Tapiola-ryhmän toimitilamuutoksessa henkilöstö saiergonomiset työpisteet ja ravintolan merinäköalallaTapiola-ryhmän toimit...
Työympäristön muutoksessa HR vahvasti mukanaUuteen kiinteistöön sekä vanhaan saneerattuun pääkonttoriin suunniteltiin ja r...
Peittoäänijärjestelmä tukemassa avotilassa työskentelyäAudico Systems, joka on toimittanut äänijärjestelmiä myös Karibian ...
Mitä tehtäisiin toisin nyt?Kokemus on osoittanut, että Tapiola-ryhmän uudet tilat ovat lisänneet vuorovaikutusta, jakäyttö...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Tulevaisuuden työympäristöt verkosto Tapiola-ekskursio 18.4.2012-vuorela

546
-1

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
546
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tulevaisuuden työympäristöt verkosto Tapiola-ekskursio 18.4.2012-vuorela

  1. 1. Tapiola-ryhmän toimitilamuutoksessa henkilöstö saiergonomiset työpisteet ja ravintolan merinäköalallaTapiola-ryhmän toimitilauudistuksen myötä noin 2 000 työntekijää siirtyi seitsemästä eritoimipisteestä kahteen kiinteistöön avotiloihin. Keväällä 2010 käyttöön otetussa uudessakiinteistössä on tilaa 70 000 m2 ja työpisteitä 1350 kpl ja vanhassa, saneeratussapääkonttorissa, mikä valmistui keväällä 2012, tilaa on 32 000 m2 ja työpisteitä noin 900.Samalla kun koppikonttorit unohdettiin, työskentelyn avuksi otettiin uusikommunikaatioteknologia sekä vuorovaikutus- ja palaverikäytännöt. Näitä edistettiinprojektiryhmissä, jotka organisoivat muun muassa käyttäjähaastatteluja ja suunnitelmienmuutoksia käyttäjien toiveiden mukaisesti. Lisäksi uusiin tiloihin pystyi tutustumaanetukäteen ”toimistokonfiguraattorilla” kulkemalla 3D maailmaan luodussa toimistossa.Kaiken suunnittelun tuloksena syntyivät standardoidut työpisteet ja henkilöstöravintolamerinäköalalla.Useat projektiryhmät ja toimijatahot muutosta edistämässäTapiola-ryhmän tilojen suunnittelun ja rakentamisen ennakkovalmisteluun kiinnitettiin tarkkaahuomiota ja suuria yllätyksiä kokonaisuuden osalta ei tullut. Projektia valmistelemaan perustettiinuseita työryhmiä ja alihankkijoitakin esimerkiksi kalusteiden osalta oli yli 20 kappaletta. Vanhatkalustettiin kierrätettiin yhteistyökumppani Martelan kautta.Yhtiön oma tilapalvelutiimi toimi asiantuntijana muutoksen edistämisessä, ja sen tavoitteena olituottaa tilatehokkaita ratkaisuja sekä tilojen käyttöasteen parantamista koko yhtiöryhmälle jatuleville 19 alueyhtiölle. Tilapalvelutiimin lisäksi muutoshankkeelle perustettiin myöstoiminnallinen projektiryhmä, jossa käyttäjät olivat vahvasti edustettuina sekäsijoittautumistyöryhmä tilankäytön suunnittelun ylimmäksi päättäväksi elimeksi. Kokonaisuudenrakentumista edisti lisäksi tilojen käyttöönottoprojekti siihen asti kunnes kaikki 2000 henkeälöysivät uudet työpisteensä. Näillä eri ryhmillä varmistettiin työympäristömuutoksen strategisentavoitteen säilymisen prosessissa, mutta myös organisaation hiljaisen tiedon valjastaminenkehitysprojektiin mukaan.Avarat aulatilat houkuttelevat kohtaamisiin. Vanhan toimitilan portaikossa on valtava ryijy tilaa pehmentämässä.
