Apresentação Excel

Folha de cálculo MS Excel

Apresentação do programa A folha de cálculo Excel é um componente do pacote Office da Microsoft Corporation. Esta aplicação permite desempenhar tarefas relacionadas com o cálculo, análise e apresentação gráfica de dados, de uma forma rápida e eficaz. As aplicações de um programa deste tipo podem ser muito variadas:
Simples operações aritméticas entre valores inseridos;
Cálculos complexos através de funções;
Criação de gráficos de apresentação de todos os dados e cálculos efectuados.

Filosofia de trabalho A folha de cálculo Excel funciona da seguinte forma:
Cada documento é reconhecido pelo Excel, como sendo um livro .
Cada novo livro é composto de várias folhas de trabalho onde se pode inserir e trabalhar muita informação.
Folhas de trabalho Nome do documento Por defeito, sempre que se inicia um novo documento, o programa designa-o de «livro».

Filosofia de trabalho
Todos os dados são inseridos nas folhas de trabalho de um livro, numa espécie de «contentor», por assim dizer, chamado célula . Cada célula é o equivalente a uma quadrícula da folha de trabalho, ou seja, da folha quadriculada que é a área de trabalho deste programa.
Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos e cada quadrícula ou célula tem uma designação que será utilizada para a identificar, sempre que se fizerem operações com ela.
Célula Uma célula é uma caixa formada pela intersecção de uma linha com um coluna numa folha de cálculo ou tabela, na qual se podem introduzir informações. Identificação da célula

O ambiente de trabalho e seus elementos O ambiente de tabalho do MS Excel é constituído por: Barra de Menus. Permite o acesso a todos os comandos do Excel. Cada Menu contém uma lista de comandos. Por exemplo: para Guardar um Livro deves clicar no menu Ficheiro . Depois, nas opções que surgem, deves clicar uma vez em ‘ Guardar ’ ou ‘ Guardar como... ’. 2 Barra de título. Indica o nome do livro activo. Com a abertura do programa é sempre apresentado um novo documento com o nome de «Livro1». 1 Barra de Ferramentas-Padrão. Permite o acesso aos principais comandos, tais como Guardar um Livro, Criar um novo Livro , Abrir um Livro existente , etc 3 Caixa de Nome. Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho. 5 Barra de fórmulas Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa. Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada. 7 Separador de Folhas. Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas. 8 Painel de Tarefas. Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc. 9 Barra de estado. Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar. 6 Barra de Ferramentas de Formatação. Permite o acesso aos comandos para formatação dos dados da Folha de Cálculo, como, por exemplo, Negrito , Itálico , Sublinhado , Tipo de letra , etc. 4

Área de Trabalho É a área central da janela de trabalho, formada por células, segundo uma estrutura de colunas e linhas. Colunas – São referenciadas por cima da folha de trabalho e designadas por LETRAS. Linhas - São referenciadas do lado esquerdo da folha de trabalho e designadas por NÚMEROS.

Tarefa 1
Verifica os teus conhecimentos e competências (página 16 – manual)

Abrir um livro Para abrir um novo livro ou um livro já guardado pode-se utilizar um dos seguintes processos:
Utilizando o menu Ficheiro
b) Utilizando o painel de tarefas ‘ Início’. Abrir um livro já guardado Abrir um livro já guardado Abrir um novo documento Abrir um novo documento

Guardar um livro
Guardar um livro pela primeira vez
b) Guardar um livro já gravado no computador
Primeiro passo:
Na Barra de Ferramentas, clicar no botão Guardar
Clicar no menu Ficheiro e seleccionar a opção Guardar
Usar as teclas Ctrl + G
Segundo passo:
Indicar em Guardar em: onde quer guardar o livro.
Digitar o nome com que pretende gravar o livro.
Para terminar, clicar em Guardar para guardar o livro ou em Cancelar para voltar atrás e refazer a alguma operação.
Se não deseja alterar o nome nem a sua localização, basta adoptar um dos seguintes métodos:
Na Barra de Ferramentas, clicar no botão Guardar;
Clicar no menu Ficheiro e seleccionar a opção Guardar
Usar as teclas Ctrl + G

Fechar um livro e o programa a) Para fechar um livro b) Para fechar o programa:
Clicar no botão Fechar janela que existe no canto superior direito do livro.
No menu Ficheiro, seleccionar Fechar
Clicar no botão Fechar que existe no canto superior direito da janela do programa.
No menu Ficheiro, seleccionar Sair

