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Team4 Microsoft CRM Showcase Verkaufschancen Analyse
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Team4 Microsoft CRM Showcase Verkaufschancen Analyse

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Verkaufschancen im B2B-Bereich zentrieren sich oft um langlaufende, komplexe Projekte mit vielen involvierten Personen. Die Präsentation zeigt dazu passende Vorgehensmodelle und deren Abbildung in …

Verkaufschancen im B2B-Bereich zentrieren sich oft um langlaufende, komplexe Projekte mit vielen involvierten Personen. Die Präsentation zeigt dazu passende Vorgehensmodelle und deren Abbildung in Microsoft Dynamics CRM. Ein Schwerpunkt liegt bei der Aufbereitung für die schnelle Bewertung in Reviewmeetings.

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  • 1. Verkaufschancen analysieren mit Microsoft Dynamics CRM Ein Beispiel
  • 2. Hintergrund (1)
      • In vielen Unternehmen leidet das Vertriebsmanagement unter dem Aspekt, dass wesentlichen Fragestellungen beim Vertriebsmeetings oft nicht effizient oder aussagekräftig beantwortet werden können, beispielsweise:
        • Welche der im Forecast aufgelisteten Geschäftsmöglichkeiten sind die attraktivsten?
        • Wie steht es um die Realisierungs- bzw. Auftragswahrscheinlichkeiten?
        • Mit welchen Unwägbarkeiten bzw. Risiken ist zu rechnen
        • Welche Aktionen sind sinnvoll, um die attraktiven Projekte zu gewinnen?
        • Welches, zum erfolgreichen Agieren notwendige Wissen fehlt noch?
      • Dies führt oft zu unverhältnismäßigem Aufwand in der Entscheidungsfindung oder zu nicht optimalen Strategien bzw. Maßnahmen.
      • An dieser Stelle können Systeme helfen, die alle wesentlichen Informationen zusammenhängend erfassen und darstellen:
        • Kontakte beim Kunden – einschließlich erweitertem Beziehungsnetzwerk
        • Aktionshistorie und –planung
        • Systematische, objektive Beschreibung und Bewertung von Verkaufschancen
  • 3. Hintergrund (2)
      • Im Fokus sollte dabei die Verkaufschance stehen. Hier gilt, dass erst die richtige Kombination aus den Fakten zur Verkaufschance und weitergehenden Informationen zu
        • Personen beim Kunden,
        • Mitbewerbern,
        • Personen des eigenen Hauses,
        • Politischen Umfeld beim Kunden,
        • Finanzinformationen
        • und mehr
      • die gewünschte Transparenz
      • bringen.
    Der Verkaufstrichter
  • 4. Hintergrund (3)
      • In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass der Vertriebsmitarbeiter sich mit einer Verkaufschance systematisch auseinandersetzt. Arbeitspunkte dabei sind:
        • Schilderung und Klassifizierung (Kennzahlen) der wesentlichen vertrieblichen Aspekte wie Mitbewerber, Budget etc.
        • Beschreibung wichtiger Personen und vertrieblicher Zusammenhänge
        • Begründungen bzgl. Gewinn, Verlust oder Ressourcenbedarf
        • Ableitung und Erklärung zielführender Aktionen
      • Systeme, die dabei unterstützen, sollten folgenden Kriterien genügen:
        • Es sollten unterschiedliche, aufwandsgerechte Bearbeitungsvorlagen für kleine, mittlere und große Verkaufschancen zur Verfügung stehen.
        • Die Anwendung soll den Vertriebsmitarbeiter bei seiner Arbeit mit Situationsanalyse und Aktionsplanung effizient unterstützen.
        • Eine praktische Kombination aus Eingabemaske und anleitenden Fragen
        • Reports mit Hintergrundinformationen für das Management
        • Projekt-, Dokumenten- und Aktivitäten-Management
  • 5. Hintergrund (4)
      • Dazu passende Lösungen auszusuchen, gestaltet sich nicht immer einfach, insbesondere da Standardsoftware oft nicht die benötigte Funktionalität „out of the box“ bietet.
      • Vor diesem Hintergrund ist es sehr hilfreich, wenn ein System umfangreiche Konfigurations- und Erweiterungsmöglichkeiten bietet.
      • Microsoft Dynamics CRM ist ein solches System.
      • Um dies zu untermauern, möchten wir Ihnen auf den Folgefolien ein Beispiel vorstellen, wie Microsoft Dynamics CRM mit überschaubaren Anpassungen und Erweiterungen den zuvor genannten Vorgaben gerecht werden kann.
  • 6. Die Lösung
      • Um dies umzusetzen sind natürlich einige Hintergrundkenntnisse erforderlich.
      • Hier sind zu nennen:
        • Konfigurations-kenntnisse Microsoft Dynamics CRM
        • JavaScript
        • C#
        • ASP-Kenntnisse
      • oder …
  • 7. So kann Team4 Sie unterstützen
      • Im Rahmen von Projekten konzipiert Team4 Lösungen wie die nachfolgend beispielhaft dargestellte.
