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  • 1. TEORIA PROGRAMA MICROSOFT EXCEL
  • 2. TEMA 1: CONCEPTOS PRELIMINARESEL ORIGEN DE LOS DATOSComo en la mayoría de los programas que En ambos casos el resultado final seráfuncionan bajo entorno Windows existen idéntico: un nuevo libro de Excel sobre eluna serie de opciones de menú comunes, que poder trabajar.llamadas generalmente de la misma formay cuyo contenido es muy parecido. A medida que vamos cumplimentando el documento resultara útil poder guardarloEste es el caso del menú archivo. Desde en alguna de nuestras unidades de discoesta primera opción de menú podemos para su utilización futura. El procedimientoadministrar la creación, guardado y a seguir también puede variar, aunque enapertura posterior de los ficheros que el todos los casos es muy simple.usuario va creando en cualquier tipo deaplicación, y Excel no es una excepción. La • Dentro del menú Archivo, la opcióntarea de crear un documento nuevo puede Guardar grabara en una unidad derealizarse de dos formas diferentes: disco el documento con el nombre anteriormente utilizado. En otras • Acudiendo al menú Archivo y palabras, eliminara la anterior escogiendo la opción Nuevo. versión de este documento y Aparecerá en este caso una conservara solo esta última. ventana que permitirá escoger entre las diferentes plantillas que • También en el menú Archivo, la tengamos instaladas. opción Guardar Como… permite copiar el documento con un nombre distinto al utilizado hasta ahora. En este caso se desplegara ante nosotros una ventana en la que podremos determinar su localización. Si escribimos un nombre idéntico al que hasta ahora tenia, el programa avisara antes de eliminar el anterior. • Pulsando directamente el botón Nuevo de la barra de herramientas de Formato. De esta forma se abrirá un nuevo documento en blanco.
  • 3. Hay que tener en cuenta una excepción. varios documentos. Este comandoCuando el documento aun no ha sido solo afecta al que tenemos enguardado con ningún nombre, ejecutar la pantalla, no a otros que pudieraopción Guardar del apartado anterior es haber en segundo plano).equivalente a ejecutar este GuardarComo… puesto que en ambos casos • La opción Salir del menú Archivoaccedemos a esta ventana en la que cierra la aplicación Excel y todos losdeberemos atribuir un nombre al fichero. documentos que tengamos en pantalla. • También podemos ejecutar la En la parte superior derecha de la ventana opción Guardar como HTML. En este caso el formato del podemos apreciar dos juegos de botones que permiten minimizar, modificar de documento guardado no será de una hoja de cálculo, sino el de una tamaño o cerrar la ventana activa. Los tres botones superiores afectaran a todo el página web, accesible desde cualquier programa navegador de Excel. Los botones inferiores, en cambio, solo afectan al documento que tengamos internet. en primer plano. • Finalmente, existe la posibilidad de Guardar el área de Trabajo. Gracias a esta opción podemos abrir un En todos estos casos, aunque no grupo de libros en un único paso ejecutemos la opción Guardar, si hemos creando un archivo de área de realizado alguna modificación en el trabajo. En este archivo se guarda documento desde la última vez que lo información acerca de todos los grabamos, antes de cerrarse libros abiertos. Cuando se abre un definitivamente el documento o la archivo de área de trabajo aplicación, Excel preguntara si deseamos mediante el comando Abrir guardar las modificaciones efectuadas. Microsoft Excel abrirá todos los libros guardados en el área de Tiempo después, podemos volver a aquella trabajo. copia de nuestra hoja de cálculo. Desde la ventana de Excel podemos ejecutar, comoEl archivo de área de trabajo no contiene siempre dos opciones distintas.los libros propiamente dichos y deberácontinuar guardando los cambios que haga Menú Archivo y Abrir. Volveremos a laen los libros individuales. ventana que muestra el contenido de nuestro disco, donde deberemosTerminado el trabajo con nuestro seleccionar la unidad, el directorio y eldocumento, y guardados los cambios nombre del documento guardado.realizados, debemos cerrarlo. Comosiempre hay varias maneras de hacerlo. Pulsando el botón Abrir de la barra de herramientas de Formato. El resultado es • Desde el menú Archivo la opción idéntico al caso anterior. Cerrar hará desaparecer de la pantalla el documento que teníamos en primer plano (con Excel se pueden tener abiertos
  • 4. CONFIGURAR LOS LIBROS DEEXCELPor defecto, los libros de Excel tienen unadeterminada estructura, pero no estamosobligados a mantenerla. Veamos comomodificar algunos aspectos de laorganización de estos documentos:En la parte inferior de la pantalla podemosapreciar la existencia de una serie de La opción eliminar borrara esta hoja delpestañas con unos nombres genéricos documento. Previamente el programa(hoja1, hoja2…) cada una de ellas son las pedirá confirmación sobre la operación apáginas del libro que supone el documento realizar. La hoja y todo su contenido seExcel que tenemos ante nosotros. Pulsando perderán de forma definitiva esobre cualquiera de las pestañas irrecuperable.cambiaremos de página y podremos Insertar nuevas hojas en nuestrointroducir nuevos datos. Esta estructura es documento también es fácil. Basta conmuy útil para dividir de forma ordenada desplegar ese mismo menú contextual yhojas de cálculo muy grandes. escoger la opción Insertar.En principio Excel crea siempre Se abrirá una nueva ventana en la quedocumentos con tres páginas y con estos podremos determinar el tipo de objeto quenombres genéricos, pero podemos vamos a insertar en nuestra hoja demodificarlos. Para cambiar el nombre de la cálculo.hoja basta con hacer doble clic sobre laficha elegida. Veremos cómo queda En este caso nos interesa la primera opcióneditada. A partir de aquí podemos darle el de las disponibles. Hecho esto, podemosnombre que deseemos a esa hoja. cambiarle el nombre siguiendo elTerminado el proceso, haciendo clic con el procedimiento antes estudiado.ratón en cualquier parte del documentoquedaran aceptados los cambios.Al margen de modificar los nombres de lashojas que componen nuestro documento,también podemos agregar o eliminarnuevas páginas. Veamos como:Para eliminar alguna de las hojas existentesbasta con dirigir el cursor hasta su pestañay pulsar el botón derecho del ratón.Aparecerá un menú contextual como el dela ilustración. Truco: También es posible insertar una nueva hoja desde menú Insertar y la opción Hoja de Cálculo. En este caso no aparecerá la ventana confirmación.
