ...
Dragers• Risicospreiding  – Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)  – Kies voor bewezen waarde >< nieuwe techno...
E-mail• Is in principe even goed een kantoordocument  zoals tekstbestanden en rekenbladen• Voor elke ontvangen of verzonde...
E-mail: SelectieINBOX > Verwijderen:• Nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg, e-  mail van verzendlijsten• Uitnodiginge...
E-mail: SelectieINBOX > Bewaren:• Alles wat met de werking van de vereniging te  maken heeft• E-mail met bijlagen belangri...
E-mail: SelectieOUTBOX > Verwijderen:• Bevestigingen van aanwezigheden op  vergaderingen (met uitzondering van juridisch o...
E-mail: SelectieOUTBOX > Bewaren:• E-mail over een dossier of project• E-mail met bijlagen over dossier of project• Agenda...
E-mail: Ordening• Afzonderlijke e-mail is na enige tijd soms moeilijk  te situeren door gebrek aan context• Context recons...
E-mail: Bewaring• Lange termijnbewaring vereist integratie in één  digitaal klassement• Exporteren van submappen uit mailc...
Literatuur• www.digitaaldepot.edavid.be/routeplanner.html  Folders, rapporten en richtlijnen van eDAVID• www.digitaleduurz...
Vroeger washet simpel…   Vragen?
Vroeger was het simpel... Digitaal archiveren
Vroeger was het simpel... Digitaal archiveren
Vroeger was het simpel... Digitaal archiveren
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Vroeger was het simpel... Digitaal archiveren

2,207 views

Published on

Vorming voor het cursustraject archiefzorg en archiefbeheer voor verbonden van Brusselse zelforganisaties door het AMVB, 1 december 2009 (AMVB).

Een belangrijke bron hierbij was de publicatie "Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek" van Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, raadpleegbaar via http://www.edavid.be/davidhandboek/

1 Comment
0 Likes
Statistics
Notes
  • Presentatie over digitale archiveren in het kader van een cursustraject archiefzorg en archiefbeheer voor verbonden van Brusselse zelforganisaties door het AMVB en Archiefbank Vlaanderenvan (01/12/2009).
    Een belangrijke bron hierbij was de publicatie 'Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek' van Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, raadpleegbaar via http://www.edavid.be/davidhandboek/
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,207
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
8
Actions
Shares
0
Downloads
20
Comments
1
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Vroeger was het simpel... Digitaal archiveren