      • Die Konzeption erfolgt auf Basis Ihrer Anforderungen. Im Rahmen einer Analyse berät Team4 dabei sowohl in prozessspezifischen Angelegenheiten als auch in System- und Designfragen.
      • Integriert die Lösung in Ihre Systemlandschaft.
      • Führt den Rollout durch oder unterstützt Sie dabei.
      • Leistet Support in unterschiedlichen Stufen.
  • 8. Darstellung des Szenarios (1)
      • In Folge zeigen wir Ihnen einen Auszug aus Microsoft Dynamics CRM-Konfigurationen, welche im Rahmen von Projekten und Design-Studien entstanden sind.
      • Wesentliche Aspekte sind:
        • Aktionssteuerung
        • Klassifizierung von Verkaufschancen über unterschiedliche Vorgehensmodelle
        • Klassifizierung von Chancen über Fragen/Antworten
        • Analysen und Reports zu Machbarkeit, Chancen und Risiken einer Verkaufschance
  • 9. Warum Microsoft Dynamics CRM
      • Weil sich die Basistechnologie von Microsoft Dynamics CRM leicht in die vorhandene IT-Landschaft und in andere Produkte und Technologien von Microsoft wie z.B. Office, SharePoint, Outlook, Exchange und SQL-Server integrieren lässt.
      • Weil Microsoft Dynamics mit Webservices an Alt- oder Fremdsysteme angebunden werden kann.
      • Weil die Konfigurations-werkzeuge von Microsoft Dynamics CRM helfen, die Lösung exakt an spezifische Anforderungen anzupassen.
  • 10. Die Verkaufschance in Microsoft Dynamics CRM Ausgangspunkt ist die Verkaufschance. Im Bild sind mehrere offene Verkaufschancen zu sehen.
  • 11. Eine geöffnete Verkaufschance in Microsoft Dynamics CRM Im Bild die geöffnete Verkaufschance: Neben Standardfeldern wie z.B. Umsatz, Wahrscheinlichkeit oder Abschlusstermin ist das Formular um 3 Buttons erweitert. Über diese Buttons werden – in Abhängigkeit der Umsatzgröße - weitere Reiter eingeblendet. Über diese zusätzlichen Reiter werden dann unterschiedliche Funktionen angeboten. Dahinter steckt der Grundansatz, bei einem kleinen Umsatz dem Vertriebsmitarbeiter wenig Aufwand abzuverlangen und bei großen Vorhaben etwas mehr sein, da hier Potentiale aber typischerweise auch die Risiken und der Gesamtvertriebsaufwand deutlich höher sind.
  • 12. Für jede Situation ein passendes Vorgehensmodelle: Die Kurzvariante Durch drücken des Button „Umsätze bis 100.000 €“ werden weitere Reiter passend zu einem verkürzten Vorgehensmodell angezeigt.
  • 13. Vorgehensmodelle „Kurzvariante“ (1) Im Rahmen des verkürzten Vorgehensmodells wird dem Vertriebsmitarbeiter eine Vorlage angeboten, die ihm die einzelnen Aktionen/Klärungsfragen vorgibt. Wenn diese erledigt/beantwortet sind (Hacken setzen), wird entsprechend der Gewichtung der einzelnen Aktionen/Fragen die Auftragswahrscheinlichkeit ermittelt. Die erforderlichen Gewichtungen/Regeln können in einem dafür vorgesehenen Formular hinterlegt und nach Bedarf angepasst werden.
  • 14. Vorgehensmodelle „Kurzvariante“ (2) Für das verkürzte Vorgehensmodell wird dem Vertriebs-mitarbeiter eine Kurzanalyse angeboten. Durch diese soll geklärt werden, ob dieses Vorhaben weiter verfolgt werden soll. Hinter dem Formular liegt ein Regelwerk. Durch anklicken eines Kreises (Radiobutton) wird ein entsprechender Wert automatisch errechnet. In Abhängigkeit des Gesamtergebnisses wird die weitere Vorgehensweise vorgeschlagen.
  • 15. Für jede Situation ein passendes Vorgehensmodelle: Die Langvariante Durch drücken des Button „Umsätze ab 500.000 €“ wird ein anderes Vorgehensmodell eingeblendet, welches der Umsatzgröße Rechnung trägt. Darüber hinaus wird angezeigt, welches Vorgehensmodell nun aktiv ist. In diesem Zusammenhang werden in Folge die Reiter „Erweiterte Analyse“ und „Angebots Check“ kurz dargestellt.
  • 16. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (1) Im Rahmen der „Erweiterten Analyse“ wird der Vertriebs-mitarbeiter aufgefordert, in Formularen vorgegebene Fragen zu beantworten und eine persönliche prozentuale Einschätzung abzugeben. Hieraus wird ein Diagramm errechnet, welches als Vorschau hochgeladen werden kann. In diesem Diagramm lassen sich schnell Stärken und Schwächen erkennen und daraus geeignete Maßnahmen ableiten. Das dahinterliegende Regelwerk ist konfigurierbar.