Trabalhar com células
Seleccionar uma célula – Clicar nela ou premir as teclas de direcção para ir para a célula desejada.
Para se inserir dados ou atribuir determinada formatação, é necessário seleccionar a célula ou grupo de células onde se deseja trabalhar.
Seleccionar um intervalo de células*
*Intervalo de células – São duas ou mais células de uma folha. As células de um intervalo podem ser contíguas ou não-contíguas. Clicar na primeira célula do intervalo e, mantendo o botão do rato premido, arrastar o cursor até à última célula da selecção. a) Intervalo de células contíguas Seleccionar a primeira célula e, em seguida, mantendo premida a tecla Ctrl , seleccionar as outras células. b) Intervalo de células não contíguas

Introduzir dados Todos os dados inseridos na folha de cálculo são imediatamente analisados pelo programa, quanto ao seu tipo, para facilitar operações. O Excel reconhece os seguintes tipos de dados:

Introduzir dados
Texto ou Rótulos
Estes são dados de texto, não são alterados e nunca são confundidos, pelo programa, com dados numéricos, datas, horas ou fórmulas.
Dados Numéricos
O Excel entende os dados introduzidos como sendo numéricos, se estes não contiverem, por exemplo, letras ou outros símbolos misturados.

Introduzir dados
Introduzir uma data
Clicar na célula onde se deseja inserir a data.
Escrever o dia, o mês e o ano, utilizando como separador uma barra (/) ou um hífen (-).
Premir Enter para concluir
Introduzir uma hora
Clicar na célula onde se deseja inserir a hora.
Escrever a hora e os minutos separados por dois pontos (:).
Premir a barra de espaços e digitar AM ou PM
Introduzir data e hora
Clicar na célula onde se deseja inserir a informação.
Escrever a data, prime a barra de espaços e escreve a hora.
Datas e horas

Introduzir informação com preenchimento automático
Clique na primeira célula do intervalo de células que pretende preencher.
Digite os dados na primeira célula
Coloque o cursor no canto inferior direito da célula (onde existe um quadrado saliente). O cursor muda de forma para «+».
Introduzir dados

Introduzir dados (continuação)
Prima o botão esquerdo do rato e, mantendo-o pressionado, arrasta-o até à última célula que pretende preencher com a mesma informação. Repare que a informação que o programa irá repetir é-lhe apresentada ao lado do cursor numa caixa amarela
Largue o botão do rato e o preenchimento conclui-se.
No final, deve clicar em qualquer outra célula para que o intervalo deixe de estar seleccionado.

Introduzir informação com preenchimento automático
Introduzir séries de dados
Clique na primeira célula do intervalo de células que pretende preencher e digite o primeiro dado :1
Clique na segunda célula e digita o segundo dado: 2
Seleccione as duas células onde introduziu os valores.
Coloque o cursor no canto inferior direito da célula.
Prima o botão esquerdo do rato e, mantendo-o pressionado, arrasta-o até à última célula que pretende preencher. Repare que a informação que o programa irá completar é-lhe apresentada ao lado do cursor numa caixa amarela.

Introduzir séries de dados (continuação)
Ao largar o botão do rato a série de dados é completada.
Ao lado da última célula do intervalo surge um botão de Opções de Preenchimento Automático. Permite optar por:
Copiar os valores das duas primeiras células;
Preencher em sequência;
Preencher só a formatação, não copiando os valores;
Preencher só os valores, sem a formatação.

Formatar células A formatação de células é extremamente útil por duas razões básicas:
Permite construir folhas de trabalho com boa apresentação e de fácil leitura e interpretação.
Possibilita adequar o formato e aspecto das células aos dados que necessitamos inserir.
Para formatar células deve-se utilizar a janela ‘Formatar células’… Para abrir a janela Formatar células pode utilizar-se um dos seguintes processos:
Menu Formatar > ‘ Células... ’
Utilizando o teclado, com a sequência de teclas ‘ Ctrl + 1 ’.
Utilizando o menu Auxiliar, clicando no botão direito do rato e escolhendo ‘ Formatar células... ’

Esta janela apresenta 6 separadores com opções de formatação específicas: Janela ‘Formatar células’… Separador Número: Permite formatar vários tipos de dados. Por exemplo, possibilita definir o formato para números, datas, valores monetários, fracções, percentagens e também formatações personalizadas. Categoria Geral – definição padrão Categoria Data

Janela ‘Formatar células’… Separador Alinhamento : Permite formatar o posicionamento do texto dentro das células. Separador Tipo de letra: Permite definir o tipo, cor, tamanho e outras propriedades para a letra do texto seleccionado.

Janela ‘Formatar células’… Separador Limite: Permite definir o tipo e cor dos limites (contornos das células) em uma ou mais células. Separador Padrões : Permite alterar a cor de fundo de uma ou mais células.

