Este documento describe el proceso de fortalecimiento de las Comunidades de Práctica (CoPs) Da Vinci en el Grupo Aguas. Se constituyeron 18 CoPs a partir de equipos de trabajo existentes y nuevas iniciativas, y se implementó un ecosistema, metodología, plataforma tecnológica y seguimiento para apoyar su funcionamiento. El objetivo es fortalecer la gestión del cambio a través del trabajo colaborativo en las CoPs.

1. CoPs Da Vinci
Fortaleciendo la Gestión del
Cambio en el Grupo Aguas
2011-212
Santiago de Chile

2. 1 Antecedentes y Justificación
2 Ecosistema CoPs Da Vinci
3 Seguimiento

3. Antecedentes y
1
Justificación

4. The Project
The Project es una empresa-red de profesionales independientes, consultores,
investigadores, tecnólogos y humanistas, que se organizan en torno a proyectos de
conocimiento e innovación. El resultado del conocimiento generado en estos
proyectos deriva en la propuesta formativa de Comunidades de Práctica Da Vinci

5. Plan de Cambio y Excelencia Cultural
Da Vinci
Hace ya más de un año, se activó en Aguas Andinas el programa de cambio y
excelencia cultural: Da Vinci, desde el cual se definieron unas líneas estratégicas y
otras facilitadoras de las primeras, con el fin de lograr la Meta organizacional. A
partir de esas acciones, se constituyeron varios grupos de trabajo que tenían la
misión de hacer realidad algunas de las iniciativas surgidas del programa
ESTRATÉGICAS
INICIATIVAS
FACILITADORAS
INICIATIVAS

6. Objetivo Actual
La misión ahora es Fortalecer el proceso de Gestión del cambio en el
Grupo Aguas, a través de la constitución de los equipos de iniciativas
estratégicas y facilitadoras Da Vinci, es decir, en Comunidades de
Práctica (CoPs).
Durante los meses de noviembre y diciembre de 2011, hemos recogido
el trabajo de estos equipos, analizado sus dinámicas y activado un
proceso para convertirlos en Comunidades de Práctica. Algunas de
ellas surgieron de forma adicional y espontánea de los grupos de
debate que se dieron en el marco del programa de formación
MANAGING XXI (impartido por The Project en agosto de 2011).
Finalmente, se han activado 18 Comunidades de Práctica (CoPs),
algunas con un historial intenso de actividad previa y otras de nueva
creación.
En 2012 continuaremos con el proceso de fortalecimiento, seguimiento
y evaluación permanente de las CoPs Da Vinci.

7. 2
Ecosistema CoPs
Da Vinci

8. El Proceso de Constitución
CoPs Da Vinci
I. II. III. IV. V.
Etapas
Análisis previo Diseño y Establecimiento Desarrollo Evaluación de
de la situación Metodología de las CoPs de las CoPs Resultados
-Conocimiento - Definir Propuesta -Formación -Seguimiento -Métricas
de Equipos de Modelo de metodológica en funcionamiento
Acciones
Trabajo Da Vinci / gobierno el modelo CoP CoPs - Resultados
MXXI: MetaCoP Da Vinci
Funcionamiento - Dotación del -Informes y
Necesidades espacio virtual -Dinamización Comunicación
-Plataforma
definida y - Dos jornadas de de Resultados
-Documentos personalizada Kickoff (una con -Mantenimiento
constitución MetaCoP y cada responsables de de la Plataforma - Nuevo
-Informe CoP los grupos y otra Encuentro de
entrevistas con con todos los -Comunicación Seguimiento
líderes de equipos - Diseño Jornadas participantes)
de Kickoff
Soporte Permanente
Fecha
Noviembre 2011 Diciembre 2011 2012

9. I. Análisis previo de la situación
Etapas
En el análisis previo nos encontramos con redes pre
existentes, con historias que se han ido tejiendo a lo largo
de años de convivencia corporativa. En este caso,
algunos grupos habían alcanzado un nivel alto de
productividad y mostraban resultados impactantes
Para realizar este análisis se llevaron a cabo:
Encuestas en línea a los equipos para
conocer su funcionamiento y su necesidad
de herramientas
Entrevistas a los líderes de cada equipo,
con el fin de recoger información importante
y de motivarlos en relación al proyecto de
Comunidades de Práctica (CoPs)

10. II. Diseño y Metodología
Etapas
La Metodología de las Comunidades de Práctica sirve para ordenar, compartir la visión,
construir un lenguaje común, ponerle nombre a cosas que siempre se han hecho y
aprovechar los aprendizajes de otras experiencias, con el objeto de ahorrarnos problemas
y aprovecharnos de las buenas prácticas
Plataforma: El proyecto es un piloto, así que un requerimiento era no invertir en
plataformas propietarias. Después de revisar algunas optamos por TEAMLAB. Se trata de
un servicio muy sencillo e intuitivo, que cuenta con las funcionalidades básicas que
necesitamos. Hemos configurado la plataforma de manera que el programa común que
integra a todas las CoPs se encuentra en el espacio llamado Comunidad. A nivel
de Comunidad se comparte un blog, wikis, foros, un gestor documental, una sección de
eventos y enlaces de interés. Cada CoP trabaja de forma específica en los espacios
para Proyectos, donde es posible gestionar hitos y tareas, y compartir documentos
internos de la CoP
Modelo de gobierno: A partir de los órganos preexistentes en la organización Da Vinci,
hemos propuesto una estructura de gestión y actividades/responsabilidades en cada
nivel de decisión
Kickoff : Nos planteamos las jornadas en dos etapas. La primera con los responsables de
los grupos (23 personas) y la segunda, con todos los participantes del programa (65
personas). En ambas, proporcionamos –en formatos distintos por razones de aforo y
entorno- formación tanto metodológica como dominio técnico de la herramienta