  • 5. Si deseamos que todos nuestros Finalmente, podemos optar por escribir eldocumentos de Excel tengan un numero nombre de la celda a la que deseamos ir sidiferente de hojas, por ejemplo 5, está situada en una posición muy alejadadeberemos seguir estos pasos. de la actual. En la parte superior izquierda de la ventana se puede apreciar una casilla • En el menú Herramientas en la que siempre figura el nombre de la seleccionaremos Opciones. celda en la que está situado el cursor. • Dentro de la ventana que surgirá, la ficha general. Si hacemos clic en su interior editaremos • Y dentro de esa ventana, en la su contenido, y nos será posible teclear el opción numero de hojas de nuevo nombre de cualquier nueva celda. En este libro teclearemos las hojas que sentido, hay que tener en cuenta que tendrán a partir de ahora los debemos escribir primero la columna documentos nuevos de Excel (ojo (nombrada con una letra) y a continuación no los antiguos ni este que está la fila (numerada). Por ejemplo, si abierto) deseamos desplazarnos a la columna B, y a • Para acabar, pulsaremos el botón la fila 15 escribiremos en mayúscula o Aceptar. minúsculas y pulsaremos la tecla INTRO. Para no olvidarnos nunca de la nomenclatura de las casillas de la hoja de cálculo, podemos recordar que es como enDESPLAZARSE POR EL el juego de los barquitos (tocado yDOCUMENTO hundido).Finalmente, interesa en este temaintroductorio aprender cómo movernospor la hoja de cálculo. Para ello, podemosrecurrir a varias técnicas. • Teniendo una celda seleccionada, las teclas de desplazamiento del teclado de nuestro PC nos permitirán movernos a las adyacentes. • También podemos utilizar las barras desplazamiento que todo documento de Windows más grande que la pantalla tiene en la parte derecha y en la inferior. Podemos arrastrar con el ratón la barra correspondiente o pulsar los pequeños botones con flechas dibujadas en su interior.
  • 6. TEMA 2: INTRODUCCIÓN DE DATOSNUMEROS, FECHAS YTEXTOSIntroducir información en Excel es sencillo.Basta con dirigir el cursor a la celda en laque deseamos insertar la información y Si deseamos escribir un número, como yaescribir el texto deseado. hemos visto, basta con seleccionar la celda deseada haciendo clic sobre ella eUna vez introducido el dato en cuestión, introducir el valor. El número en cuestiónbasta con pulsar la tecla ENTER para que la puede contener caracteres numéricos (delcelda seleccionada sea inferior. 0 al 9) o cualquiera de los siguientes símbolos: + - () , / %. E e Hay que tener en cuenta una serie deLa hoja de cálculo puede interpretar de dos reglas a la hora de introducir números:maneras diferentes la informaciónintroducida. • Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir • Puede tratarse de un valor 1.000.000) constante, un dato introducido directamente en una celda, ya sea • Una solo coma en una cifra será un numero, texto… considerada como entrada decimal ( es decir, podemos escribir • Bien puede ser una formula, ya sea 123,50) secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas • Los signos de suma delante de los a partir de otros valores existentes, números serán ignorados. etc. Las formulas empezaran • Los números negativos deberán siempre con el signo de (=). Por tener incorporado el signo de ejemplo, la operación de suma 2+2 menos (-) o estar entre paréntesis. deberíamos escribirla = 2+2. • Si escribimos dos cifras separadasEn la celda solo aparecerá el resultado una por una barra (/) Excel interpretaravez hayamos aceptado la introducción del que se trata de una fecha (1/2 serávalor, pero en cambio, en la barra de uno de febrero), a no ser queformulas si aparecerá la formula que pongamos el signo de igualcontiene oculta esa celda. delante. Atención: Veremos en temas posteriores como modificar el formato del texto y las
  • 7. cifras introducidas en un documento con del ratón y lo arrastramos podremos hacermás detalle. más grande o pequeña la celda afectada.También se pueden realizar operaciones También es posible modificar el tamaño dematemáticas con fechas y horas. Hay que las celdas desde el menú Formato y lastener en cuenta una serie de normas en opciones Filas o Columnas.estos casos: las fechas deberán ir siempreentre comillas, separadas por el signomatemático correspondiente y precedidatoda la formula por el signo de igual (=). COPIAR DATOS O SERIESVeamos un ejemplo Podemos copiar el contenido de una celda (sea cifra, numero o formula) arrastrándolo a las adyacentes. El proceso es muy sencillo: • En la parte inferior izquierda delAtención: cuando hagas cálculos con rectángulo que identifica la celdafechas, no te preocupes por los años seleccionada existe un pequeñobisiestos, ni por los meses que tienen 30 o cuadrado. Si dirigimos el cursor31 días. Excel sabe el calendario hasta el cambiara de forma,perfectamente. convirtiéndose en un signo de suma de color negro. • En ese momento podemosEn la ilustración podemos apreciar como arrastrar el ratón manteniendode la operación visible en la barra de pulsado el botón izquierdo. Seformulas resulta el numero 92. Es decir, seleccionara un determinado rangoentre las fechas introducidas en la formula de celdas.hay una diferencia de treinta y tres días.Cuando la información que introducimosen una celda es mayor que su tamaño, silas adyacentes están vacías, las ocupara,pero cuando ya existía algún dato en lasceldas de la derecha, parte de su contenidono será visible. Es muy sencillo evitarlomodificando el tamaño de las celdas.Si dirigimos el cursor a la parte superior de Cuando soltemos el botón izquierdo della hoja de cálculo, justo donde se ratón el dato que contenía la celda originalencuentran los rótulos que indican los habrá sido copiado a las seleccionadas.nombres de las columnas, y lo situamosentre dos de ellas, cambiara de forma Atención: En el caso de celdas con formulasconvirtiéndose en dos flechas que apuntan el resultado de la copia no es idéntico alen sentidos opuestos. Si en ese momento original si contienen referencias a otrasmantenemos pulsado el botón izquierdo celdas, sino que los valores de la formula de cada celda de destino se verá
  • 8. incrementado (así, por ejemplo, si laformula era A1+A2, al copiarla seconvertirá en A2+A3, A3+ A4 etc)En ocasiones Excel reconoce ciertos valoresde manera que cuando ejecutamos estetipo de copia en lugar de introducir copias • Copiamos los valores siguiendo elliterales del original creamos series procedimiento descrito, pero enrelacionadas con el primero. Así, por lugar de mantener pulsado elejemplo, si en la celda A1 escribimos un 2 y botón izquierdo, lo hacemos con elen la A2 un 4, y realizamos una copia de botón derecho del ratón pulsado.ambas celdas en las adyacentes, elresultado será 6,8,10… • Una vez seleccionada el área donde realizar la copia soltamos elEn la siguiente tabla podemos apreciar que botón del ratón. Se desplegaravalores copia con este formato de serie la ante nosotros un menú contextualhoja de cálculo. como el de la ilustración.Clases de Selección Seriesdatos Inicial ExtendidasNúmeros 2,4 6, 8, 10…Meses y Ene Feb,mar,abr,mayfechas 12/1/98 13/1/98, 14/1/98…Ordinales 1º 2ºPeriodo, 3º Periodo Periodo…CREACIÓN DE TENDENCIAS YPRONOSTICOSEs posible crear series sencillas detendencias geométricas y lineales Podemos elegir entre diversos valores. ALarrastrando el área seleccionada y tendencias lineal crea extensiones linealeseligiendo determinados comandos en un basándose en los valores seleccionados.menú contextual. El proceso a seguir esmuy sencillo: • Introducimos los primeros valores de la serie.
