Je hebt sharepoint nodig wanneer ..
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Je hebt sharepoint nodig wanneer ..

on

  • 22 views

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming
nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise.

Statistics

Views

Total Views
22
Views on SlideShare
22
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Je hebt sharepoint nodig wanneer .. Je hebt sharepoint nodig wanneer .. Document Transcript

  • cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/174-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer Je hebt SharePoint nodig wanneer ... In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. Je hebt SharePoint nodig wanneer... 1. De helft van je IT budget wordt besteed aan opslag voor iedereens email quota Een groot deel van de emails bevatten bijlages die al snel heel wat opslagruimte in beslag nemen. Binnen SharePoint kunnen email conversaties opgeslagen worden zodat ze een rechtstreekse bron worden voor informatie. Door één exemplaar van een document te bewaren en daarnaar te verwijzen in je emails bespaar je je Exchange administrator heel wat kopzorgen. 2. De bedrijfscommunicatie in je inbox weinig nuttige informatie bevat Niemand houdt van een inbox vol 'bedrijfsspam'. Heb je het gevoel dat je belangrijke mails daardoor mist? Door gebruik te maken van de samenwerkingsmogelijkheden binnen SharePoint is het eenvoudig om de communicatie relevanter te maken voor de gebruiker. SharePoint biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om bepaalde mensen, documenten en sites te volgen en een melding te ontvangen wanneer relevante informatie geplaatst wordt. 3. Elk teamlid beschikt over een andere versie van een document SharePoint maakt het makkelijker dan ooit om alle medewerkers te laten samenwerken aan hetzelfde document, opgeslagen op 1 locatie. De laatste versie van Office maakt het zelfs real time samenwerking mogelijk, waarbij alle deelnemers meteen de aangebrachte wijzigingen aan een document te zien krijgen. Versiecontrole zorgt er vervolgens voor dat alle wijzigingen getraceerd worden. 4. Je dat ene document dat je nodig hebt voor je taak maar niet kan terugvinden De zoekmotor binnen SharePoint is één van zijn grootste troeven en kan zelfs informatie halen uit een Office of PDF document. De uitgebreide 'tagging' mogelijkheden, metadata en filter opties maken het nog makkelijker om een document terug te vinden.
  • 5. De gedachte aan BYOD je angst inboezemt Mobiliteit is een belangrijk punt vandaag en veel bedrijven switchen dan ook naar een BYOD (Bring Your Own Device) beleid. Dat brengt uiteraard enkele uitdagingen met zich mee, waaronder de ondersteuning van de bedrijfssystemen voor de verschillende schermgroottes en types van deze apparaten. SharePoint biedt hierop een antwoord door gebruik te maken van de laatste responsive design functionaliteiten en Office Online Services (vroeger Office Web Apps). Office Online Services biedt gebruikers de mogelijkheid om basis bewerkingen aan Office documenten te doen via de browser, in plaats van de software te moeten installeren op de tablet. Bovendien biedt Microsoft apps voor zowel iOS, Windows en Android, die gratis beschikbaar zijn in de desbetreffende app stores. Ga verder naar deel 2 van deze serie blogposts "Je hebt SharePoint nodig wanneer...".
  • cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/175-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 2 In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. De eerste blogpost kan je hier nalezen. Je hebt SharePoint nodig wanneer... 6. Je intranet of website nog lijkt af te stammen uit een vorig tijdperk Gebruiksvriendelijkheid is de belangrijkste factor voor een goede gebruikersadoptatie. Met SharePoint kunnen makkelijk aantrekkelijke websites gemaakt worden dankzij de design manager tools. Een SharePoint website ontwerpen kan met de gekende HTML en web ontwikkeling tools, zonder diepgaande kennis van alle SharePoint controls. 7. Je voor een update van de inhoud op je intranet of internet site, beroep moet doen op iemand met kennis van HTML Individuele medewerkers de mogelijkheid bieden om te focussen op hun content en het eenvoudig, zelf, publiceren daarvan, moet het doel zijn van elke onderneming die de samenwerking wil optimaliseren. Met de ingebouwde publishing mogelijkheden in SharePoint is het een klein karwei voor een UI (User Interface) expert om vooraf basis templates te creëren voor content. Eens de layouts aangemaakt zijn is het proces voor de gebruiker eenvoudig; creëer een nieuwe pagina, kies een layout, vul de content aan binnen de voorziene velden en publiceer. Het resultaat is een pagina die vormgegeven werd door de expert en aangemaakt werd door de gebruiker. 8. Je contact moet opnemen met HR of een e-mail uitsturen naar de gehele onderneming, om iemand te vinden met een bepaalde bekwaamheid Binnen SharePoint kunnen profielen aangemaakt worden waar gebruikers hun bekwaamheden, interesses, vorige projecten en meer kunnen registreren. In deze gebruikers profiel templates kunnen makkelijk nieuwe velden toegevoegd worden indien nodig. De informatie in deze profielen kan vervolgens doorzocht worden door iedereen binnen de onderneming.