11. III. Establecimiento de las CoPs
Etapas
+

12. Jornadas de Lanzamiento CoPs
Kickoff
Dos jornadas presenciales para activar el funcionamiento de los grupos en CoPs
Participación de 23
responsables, líderes
y sponsor de Equipos
de trabajo
Participación de
65 integrantes
de las CoPs Da
Vinci

13. RESULTADOS
DE LAS JORNADAS
1. Ecosistema Da Vinci: Las Jornadas parten de mostrar el Ecosistema en el que se
constituyen todas las Comunidades de Práctica, el Modelo de Gobierno así como, su
funcionamiento y roles. Estos contenidos fueron acompañados con la explicación que
hicieron los responsables de los equipos, a través de un “template” unificador , de sus
historias, objetivos, avances y próximos pasos
2. Acuerdos de Relación InterCoPs: Sirvió también esta jornada para avanzar en la
creación de una red de redes y trabajar en compromisos e intercambios entre los
distintos grupos
3. Plataforma Tecnológica: Se presentó TeamLab como plataforma en dónde el
Ecosistema DaVinci y cada CoP tendrá sus espacio de trabajo colaborativo
4. Documentos de Constitución: Utilizamos un “Documento de constitución” donde los
distintos grupos tenían que decidir cosas referidas a: su organización interna, su plan de
comunicación (tanto interno como externo –de la CoP-), los hitos que se marcaban y
un proyecto de trabajo para abordarlos. Durante las jornadas presenciales (16 y 21 de
diciembre) se impartió formación en modelos CoPs

14. 1. ECOSISTEMA CoPS DA VINCI

15. CoPs Da Vinci

16. TEMPLATE PRESENTACIÓN
DE CADA COPS DA VINCI
Equipo / CoP:
Objetivos:
Hitos importantes
Resultados / Productos esperados

17. ECOSISTEMA
Sponsor
Iniciativa Da
Vinci

18. MODELO DE GOBIERNO
OFICINA DE PROYECTO DA VINCI
COMITÉ
GESTIÓN
CL
(Sponsors) CORE TEAMS CoPs DA VINCI
Líderes + Responsables de CoPs
CoP CoP CoP CoP
1 2 3 4
CoP CoPs CoPs CoPs
5 6 7 8
ASOCIADOS

19. MODELO DE GOBIERNO
El Rol de los Sponsors
• Dan peso y empuje a la iniciativa Iniciativa
• Desafían las ideas del equipo Da Vinci
• Aportan gracias a su experiencia
en temas relevantes
• Validan al equipo frente a la organización
• “Soportan” el trabajo del equipo, en términos
de conseguir recursos

20. MODELO DE GOBIERNO
El Rol de los Líderes
• Actúan de vínculo entre CoP y
Organización
• Garantizan la alineación de actividades
• Toman decisiones y resuelve conflictos Iniciativa
• Proponen al Responsable (este último Da Vinci
puede ser un rol rotativo)
• Ayudan al Responsable
• Se reúnen con otros líderes para identificar sinergias entre
Comunidades
• Garantizan la transferencia de resultados de la CoP a la
estructura formal
• Gestionan la retribución y reconocimiento del trabajo de la
Comunidad

21. MODELO DE GOBIERNO
El Rol de los Responsables
• Aseguran que se cumplen los objetivos
asumidos
• Supervisan los objetivos y planifican los trabajos Iniciativa
Da Vinci
• Dinamizan la participación
• Diseñan y ejecutan un plan relacional
• Monitorizan criterios/factores críticos
• Gestionan los eventos de la comunidad
• Crean un entorno atractivo, amistoso y generador de confianza
• Contactan directamente con responsables y sponsors
• Combinan las actividades presenciales con el medio virtual
• Detectan necesidades de recursos para la comunidad

22. MODELO DE GOBIERNO
COORDINACIÓN COMUNICACIÓN
• Convoca reuniones de  • Facilita la comunicación 
entre los equipos
Sponsors, Líderes y
Responsables
• Organiza eventos de
comunicación interna y
• Coordina interdependencias
externa
• Identifica Sinergias
• Vela por la coherencia del
• Organiza la jornada anual de
presentación de resultados
programa
RECURSOS
METODOLOGÍA
Oficina de RECURSOS
Proyecto
• Apoya a equipos de las
distintas iniciativas
 • Apoya a los equipos para 
conseguir los recursos
• Participa en sesiones de
necesarios
problem solving y
resolución de conflictos
NO HACE • Identifica necesidades de
• Desarrolla metodología formación
• Genera un Repositorio de • Identifica necesidades
buenas prácticas
• No ejecuta las tareas de funcionales/tecnológicas
cada equipo
• No reemplaza el rol de cada
uno de los líderes