  • 9. El proceso para configurar una serie personalizada es el siguiente. Dentro del menú Herramientas seleccionamos el apartado Opciones. Se despliega una ventana con varias fichas. En este caso nos interesa la titulada Listas Personalizadas. En la parte izquierda de la ventana aparecen algunas de las listas ya incorporadas por el sistema. Para crear unaTruco: si arrastras con el botón izquierdo nueva haremos clic en el rotulo Nuevadel ratón pulsado creas de forma Lista.automática una tendencia lineal. • El cursor aparecerá parpadeandoLa tendencia geométrica multiplicara las en la casilla Entradas de listas.cifras por un valor constante, tal y como Podemos escribir los diferentesmuestra el ejemplo de la siguiente valores que la componenilustración basado en los mismos datos. separándolos por un salto de línea (pulsando la tecla ENTER) • Para incorporar la nueva a las ya existentes, pulsaremos el botón Agregar. También existe la posibilidad de importar una lista ya insertada en la hoja de cálculo. Para ello teclearemos el rango de celdas en las que está contenida (por ejemplo B1:B8) o pulsaremos el botón que acompaña este rotulo para acceder a la hoja de cálculo yPERSONALIZACIÓN DEL hacer la selección.LLENADO AUTOMATICOEn ocasiones trabajamos habitualmentecon series de datos que no figuran entre lasestablecidas de forma automática porExcel. Sin embargo, es posible crear seriespersonalizadas cuyo funcionamiento seráidéntico al de las estudiadas en el apartadoanterior.
  • 10. TEMA 3: CREACIÓN DE FORMULAS Y VINCULOSINTRODUCCIÓN 3 Función exponencialComo ya vimos, el contenido de una celda .puede ser diverso: 4 Multiplicación y división • Podemos insertar una formula (en . el caso de Excel comenzara siempre con el signo de igual “=”) 5 Suma y resta . • Una constante, valor numérico o de texto que se escribe 6 Unión de texto directamente en la celda. . 7 ComparaciónUna formula combina en una celda valores .como operadores (tales como el signo demás o menos) para producir un nuevovalor a partir de los ya existentes. En Excellas formulas pueden asumir varias formas Si una formula contiene operadores con laadicionales usando referencias a otras misma prioridad, Excel los evaluara deceldas, funciones, texto y nombres para izquierda a derecha. Si deseamos alterar elrealizar diferentes tareas. orden de evaluación, utilizaremos paréntesis para agrupar expresiones en laEs importante tener en cuenta que en formula.formulas como esta primero se ejecutara laoperación que hay entre los paréntesis, y Así, por ejemplo, la formula 2+4*5 producedespués las que estén fuera de ellos. el valor 22, mientras que la formula (2+4)*5 dará como resultado 30.Si nuestro calculo exige que se abran variosparéntesis, todos ellos deberán sercerrados posteriormente.Cada uno de estos elementos será tratado INSERTAR Y MOVERcon detalle en su tema correspondiente. FORMULAS Y REFERENCIASCuando trabajamos con formulas es muyimportante tener presente que si Si la hoja de cálculo en la que estamoscombinamos varios operadores Excel trabajando se ha quedado pequeña, orealizara las operaciones en el orden que deseamos añadir nueva información entrese muestra en la siguiente tabla: la ya existente sería interesante saber insertar filas o columnas, o redistribuir los 1 Negación datos moviéndolos de celda. Veremos en . este apartado como hacer todo eso. 2 Porcentaje
  • 11. Para insertar filas o columnas en la hojaexistente seguiremos estos pasos: • Situaremos el cursor en la posición adecuada. Si deseamos insertar una fila, lo pondremos justo en una celda de la que quedara bajo esta. Si se trata de una columna, se insertara a la izquierda de la posición del cursor. Atención: Recuerda que el cursor debe • En el menú Insertar tener forma de flecha para que se mueva el seleccionaremos la opción Filas o conjunto de celdas seleccionadas. Además Columnas, según corresponda. de esta, un cursor sobre las celdas de una hoja de cálculo puede tener dos formasTambién es posible mover los datos más: de cruz blanca, para seleccionar y deinsertados en las celdas de nuestra hoja. El pequeña cruz negra, cuando lo situamos enprocedimiento más evidente será cortar o el punto negro, abajo a la derecha de lacopiar, y pegar esa información. selección, para hacer copias inteligentes. • Seleccionaremos los datos que Cuando se mueven o copian celdas, los deban ser trasladados, tal y como valores o referencias que contienen nunca lo haríamos para cualquier otra cambian. Sin embargo, el movimiento operación, arrastrando el ratón con afecta a las formulas que se refieren a las el botón izquierdo pulsado sobre celdas que se han desplazado con los las celdas en cuestión. Cuando efectos siguientes: terminemos de seleccionar, lo soltaremos. • Excel ajusta todas las referencias a las celdas que se han movido para • Colocaremos el cursor sobre la que las referencias a las celdas que línea oscura que rodea la selección. se han movido para que las Deberá convertirse en una flecha, referencias designen a las mismas tal y como muestra la ilustración. celdas en la nueva ubicación. • En ese momento, pulsaremos el • Las fórmulas que anteriormente botón izquierdo del ratón hacían referencia al área a la cual nuevamente y con el presionado, se movieron las celdas producen el arrastraremos el conjunto de error #¡REF! porque se eliminan las celdas hasta la posición deseada. celdas existentes y se reemplazan Cuando la encontremos, con las celdas que se han movido. volveremos a soltar. Cuando insertamos celdas, rangos de celdas, filas o columnas todas las referencias que se ven afectadas por la inserción se ajustan como corresponde. Lo mismo se aplica al eliminar celdas, rangos de celdas, filas o columnas, excepto
  • 12. cuando una formula hace referencia identificamos por el nombre de ladirecta a una celda eliminada. primera celda, dos puntos, como carácter separador, y el nombre de la ultima celda. Cada función, lógicamente, podrá variar la formaINTRODUCIÓN A LAS y cantidad de sus parámetros (noFUNCIONES DE LA HOJA DE es lo mismo hacer una suma que calcular una hipoteca).CÁLCULO Hay que seguir una serie de normasUna función es una formula especial que ya cuando trabajamos con formulas.está escrita y que acepta un valor (o Básicamente son las siguientes:valores) que realiza una operación ydevuelve un valor. Las funciones pueden • Los paréntesis indican a Excelutilizarse solas o como componentes para donde comienza y terminan losconstruir formulas más extensas. argumentos de esa fórmula. Es obligatorio incluir ambosPor ejemplo, en lugar de escribir la formula paréntesis sin dejar espacios entre = A1+A2+A3+A4+A5 ellos.Podemos utilizar la función SUMA para • No se deben usar puntos de milesconstruir una formula más simple, pero para los valores numéricos. Enigual de efectiva. todo caso, deberemos recurrir al formato numérico para determinar = SUMA (A1:A5) cómo se presentaran los valores del resultado.La estructura de las funciones siempre es lamisma: • Los argumentos se especifican dentro de los paréntesis de una • En primer lugar, el signo de igual función. Pueden ser números, (=). Si no lo insertamos, Excel la referencias a celdas, textos, valores interpretara como un texto. lógicos, matrices o valores de • A continuación, el nombre de la error. Algunas funciones aceptan función. Algunos resultan fáciles de argumentos opcionales que no son adivinar, mientras que otros necesarios para que la función resultan más complicados (Suma, realice los cálculos. Promedio, Producto, Redondear • Los argumentos de una función etc) . pueden ser valores constantes (por • Finalmente, entre paréntesis, los ejemplo el numero 6) o formulas. parámetros o argumentos de la Cuando el argumento en una función, aquellos datos función es otra función se trata de trascendentes para resolver el funciones animadas. En Excel es cálculo. En el caso de la suma ( o posible anidar hasta siete niveles del promedio) será el rango de de funciones en una formula. celdas a promediar, que la