  • 9. Je bedrijfskalender of teamkalender niet meer is dan een vel papier Met SharePoint kalenders is het eenvoudig voor gebruikers om gebeurtenissen of andere relevante informatie te plaatsen op een kalender. Verschillende views kunnen gecreëerd worden bijvoorbeeld door kleuren toe te kennen aan bepaalde categorieën. Verschillende kalenders met een bepaalde view kunnen vervolgens gepubliceerd worden op de site. 10. Voor de bedrijfsrapportage meerdere Excel bestanden nodig zijn, die geüpdatet worden wanneer er nieuwe data voorhanden is Door gebruik te maken van Excel Services en Power View kunnen de makers van rapporten focussen op het aggregeren van data op één locatie en het creëren van een interactieve data verkenning, visualisatie en presentatie die ad-hoc rapportage mogelijk maakt.
  • cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/176-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer-deel-3 Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 3 In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw onderneming nood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. Lees ook deel 1 en deel 2 uit deze reeks blogposts. Je hebt SharePoint nodig wanneer... 11. Je geen idee hebt welke taken aan jou toegekend zijn Binnen SharePoint kunnen gebruikers taken aanmaken en deze toewijzen aan bepaalde personen, hetzij met basis takenlijsten of geautomatiseerd via workflows. Gebruik je persoonlijke 'task view' in My Site om te zien welke taken aan jou toegekend werden. Wil je nog meer controle, dan is er nog de Project Server (of Project Online) om je SharePoint omgeving uit te breiden tot een volledige project applicatie. 12. Goedkeuringsprocessen bestaan uit het versturen van documenten naar iedereen, waarna reacties manueel verzameld moeten worden Het proces om documenten goed te keuren kan geautomatiseerd worden met de ingebouwde en aanpasbare workflows. Er zijn verschillende 'approval workflows' standaard beschibaar die eenvoudig op te zetten zijn voor een goedkeuringsproces van 1 tot 3 niveaus. Vul eenvoudigweg de namen in van de personen die per niveau hun goedkeuring moeten geven en je workflow, die de betrokken personen automatisch een notificatie stuurt, is klaar. Het is ook mogelijk om een custom workflow proces op te zetten voor een lijst of document, met meer dan 100 workflows acties die beschikbaar zijn binnen SharePoint designer. 13. Belangrijke documenten op file shares staan en daardoor voor iedereen inzichtelijk zijn Veiligheid is een kritieke factor voor elk systeem. SharePoint maakt het eenvoudig om informatie enkel te tonen aan mensen die deze informatie effectief mogen zien. De zoekmotor voert beveiligingschecks door zodat gebruikers die niet de nodige permissies hebben voor een document, dat document ook niet te zien krijgen in de zoekresultaten. Wil je nog een stap verder gaan op het vlak van beveiliging, dan is er ook het 'document rights management'. Deze extra service kan documenten encrypteren en authenticatie vereisen bij het openen ervan. Door document
  • rights management in te zetten voorkom je dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terechtkomt. 14. Er telkens een nieuw excel bestand of access database aangemaakt wordt, wanneer bepaalde informatie geregistreerd moet worden Het grote probleem met deze werkwijze is het feit dat niemand deze bestanden uiteindelijk terugvindt wanneer dat nodig blijkt. 'Custom lists' in SharePoint stellen gebruikers in staat om zelf informatie te registreren. De informatie in lijsten kan op verschillende manieren gefilterd worden zodat elke gebruiker deze op zijn manier kan doorzoeken. Het gebruik van REST calls en InfoPath formulieren biedt nog complexere functionaliteiten binnen SharePoint. 15. Je file share bestaat uit een onduidelijke folderstructuur van meer dan 5 niveaus diep Het gebruik van folders binnen een file share of op de desktop was een goede manier om grote hoeveelheden documenten te structureren. Het probleem met folders is echter dat gebruikers die niet betrokken waren bij het opzetten van de structuur, maar moeilijk de juiste documenten terugvinden. Binnen SharePoint kan medata gekoppeld worden aan documenten. Aan de hand van deze metadata kunnen ze vervolgens gegroepeerd en gefilterd worden. Op deze manier kan elke gebruiker zijn eigen view creëren en documenten structureren volgens zijn voorkeur, in plaats van 1 structuur op te dringen aan de gehele organisatie.