• Like

Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

ECM-information system

  • 1,677 views
Uploaded on

 

More in: Business , Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,677
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
21
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. ECMEnterprise content management
    Zpracoval:
    TereziaDvorská
  • 2. Obsah přednášky
    1. Co je ECM
    2. Pro koho to je
    3. Vlastnosti a funkce
    4 Přínosy implementace ECM
    5. Přehled trhu ECM
    6. Open source alternativy
    7. Praktická ukázka - KnowledgeTree
  • 3. Co je ECM?
    Podle oficiální definice AIIM je ECM
    „technologie, které jsou použity pro zachycení, řízení, ukládání a doručení obsahu a dokumentů podnikovým procesům. Nástroje a strategie ECM dovolují (povolují) řízení nestrukturovaných informací v organizaci, bez ohledu na to, kde se tyto informace nachází.1“
  • 4.
  • 5. Pro koho to je?
    • Pro všechny společnosti, které mají chaos ve svých dokumentech
    • 6. Podle průzkumů se odhaduje, že:
    A. 50% dokumentů tvoří duplikáty
    B. 80% tvoří data nestrukturovaná
    C. 85% dokumentů nelze nalézt, když jsou potřeba
    • Lze implementovat na míru společnosti
  • Vlastnosti a funkce ECM
    • V praxi je ECMsouborem řešení, která zaměstnancům umožní mít své elektronické dokumenty skutečně na dosah ruky.
    • 7. ECM systém je tvořen z různých části a nástrojů, které slouží pro:
    1. Získání
    2. Uložení
    3. Správu
    4. Uchování
    5. Distribuci
  • 8. 1. Získání dat
    • Zahrnuje digitalizaci, kopírování, tvorbu, přípravu, indexování a třídění analogových či elektronických dokumentů
    • 9. Pro snadnější správu je každému dokumentu přidělen index
    • 10. Využití technologií pro digitalizaci dat:
    A. OCR
    B. HCR
    C. ICR
  • 11. 2. Uložení
    • zabývá se efektivním ukládáním dokumentů v elektronické podobě
    • 12. zabezpečuje spolehlivé využití elektronických dokumentů.
    • 13. Technologie pro uložení dat:
    1. Magnetická média
    2. Magnetické pásky
    3. Digitální optická média
    4. Cloudcomputing
    5. COLD
  • 14. 3. Správa
    • Komponenty správy se používají pro spravování, nakládání a používání informací, pro efektivní a bezpečné využívání dokumentů
    • 15. Komponenty pro správu dokumentů:
    A. CM(Content management)
    B. DM (Document management)
    C. WCM (Web Content Management)
    D. WorkFlow a BPM (Business Process management)
    E. RM (Record Management)
    F. Collaboration
  • 16. 4. Uchování
    • Tato část se zabývá správou, obsluhou a bezpečnou archivaci dlouhodobě uložených dat.
    • 17. Dlouhodobá paměťová média:
    A. WORM optických disků
    B. WORM kazety
    C. WORM pevný disk
    D. Papír
     