  1. 1. Vroeger washet simpel…Digitaal archiveren
  2. 2. Digitaal archiveren: Waarom?• Wettelijke en decretale plichten• Vereenvoudigt praktische werking vereniging – Alle documenten snel vindbaar en leesbaar – Transparant archief => eenvoudige controle en verantwoording• Culturele erfgoedwaarde: studie van geschiedenis van vereniging of ander wetenschappelijk onderzoek
  3. 3. Digitale problematiek• Technologische veroudering (levenscycli van bestanden & dragers)• Grote hoeveelheid documenten (+ versies)• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch noodzakelijk (ballast en kostprijs)• Verscheidenheid documenttypes• Betrouwbaarheid van gegevens (authenticiteit / integriteit)• Context van digitaal document in werkproces• Toegankelijk maken en houden
  4. 4. Digitaal archiefdocument• Verschilt van papieren archiefdocument: – Opslagwijze en verschijningsvorm zijn niet dezelfde – Drager en archiefdocument vormen geen eenheid – Voor weergave is hard- en software vereist – Origineel kan niet onderscheiden worden kopie – Digitale objecten hebben meerder verschijningsvormen afhankelijk van instellingen – Eén digitaal archiefdocument kan verschillende bitrepresentaties hebben (verschillende formaten) – Geen vaste relatie tss documenten en bestanden
  5. 5. Digitaal archiefdocument• Onderscheiden in vijf componenten: – Inhoud [essentieel] – Structuur [essentieel] – Context [essentieel] – Opmaak of look&feel [incidenteel] – Gedrag [incidenteel]• Archivering van een digitaal archiefdocument betekent het volledig en correct vastleggen van de essentiële componenten
  6. 6. Digitaal archiveren: Wat?• Digitale eigenschap van digitale archiefdocumenten bewaren• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren• Interactie tss bitstream en hard/software• Afhankelijkheid tot minimum beperken• Risk assesment: inbouwen van zekerheden• Context van digitaal document in werkproces• Bewaren met visie op lange termijn• Documenten onder intellectueel beheer brengen
  7. 7. Hoe? Bewaarstrategieën• Hard copy (uitprinten)• Bewaren van technologie: computermuseum• Bewaren van technologie: emulatie• Conversie• Migratie• Bewaren van originele en gemigreerde bitstreams
  8. 8. Voorbereiding: digitaal klassement• Doordacht & logisch klassement is van groot belang >< effectief automatisch zoeken• Lokale schijf >< gedeelde serverschijf• Duidelijke afspraken wat waar bewaard wordt• Vermijd opslag belangrijke documenten op lokale schijven: – Beter beveiligd – Back-up – Beschikbaar voor collega’s
  9. 9. Digitaal klassement: Mappen• Transparante mappenstructuur of boomstructuur• Baseer de indeling op de taken en activiteiten• Submappen per dossier of project (8 niveaus)• Binnen submappen bewaren we de diverse (tekst, foto’s, e-mail, …) documenten los• Duidelijke en unieke mapnamen• Gebruik een klassementscode• Baseer op ordeningsplan papieren archief
  10. 10. Digitaal klassement: bestandsnamen• Maximaal 31 karakters (mappen & bestanden)• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam• Geef unieke naam met duidelijke betekenis: – Type document (Brief, Verslag, Rekening, …) – Onderwerp (zeer summier) – Auteur (initialen) – Datering (YYYYMMDD) – Extensie van de applicatie (doc, xls, eml, …) – Beperk tot A-Z, 0-9, en _ ( . enkel ext, geen spaties)
  11. 11. Digitaal klassement: Back-up• (Lokaal > Server)• Server > Externe harde schijf, CD’s, DVD’s, …• Dagelijks!• Geautomatiseerd (SyncBack, MozyHome, Carbonite, Retrospect, …)• Open en compressieloos (géén ZIP of applicatiegebonden formaat)• Wekelijks back-up schijf wisselen en extern bewaren (bv. kluis of ander gebouw)
  12. 12. Digitaal archiveren• Ten laatste in semi-dynamische fase!• (Semi-)Statische fase > gespecialiseerde instelling• Selectie van stukken met archiefwaarde (inperken versies, verwijderen dubbels, …)• Verwijderen van mogelijke paswoorden• Vermijden compressie (ZIP, RAR, TAR)• Metadata bij bestandseigenschappen (Office)• Omzetten naar standaard bestandsformaat• Bewaren op betrouwbare dragers
  13. 13. Bestandsformaten• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten• Streven naar zo groot mogelijke onafhankelijkheid van applicatie / producent• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt formaat, indien mogelijk reeds bij creatie: – OpenOffice (open source alternatief voor MS Office) > OpenDocumentFormat (odt, ods, odp, …) – Wat met OpenXML van MS Office 2007? – Plugins voor “printen” naar PDF(/A), TIFF of ODF
  14. 14. Bestandsformaten• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF, Unicode (ASCII)• E-mail: XML, MSG, EML• Afbeeldingen: TIFF, JPEG (werkkopie), [JPEG2000]• Geluid: WAV | Video: MPEG• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP• Databanken: XML, ODB• Websites: XML, HTML
  15. 15. Dragers• NIET: ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/- R), RW-media, …• MISSCHIEN: – Tapes • Gestandardiseerde cartridges of cassettes • Open formaten en compressieloos – Harde schijven • Voorzie goed foutopsporingsysteem en test regelmatig • Beveilig tegen dataverlies (RAID) • Kortere levensduur!
  16. 16. Dragers• WEL: – CD-R: • Maak eerst image vooraleer op CD te branden • Zorg voor voldoende werkgeheugen op computer • Enkel disc-at-once (geen multiple sessies), sluit schijf af na branden, max. 12x • Geen overburn, gebruik bij 650 MB-cd’s slechts 630 MB • Pas ISO 9660 toe (geen Joliet of Rock Ridge) – Maximaal 31 karakters (slechts 8 bij level 1) – Enkel karakters A-Z, 0-9, _ . – Niet meer dan 8 niveaus
  17. 17. Dragers• Risicospreiding – Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager) – Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie – Verschillende bewaarlocaties – Goede materiële omstandigheden – Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing – Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering van technologie – Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en bestanden
  18. 18. E-mail• Is in principe even goed een kantoordocument zoals tekstbestanden en rekenbladen• Voor elke ontvangen of verzonden mail moet dus ook bepaald worden of het bewaard moet worden (selectie) en waar het in het digitaal klassement thuishoort (ordening)• Een e-mail wordt in principe dus opgeslagen in de juiste submap van het digitaal klassement
  19. 19. E-mail: SelectieINBOX > Verwijderen:• Nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg, e- mail van verzendlijsten• Uitnodigingen en agenda’s van vergaderingen• Bevestigingen van aanwezigheden• Dubbels• Automatische antwoorden over afwezigheid• Leesbevestigingen
  20. 20. E-mail: SelectieINBOX > Bewaren:• Alles wat met de werking van de vereniging te maken heeft• E-mail met bijlagen belangrijk voor de werking• Verslagen van vergaderingen of projectwerking relevant voor eigen dossiers• Mededelingen, nieuwsbrieven en nota’s van belang voor werking van vereniging
  21. 21. E-mail: SelectieOUTBOX > Verwijderen:• Bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen (met uitzondering van juridisch of administratief belang)• Dubbels
  22. 22. E-mail: SelectieOUTBOX > Bewaren:• E-mail over een dossier of project• E-mail met bijlagen over dossier of project• Agenda’s en uitnodigingen van vergaderingen die we zelf beleggen• Verslagen van vergaderingen die we zelf beleggen• E-mail aan verzendlijsten• Nota’s ivm werking van de vereniging
  23. 23. E-mail: Ordening• Afzonderlijke e-mail is na enige tijd soms moeilijk te situeren door gebrek aan context• Context reconstrueren adhv digitaal klassement• In mailclient (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Eudora, …) digitaal klassement opbouwen identiek aan ordeningsplan• Kweken van automatisme door consequent na lezing of verwerking mail te verplaatsen naar juiste map
  24. 24. E-mail: Bewaring• Lange termijnbewaring vereist integratie in één digitaal klassement• Exporteren van submappen uit mailclient naar formaat (mbox of pst) evt. via plugins naar XML• OF opslaan van afzonderlijke mails in digitaal klassement (eml, msg of txt)• Tools: Testbed Xmail (www.digitaleduurzaamheid.nl) en KlasseerToolbox / ArchiefToolbox eDavid (www.edavid.be)
  25. 25. Literatuur• www.digitaaldepot.edavid.be/routeplanner.html Folders, rapporten en richtlijnen van eDAVID• www.digitaleduurzaamheid.nl/ Rapporten van Testbed Digitale Bewaring (NL)• Weten, Wist, Gewist. Erfgoedcel Gent, 2006.• Broekema A. & Ratelband L. De e-mailjungle. Praktische gids voor het beheersen van uw e- mailverkeer. Academic Service, 2005.
  26. 26. Vroeger washet simpel… Vragen?

×