23. 2. ACUERDOS DE RELACIÓN
INTERCoPs

24. ACUERDOS INTERCoPs
En la realización de Acuerdos de Relación InterCoPs se evidenció una
elevada motivación y compromiso
Los beneficios obtenidos de estos acuerdos han sido:
•Se posibilitó mayor conocimiento
entre los equipos, concienciándose
de los puntos comunes y de la
complementariedad frente al
objetivo conjunto de cambio en la
organización
• Se construyeron vínculos de
confianza y trabajo más cercanos
• Se estableció un marco de
relación entre las CoPs para trabajar
en equipo a nivel transversal y para
poder tener una visión global del
proceso

25. 3. PLATAFORMA TECNOLÓGICA

26. PLATAFORMA
http://www.teamlab.com/es/

27. • Permite la configuración de un espacio para cada CoP en el que
se pueden insertar los siguientes elementos:
o Panel general
o Foro
o Miembros
o Agenda
o Repositorio de recursos e hipervínculos
o Espacio de edición colaborativa
o Blog
• Ofrece la posibilidad de utilizar su gestor de tareas con el fin de
organizar y facilitar el trabajo de la CoP
• Incluye múltiples widgets que pueden ser configurados según las
necesidades existentes

28. Manuales de uso de la Plataforma
Para facilitar el uso del sistema, se han
elaborado distintos manuales en función del
perfil de los participantes. Estos documentos se
encuentran accesibles desde la Plataforma,
pudiéndose descargar directamente o ver en
línea desde el servicio Calaméo
Manual ADMINISTRADORES
http://www.calameo.com/read/000330336ee2af6132096
Manuel RESPONSABLES CoPS
http://www.calameo.com/read/000330336655031bb04ab
Manual MIEMBROS CoPs
http://www.calameo.com/read/000330336d1349c8cc9cb

29. Acceso
Personalizado

30. Espacio Colaborativo
Ecosistema Da Vinci

31. Espacio Colaborativo
para cada CoP Da Vinci
18 CoPs en
funcionamiento

32. 115 miembros
dados de Alta en la
Plataforma

33. Uso de la
Plataforma en
ascenso

34. Equipos de soporte
Grupo Aguas
Administrador de la Plataforma
Community Manager Da Vinci
Help and Support
Soporte Permanente
The Project

35. 4. DOCUMENTO DE
CONSTITUCIÓN

36. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN CoP
Durante las Jornadas se inició la elaboración del Documento de Constitución
de cada CoP. Resta pendiente recoger todos los Documentos por la PMO,
para poder dotar de seguimiento al proceso

37. REGISTRO
FOTOGRÁFICO

38. Primera Jornada
“Estructurando la Red”
16 de diciembre 2011

39. Segunda Jornada
“Lanzamiento CoPs Da
Vinci”
21 de diciembre 2011
Enlace en Facebook

40. 3 Seguimiento

41. El Proceso… continua
En el 2011, se activó el proceso para convertir los equipos de cambio DaVinci
en Comunidades de Práctica, co-construyendo el Ecosistema de Trabajo,
brindando herramientas metodológicas para la constitución y dinamización de
las CoPs e implantando la Plataforma tecnológica en dónde los equipos
podrán desarrollar su trabajo colaborativo.
En el 2012, es necesario realizar un seguimiento del proceso a través de
diferentes acciones:
•Dinamización de las CoPs
•Mantenimiento de la Plataforma y apoyo en el uso de la misma
•Acompañamiento a Administradores y Responsables de CoPs
•Establecimiento de Métricas
•Fomento de la Comunicación
•Establecimiento de nuevos encuentros presenciales de seguimiento y
refuerzo

42. IV. Desarrollo de CoPs
Etapas
Con el fin de darle continuidad al Desarrollo de las CoPs DaVinci, proponemos las
siguientes actividades periódicas para ser desarrolladas por parte de los Responsables de
CoPs y de la Oficina de Proyecto Da Vinci, con el apoyo de The Project.
V. Análisis y Evaluación de Resultados
Etapas
The Project propone el siguiente Plan de Soporte y Evaluación permanente, con el
propósito de hacer un seguimiento constante a los resultados del trabajo realizado por las
CoPs.

43. Equipo The Project
María Jesús Salido
Líder del Proyecto
Marian Ríos
Coordinación /
Facilitación Jornadas
CoPs
Ana Rodera
Responsable Acciones
de Seguimiento y Soporte
CoPs Da Vinci

44. Equipo
María Jesús Salido - maria.salido@gmail.com
Marian Ríos - marianrios2@gmail.com
Ana Rodera - anarodera@gmail.com
2011-2012
The Project – Working on Solutions, S.L.
http://www.theproject.ws/es