  • 18. 5. Distribuce
    • k poskytování informací či výsledků
    koncovým uživatelům
    • Funkcionalita dodání informací je známá
    pod pojmem Output Management.
    • Distribuce se dělí na tři komponenty:
    A. Transformační technologie
    B. Bezpečnostní technologie
    C. Distribuce samotná
  • 19. Stručný souhrn poznatků ECM
    • Obsahuje množství nejrůznějších aplikací
    • 20. Digitalizuje, ukládá, archivuje, spravuje a distribuuje firemní digitální obsah
    • 21. Zpřístupňuje informace v digitální podobě, které jsou normálně obsažené v podobě papírové
    • 22. Řídí a kontroluje veškeré informace, které vstupují a vystupují z podniku
    • 23. Poskytuje digitální obsahu v reálném čase
    • 24. Řídí oběh a životní cyklus dokumentů a digitálního obsahu
    napříč celým podnikem
  • 25. Nejdůležitější přínosy Implementace ECM systému do IT infrastruktury
    • snížení nákladů spojené s manipulací s dokumenty
    • 26. ušetří čas
    • 27. zprůhlední a zautomatizuje procesy nad
    dokumenty
    • zvýší efektivitu práce a zisk
  • Náklady vs. Čas
  • 28. Některédalšípřínosy
    Klíčovýmkritériemproinvestici je návratnost. Protodetailně sledujeme jasněměřitelnépřínosy:
    Vnitřní finanční přínosy
    Snížení jednotkových nákladů v marketingu i v prodeji.
    Úspory z měření návratnosti marketingových kampaní.
    Úspory z urychlení platebního styku
  • 29. Některédalšípřínosy
    Zrychlení obchodního cyklu (příjem objednávky, kalkulace, příprava, koordinace výroby, reorganizace linky, operace prodeje, zpracování faktur, inkaso).
    Vyšší výkonnost obchodního oddělení.
    Zvýšení kvality zboží a služeb.
    Zvýšení kvality práce s pracovními zdroji.
    Mapování, sledování a kontrola provádění procesů.
    Snížení počtu nesplněných termínů úkolů.
  • 30. Časové úspory
    pracovník v kanceláři při práci s dokumenty v papírové formě stráví 40 procent času manipulací s dokumenty, které zrovna nepotřebuje – nehledá
    Implementací ECM systému tyto nepříjemnosti a časové ztráty odpadají, neboť hledání v systému probíhá v řádech sekund
    Společnost IDC uvádí, že pracovníci při práci s dokumenty stráví přibližně 20 procent času hledáním informací v nich obsažených a 50 procent času neúspěšným hledáním dokumentů vůbec
  • 31. Zvýšení efektivity
    Centralizací úložiště dokumentů je eliminována možnost tvorby neaktuálních kopií dokumentů
    Uživatel má přístup pouze ke schválené aktuální verzi dokumentu
    zmíněné faktory eliminují možnost záměny nebo špatné interpretace obsahu (nekvalitní kopírování, nekvalitní skenování při zaslání faxu).
  • 32. Zintenzivnění spolupráce
    Účastníci jednotlivých procesů jsou jasně definováni stejně jako jejich role v procesu
    eliminaci časových intervalů potřebných pro transfer dokumentů mezi jednotlivými účastníky v porovnání s papírovou formou
    Je-lipožadováno více dokumentů, ať už sloužících jako podklady, nebo předmět schvalování, je zřejmé, že účinnost a efektivita elektronických procesů je daleko vyšší, než je tomu u údržby dokumentů v papírové formě.
  • 33. Automatizace procesů
    v papírovém systému vedení dokumentů nejsou, vždy je potřeba zapojit lidskou sílu
    V případě zavedení poloautomatizace do papírové správy dokumentů (např. zpracování dopisů – určení PSČ) jsou náklady nesrovnatelně vyšší v porovnání s procesy v elektronickém systému.
    ECM= +finanční úspory
    −náklady na zatížení lidských zdrojů.
  • 34. Prodejci na trhu ECM Forrester Wave
  • 35. Prodejci na trhu ECMGartner
  • 36. Přehled ECM trhu
    EMC, IBM, Oracle, Open Text obsazují většinu trhu ECM
    Nabízejí komplexní řešení, řadu podpůrných nástrojů
