Intranet 2.0
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Intranet 2.0

on

  • 2,374 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,374
Views on SlideShare
1,685
Embed Views
689

Actions

Likes
4
Downloads
171
Comments
0

3 Embeds 689

http://lecercle.lesechos.fr 679
http://www.pearltrees.com 8
http://www.linkedin.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Intranet 2.0 Intranet 2.0 Document Transcript

  • PREAMBULEPourquoi ce livre blanc ?TheCodingMachine est une société de servicesinformatiques spécialisée dans les projets innovants et ledéveloppement web. A ce titre, TheCodingMachine exerceune veille technologique constante qui lui permet dedétecter les domaines informatiques en émergence. LesIntranets 2.0 en font partie.L’innovation, les idées qui sortent des normes établies, lesnouvelles possibilités offertes par la technologie sont autantde raisons pour lesquelles nous nous passionnons pour lesprojets que nous menons.Les auteurs et toute l’équipe de TheCodingMachine setiennent évidemment à votre disposition pour discuter dusujet, concevoir et implémenter vos nouveaux projets !A qui s’adresse ce livre blanc ?Ce livre s’adresse à ceux qui envisagent de lancer un projetIntranet. Il propose une première approche des enjeux, desfonctionnalités et de la manière de les mener.Note sur les auteurs et la version :Ce livre blanc a été écrit par Jean-Guillaume DUJARDIN etNicolas PEGUIN.Date de publication de la première version en septembre2011. 2
  • DE QUOI PARLE-T-ON ?Evolution du termeAvant lavènement du web 2.0, le terme Intranet désignaitlensemble des ressources principalement techniques misesen place dans lentreprise fonctionnant en mode web(réseau IP).Peu à peu, ce terme a commencé à désigner lesapplications web ayant pour objectif de favoriser lacommunication entre le management et les collaborateurs.Ces Intranets étaient souvent à limage dun site vitrine maisinterne. Les informations étaient soit descendantes (lesactualités par exemple), soit ascendantes (comme desprocessus de validation : voyages ou notes de frais).Communication descendante :gestion des actualités,processus, annuaires, Remontée dinformations :formations (e-learning), gestion processus de validationdes documents (voyage par exemple), reporting projets… 1 MANAGEMENT 2 COLLABORATEURS 3 Fonctionnalités classiques des Nouveaux outils réseaux sociaux (cf. slide collaboratifs fonctionnalités réseau social). Outils métiers (permettant de partager des contenus, par exemple) 3
  • DE QUOI PARLE-T-ON ?Ce quil désigne maintenantMaintenant, le terme est devenu plus vaste. Aveclémergence de notions comme les réseaux sociaux ou bienle web participatif, ce terme désigne les plateformes quisupportent la communication dans toutes les dimensions delentreprise et notamment des collaborateurs entre eux (onparle aussi de réseaux sociaux dentreprise).Les concepts associésIntranet 2.0 - Entreprise 2.0 : LIntranet 2.0 (support delEntreprise 2.0) désigne les plateformes qui proposent pourles entreprises des fonctionnalités proches de celles fourniespar les réseaux sociaux grands publics de type Facebook.On parle alors de "Réseau Social dEntreprise – RSE".Outils collaboratifs et Intranet : Ces deux éléments quiétaient auparavant séparés ont tendance à se regroupersous le terme dIntranet puisque ces outils collaboratifs(forum ou Groupware par exemple) ont évolué vers la forme"réseau social" ou "plateforme communautaire".Intranets spécialisés : Il est aussi possible de parler dIntranetspécialisé, par exemple "RH". Il sagit, dans ce cas, dun outildédié à un domaine fonctionnel. Dans cet exemple,lIntranet RH proposera dans une plateforme les postes àpourvoir (en interne ou en externe), indiquera les différentsparcours de carrière possibles, les formations proposées parlentreprise etc.Note : la notion dIntranet est très proche de celle desportails dentreprise. Ces derniers ont cependant un objetplus précis qui est duniformiser laccès aux applications delentreprise. 4