  • 13. Aunque se puede escribir directamente ninguna tecla, desplazaremos eluna función directamente en una formula, ratón hasta las correctas y lasel método mas cómodo es recurrir a la seleccionaremos nosotros. Paraayuda del Asistente para Funciones. Dentro acabar, pulsaremos de nuevo Intro.de este mismo tema trataremos sufuncionamiento. Truco: Hay quienes prefieren seleccionar el rango de celdas a sumar antes de pulsar elLA AUTOSUMA botón autosuma, seleccionando también aquella en la que deba aparecer elLa función SUMA es la función para hojas resultado. Es un procedimiento correcto,de cálculo que se utiliza con mayor siempre que esas cifras y la celda dondefrecuencia. Con ella podemos transformar deba aparecer el resultado estén próximas.una suma compleja en una más concisa.El botón autosuma de la barra deherramientas estándar viene a simplificar TRABAJAR CON VINCULOSaun más esta tarea. Cuando pulsamos,Excel escribe la función a incluso sugiere el Al margen de hacer referencia al contenidorango de celdas a agregar. de otra celda en una primera (por ejemplo, podemos determinar que en la celda B6 se incluya el valor de la celda A2 con tan solo introducir la expresión =A2) podemosEl proceso para utilizarlo es muy sencillo: también apuntar al contenido de otras hojas dentro del mismo libro, o incluso a • Con los números a sumar ya libros distintos al activo. escritos en diferentes celdas adyacentes, situaremos el cursor En la siguiente formula podemos apreciar en la que deba contener el las partes de una formula con referencias resultado y pulsaremos el botón externas que utiliza una ruta de acceso y autosuma. un nombre de archivo Excel. • Excel mostrara una propuesta de =’C:/ventas/[ventas4.xls]Hoja1´ $F$7 resultado, y seleccionara con una Podemos destacar la existencia de una línea punteada las celdas a sumar. serie de elementos a tener en cuenta. Si son correctas pulsaremos la tecla Intro. • Ante todo, incluimos el signo de igual para indicar que vamos a escribir una formula y no un texto literal. • La ruta de acceso ’C:/ventas/ [ventas4.xls]Hoja1 el nombre del libro de trabajo y el nombre de la • Si las celdas detectadas por la hoja hoja están encerrados entre un par de cálculo no son las que de apostrofes. queríamos sumar sin pulsar
  • 14. • El nombre del libro de trabajo (el con referencias en el mismo libro de archivo) está encerrado entre trabajo. Esto se debe a que es posible corchetes [ventas4.xls] utilizar el mouse para seleccionar las celdas en una hoja de otro libro de trabajo al cual • Un signo de exclamación sigue a un deseamos que se refiera la celda. Por apostrofe de cierre y precede a la ejemplo, después de escribir un signo de referencia celda ¡$F$7 igual para empezar una formula, seleccione las celdas en el libro de trabajo externoDeberemos siempre guardar los libros de que deseamos utilizar.trabajo fuente antes de guardar en libro detrabajo dependiente vinculado. Esto Para administrar los datos fuente para elgarantiza que las formulas en un libro de libro de trabajo activo, utilizaremos eltrabajo fuente han sido calculadas y que comando Vínculos del menú Edición. Conlos nombres del libro de trabajo y de la ello podremos abrir el libro de trabajohoja en las referencias externas son fuente, eligiendo la opción Abrir, actualizaractuales. los datos, pulsando Actualizar Ahora, o cambiar el libro de trabajo fuente,Crear una fórmula que vincule dos libros de ejecutando Cambiar Ahora.trabajo es tan fácil como crear formulas
  • 15. TEMA 4: EDICIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULOCOPIAR Y MOVER CELDAS • Desde la barra de herramientas. Previa selección de los datos aPara empezar vamos a recordar que era copiar o mover, pulsamos el botóncopiar y pegar. correspondiente en la barra de herramientas y seleccionamos la • Cuando copiamos el contenido de posición de destino. una o varias celdas, se duplica su contenido y se pega en una nueva posición (tendremos por tanto, dos copias de los mismos datos la original y la copiada). Para copiar una información la seleccionaremos, ejecutaremos el comando copiar, desplazaremos el • Desde el menú Edición. También cursor a la posición de destino y podemos seleccionar la opciones usaremos el comando pegar. cortar, copiar y pegar. • Cuando movemos celdas, se • Desde el teclado, pulsando desplaza su contenido, y se pega simultáneamente las teclas en una nueva posición (nos CONTROL Y X para cortar, quedamos con una sola versión del CONTROL Y C para copiar, Y dato, en la posición de destino, CONTROL Y V para pegar. porque la original se borra). Para mover datos, primero • O desde el menú Edición y las seleccionaremos el rango de opciones correspondientes.: cortar, celdas, ejecutaremos el comando copiar y pegar cortar, acudiremos a las celdas de destino y recurriremos al comando Truco: como vimos en un tema anterior pegar. con el ratón también es posible cortar y copiar: colocando el puntero del mouse enExisten varios procedimientos para copiar y el borde de la selección y arrastrando.mover datos. Cuando soltemos el botón izquierdo del ratón copiaremos o moveremos la
  • 16. selección en las celdas de destino. Paracopiar mantendremos pulsada la teclaCONTROL mientras realizamos laoperación. Para mover no es necesariopulsar ninguna tecla adicional.COPIAR Y PEGAR CELDASPARA OBTENER RESULTADOS Evitar escribir encima de la celda deESPECIALES destino cuando el área de copiado es una celda en blanco, seleccionando la casilla deDespués de haber copiado celdas en el verificación saltar blancos.comando Copiar podemos elegir elcomando Pegado Especial del menúEdición y seleccionar entre varias opcionespara pegar las celdas pegadas. El cuadro de BUSCAR Y REEMPLAZARdialogo Pegado Especial permite realizarlas siguientes operaciones. Una de las utilidades que ofrece el menú Edición permite organizar búsquedas de • Pegar solo formulas, valores, celdas que contengan determinados datos, formatos o notas de una celda y reemplazar, si lo deseamos, su contenido seleccionando a alguno de los por otro distinto. botones de opción situados debajo de pegar. El proceso a seguir para buscar un determinado dato dentro de nuestra hoja • Combinar el contenido de las áreas de cálculo es el siguiente: de copiado y pegado seleccionando los botones de • Dentro del menú Edición opción fórmulas o Valores de pegar ejecutamos la opción Buscar. y después en la sección Operación, seleccionando la operación que • En el cuadro de dialogo que se deseamos usar para combinar cada despliega podemos introducir la celda copiada y su área de pegado. información que estamos buscando. • Trasponer en el área de pegado las filas y columnas copiadas seleccionando el área de pegado y seleccionando la casilla de verificación Trasponer. Así, si los datos del área de copiado están organizados en columnas, los datos se pegaran en filas. • Podemos establecer algunos parámetros que condicionen la
  • 17. búsqueda, por ejemplo, el orden Como si de un procesador de textos se en que se realizara (por filas o tratara, Excel permite revisar la ortografía columnas) el lugar donde se del documento que acabamos de elaborar. buscara el dato, además de en la Para ello basta con pulsar el botón hoja (en las formulas, los Ortografía de la barra de herramientas comentarios o los valores), si estándar. deseamos que la expresión buscada coincida también en el uso de mayúsculas o minúsculas, y si deseamos buscar la expresión cuando ocupa una celda completa Excel comenzara a buscar de forma o si es parte del contenido de esta. sistemática palabras incorrectas. Una vez localizada alguna dudosa, se mostrara un • Pulsando el botón Buscar se inicia cuadro de dialogo indicando que palabra la búsqueda, una vez encontrada la contiene errores y las posibles primera expresión coincidente correcciones. Si lo deseamos, podemos podemos seguir buscándola en el hacer clic sobre la palabra errónea y documento pulsando Buscar sustituirla manualmente. Siguiente.Si buscamos el botón Reemplazar sedesplegara otra celda en la que podremosinsertar la expresión por la que deseamossustituir la introducida. Para reemplazar deuna vez todas las expresiones coincidentes,pulsaremos Reemplazar todas. Una vez realizada la operación pulsamos el botón Cambiar para que se modifique la versión errónea por la nueva, la hayamos cambiado nosotros, o haya sido escogida de la lista. Si pulsamos Cambiar Todas se sustituirá automáticamente la palabra errónea siempre que se encuentre en elLA CORRECCIÓN documento.ORTOGRAFICA Si consideramos que la palabra indicada, a pesar de todo, no contiene ningún error pulsaremos el botón Omitir u Omitir Todas.
