Presentatie gegeven door Ewoud de Voogd op FestiVak 2015 in de Jaarbeurs in Utrecht

1. Monitoren sociale media
bij evenementen
Noodweer Pinkpop 2014
Ewoud de Voogd
25 november 2015

2. Wij kiezen voor een
bijdrage aan de
publieke sector

3. Volwassenheidsfasen inzet sociale media door overheden

4. Blije overheidsklanten van OBI4wan
35 93
overheden zoals
politie-eenheden,
waterschappen,
provincies, IFV,
belastingdienst,
CAK, brandweer,
veiligheidsregio's,
GHOR-regio's
gemeenten in
Nederland
8,4
score uit
klantenonderzoek

5. Sociale media vooral nog gebruikt bij organisatie van feestje
Faciliteiten
EHBO, toiletten, kluisjes,
garderobe.
Feestje
Kaartverkoop, marketing,
artiesten, sfeerbeelden.
Veiligheid
Vermissingen, criminaliteit,
vechtpartijen, drukte.

6. Inzichten uit de
belevingsanalyse
van het noodweer
op Pinkpop 2014

7. "
Emoties verschuiven als bui dichterbij komt
Naarmate de bui
dichterbij komt
maakt bezorgdheid
plaats voor kritiek en
boosheid door een
gebrek aan
communicatie. Tot na
de bui waren
festivalbezoekers
bijna niet aanwezig in
het online gesprek.
Getoonde emoties in sociale media berichten per uur

8. Gebrek aan informatie maakt de weg vrij voor vergelijkingen
Veelgebruikte woorden in geselecteerde, emotionele berichten over het noodweer op pinkpop

9. Pinkpop 2014: perspectiefverschil bezoekers en thuisblijvers

10. "Bezoekers en thuisblijvers ervaren de veiligheidssituatie anders
Gebrek aan informatie en aandacht maakt de weg vrij voor
vergelijkingen en geruchten
Communicatiestijl maakt verschil
Traditionele en sociale media zijn geen twee aparte werelden
Verwachtingen bepalen bezorgdheid, angst en klachten
Conclusies na noodweer Pinkpop

11. In vijf stappen naar
het succesvol
monitoren van
sociale media bij
evenementen

12. "organiseren opdrachtgeverschap Vaak zal het belang
om te monitoren bij
verschillende partijen
liggen. Het is een
nieuwe activiteit en er
zijn verschillende
spelers bij betrokken.
vaststelling doel: alleen ‘veiligheid’ of ook ‘organisatie’ en ‘feestje’?
opstellen van een plan van aanpak, planning en kostenraming
invullen van de aanpak: organiseren van contactgegevens
belanghebbenden, projectteam, budgetten en logistiek (o.a. internet)
samenbrengen belanghebbenden
1. Organiseren van het monitoren

13. "
2. Inventariseren van de risico’s
De te beheren risico’s
zullen grotendeels
voor verschillende
evenementen
dezelfde zijn. Toch zal
op maat een risico-
inventarisatie en
netwerkanalyse
moeten worden
opgesteld voor het
evenement.
Ophalen van de context van het evenement
Opbouwen van risicobibliotheken
Organiseren netwerk van experts en aanwezigen
Veld en spitwerk. Interviews met experts van het evenement, het
programma en de risico’s.
Organiseren netwerk van beïnvloeders rond het evenement, de
bezoekers en de risicogroepen
Vooral van belang bij grootschalige evenementen met een sterk
risicoprofiel.

14. "
3. Inregelen monitor en team
Het team en de
online media monitor
worden voorbereid
en ingeregeld zodat
grote stromen
berichten efficiënt
kunnen worden
geanalyseerd.
Formuleren zoektermen en filters
Afspraken maken over communicatielijnen en evt. webcare
Trainen van nieuw te betrekken collega’s
Denk ook aan het instellen van alerts en dashboards
Denk aan opdrachtgever, politie, OM en evenementorganisatie
Wie geeft signalen aan wie door? Wat mogen wij wel zeggen en wat niet,
namens wie spreken wij, hoe stemmen we dat af en kunnen we
kadootjes uitdelen bij klachten en vragen?

15. Voorbeelddashboard Pinkpop 2015

16. "volgen van de dashboard, lezen van de berichten en evt.
bijstellen zoekopdrachten Bij grote, risicovolle
evenementen worden
de weken en dagen
voorafgaand aan het
evenement de
relevante risico’s
gemonitord. Tijdens
het evenement volgt
het team alle
ontwikkelingen op
online media.
afstemmen met de ‘control-room’ en het veld over signalen die over
en weer zijn ontvangen
uitvoeren van analyses en opstellen van rapportages en
informeren belanghebbenden
eventueel reageren op berichten: webcare
nalopen afzender en context bij interessante berichten
4. Real time analyses

17. " Heeft het monitoren
op deze manier
toegevoegde waarde
op de andere
informatiebronnen
en processen?
Evalueren van de aanpak en de resultaten
Eventueel besluit nemen over vervolg
Delen van de aanpak, de praktijkervaring en de lessen
5. Leren van de aanpak

18. Evalueren
In vijf stappen naar succesvol monitoren evenementen
Organiseren Risico-inventarisatie Inregelen monitor Real-time volgen

19. "Monitor op ‘feestje’ én op ‘veilig’
Het online media
monitoren is één van
de aspecten binnen
het gehele proces van
het organiseren van
de veiligheid rond
evenementen en
heeft meerwaarde
door de toevoeging
van nieuwe
informatiebronnen
en -stromen.
Voer het volledige gesprek, ook nadat iemand koper is geworden
Monitor samen en naast elkaar
Zorg voor goed internet, vooral voor de bezoekers
Richt je monitor vooraf in en denk daarvoor scenario’s uit
Tot slot enkele aanbevelingen

20. Download de whitepaper of lees ons artikel

21. www.howaboutyou.nl
We helpen je graag!
085 210 5060
info@obi4wan.nl
@OBI4wan
www.obi4wan.nl