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21DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE        Classificazione Minima                                  09.11.2011
22DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE         Efficienza Massima                                  09.11.2011
23 AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA’ DI ARCHIVIAZIONEGrazie a tale metodologia oggi è pertanto possibile gestire anchequegli ...
24              GESTIONE INFORMATIZZATAUlteriore garanzia della gestione informatizzata degli archivi èrappresentata dal c...
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TBIZ 2011 - Convegno Ordini Commercialisti & Ingegneri. Archiviazione Documentale

  1. 1. 1 La Gestione DocumentaleVantaggi della dematerializzazione e metodologie di archiviazione Dario Bevilacqua 09.11.2011
  2. 2. 2 DEMATERIALIZZAZIONEIl concetto di dematerializzazione, di recente introduzione nel lessico comune e nei testi normativi, identifica la scomparsa della naturale consistenza fisica degli archivi e dei documenti, fino ad oggi in gran parte costituiti di tradizionale documentazione cartacea, potendo oramai acquisire la natura di “documento informatico”, indotta dal sempre più diffuso impiego di strumenti informatici nell’ambito dei processi produttivi delle aziende e delle Pubbliche Amministrazioni.La dematerializzazione si consegue : Con l’incremento della gestione informatizzata e della progressiva sostituzione dei supporti tradizionali con documenti informatici Mediante il processo di conversione, attraverso digitalizzazione dei documenti cartacei Con la corretta gestione e conservazione dei documenti, sia elettronici che digitalizzati (Selezione, Fascicolazione, Classificazione, Archiviazione) 09.11.2011
  3. 3. 3 I NUMERI Oltre il 9O% delle informazioni utilizzate in una azienda sono contenute in documenti cartacei. Il volume della documentazione attualmente raddoppia ogni 5 anni. 09.11.2011
  4. 4. 4 I NUMERI In Italia si stampano 115 Miliardi di pagine di cui 19,5 Miliardi inutilizzate Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte, per un costo per singola operazione di 18€ Un documento su 20 viene smarrito ed il 3% è come se lo fosse perché archiviato in maniera errata. Costo per reperire un documento smarrito € 120 Inefficienze indotte pari al 3-5% del PIL Italiano Fonte : Rapporto Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, InfoCamere (2006) 09.11.2011
  5. 5. 5 I NUMERI La gestione dei documenti vale oltre il 2% del PIL Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% dei documenti genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni annoFonte :Ministero per l’ Innovazione e le TecnologieLA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVALibro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitalePubblicato dal CNIPA - 2006 09.11.2011
  6. 6. 6 INEFFICIENZALa gestione dei documenti realizzata mediante i tradizionali sistemi di archiviazione comporta un trattamento quasi esclusivamente “manuale” degli stessi ed evidenzia i seguenti svantaggi : Spreco di spazio necessario alla conservazione Dispersione delle informazioni Difficoltà di controllo dell’accesso alla documentazione Costi elevati derivanti dal recupero delle informazioni Inefficacia nelle Ricerche derivante dalla possibilità di errore o reperimento di informazioni incomplete Perdita di informazioni dovuta al deterioramento dei supporti cartacei Ritardi generati dall’elevato tempo di ricerca dei documenti e delle informazioni 09.11.2011
  7. 7. 7 DEMATERIALIZZAZIONE OBIETTIVI E RISULTATI Garanzia di integrità nel tempo Garanzia di provenienza e reperibilità dei documenti Aumento dell’efficacia indotta Velocizzazione dei processi Minori costi per le amministrazioni e le imprese. 09.11.2011
  8. 8. 8 DEMATERIALIZZAZIONE OCCUPAZIONE FISICA Sistemi Tradizionali Sistemi Informatici 100.000 documenti A4 100.000 o più documenti A4 perfettamente impilati = = 1 DVD: 0,00004 m3+/- 2 m3 di spazio occupato 4,7 GB 09.11.2011
  9. 9. 9 DEMATERIALIZZAZIONE CONSERVAZIONE DEI DATISupporti Tradizionali Supporti Informatici La durata dei supporti cartacei è I supporti informatici decisamente godono di breve !!!! lunga vita !!!! Anche 30 anni Un FAX : pochi mesi senza rischio di alterazione o Altri documenti : perdita dei dati qualche anno INALTERABILITA’ INALTERABILITA’ Impossibile garantirla : Il bit è immodificabile nel tempo.oggi carta, e domani ???? Fedeltà assoluta anche dopo 1.000 anni. 09.11.2011
  10. 10. 10 IL DOCUMENTOIl documento è un oggetto prodotto da migliaia di anni per dare certezzanelle relazioni sociali, all’interno dei vari sistemi giuridici e in tutti icontesti di convivenza civile. La facilità con la quale i documenti vengonostampati e duplicati all’interno dei moderni sistemi di gestione hagenerato una situazione insostenibile, in cui si produce carta senzacontrollo e in cui l’archiviazione della documentazione diventa unproblema sempre più evidente, a cominciare dagli aspetti legati allegaranzie giuridiche fino a quelli logistici ed economici. 09.11.2011
  11. 11. 11 IL DOCUMENTODocumento :Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica,informatica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, ancheinterni, formati, acquisiti o utilizzati ai fini della propria attività.Natura dei documenti :documento orale: supporto “volatile”documento scritto: supporto “persistente”, solitamente cartaceo (diversisupporti, diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diversetecniche di conservazione)documento digitalizzato: conversione su supporto digitale di un’opera“analogica” (documento scritto, immagine, film, suono…)documento digitale: informazione su supporto digitale realizzataoriginariamente con tecniche digitaliDocumento INFORMATICO:“Rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti” 09.11.2011