  • 18. TEMA 5: EL FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULOEL FORMATO DE LOS DATOS En cuanto al tamaño de los caracteres, si lo deseamos, y siempre que la fuente seaAl margen de lo que es la simple True Type ( es decir, proporcional,introducción de texto o numero en las identificable porque en la lista de fuentesceldas, también se puede jugar con el aparecen con la inscripción TT) podemosformato de toda la información. Es posible hacer clic en la casilla que contiene elmodificar el tipo de letra utilizada, su numero y teclear un valor, aunque no estétamaño, su color, alineación…como si en la lista (por ejemplo, un 100).estuviésemos trabajando con un potenteprocesador de textos. Aplica los efectos negrita,Algunas de estas posibilidades graficas cursiva o subrayado a las celdasestán disponibles en la barra de seleccionadas.herramientas Formato. El icono del botónacostumbra a representar de forma Alinea el texto a la derecha,bastante fiel la función de cada botón. izquierda o en el centro de las celdas seleccionadas.A continuación te reproducimos losbotones comprendidos en esta barra de Combinar y centrar. Conformato y sus diferentes utilidades: varias celdas seleccionadas, al pulsar este botón las convertiremos en una sola y el texto o cifras en ellas insertadas quedara centrado automáticamente.Fuente y tamaño. Permite cambiar el tipode letra y el volumen de los textos o cifras Formato monetario. Inserta lainsertadas en las celdas seleccionadas. palabra “Pts” (la moneda que tengamos configurada por defecto en nuestroPulsando el botón del menú desplegable sistema operativo Windows) a las cifrasaparecerá en la lista de fuentes instaladas. seleccionadas. Si trabajamos con unaBasta con seleccionar una de ellas para que versión actual tendremos disponiblese aplique a la celda escogida. también la moneda Euro.
  • 19. Aumentar o disminuir decimales.Hace crecer o decrecer el número dedecimales en las celdas seleccionadas. Sitenemos configurado nuestro Windowscomo castellano o catalán, el separadordecimal será coma, mientras que en losanglosajones es el punto.Además de quitar decimales, estos botonesredondearan las cifras involucradas. Si eldecimal está por debajo de 5, el redondeoserá hacia abajo, y si está por encima haciaarriba: Para aplicar un formato numérico a los datos seleccionados en la hoja de cálculo 5,86 se convertiría en 5,9 basta con marcar el deseado en la lista deAumenta o disminuye la sangría en las la parte izquierda del cuadro de dialogo,celdas seleccionadas. compuesta por los siguientes valoresExiste una forma más depurada y completa • General. Las celdas con formatode tratar gráficamente la información general no tienen ningún formatointroducida en el documento desde el específico.menú formato. Lo veremos dentro de este • Numero. Para la presentación detema, cuando tratemos el capítulo de las números en general.fuentes. • Moneda. Se hace constar el valorPero al margen del formato grafico de los monetario usado.datos introducidos en la hoja, tambiénpodemos configurar la forma en que se • Contabilidad. Se alinean losmostraran las cifras que componen nuestro símbolos de las monedas y lasdocumento: no es lo mismo expresar comas decimales.cantidades monetarias que científicas, condecimales o separadores de miles etc. • Fecha. Diversos formatos que representes fechas.Para configurar de forma automática eltipo de datos que van a aparecer dentro • Hora. Se representan fechas yde un determinado rango de celdas horas con varios formatos.deberemos acudir al menú Formato (previa • Porcentaje. Se multiplica por 100 elselección de las celdas afectadas). Dentro valor de la celda y se muestra elde el escogeremos la opción Celdas. resultado de un símboloDe las varias fichas que componen este porcentual.apartado centraremos nuestra atención en • Fracción. Con varios dígitos.esta ocasión en la primera: Números. • Científica. El numero 100 por ejemplo, será representado como 1,E+02.