  2. 2. Työympäristön muutoksessa HR vahvasti mukanaUuteen kiinteistöön sekä vanhaan saneerattuun pääkonttoriin suunniteltiin ja rakennettiinsamantyyppiset työympäristöratkaisut ja tilakonseptit. Työpisteille luotiin ergonomian huomioivastandardi avotilaan sähköllä säädettävillä pöydillä, kaapeilla ja hyllyillä. Vaikka työpisteitä onrunsaasti, standardisoitujen työpisteiden johdosta esimerkiksi kalustetoimittaja Martelalta tilattiinvain noin kymmentä eri tuotetta. Tilaa yhtä työntekijää kohden varattiin 15 m2/hlö, mutta toteutunuttilatehokkuus on käytännössä 15-20 m2 henkilöä kohden. Työpistesijoittelu avokonttoritiloissa ontehty hieman eri tavalla toiminnosta riippuen sekä tiimien tarpeet otettu suunnittelussa huomioon.Tästä tilatehokkuudesta muodostaa poikkeuksen nimeämättömät työpisteet, joissa tilaa ontyöntekijää kohden varattu < 15 m2/hlö.Avotilan lisäksi yksi hiljainen huone kohden 10 työntekijää, projektihuoneita tiimeille sekä yhteisiäneuvotteluhuoneita. Avotiloissa työskentelyyn laadittiin omat ohjeet sekä opastus Oppinetti-kurssinkautta. Oppinetti-kurssin suorittamalla jokainen työntekijä osaa käyttää tiloja oikein! Yhteisetkäyttäytymissäännöt turvaavat työrauhan avotilassa, esimerkiksi puhelinkeskustelut käydäänkuulokkeiden avulla ja kännykkäpuhelut hoidetaan hiljaisissa huoneissa.Energiatehokkuudesta muistutetaan kampanjoilla ja Tapiola-ryhmä on myös saanut WWF:n GreenOffice-sertifikaatin. Lisäksi Kiinteistö-Tapiola allekirjoitti helmikuussa 2011 kiinteistöalankansallisen toimitiloja koskevan energiatehokkuussopimuksen. Kiinteistö-Tapiolan tavoitteena onvähentää energiankulutusta yhteensä kuusi prosenttia vuosien 2010–2016 aikana, kun vertailuvuosion 2010. Tapiolan omistamien toimisto- ja liikekiinteistöjen sähkön kulutus vuonna 2011 aleni 3prosenttia, lämmön kulutus 4 prosenttia ja veden kulutus 2 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna.Vuoden 2012 alusta lähtien Tapiolan toimistoilla käytetään vesivoimalla tuotettua sähköä. Lisäksipaperijätteen määrää on tietoisesti vähennetty ja hiilidioksidipäästöjä seurataan jatkuvasti WWF:nlaskurin avulla. Energialuokitukset ovat uudessa kiinteistössä, PK2:ssa C ja vanhassa saneeratussapääkonttorissa PK1:ssä E.Lisäksi Tapiola-ryhmän HR yksikkö oli vahvasti sitoutunut muutoksen edistämiseen: kokonaisuustoteutettiin HR:n alaisuudessa, sillä Tapiola-ryhmässä toimitilaryhmä on HR:n alainen osasto. Myösylin johto näytti esimerkkiä uusien tilojen käytöstä ja sijoittautui avotilan työpisteisiin. Tämä onvaatinut johdolta, mutta myös muulta henkilöstöltä uudenlaista asennetta. Oppiminen on kuitenkinollut nopeaa, vaikka muutos on ollut kaikille todella radikaali.Ravintolan tuoliryhmät ovat suosittuja Ekskursiolla oli mukana noin 60 Tulevaisuudenkokoontumispaikkoja. työympäristö-verkoston jäsentä. 2
  3. 3. Peittoäänijärjestelmä tukemassa avotilassa työskentelyäAudico Systems, joka on toimittanut äänijärjestelmiä myös Karibian risteilyaluksille sekäEduskuntaan, toimitti AV-järjestelmät ja peittoäänijärjestelmän pilottitilan myös Tapiolan uuteentoimitaloon. Peittoäänijärjestelmän tavoitteena on parantaa työntekijän akustista yksityisyyttä sekäpienentää puheäänen haittoja. Tämä asettaa omat vaatimuksensa peittoäänelle, sillä se ei saa ollavaihtelevaa eikä myöskään ääntä, mikä vetää tarkkaavaisuutta puoleensa. Peittoäänen tuleekin ollaoikealla tavalla säädeltyä, esimerkiksi musiikki ei käy