  • ENJEUXDe nombreux enjeuxLes projets Intranets présentent des enjeux liés à lacommunication interne, au partage de linformation et àlinnovation :1. de donner rapidement des informations liées à lentreprise (processus par exemple);2. de fédérer les collaborateurs de lentreprise et de leur communiquer une culture commune ;3. daccéder aux informations structurées (validées par lentreprise) mais aussi permettre la création de contenus non-structurés (contenus de type wiki) ;4. de permettre didentifier rapidement les référents dans des domaines métiers ;5. de mutualiser les bonnes pratiques (projets, outils...) ;6. de réduire lutilisation des e-mails ;7. de permettre aux collaborateurs de participer à ce partage des connaissances…En fonction de ces enjeux, le choix des fonctionnalitésprésentes dans cet Intranet pourra être très différent.Etablir un vrai rationnel économiqueBien que certains des enjeux soient liés à la communication,il est possible de calculer le ROI (retour sur Investissement) deces solutions. Les éléments de réduction des coûts peuventêtre :Combien de temps passent les collaborateurs à chercher labonne information ? Une étude menée en interne par Intelavait évalué ce temps à ½ journée par semaine et parcollaborateur.Quels processus peuvent être automatisés ? Cisco a réussi àréduire ainsi les coûts administratifs (commande dun PC, decartes de visite etc.) associés à lintégration dun nouvelemployé de $100 à $20 grâce à lautomatisation desprocessus RH.Les gains (moins facilement mesurables) sont associés àlefficacité des équipes, lamélioration de la communicationinterne… 5
  • ARCHITECTURE FONCTIONNELLEFonctionnalités dun réseau social / plateformecommunautaire (rappel)Un réseau social (quil soit dentreprise ou non) propose engénéral les fonctionnalités suivantes :Source : les plateforme communautaires Open Source(téléchargeable sur ww.thecodingmachine.com).Note : ces fonctionnalités ne sont pas toutes nécessaires ousouhaitables dans le cas dun RSE (lintégration de Facebookpeut être délicate). 6
  • Toutes les fonctionnalités dun Intranet Au final, on pourrait trouver : COMMUNICATION INTRANET RESEAU SOCIAL NOUVEAUX OUTILS SPECIALISE 1 COLLABORATIFS (exemple RH) Gestion de projets Gestion des actualités Offres de mobilité Interne Gestion des tâches Référentiels doc. Offres de formation Gestion des demandes Moteur de recherche Gestion de carrières Annuaire E-learning … Gestion des évaluations GESTION DES … CONTENUS NON PROCESSUS DE STRUCTURES VALIDATION INTRANET SPECIALISE 2 Wiki Gestion des notes de frais Outils (socialCRM) Demandes de voyages … … FONCTIONNELLE ARCHITECTURE7
  • ARCHITECTURE FONCTIONNELLELes futurs Intranets pourraient ne plus être des Intranets !Paradoxalement, les Intranets les plus innovants sont ceuxqui souvrent vers ce qui est nommé "lentreprise étendue". Ilsdépassent les frontières classiques de lentreprise en offrantun accès à des spécialistes, des partenaires ou des clients dela société. Ces Intranets ne sont donc plus vraiment desIntranets au sens premier du terme.Note : la notion dextranet nest pas exactement la même.Un extranet désigne plus une extension du systèmedinformation, autrement dit, un espace réservé auxpartenaires ou aux clients. Tandis que ce que nous décrivonsest un espace commun interne à lentreprise. 8
  • FONCTIONNALITES 2.0 EXEMPLESA titre dillustration, les pages suivantes décrivent desexemples de mécanismes innovants qui peuvent être mis enœuvre dans ces nouveaux Intranets.Exemple 1 - Favoriser laccès aux référents :Un moteur de recherche peut parcourir les profils en fonctiondes mots clés afin de trouver une liste dexperts à qui poserces questions.Dans ce cas, lobjectif est de proposer un outil favorisantléchange entre des collaborateurs qui ne se connaissentpas. Ce besoin est fréquent dans les grandes entreprises oùles collaborateurs sont parfois cloisonnés dans leur service ouleur équipe. 9
