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Team4 Microsoft CRM Showcase Angebote und Rechnungen
 

Team4 Microsoft CRM Showcase Angebote und Rechnungen

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In kleineren Unternehmen, aber auch in speziellen Geschäftsbereichen größerer B2B-Unternehmen kann es Sinn machen, Angebote und ggf. sogar Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Microsoft CRM zu ...

In kleineren Unternehmen, aber auch in speziellen Geschäftsbereichen größerer B2B-Unternehmen kann es Sinn machen, Angebote und ggf. sogar Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Microsoft CRM zu erstellen. Meist reichen dazu aber die einfachen, integrierten Mechanismen von Microsoft CRM nicht aus. Die Präsentation zeigt, wie durch die enge Integration von Word und Microsoft SQL Server Reporting Services auch ein komplexeres Angebots- und Rechnungswesen abgebildet werden kann.

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    Team4 Microsoft CRM Showcase Angebote und Rechnungen Team4 Microsoft CRM Showcase Angebote und Rechnungen Presentation Transcript

    • Angebote, Aufträge und Rechnungen in Microsoft Dynamics CRM Ein Beispiel
    • Hintergrund
        • Microsoft Dynamics CRM besitzt Funktionen, um Angebote, Aufträge und Rechnungen zu managen. Diese Funktionen sind gut miteinander verzahnt, so dass ein durchgängiger Arbeitsablauf gewährleistet ist.
        • Im Regelfall müssen jedoch insbesondere die Angebotsvorlagen und die Rechnungsformulare auf die spezifischen Anforderungen angepasst werden.
        • Das Mittel der Wahl für Angebotsvorlagen ist die Anwendung Microsoft Office Word, welche (sofern die Anwendung auf dem Arbeitsplatz installiert ist) sich dem Anwender als integraler Bestandteil von Microsoft Dynamics CRM darstellt.
        • Für Rechnungen bieten sich eher die Microsoft Reporting Services an. Diese sind ebenfalls in Microsoft Dynamics CRM integriert.
        • Nachfolgend stellen wir dar, wie diese Komponenten konfiguriert werden und wie man mit Microsoft Dynamics CRM Angebote und Rechnungen erstellt.
    • Die Lösung
        • Um dies umzusetzen sind natürlich einige Hintergrundkenntnisse erforderlich.
        • Hier sind zu nennen:
          • Konfigurations-kenntnisse Microsoft Dynamics CRM
          • Serienbrieferstellung mit Word
          • Kenntnisse zum Thema Reporting Services
        • oder …
    • So kann Team4 Sie unterstützen
        • Im Rahmen von Projekten konzipiert Team4 Lösungen wie die nachfolgend beispielhaft dargestellte.
        • Die Konzeption erfolgt auf Basis Ihrer Anforderungen. Im Rahmen einer Analyse berät Team4 dabei sowohl in prozessspezifischen Angelegenheiten als auch in System- und Designfragen.
        • Integriert die Lösung in Ihre Systemlandschaft.
        • Führt den Rollout durch oder unterstützt Sie dabei.
        • Leistet Support in unterschiedlichen Stufen.
      Auftrag Kunde Prüfung Rechnung Angebot Lieferung
    • Darstellung des Szenarios
        • In Folge zeigen wir Ihnen einen Auszug aus Microsoft Dynamics CRM-Konfigurationen, welche im Rahmen von Projekten und Design-Studien entstanden sind.
        • Wesentliche Aspekte sind:
          • Konfiguration einer Wordvorlage für die Angebotserstellung
          • Erstellung eines Reports für Rechnungen
          • Durchlauf eines Arbeitsganges vom Angebot bis zur Rechnung
    • Warum Microsoft Dynamics CRM
        • Weil sich die Basistechnologie von Microsoft Dynamics CRM leicht in die vorhandene IT-Landschaft und in andere Produkte und Technologien von Microsoft wie z.B. Office, SharePoint, Outlook, Exchange und SQL Server integrieren lässt.
        • Weil Microsoft Dynamics mit Webservices an Alt- oder Fremdsysteme angebunden werden kann.
        • Weil die Konfigurations-werkzeuge von Microsoft Dynamics CRM helfen, die Lösung exakt an spezifische Anforderungen anzupassen.