  • 17. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (2) Das geöffnete Formular „Wirtschaftliche Attraktivität“: Es besteht aus zwei Reitern. Auf dem ersten Reiter ist eine Dokumentenbibliothek (SharePoint) eingeblendet, die alle zu diesem Vorgang zugehörigen Dokumente beherbergt. Auf dem zweiten Reiter werden die entsprechenden Fragen zum Thema angeboten.
  • 18. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (3) Das Formular „Wirtschaftliche Attraktivität“ mit Beispielfragen. Die Fragen sind konfigurierbar.
  • 19. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (4) Das Formular „Funktionale Attraktivität“ mit Beispielfragen. Die Fragen sind konfigurierbar.
  • 20. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (5) Das Formular „Strategischen Attraktivität“ mit Beispielfragen. Die Fragen sind konfigurierbar.
  • 21. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (6) Es ist auch möglich, direkt vorkonfektionierte Reports (Microsoft SQL Server Reporting Services) aufzurufen.
  • 22. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (7) Diese Reports können dann z.B. als PDF-Dateien ausgedruckt oder abgelegt werden. Oder die Auswertungsdaten werden nach Excel übergeben.
  • 23. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (8) PDF zum Report
  • 24. Vorgehensmodelle „Langvariante“ (9) Darüber hinaus stehen im Rahmen des großen Vorgehensmodells verschiedene Check-Formulare zur Verfügung, die für unterschiedliche Zwecke wie z.B. Angebotscheck genutzt werden können. Die entsprechenden Werte werden in Abhängigkeit der Eingabe berechnet. Zum Schluss wird wieder eine berechnete Empfehlung herausgegeben (wie zuvor bei der Kurzanalyse). Regel-werk und Texte sind konfigurierbar.
  • 25. Historienschreibung Als Erweiterung zum Standard wurde eine Historienschreibung und Aktivitätssteuerung implementiert. Sinn und Zweck der Historien-schreibung ist, alle wichtigen Ereignisse und Arbeitsschritte im Verkaufschancen-Umfeld auf einfach Art und Weise notieren zu können. Nach dem Speichern des Formulars sind die entsprechenden Felder schreibgeschützt. Erst wenn die Informationen über die entsprechenden Buttons in die Historie geschrieben wurden, können neue Information hinterlegt werden.
  • 26. Aktivitäten managen (1) In dem Feld „Geplante Aktivitäten“ können Planaktivitäten hinterlegt werden. Aus diesen können dann Aktivitäten erstellt werden, die sich in das Standard-Aktivitäten-Management von Microsoft Dynamics CRM eingliedern. Darüber hinaus werden die Planaktivitäten in die Historienschreibung übernommen. Aktivitäten des Standard-Systems können innerhalb des Verkaufschancen-Formulars in einem Vorschaufenster eingesehen werden.
  • 27. Aktivitäten managen (2) Geöffnete Aktivität, die ursprünglich in den Planaktivitäten der Verkaufschance stand und durch drücken des Buttons „Aktivität erstellen“ in das Microsoft Dynamics CRM Standard-Aktivitäten-Management übernommen wurde.
  • 28. Aktivitäten managen (3) In der Historienschreibung werden alle Informationen und Planaktivitäten dokumentiert. Diese können über einen Bericht ausgewertet werden bzw. für Vertriebsmeetings zur Weitergabe entsprechend aufbereitet werden.
  • 29. Mit Workflows steuern (1) Microsoft Dynamics CRM besitzt eine leistungsstarke Workflow-Engine. Diese kann dazu genutzt werden Arbeitsschritte zu automatisieren oder im Rahmen von Verkaufschancen den Vertriebsmitarbeiter an den nächsten Arbeitsschritt zu erinnern. Der Screen Shot zeigt die definierten Arbeitsschritte, welche im Rahmen des Lebenszyklus der Verkaufschance zu durchlaufen sind.
  • 30. Mit Workflows steuern (2) Über das Aktivitäten-Vorschaufenster in der Verkaufschance können die einzelnen Aktivitäten direkt geöffnet und bearbeitet werden. Im Bild ist zu sehen, dass die Verkaufschance aktuell auf dem Status „Verkaufschance qualifizieren“ steht. Der Vertriebsmitarbeiter wird über den Aktivitäten-eintrag erinnert, was zu tun ist. Wenn diese Phase durchlaufen ist, kann der Vertriebsmitarbeiter diese Aktivität auf erledigt setzen.
  • 31. Mit Workflows steuern (3) Nachdem die Aktivität „Verkaufschance qualifizieren“ auf erledigt gesetzt wurde, schaltet die Workflow-Engine das System weiter. Der Vertriebsmitarbeiter bekommt die Nächste Aktivität vorgeschlagen. Im Bild zu sehen, dass das System auf den Arbeitsschritt „Lösung evaluieren“ umgeschaltet hat.
  • 32. Weitere Fragen? www.team4.de

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