  • FONCTIONNALITES 2.0 EXEMPLESExemple 2 - Permettre le partage dinformationFonctionnalité de type wall. Ces espaces peuvent êtredédiés par thèmes ou communautés, par projet ou parutilisateur par exemple.Il est possible pour un utilisateur de suivre un autre utilisateur ,de filtrer le fil dinfo par Tag (mots clés), de voter pour lesposts (publications) les plus intéressants etc.Ces espaces permettent de créer ou de partager descontenus, des informations … et même de trouver descontenus quils ne cherchaient pas.De nombreux autres exemples sont possibles : la gestion desprofils, la gestion des tâches, la gestion de projet, la gestiondes demandes (ticketing), les sondages etc. 10
  • RECOMMANDATIONSCe type de projet ne se mène pas de la même manière queles projets plus classiques de la DSI où, avant de développer,il est possible détablir précisément un périmètre. Aussi, unedes meilleures stratégies est de développer desfonctionnalités simples, de les tester sur une populationréduite afin de voir de quelle manière les utilisateurs selapproprient, de laméliorer et de la diffuser plusmassivement par la suite.Garder une vision globale du projet mais avancer petit àpetit ("think big, act small")Avec des fonctionnalités participatives, ce nest paslampleur du projet qui a le plus grand impact mais la naturemême de la fonctionnalité développée. Par exemple, si lonimagine un outil de gestion des tâches (de type ToDo List) oùil est possible daffecter une tâche à son supérieurhiérarchique (comme la relecture dun livrable), celavéhicule un message fort sur la nature des relations que lonpeut entretenir avec son management sans pour autant êtretrès compliqué à développer.Apporter le plus rapidement possible de la valeurIl vaut mieux définir des fonctionnalités précises dont lutilitéest perceptible immédiatement (quitte à ce que la simpliciténe soit quapparente) plutôt que des mécanismesgénériques. Par exemple, si lon a besoin didentifier desréférents sur certains domaines métiers afin quils puissentrépondre à des sollicitations, plutôt que proposer à cesexperts de tenir un blog, il vaut mieux proposer un systèmeoù lutilisateur pose une question et où lapplication vaidentifier les experts pour les solliciter directement. Un moteurde recherche identifiant les mots clés dans un profil ou unepublication. 11
  • RECOMMANDATIONSMesurer plutôt que prédireTous ces projets doivent constamment évoluer afin desadapter aux usages des utilisateurs, à lambition dumanagement, à lévolution des métiers et des clients etc.Ces projets doivent donc mettre en œuvre dès ledémarrage un dispositif de gouvernance permettantdarbitrer les évolutions et de prévoir des outils permettant lamesure des usages afin de déterminer avec précision laplus-value apportée par chaque amélioration. 12
  • CONCLUSIONUn Intranet est la bonne réponse aux problématiquesdinformation, de communication, de collaboration, departage des connaissances et dintelligence collective.Il contribue à lefficacité individuelle en facilitant parexemple la recherche dinformations ou en permettantlautomatisation de nombreux processus administratifs. Enaméliorant la circulation de linformation et en valorisant letravail des collaborateurs (à travers des fonctionnalités web2.0), il participe à un meilleur fonctionnement de lentreprise.Réussir son projet Intranet commence dabord par uneréflexion approfondie sur les fonctionnalités les pluspertinentes puisque ces choix dépendent de nombreuxfacteurs : les métiers de lentreprise, les usages despopulations ciblées ou bien encore de la culturedentreprise. 13
  • The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return, licenses must give the original author credit. The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return,licenses may not use the work for commercial purposes -- unless they get the licensors permission. 14