    • Vorbereitung – Aufbau einer Word Serienbriefvorlage Microsoft Dynamics CRM ermöglicht es, unterschiedliche Vorlage zu managen. Es besteht die Wahl, diese Vorlagen als Global (das heißt, Zugriff auf diese Vorlage aus allen Bereichen des CRMs) oder als Lokal (das heißt, Vorlagen für Firmenbriefe nur für Firmen und Angebotsvorlagen nur für Angebote) zu definieren. Grundsätzlich werden solche Vorlagen mit der Word Serienbrieffunktion gestaltet (Erstellung einer Serienbriefvorlage). Die Datenfelder aus Microsoft Dynamics CRM können an beliebigen Stellen eingesetzt werden. Mit Unterstützung der Makrosprache für Serienbriefe sind auch Tabellenstrukturen nutzbar . Microsoft Dynmaics CRM generiert aus der Serienbriefvorlage eine XML-Datei, die innerhalb des CRMs gespeichert wird.
    • Vorbereitung– Konfiguration/Import der Seriendruckvorlage Unter Einstellungen den Navigations-punkt Vorlagen auswählen. Über den Navigationspunkt Seriendruckvorlagen erreicht man die Übersicht aller im System definierten Serienbriefvorlagen. Über den Button „Neu“ wird ein neues Formular geöffnet, welches unsere Serienbriefvorlage aufnimmt.
    • Vorbereitung – Erstellung der neuen Serienbriefvorlage Formular, um die Serienbriefvorlage im XML-Format aufzunehmen In diesem Formular wird angegeben, ob die Vorlage Global ist oder ob sie einer bestimmten Entität (z.B. Angebot) zugeordnet werden soll. In diesem Zusammenhang sind dann die Datenfelder anzugeben, die in der Vorlage genutzt werden sollen.
    • Angebot erstellen und drucken (1) Wir starten bei der Firma.
    • Angebot erstellen und drucken (2) Die geöffnete Firma: Über den Navigationspunkt „Angebote“ erreicht man alle Angebote, die dieser Firma zugeordnet sind.
    • Angebot erstellen und drucken (3) Aktuell ist der Firma in dieser Ansicht ein Angebot zugeordnet. Ansonsten kann über den Button „Neu: Angebot“ ein neues Angebot angelegt werden.
    • Angebot erstellen und drucken (4) Das geöffnete Angebot: Über die Navigationspunkte „Vorhandene Produkte“ und „Manuell einzutragende Produkte“ können dem Angebot weitere Produkte zugeordnet werden.
    • Angebot erstellen und drucken (5) Aktuell sind diesem Angebot zwei Produkte zugeordnet. Weitere können über den Button „Neu: Angebot (Produkt)“ hinzugefügt werden.
    • Angebot erstellen und drucken (6) Werden Produkte hinzugefügt, die schon vorhanden sind, so werden automatisch der Preise, die Einheit und der hinterlegte Rabatt herangezogen. Es ist aber auch möglich auf manuelle Erfassung umzuschalten und neue Produkte zu definieren .
    • Angebot erstellen und drucken (7) Sind im Angebot alle Einträge vorgenommen, kann das Angebot aktiviert werden (befand sich bisher im Entwurfsmodus). In Folge wird über den Word-Button die Angebots-vorlage aufgerufen. Sind alle Produkte definiert, navigiert man wieder zurück zum Angebotskopf.
    • Angebot erstellen und drucken (8) Nach dem Drücken des Word-Buttons wird ein Assistent aufgerufen, der die weitere Verarbeitung steuert bzw. mit dessen Hilfe die gewünschte Angebotsvorlage ausgewählt wird. Darüber hinaus kann man an dieser Stelle noch einmal explizit die Datenfelder wählen, die im Rahmen des Angebotsdruckes zum Tragen kommen sollen.
    • Angebot erstellen und drucken (9) Das fertige Angebot mit Adresskopf, Angebotsnummer und Artikelpositionen: An dieser Stelle kann es noch weiter überarbeitet werden. Wird das Dokument geschlossen, meldet sich ein weiterer Assistent, über den eine Aktivität erstellt werden kann (z.B. Angebot verfolgen) und das Dokument (wahlweise) in das CRM hineingehängt wird.
    • Aus einem Angebot einen Auftrag erstellen Wird der Auftrag erteilt, dann kann aus dem Angebot ein Auftrag generiert werden. Hierzu ist der Button „Auftrag erstellen“ zu drücken. Ein neues Fenster wird geöffnet. In diesem können Details zur Beauftragung hinterlegt werden.
    • Aus einem Auftrag eine Rechnung erstellen Aus dem Auftrag heraus kann direkt die Rechnung erstellt werden. Hierzu ist der Button „Rechnung erstellen“ zu drücken.
    • Das Rechnungsformular mit den Rechnungskopfdaten Das endgültige Rechnungsdokument wird mit einem Report erstellt. Er wird über einen Button aufgerufen (siehe rotes Rechteck). Der Report generiert die Rechnung, die ausgedruckt oder als PDF verschickt werden kann.
    • Die fertige Rechnung
    • Weitere Fragen? www.team4.de