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A Presentation held at Berufsschule Aschaffenburg in 2001 or 2002.

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    Zeitmanagement Zeitmanagement Presentation Transcript

    • ESC Electronic System Concepts GmbH Industriering 7, D-63868 Grosswallstadt, Germany Email: info@esc-electronics.de http://www.esc-electronics.de Thomas Wöhlke: Zeit-Management
      • Gewinn durch Planung
      • Delegation und Prioritäten
      • Leistungskurve
      • Tagesplanung
      Zeitmanagement
    • 1. Zeitgewinn durch Planung Weniger Planung: Mehr Planung: Zeitgewinn Zeit für die Planung Benötigte Zeit für die Durchführung Benötigte Zeit für die Durchführung Zeit für die Planung
    • Das Pareto-Prinzip. Die 80 : 20-Regel 1. Zeitgewinn durch Planung
    • 1. Zeitgewinn durch Planung Wertanalyse der Zeitverwendung
      • Aufgaben in Prioritätenklassen einordnen:
      • A) Wichtigste Aufgaben einer Führungskraft, für die Erfüllung der Funktion von höchstem Wert, nicht delegierbar.
      • B) Durchschnittlich wichtig, delegierbar.
      • C) Geringe Bedeutung: z.B. Papierkram, Lesen,Verwaltungskram
      • Aufgaben-Planung in der Praxis (Empfehlung):
      • nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Std.)
      • weitere 2 - 3 B –Aufgaben (ca. 1 Std.)
      • Rest für C-Aufgaben (ca. 45 Minuten)
      1. Zeitgewinn durch Planung
    • 2. Delegation und Prioritäten Delegation: Das Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit Dringlichkeit B-Aufgaben Terminieren oder Delegieren A-Aufgaben Sofort erledigen „ Papierkorb“ C-Aufgaben delegieren
    • 2. Delegation und Prioritäten Fünf Regeln zur Prioritätensetzung: 1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto) 2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen 3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden. 4. Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit. 5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.
    • 2. Delegation und Prioritäten
      • Anwenden der ABC - Analyse auf die eigene Zeitplanung:
      • Auflisten Sie aller Tätigkeiten und Aufgaben für einen Planungszeitraum: untereinander, jeweils eine Zeile pro Tätigkeit.
      • Ordnen der Aufgaben: Aufgaben und Tätigkeiten, die einen großen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten, stehen oben. Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle.
      • Aufgaben durchnummerieren.
      • Sortieren / Bewerten dieser Tabelle mit ABC-Analyse: Erste 15 % der Tätigkeiten sind A - Aufgaben. Die nächsten 20 % sind B - Aufgaben. Der Rest der Liste sind C - Aufgaben.
      • Für A - Aufgaben 65 %, für B - Aufgaben 20% und für C - Aufgaben 15 % der Zeit einplanen.
    • 3. Leistungskurve => Wichtige Dinge (A-Aufgaben) sollten am Vormittag erledigt werden. Sie fallen zu diesem Zeitpunkt leichter.
    • 4. Tagesplanung Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, muss auf den Folgetag übertragen werden. N achkontrolle – Unerledigtes übertragen. Was realistischerweise an einem Tag nicht zu erledigen ist, muß verschoben, delegiert oder gestrichen werden. E ntscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen. 50 : 50 Regel: Verplanbare Arbeitszeit 50 Prozent; Zeitreserven auch etwa 50 Prozent (Puffer für Unvorhergesehenes, Störungen, kreative Dinge, soziale Kommunikation) P ufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanen. Notieren Sie hinter jeder Aktivität den geschätzten Zeitbedarf. Zeitlimits setzen: Es soll ein Druck entstehen, diese Vorgabe auch einzuhalten. L änge der Tätigkeiten bestimmen. Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag. A lle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
    • 4. Tagesplanung Dauernde Störungen Unterbrechungen in der Arbeit : => „Sägezahneffekt“: Nach einer Störung ist Zeit und Mühe nötig, bis man sich wieder in die Arbeit eingearbeitet hat. => Zeitverlust.
      • = > Die "Stille Stunde"
      • pro Tag mindestens eine "Stille Stunde"
      • ohne Störung einrichten:
      • Man ist in dieser Zeit einfach nicht da.
      • Eingehende Telefonanrufe werden per Rückruf erledigt.
      • Die Stille Stunde legt man am besten auf die störarme Zeit
      • innerhalb des Tages.
      • Die "Stille Stunde" eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben.
      4. Tagesplanung
    • Beispiel: 4. Tagesplanung
    • ... Ende
    • ... Kleines Fazit ;-))