  • 20. • Texto. Es tratada como texto aunque en ella haya un número. • Especial. Para números de teléfono o códigos postales, entre otros. • Personalizado. Partiendo de uno Existe una opción de menú para modificar existente, se crea un código el alto o ancho de todas las columnas o particular. filas de nuestro documento. Desde el menú Formato y las opciones Filas o Columnas,Según sea una u otra nuestra selección el según corresponda seleccionaremos lascontenido de la ventana será diferente, opciones Alto Estándar o Ancho Estándar.pero en la mayoría de los casos, al margende poder determinar alguna variantedentro de la categoría en concreto,también podremos especificar si deseamosque figuren separadores de miles y elnumero de decimales.TAMAÑO DE FILAS YCOLUMNAS ALINEACIÓN DE LOS DATOSEn una hoja de cálculo nueva, todas las filasy columnas se establecen conforme al Podemos modificar la forma en que seancho estándar, pero se puede cambiar el alinean dentro de la celda los datosancho para ajustar todas las columnas o seleccionados siguiendo variossolo las que se desee. procedimientos.Para modificar el tamaño de algunas filas o La manera más directa es, previa seleccióncolumnas, basta con hacer clic en el de los datos a alinear, pulsar alguno de losencabezado de la columna y arrastrar el botones que regulan las alineaciones en laratón (manteniendo el botón izquierdo barra de formato. Los datos podrán estarpulsado) cuando el cursor se encuentre en alineados a la derecha, a la izquierda oel punto de intersección entre la columna centrados dentro de la celda según queseleccionada y la anexa ( el cursor botón pulsemos.cambiara de forma en ese momento)También se puede modificar el tamaño delas columnas o filas desde el menú Otro procedimiento más depurado y queFormato y las opciones Filas o Columnas y permite modificar más parámetros loAncho o Alto. Bastara con introducir el encontramos en el menú Formato, Celdas.valor deseado en centímetros. Dentro de la ficha Alineación podemos modificar no solo la alineación de los caracteres en las celdas como vimos antes, sino incluso el grado de inclinación que
  • 21. tendrán, o la posición que ocuparan en La ficha fuente permite seleccionar el tipoceldas altas (es la conocida como de letra, tamaño, estilo, efectos y color delalineación vertical). El texto agrupado en la texto o números insertados en las celdasparte superior, en la inferior, o en el centro seleccionadas. Además, una ventana ofrecede la celda. muestra del resultado final.La casilla Ajustar Texto permite que textos La ficha Bordes permite escoger el tipo deque ocupan más ancho que el que tiene la líneas que rodearan las celdascelda sean distribuidos dentro de esta sin seleccionadas, su grosor, estilo, posición,sobresalir aumentando la anchura de la etc. Para ello, seguiremos estos pasos:celda. En cambio, la opción Reducir hasta • Como siempre seleccionaremos laajustar disminuye el tamaño de la letra zona de hoja de cálculo a la que lehasta que todo el texto cabe en la celda. aplicaremos los bordes.Con Combinar Celdas convertimos variasceldas adyacentes (ya sea en filas o • A continuación acudiremos alcolumnas) en una sola a todos los efectos menú Formato, Celdas y Bordes.(por ejemplo s, si centramos el texto,aparecerá centrado dentro del conjunto de • Dentro de la ficha Bordes, enceldas. primer lugar escogeremos un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Estilos). También es posible seleccionar unFUENTES, BORDES, DISEÑOS color de línea en el desplegableY COLORES Color, debajo del anterior.Al margen de la modificación del aspecto • A continuación aplicaremos esedel documento que permite la barra de tipo de línea a las zonas de la hojaformato, que estudiamos anteriormente, de cálculo que nos interese. Paratambién existen en el menú Formato, ello, simplemente pulsaremosCeldas fichas que permiten configurar en alguno de los botones de la zonadetalle este apartado grafico de nuestra Preestablecidos o Borde. El iconohoja de cálculo. que contiene cada botón representa la posición que ocupara
  • 22. la línea (contorno de la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc). En la vista previa COPIAR FORMATO comprobaremos en todo momento el aspecto provisional de la tabla. No es necesario que apliquemos repetidas veces el formato de una celda (tipo de letra • Es posible aplicar diversos estilos y y tamaño, alineación, colores, etc.) a otras colores de línea a cada una de las puesto que existe una manera muy simple zonas de trazado. de copiar formatos ya existentes dentro deEl contenido de esta ventana variara en nuestro documento.función de que tengamos varias o una sola • En primer lugar seleccionaremos lacelda seleccionada. Si hay una podremos celda que contiene el formato queelegir también el estilo de las líneas que deseamos copiar en otras.separan las celdas, y no solo el contornodel total de selección. • A continuación pulsaremos el botón copiar Formato. El cursor cambiara de aspecto y se convertirá en una brocha. • Dirigiremos el cursor a las celdas a modificar. Haremos clic sobre ellas para aplicarles el formato. Truco: Si en lugar de hacer un clic en el botón, hacemos doble clic, el pincel no desaparecerá del cursor, y podremosEn ficha Tramas podemos escoger un color aplicar el formato a varias celdas sin tenerpara el fondo de la celda o un diseño que repetir todos los pasos.geométrico. Existe un botón en la barra deherramientas que desempeña la misma Para recuperar el cursor normal, haremosfunción. un clic sobre el botón de la brocha de nuevo. APLICACIÓN AUTOMATICA DE FORMATOS Existe otra manera para aplicar formatos de forma global al documento sin tener que realizar demasiadas operaciones. Excel incorpora una galería de formatos con modelos para todos los gustos que
  • 23. incluyen tipos de letras, alineaciones, siempre un ejemplo de cada uno de losformato de los datos, colores de las celdas formatos.y bordes y sombreados diferentes. En la parte inferior de la ventana (pulsandoPara acceder a esta galería de formatos el botón Opciones) podremos discriminar abasta con desplegar el menú Formato y que elementos de la hoja de cálculo no seescoger la opción Autoformato. Si no va a aplicar el formato: los números,tenemos ninguna celda seleccionada Excel bordes, fuentes, tramas, alineaciones,interpretara que el formato se aplicara a ancho o alto…aquellas que contengan datos y no esténseparadas. Como puedes comprobar, en la versión 2000 de Excel ha cambiado el aspecto de laEjecutada la opción, se abrirá un cuadro de galería de autoformatos, pero en el fondodialogo que permitirá escoger el formato a funciona igual… ¡simplemente es másaplicar dentro de una lista. En la parte bonita!derecha de la ventana podremos ver
  • 24. TEMA 6: ASISTENTE PARA GRAFICOSEL ASISTENTE PARA sencilla. Basta con contestar una serie de preguntas y elegir entre diversas opciones.GRAFICOS Para ejecutar el asistente para gráficosElaborar gráficos, darles un aspecto pulsaremos el botón Grafico de la barra deagradable, claro y profesional y modificar herramientas.su contenido automáticamente es unatarea sencilla gracias a Excel. Para creartodo tipo de gráficos partiremos de lainformación contenida en una hoja decálculo, que puede ser similar a la de la Hecho esto se abrirá el primer cuadro deilustración. dialogo del asistente para gráficos. Un asistente de este tipo está compuesto por varias ventanas que se despliegan de forma sucesiva a medida que vamos cumplimentando las diversas cuestiones formuladas. Para avanzar en la serie bastaPaso previo a la confección de un grafico es con pulsar el botón Siguiente que habráseleccionar (arrastrando el cursor sobre la siempre en la parte inferior del cuadro detabla manteniendo pulsado el botón dialogo.izquierdo del ratón) los datos sobre los que Veamos cual es este proceso en detalle.deseamos gire nuestro grafico. Este no esun paso imprescindible en el proceso, pero La primera etapa nos permite elegir el tiposimplificara bastante la creación de un de gráficos que mostrara los datos de lagrafico simple. tabla de forma sintética. La ventana se divide, como podemos ver en la ilustración,Excel incorpora una herramienta de gran en dos mitades: en la mitad izquierdautilidad a la hora de realizar estos trabajos: figura la lista de tipos de gráficos existentesel asistente para gráficos. Gracias a el, la (circulares, de barras, lineales, etc).confección de un grafico y definición de Haciendo clic sobre cualquier categoríatodos los parámetros que intervienen en su cambiara el contenido de la parte derechaelaboración se convierte en una tarea muy