  12. 12. 12 L’ARCHIVIOComplesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o individuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante lo svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di attestazione e di tutela di un determinato interesse (politico-sociale, amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso, patrimoniale etc.)Viene realizzato quale raccolta permanente di dati e documenti destinata ad una conservazione e consultazione estesa nel tempo. 09.11.2011
  13. 13. 13 ARCHIVIO ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALEL’archiviazione tradizionale dei documenti ha da sempre comportato un’organizzazione preventiva della documentazione da conservare, essendo la gestione tradizionale della documentazione un’attività estremamente onerosa, sia in termini economici che di risorse umane da dedicarsi, il cui costo ha un incremento esponenziale in rapporto della quantità di documenti gestiti. ORGANIZZAZIONE TIPICA DELL’ARCHIVIO Ordine Cronologico Ordine Alfabetico Ordine per categorie, materie o argomenti 09.11.2011
  14. 14. 14 ARCHIVIO ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Necessità di conversione dei documenti cartacei (scansione) Classificazione del documento CLASSIFICAZIONEAssociazione di una serie di informazioni al documento (definite chiavi) in modo tale da puntualmente descriverne il contenuto, informazioni che vengono memorizzate nell’archivio del sistema di gestione documentale.Maggiore è il numero delle informazioni di classificazione, più precisa è puntuale risulta la ricerca del documento, a scapito di una maggiore onerosità in fase di archiviazione del documento. 09.11.2011
  15. 15. 15 CONVENIENZA ARCHIVIAZIONE DIGITALEPer la valutazione dell’effettiva convenienza della trasformazione diarchivi cartacei nei corrispondenti elettronici, ai fini di un ritorno sia intermini di efficienza che economici, è necessario considerare seguentiaspetti :Quantità dei documentiNecessità di garanzia di una conservazione a lungo termineFrequenza di consultazione degli archivi e dei documentiTali aspetti risultano tanto piùrilevanti se trattasi di archivigià esistenti.E’ possibile “risparmiare” nellafase di classificazione deiDocumenti ? 09.11.2011
  16. 16. 16 CLASSIFICAZIONEAl fine di consentire l’immediata disponibilità del documento, è necessarioche in fase di archiviazione nel sistema informatico questo vengaarricchito con una serie di informazioni utili alla sua successiva ricerca chelo descrivono, insieme di attributi che vengono identificati come“Classificazione”.La classificazione quindi consiste nell’associazione di una serie diinformazioni al documento (definite chiavi) in modo tale da puntualmentedescriverne il contenuto, informazioni che vengono memorizzatenell’archivio del sistema di gestione documentale.Tali informazioni vengono solitamente “digitate” da un operatore in fasedi acquisizione, oppure associate mediante operazioni automatiche diinterfacciamento a sistemi informativi aziendali e/o tramite impiego dibarcode. 09.11.2011
  17. 17. 17CLASSIFICAZIONE 09.11.2011
  18. 18. 18 COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONERaggruppando i documenti ed attraverso una classificazione gerarchica, incui viene puntualmente descritto l’elemento d’archivio principale (adesempio il fascicolo), e la semplice associazione di tutti i documenticomponenti lo stesso. 09.11.2011
  19. 19. 19 COME RIDURRE LA FASE DI CLASSIFICAZIONEUtilizzando potenti strumenti di interpretazione a testo libero delcontenuto dei documenti, siano essi formati elettronicamente all’origineche convertiti attraverso acquisizione a mezzo scanner. 09.11.2011
  20. 20. 20 L’OCR E LA RICERCA FULL-TEXTLe tecnologie attuali hanno consentito la realizzazione di algoritmi diinterpretazione dei caratteri (OCR) ad elevata affidabilità ed efficienza.Il processo interpretazione ed indicizzazione full-text è completamentegratuito, viene eseguito in automatico e non necessita di assistenza daparte dell’utente.L’ impiego simultaneo di logica fuzzy consente di effettuare ricerche persimilitudine, pertanto non risulta necessaria alcuna fase diveririca/correzione dei testi estrapolati.In conseguenza, è possibile effettuare ricerche e gestire in manierauniforme un archivio costituito sia di documenti elettronici che cartaceiall’origine. 09.11.2011
  21. 21. 21DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE Classificazione Minima 09.11.2011
  22. 22. 22DEMATERIALIZZAZIONE CONVENIENTE Efficienza Massima 09.11.2011
  23. 23. 23 AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA’ DI ARCHIVIAZIONEGrazie a tale metodologia oggi è pertanto possibile gestire anchequegli archivi di scarso impiego per i quali, l’operazione diindicizzazione manuale dei documenti secondo le modalitàstandard di catalogazione, risulti non conveniente da un punto divista economico in termini di rapporto costo/beneficio.Infatti, potendo sfruttare i potenti strumenti di ricerca a testolibero che non necessitano di una preventiva strutturazione deidati, è ora possibile gestire anche archivi di elevata moledocumentale pur tralasciandone la classificazione puntuale. 09.11.2011
  24. 24. 24 GESTIONE INFORMATIZZATAUlteriore garanzia della gestione informatizzata degli archivi èrappresentata dal controllo degli accessi ai documenti : – Verifica puntuale dei diritti di accesso all’archivio digitale – Protezione dell’archivio digitale contro usi e manipolazioni illecite – Protezione della Privacy – Sicurezza della conservazione dell’archivio digitale 09.11.2011
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