Fórmulas Introduzir uma fórmula simples Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de igual ( = ) Depois de inserir o símbolo = deve-se especificar qual a operação e respectivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de fórmulas da Folha de Cálculo para ajudar na construção da fórmula. ARGUMENTO : São valores que uma função utiliza para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento utilizado por uma função é específico para a função. Os argumentos comuns utilizados em funções incluem números, texto, referências de células e nomes. Início da fórmula 1.º argumento Operador aritmético 2.º argumento

Copiar Fórmulas
Seleccionar a célula que contém a fórmula que pretendes copiar;
Clicar em Copiar;
Seleccionar uma ou mais células para colar a fórmula;
Clicar no Colar.
Por arrastamento:
Posicionar o ponteiro do rato no canto inferior direito da célula que contém a fórmula.
Quando este assumir uma forma de cruz arrastar o rato (primindo o seu botão esquerdo) no sentido pretendido.

Funções Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura. As funções estão divididas por categorias, tais como funções matemáticas, de estatísticas, de data e hora, etc. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas.

Funções A sintaxe de uma função é a seguinte: Para inserir uma função deve-se utilizar a janela Inserir função : Esta função é equivalente à fórmula: =A1+C3+F4 Sinal = Nome da função Parênteses de abertura Argumentos da função separados por ponto e vírgula (;) Parênteses de fecho da função. Para aceder à janela Inserir função pode-se utilizar: a) Menu Inserir > Função b) Barra de fórmulas em… =Soma(A1;C3;F4)

Função de decisão «=SE( )» Os operadores de comparação comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Operadores de comparação Operador Devolve verdadeiro Exemplo = Igual ... quando os dois forem iguais. =(F2=F5) > Maior que ... quando o primeiro valor for maior que o segundo. =(F2>F5) < Menor que ... quando o primeiro valor for menor que o segundo =(F2<F5) >= Maior ou igual a ... quando o primeiro valor for maior ou igual ao segundo =(F2>=F5) <= Menor ou igual a ... quando o primeiro valor for menor ou igual ao segundo =(F2<=F5) <> diferente ...quando os dois valores comparados forem diferentes =(F2<>F5)

A função =SE () executa uma determinada operação dependendo do teste de uma condição.
Esta função devolve o valor definido no parâmetro «valor_se_verdadeiro» se o resultado do teste for verdadeiro ou valor definido no parâmetro «valor_se_falso» se o resultado do teste for falso Sintaxe: =SE (teste; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Exemplos: = SE (preço>60€; 10%; 5%) = SE (idade<18; ‘menor’; ‘adulto’)

Função «=CONTAR.VAL( )» Esta função conta a quantidade de valores contida na lista de argumentos ou no intervalo das células especificadas como argumento. Sintaxe: =CONTAR.VAL (valor1;valor2;intervalo1;...) Exemplo: se todas as células em A1:A10 contiverem dados, quer sejam números, textos ou qualquer dado, excepto a célula A3, então: = CONTAR.VAL(A1:A10) devolve 9 como resultado

Função «=CONTAR.SE( )» Esta função conta de acordo com um critério definido. Por exemplo posso querer contar todos os alunos que têm mais de 16 anos. Sintaxe: =CONTAR.SE (intervalo_de_células; ‘critério’) O critério deve vir sempre entre plicas ou aspas, mesmo que seja um teste numérico. Por exemplo, para contar quantos valores, maiores que 16, existem no intervalo de B2 até B50, utilizamos a seguinte fórmula: =CONTAR.SE(B2:B50;”>16”)

Função «=SOMA.SE( )» Esta função faz a procura numa coluna a partir de determinados valores. Sintaxe: =SOMA.SE (teste; critério; valores_a_somar) Exemplo: se na faixa de B2 até B50 tivermos 10 vezes a palavra 9ano, indicando que o aluno é do 9ºano, e, na coluna F de F2 até F50, tivermos as informações sobre a idade: = SOMA.SE(B2:B50;”9ANO”;F2:F50) devolve a soma das idades de 10 alunos do 9º ano. Em resumo, procura no intervalo B2:B50 pela palavra 9ANO. Ao encontrar, desloca-se para a coluna F 8 onde está o valor das idades) e vai somando os valores das idades para os alunos do 9ºano.

Formatar colunas e linhas

Ajustar a altura e largura de colunas e linhas

Exercício 1
Caderno de Exercícios (página 11) – Formatação e inserção de fórmulas
Caderno de Exercícios (página 12) – Formatação e inserção de fórmulas

Anular e refazer acções

Correcção ortográfica

Correcção automática de texto

Tarefa 2
Verifica os teus conhecimentos e competências (página 50 – manual)

Apresentação Excel

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