  • 25. de la ventana, donde se muestrandiferentes variantes del tipo seleccionado. La pestaña Presentación permite designar de forma detallada las diferentes partes que componen el grafico. Es una opción dePara escoger un tipo de grafico en concreto gran utilidad cuando trabajamos conbasta con hacer clic sobre su ilustración. La gráficos especialmente complejos (conaplicación permite comprobar cómo serán muchas series que además estánmostrados los datos reales de nuestra hoja discontinuas, etc.)de cálculo sobre ese grafico en concreto.Realizada la selección del tipo de graficopulsaremos el botón Aceptar. La siguiente parte del proceso implica laPosteriormente mediante el botón definición de otros rasgos informativos ySeleccionar Datos escogeremos los datos estilísticos del grafico. La barra se componeque van afectar al grafico. Como al de varias opciones, cada una con unaprincipio del proceso tuvimos la precaución misión diferente. Veámoslas en detalle.de seleccionar el área deseada en esta Mediante los botones Títuloventana las casillas ya aparecen de grafico, Ejes, Rótulos de ejecumplimentadas. podemos definir el encabezadoEn todo caso, podemos elegir si deseamos general del grafico, así comoque los datos sean mostrados en filas o los títulos de los ejes de abscisas ycolumnas. La diferencia entre una u otra ordenadas (X e Y) en los gráficos que lofórmula se hará evidente al modificar la permitan (por ejemplo un grafico circularselección y apreciar su efecto en el no tendrá este tipo de ejes, lógicamente).ejemplo. Líneas de la cuadricula. En los gráficos de barras, columnas, lineales o similares resulta útil que una serie de líneas permitan apreciar cual es el valor correspondiente a cada punto o barra del grafico sin tener que realizar grandes esfuerzos visuales. En esta ficha determinaremos el tipo de líneas que se añadirán al grafico (horizontales, verticales, principales, secundarias…)
  • 26. EL FORMATO DE GRAFICOS Rótulos de datos. Junto a cada En el tema anterior creamos un sencillo barra, columna, o sector circular grafico. podemos establecer que se muestre información adicional Sin embargo, todos los gráficos creados porreferente a la cantidad de unidades Excel tienen un aspecto similar. En esterepresentadas, el nombre del campo, o tema veremos cómo modificar laque no se muestre ninguna información apariencia y contenido de un grafico yaadicional (opción que aparece seleccionada creado.de forma predeterminada). Para cambiar un elemento grafico deberemos seleccionar dicho elemento (por ejemplo, podemos seleccionar una Tabla de datos. sección de un grafico circular para cambiar Finalmente su color).podemos mostrar bajo el grafico unapequeña tabla que muestre los datos que Seleccionar cualquier parte del grafico esestá representando el grafico. tarea fácil. Basta con hacer clic sobre el escogido para que aparezcan una serie deEn la última etapa podremos decidir si puntos de color blanco señalándolo.deseamos que este grafico se incrustecomo imagen en la pagina del documentoen que se encontraba la tabla que hemosutilizado como referencia, o bien sipreferimos que se cree en una hoja nuevaindependiente de la hoja de los datos perodentro de este mismo archivo. Para ellonos colocaremos en la pestaña diseño y CAMBIAR EL ASPECTO DELpulsaremos el botón Mover grafico.Aparecerá la siguiente ventana: GRAFICO Es posible alterar el aspecto de un grafico de muchas maneras para obtener el efecto final buscado. Estos cambios pueden incluir el ajuste del tamaño total y de la combinación de colores, así como el cambio de tamaño, el arreglo y el formatoDe forma predeterminada la aplicación ha de los elementos dentro del grafico.ido dotando al grafico de unasdeterminadas características estéticas y En primer lugar veremos cómo podemosgraficas: colores, fondos, unidades de modificar el tipo de grafico utilizado simedida, etc. En el próximo tema veremos consideramos que el escogido inicialmentecómo es posible modificar todos estos no cumple nuestras expectativas.aspectos en un grafico ya creado. Para cambiar el tipo de grafico deberemos.
  • 27. Hacer clic sobre el grafico para relleno) y cambiar el grosor y estilo de lasseleccionarlo si ha sido insertado como líneas (si en ese elemento las hay).objeto en la hoja en que se encontrabanlos datos. Junto a cada uno de los objetos gráficos podemos hacer aparecer una determinadaEn la barra de menús haremos clic en el información: el valor que representa lamenú Tipo de grafico barra o sector, o el nombre del campo cuya información es mostrada. Podemos modificar la forma en que se superponen las series, su anchura, y en elEn el cuadro de dialogo que se abre en ese caso de los gráficos tridimensionales, lamomento podremos escoger, como profundidad y tamaño de las series y de lahicimos durante el proceso de creación, la cuadricula. Todo pinchando botón derechoapariencia del grafico a insertar en el con el ratón encima del grafico y elegir ladocumento. opción Formato de Etiqueta de Datos. ¿QUE TIPO DE GRAFICO ESCOGER? La variedad de tipos de gráficos que Excel nos ofrece para mostrar los datos de nuestras hojas de cálculo es enorme, y muchas veces solo conocemos el sentidoPor otro lado, como vimos antes, haciendo de algunos de ellos, desperdiciando otrosdoble clic sobre un elemento de nuestro que podrían mostrar de forma mucho másgrafico (por ejemplo, una serie de cómoda y clara la información.columnas, o el color de fondo) podremoseditar la ventana de sus propiedades. A continuación recogeremos los diferentes gráficos que esta hoja de cálculo nos proporciona y cuál es el sentido de cada uno.La pestaña Formato contiene las Hay que tener en cuenta que cada tipo desiguientes opciones: grafico proporcionado presenta habitualmente subtipos o variaciones.Permite modificar el color de los rangos de Nosotros siempre haremos referencia endatos (o del resto de elementos que este tema a los gráficos principales ycomponen el grafico), así como agregar haremos hincapié en el subtipo cuando seaefectos de colores (degradados, fusiones especialmente importante.de colores, pulsando el botón Efectos de
  • 28. TEMA 7: IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS DE EXCELINTRODUCCIÓN A LA compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.IMPORTACIÓN El problema fundamental de la importaciónEn muchas ocasiones tenemos la necesidad de datos externos, hemos dicho que esde trabajar en Excel con datos procedentes debido al formato de los propios archivos,de otras aplicaciones. Tenemos dos esto quiere decir que cada aplicaciónalternativas: genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los- Introducir de nuevo los datos en un libro datos, por ejemplo Excel al generar unde trabajo, con el consumo de tiempo queello implica más el riesgo de introducir archivo .xls no solamente guarda los datoserróneamente los datos al introducirlos que hemos introducido sino que lo guardamanualmente. con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera- Utilizar algunas de las herramientas sabe exactamente dónde están lasdisponibles en Excel para importar datos. fórmulas, qué formato estético tiene elPara importar datos externos a Excel documento, etc.disponemos básicamente de dos opciones: Además de esto, al importar datos de una- Utilizar el portapapeles de Windows, es aplicación externa debemos tener endecir, copiar los datos de la aplicación cuenta que pueden surgir los siguientesexterna y pegarlos en una hoja de Excel. fallos:- Importar datos de otro archivo que no - Algunas de las fórmulas no ajustantiene que ser necesariamente del formato correctamente.Excel. - El formato no se ajusta al original.La primera opción es la más directa, pero - Las fórmulas y funciones que no entiendetiene el contrapunto de ser más laboriosa y no las copia.tediosa. Pese a todos estos contratiempos, siempreLa segunda opción es más rápida, pero es mejor intentar realizar una importaciónpueden surgir problemas de y después comprobar si todo ha salido