    Microsoft se v poslední době úspěšně prosazuje
    Pevné zázemí pro rozvoj, zatím postrádá hloubku čtyř leaderů
    Alfresco
    Konkurenceschopná open source alternativa s nižšími náklady
  • 37. Současní hlavní leadeři a jejich produkty na trhu ECM
    EMC Documentum ECM
    IBM FileNote kontent Manager
    Open Text Open Text ECM Suite
    OracleOracle Universal Kontent Manager
    Microsoft Microsoft Office SharePoint Server 2010
  • 38. EMC
    Zavedená společnost v oblasti ECM
    Velká základna zákazníků
    Komplexní ECM řešení – cca 30 produktů
    Výhodou ucelenost
    Nevýhodou případná komplikovanost instalace
    Nyní zaměřeno na zrychlení a integraci s tprodukty třetích stran
  • 39. IBM
    Silná pozice na trhu s 22% podílem
    FileNet od IBM poskytuje širokou škálu funkcí
    komplexní zobrazení dokumentů
    správa dokumentů
    správa záznamů a podnikových procesů
    podpora řízení
  • 40. Největší podíl na trhu z prodejců zaměřených pouze na ECM
    Open Text ECM Suite
    Nabízí řešení pro všechny oblasti ECM
    Akvizice Vignette – nyní silná pozice na poli správy webového obsahu
    Úzká spolupráce s produkty SAP a Microsoft
  • 41. 2007 – akvizice Stellnet
    Nyní nabízí rozsáhlý a robustní ECM balík
    Oracle Universal ECM Suite
    Silná integrace s dalšími Oracle aplikacemi
    Vhodné pro společnosti, které vlastní i jiné Oracle produkty
    V oblasti archivace a eDiscovery se spoléhá na partnery
  • 42. V roce 2007 uveden produkt SharePoint Server 2007
    Letos nástupce SharePoint Server 2010
    Primárně určen jako platforma pro práci s dokumenty a jejich sdílení
    Těsná integrace s velmi rozšířenými aplikacemi MS Office
    Rychlá expanze
    Zatím nepropracované do všech oblastí ECM
  • 43. Open source alternativy
    Nižší pořizovací náklady
    Jako open source produkt vyniká rozšiřitelností
    Zaměřuje se na správu dokumentů, obrázků a WCM
    Považováno odborníky jako konkurenceschopná alternativa
    V ČR využívá např. Komerční banka
    Další prodejci: Nuexo, KnowledgeTree
  • 44. Shrnutí přehledu trhu ECM
    4 hlavní leadři – EMC, IBM, OpenText, Oracle
    Komplexní balíky
    ECM integrováno s dalšími produkty
    Nový hráč na trhu – Microsoft SharePoint
    Jednoduchý, zaměřen na sdílení dokumentů
    Existence open source alternativ
    Alfresco, Nuexo, Knowledge Tree a další
  • 45. Ukázka KnowledgeTree system
    Jedná se nástroj vyvýjený jako open-source, ale existuje i komercni verze.
    Na vývoji se podepsala právě komerční verze. Díky ní je KT přehlednější a lépe ovladatelný oproti konkurenci.
  • 46. Document Management SystemKnowledgeTree
    Sdílení, řízení a bezpečí
    Spolupráce při tvorbě obsahu
    Zaneste strukturu organizace do repositáře
    Integrace autentizace a autorizace s Vaší organizací
    Flexibilní architektura aplikace, snadná rozšířitelnost
    A další funkce verzi Professional
  • 47. Zdroje:
    SPRÁVA DOKUMENTŮ – Přínosy ECM systémů pro správu dokumentů a obsahu jsou jednoznačné 
    http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:PIo1hNJBu6sJ:atpjournal.sk/hmh/zobraz_temu.php%3Fid%3D42%26parametre%3D%3Fid%3D42%26skript_pred%3Datp_obsah.php+financne+prinosy+ECM&cd=1&hl=sk&ct=clnk&gl=sk 
    http://www.profinit.eu/uploads/souvisejici-obsah/dokumenty/cz/Oracle_ECM_brochure.pdf
    http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management
    http://www.emc.com/products/category/content-management.htm
    http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/2009-gartner-magic-quadrant-ecm.pdf
    http://www.emc.com/collateral/software/15-min-guide/h3150-ecm-15min-guide-gd.pdf