peittoääneksi, koska ihmisten musiikkimakuvaihtelee suuresti. Peittoäänestä ei myöskään saa tunnistaa toistoa, jolloin esimerkiksi linnunlaulu eiole sopivaa peittoääntä.Peittoäänellä tuotetaan pilottitilassa kohinaa tilaa, äänen spektri muistuttaa ilmanvaihdon huminaa,mutta sillä erolla, että peittoääntä voidaan hallita tilan joka kohdassa. Kun toimitilassa on oikeinluotu akustiikka, puheäänen häiritsevyys jää alle 5 metrin, kun taas huonosti akustisoidussa tilassapuhe kuuluu jopa yli 20 metrin päähän. Peittoäänellä ei ole siis tarkoitus poistaa äänen kuuluvuuttakokonaan vaan poistaa sen häiritsevyyttä.Myös äänievakuointi on tekijä, mikä on nousemassa merkittäväksi tekijäksi paloilmoitinjärjestelmän sijaan. Äänievakuoinnilla tarkoitetaan ihmisten ohjaamista hätätilanteessa tehokkaastisertifioidulla äänievakuoinnilla, jolla voi olla myös muita käyttötarkoituksia.Henkilöstöravintola sijoitettiin parhaalle paikalle merinäköalallaTapiola-ryhmässä aulatilat valjastettiin kohtaamispaikoiksi, ja uudessa toimitalossa onkin atrium-tyyppinen aula satunnaisia kohtaamisia varten. Myös neuvottelutilat on molemmissa kiinteistöissäsijoitettu keskeisille paikoille. Asiakasneuvottelutilojen lisäksi kiinteistöissä on kabinetit, joissa voiruokailla, sekä ”nivelneukkarit” eri yksiköiden yhteiskäytössä. Lisäksi kiinteistöistä löytyvät uusi javanha auditorio hieman eri profiililla erilaista käyttöä varten. Työntekijöille työhyvinvointialisäämässä on oma kuntosali, uima-allas ja saunatilat pukuhuoneineen. Näillä kaikilla fasiliteeteillapyritään kannustamaan liikuntaan ja etenkin työmatkapyöräilyyn.Henkilöstöravintolat sijaitsevat helposti saavutettavissa molemmissa kiinteistöissä, mutta uudessatalossa bonuksena on upea merinäköala sekä kesäterassi rannan puolella.Henkilöstö on myös myöhään auki oleva kahvila Avotoimistojen yhteyteen on myös sijoitettu rennompiavälipalan hakemista varten. kohtaamispaikkoja. 3
  4. 4. Mitä tehtäisiin toisin nyt?Kokemus on osoittanut, että Tapiola-ryhmän uudet tilat ovat lisänneet vuorovaikutusta, jakäyttöönotetut kommunikaatiovälineet ovat tukeneet avotiloissa työskentelyä ja uudistaneetpalaverikäytäntöjä. Tilat ovat valoisia ja viihtyisiä, mutta häiriöitä ei ole kuitenkaan voitu täysinsulkea pois. Kohtaamispaikkojen hyödyntäminen ei myöskään ole vielä tehokasta, se vaatii edelleenopettelua, sillä nykytilanteessa neuvotteluhuoneita varataan kahdenkeskeisiinkin palavereihin.Jatkossa tavoitteena on kannustaa yhä enemmän nimeämättömien työpisteiden käyttöön sekä luodalisää joustavia ryhmätyötiloja. Lisäksi avotiloja pyritään vyöhykkeistämään nykyistätehokkaammin.Työ Tapiola-ryhmässä on muotoutunut kuitenkin siten, että jokaisella työntekijällä on selkeätvastuualueet, joita toteutetaan päivittäisessä työssä. Lähijohtamista helpottavat uudetkommunikointivälineet sekä av-laitteet. Saman osaston ihmiset voivat työskennellä eri puolillaSuomea, ja pitää yhteisiä palavereita helposti vaikka fyysisesti ollaankin kaukana toisistaan. Tämäon myös lisännyt etätyötä. Uudessa avotilassa on todettu avoimuuden kasvaneen.Työympäristömuutos on aina silti syvällisempi kuin toimitilamuutos. Työympäristö muuttuutyötehtävien muutosten myötä, ja tätä muutosta Tapiola-ryhmän uudet toimitilat tukevat.Työtiloista on avarat näkymät Aulan veistoksellinen portaikko Korkea tila tuo avaruutta ja valoaaulatilaan. houkuttelee liikkumaan. työtiloihin.Kuvat ja teksti Maarit Vuorela 4

×