Изпълнение и отчитане на европроект с Team Aspects
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Изпълнение и отчитане на европроект с Team Aspects

on

  • 746 views

Управление и отчитане на европейски проект по ОП "Конкурентоспособност" с помощта на софтуер за управление ...

Управление и отчитане на европейски проект по ОП "Конкурентоспособност" с помощта на софтуер за управление на проекти Team Aspects.

Statistics

Views

Total Views
746
Views on SlideShare
746
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
1
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Изпълнение и отчитане на европроект с Team Aspects Document Transcript

  • 1. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 1 Изпълнение и отчитане на европроект по ОП „Конкурентоспособност“ Във време на затруднена икономика и ограничени източници за финансиране на иновации, а така също и на обичайната фирмена дейност, все повече предприятия виждат реални възможности в програмните инструменти на Европейския съюз или така добилите популярност „еврофондове“. Не малка част от тях възлагат подготовката и/или изпълнението на подобни проекти на опитни консултантски организации, които предлагат своя административен капацитет и експертиза в управлението на проекти за съфинансиране.ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО Управление и отчитане на проект за съфинансиране по оперативна програма Фирма АБВ е консултантска организация, специализирана в подготовката на проектни предложения, както и в съпровождането на бенефициентите в последващото изпълнение на одобрените проекти. Добрите отзиви от клиенти и препоръките на техни партньори водят до нарастващ брой запитвания и поети ангажименти по управлението на проекти. Освен безспорните предимства за бизнеса, това обаче води и до нараснали обеми на работа за всеки човек от състава на дружеството, до затруднения в разпределението на задълженията, определянето на приоритетите и навременното изпълнение на ангажиментите. Всеки е зает по поне няколко проекта, като във всеки от тях има различни роля и принос. От друга страна, за мениджъра става все по-трудно да проследява статуса и напредъка по отделните проекти, реално свършената работа и ангажираността на отделните служители, както и да поддържа адекватно ниво на информираност и комуникация с всеки от своите контрагенти.РЕШЕНИЕТО Планиране, съвместно управление с клиента и отчитане на проекта с Team Aspects Ръководството на фирмата решава да отговори на засиления интерес като привлече нови консултанти на пълно или плаващо работно време в опитите си да гарантира запазване и повишаване на качеството на проектно обслужване. Осъзната обаче е и нуждата от организиране на цялостната дейност на техническо ниво, чрез внедряване на софтуер за управление на проекти Team Aspects. Целта е да се оптимизират процесите по подготовка и изпълнение на проектите, да се разпределят ефективно задачите между постоянните членове на екипа, както и между привличаните на проектна база експерти (обикновено на граждански договор в рамките на определен проект). Един от проектите, които се обслужват с помощта на уеб базираната програма за управление на проекти Team Aspects, е този по управлението и отчитането на проект на клиента Респект ООД, който вече има подписан договор по Оперативна Програма „Конкурентоспособност“. Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 2. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 2 Мениджърът „Проекти“ в консултантската фирма Росен Кафалиев поверява този клиент насвоята колежка Мариана Петева – Експерт „Проекти“, като фирмената политика повелява вдейностите по проекта да са включени (макар и без да са им пряко възложени задължения) понеоще двама колеги, за да се гарантира непрекъснатост на обслужването и взаимозаменяемост наперсонала при нужда. В случая това са административният сътрудник Рени Димитрова и другиятЕксперт Проекти във фирмата – Дарина Стоименова. (вж. Фиг. 1) Фиг. 1 Проджект мениджърът на този проект Мариана решава да включи като наблюдател и лицетоза контакт от фирмата-клиент (бенефициент по проекта), като му се дава ограничен достъп допрограмата, с цел да е в течение за статуса на проекта, без да има права да вижда вътрешна зафирмата информация. Като възложител на проекта, Росен продължава да има права на достъп до всички бъдещидейности и поддейности, които ще се създават в рамките на този едногодишен проект, като получаваизвестия за всичко по-важно случващо се по него. Освен това има възможност да следи дейността понего и чрез функцията „Новини по проекта“. (вж. Фиг. 2) Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 3. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 3 Фиг. 2 Мариана планира изпълнението и отчитането на проекта като пресъздава целия график надейностите съгласно договора за съфинансиране под формата на дейности и поддейности към вечесъздадения проект. Повечето от тях тя възлага на себе си от името на своя пряк ръководител Росен,тъй като софтуерният продукт й дава тази възможност. (вж. Фиг. 3) Същевременно във всеки единмомент е видно кой е създал дадена дейност и кой и кога е отразил някаква промяна по нея. Товагарантира пълна прозрачност на управлението на проекта, проследимост и контрол на изпълнението,без да ангажира висшия мениджмънт собственоръчно да възлага задачи в софтуера. Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 4. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 4 Фиг. 3 На всяка от дейностите е сложен приоритет, начална и крайна дата, като освен това имавъзможност за отбелязване на напредъка в изпълнението им за улеснение на оперативнотоуправление и мониторинга. След първоначалното планиране на проекта, неговото изпълнение е „разбито“ до следнитеосновни дейности (вж. Фиг. 4) Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 5. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 5 Фиг. 4 Някои от тези дейности са твърде широкообхватни и сложни, или пък съдържат няколкоетапа/фази на изпълнение, което налага допълнителното им разбиване до поддейности. Такива санапример дейността „Изпълнение на проектните дейности“ (вж. Фиг. 5), която включва всичкипроектни дейности, заложени в договора на бенефициента-клиент, както и дейността „Финансовоотчитане на проекта“, която за улеснение на финансовото управление се състои от различнибюджетни пера. Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 6. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 6 Фиг. 5 Ако някоя от дейностите на проекта се окаже повторяема във времето, тя може да бъдемултиплицирана благодарение на функцията „Повторяемост“, чрез която се задава в кой ден и презкакъв интервал тази задача следва да се създаде, както и периода, в който ще се повтаря задачата.Именно тази характеристика на софтуера е използвала и Мариана за създаването на обичайнатамесечна оперативка за напредъка на проекта, която екипът провежда всеки последен вторник намесеца за целия период на проекта (вж. Фиг. 6). Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 7. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 7 Фиг. 6 Team Aspects по никакъв начин не ограничава подразделянето на дейности и поддейности,което означава, че е единствено в ръцете на проектния мениджър да реши как да организира свояпроект и до колко нива да го разбие. В тази връзка, първоначалната структура на проекта в никакъвслучай не е задължително да бъде окончателна. Във всеки един момент Мариана или друг участник впроекта, на който са му дадени права за редакция, може да добави нови дейности или поддейности. Така например главният счетоводител Стела, на която е възложена задача за поддържане насчетоводните регистри по проекта, решава да разбие дейността на няколко поддейности с оглед по-добрата организация на собствената си работа (вж. Фиг. 7): Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 8. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 8 Фиг. 7 От страна на клиента, лицето за контакт по проекта Калина Обретенова има ограничен достъпдо Team Aspects (вж. Фиг. 8), който обаче е съвсем достатъчен, за да вижда задачите, в които евключена като наблюдател. Има право да чете комуникацията по съответните дейности, да севключва в нея, както и да сваля прикачени файлове и да добавя нови. Това на практика гарантиравключването на клиента в работата на екипа по съвместния проект, без това да се заплаща нито отклиента, нито от консултантската организация (за потребители – външни лица не се заплаща лицензза Team Aspects). Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 9. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 9 Фиг. 8РЕЗУЛТАТЪТ По-ефективно и организирано управление и отчитане на европроекта Благодарение на организацията на проекта чрез Team Aspects, управлението и отчитането му са значително улеснени както за основните участници в него, така и за мениджъра и представителите на бенефициента. И трите страни – проектен екип, мениджмънт и клиент - имат достъп до проекта и дейностите в зависимост от своите права и роля в изпълнението му. Безспорно предимство на проектното управление с Team Aspects е организирането и поддържането на сигурен архив с документацията по европроекта, особено с оглед на задължението, което бенефициента има относно съхраняването й и след приключване на проекта. Освен прикачените файлове, проектът съдържа и цялата комуникация между членовете на екипа, която е не по-малко важна. Веднъж създаден, проектът може да бъде използван като шаблон за следващ подобен проект и може да бъде копиран изцяло с всички дейности и поддейности към него, след което да се редактират според нуждите на новосъздадения проект. Същата възможност за копиране съществува и за всяка отделна дейност. Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“
  • 10. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 10АКО ЖЕЛАЕТЕ ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS С ОПИСАНИЯ ПО-ГОРЕ ПРАКТИЧЕСКИ ПРИМЕР В РОЛЯТАНА МЕНИДЖЪРА НА ПРОЕКТА МАРИАНА, МОЖЕТЕ ДА ГО НАПРАВИТЕ ОТТУК:Адрес: https://help.teamaspects.comПотребителско име: MarianaПарола: marianaИЛИ СЕ РЕГИСТРИРАЙТЕ ЗА 30-ДНЕВНА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ , ЗА ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS ВСОБСТВЕНАТА СИ ПРАКТИКА. Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“