  • 29. correctamente. A no ser que la cantidad de correspondientes al asistente paradatos no sea demasiado extensa y nos importar texto.decantemos por utilizar el portapapeles. UTILIZAR EL ASISTENTEPARA IMPORTAR TEXTO En la ventana del Asistente para importarCuando hablamos de archivos de texto nos texto -Paso 1 de 3, aparecen variasestamos refiriendo a archivos que no opciones:tienen formato, los conocidos comoarchivos de texto plano (ASCII); los • Podemos indicar si el textoarchivos de texto con formato como los de importado tiene los CamposWord (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen delimitados o no para que Excelotra forma de importarse a Excel que sepa donde empieza un campo yveremos más adelante. dónde acaba.Pero para importar archivos de texto con el • Podemos indicar a partir de quéasistente podemos hacerlo de dos formas fila queremos importar por sidistintas: queremos descartar títulos, por ejemplo.- Podemos acceder a la pestaña Datos yseleccionar uno de los tipos de orígenes de • Y también podemos decidir eldatos que podemos encontrar en esta Origen del archivo.sección. Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.- O acceder mediante el menú Archivo -Abrir y donde pone Tipo de datosseleccionar Todos los archivos (*.*).A continuación en ambos casos se sigue elmismo procedimiento. En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de losNos aparece un cuadro de diálogo para datos.seleccionar el archivo a importar. Por defecto viene marcado el separador deUna vez seleccionado el archivo de texto Tabulación. En la imagen podemos ver queaparecen una serie de tres pantallas en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por eso los ha
  • 30. estructurado en dos columnas. Podemos Nos aparece un cuadro de diálogomarcar o desmarcar los separadores según preguntándonos dónde deseamoslas características del archivo original a Importar los datos.importar.Cuando utilizamos el Separador de Espacioen blanco, es conveniente activarConsiderar separadores consecutivoscomo uno solo, para que no incluya máscolumnas de las debidas por un errortipográfico o el uso de excesivos espacios Podemos seleccionar Hoja de cálculopara darle una cierta estética. existente. Para indicar dónde importar exactamente, haremos clic en la celda oPulsamos Siguiente y veremos la última celdas en que queramos situar laventana del asistente: información. O bien, seleccionamos Nueva hoja de cálculo. Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.En ella indicaremos qué tipo de Formato de LA SECCIÓN CONEXIONESlos datos contiene cada columna.Para ello haremos clic en los datos de unacolumna y una vez esté seleccionada(fondo negro) elegiremos en la listasuperior. En el botón Avanzadas podemoscompletar ciertas características para losnúmeros como los separadores de Desde la sección Conexiones en la pestañadecimales y millares y la posición del signo Datos podremos conectar un libro de Excelen los negativos. con la información contenida en archivos externos que hayamos importado.También podremos escoger No importarcolumna (saltar) para no incluir una Si abrirá una ventana que nos mostrarádeterminada columna en el Excel. todas las conexiones del libro y podremos eliminar la conexión, actualizar los datosUna vez hayamos completado o con el archivo externo o ver suscomprobado la definición, pulsamos sobre Propiedades.Finalizar para que termine el asistente eimporte los datos. Si de lo contrario,creemos que se nos ha olvidado algo,podemos volver a las pantallas anteriorespulsando el botón Atrás.
  • 31. datos almacenados en uno de esos ficheros. Dependiendo del tipo de archivo que se trate, podremos tener disponibles opciones como recuperar formatos, etc. En nuestro caso estas opciones no están disponibles porque los ficheros .txt noHaciendo clic en la opción Propiedades soportan ningún tipo de formato.veremoseste cuadro En la pestaña Definición encontraremos lade diálogo ruta al archivo de conexión, que podremosdonde modificar pulsando el botón Examinar. Si hemos importado los datos desde, por ejemplo, una base de datos, también podremos editar la cadena de conexión o la consulta. Si lo que queremos es ver las Propiedadesencontraremos propiedades muy útiles: de una determinada conexión, y no de todo el libro, simplemente haremos clic enEn la sección Control de actualización una celda que contenga datos importadospodemos hacer que Excel actualice y pulsaremos el botón de laautomáticamente los datos insertados en pestaña Datos.la hoja de cálculo cada vez que se abra ellibro (marcando la casilla Actualizar al abrir Hemos visto que podemos actualizar losarchivo). datos desde la ventana de Conexiones del libro. Para ahorrarnos tiempo, tambiénSi los datos almacenados en el fichero existe un botón en la propia barra deorigen han cambiado, estos cambios herramientas de la pestaña Diseño.quedarán reflejados en nuestra hoja decálculo. Esto es posible porque Excelalmacena en el libro de trabajo ladefinición de la consulta de donde sonoriginarios los datos importados, demanera que puede ejecutarla de nuevocuando se desee.Si marcamos la casilla Solicitar el nombredel archivo al actualizar, cada vez que sevayan a actualizar los datos importados,Excel nos pedirá de qué fichero coger los El botón Actualizar Todo contiene undatos, sino los cogerá directamente del desplegable en el que podrás elegir siarchivo que indicamos cuando importamos deseas Actualizar sólo los datospor primera vez. Esta opción puede ser útil importados seleccionados, o bien si deseascuando tenemos varios archivos con datos Actualizar todo el libro, con los datos dey en cada momento queremos ver los
  • 32. todos los archivos externos a partir de loscuales se han realizado importaciones. Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que IMPORTAR DATOS DE elijamos de qué base de datosWORD A EXCEL Y VICEVERSA deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y pulsamos Importar datos de Word a Excel. Abrir.A veces puede ser útil importar una tablade Word a Excel si deseamos agregar algún En caso de que la base de datostipo de fórmula a los datos de los que contenga más de una tabla, sedisponemos y no queremos volver a teclear mostrará una ventana similar a latodos los datos en un libro de Excel. siguiente para elegir cuál queremosPara realizar este proceso es tan sencillo importar.como copiar y pegar.- Estando en Word seleccionamos la tablaque queremos pasar a Excel.- Copiamos la tabla seleccionada, bienpulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicioy haciendo clic en el botón Copiar. Al pulsar Aceptar, se mostrará la- Ahora en Excel seleccionamos la celda ventanadonde queremos colocar la tabla. Importar- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña datos.Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Esposible que nos advierta de que el texto En laseleccionado es más pequeño que la hoja, siguientepulsamos sobre Aceptar y nos pegará la ventanatabla con el mismo formato que la podemosteníamos en Word. Si deseamos que no elegir cómo ver los datos en el libro yaparezca el marco de la tabla lo podemoseliminar utilizando las opciones de este dónde se situarán, en una hoja existente o en una nueva.menú: .Importar datos de Access Pulsando en Propiedades, podremos podremos modificar lasTambién disponemos de un botón que nos propiedades de la conexión que vimospermitirá importar datos directamente de anteriormente en el apartado deconsultas y tablas de Microsoft Access. conexiones.
  • 33. EXPORTAR LIBROExportar un libro es el proceso contrario alde importar. Se trata de guardar las hojasde cálculo en un formato distinto alhabitual. Para ello, haremos clic en Archivoy seleccionaremos la opción Guardarcomo.El proceso es sencillo. Cuando se abra elcuadro de diálogo Guardar comotendremos que seleccionar el tipo y elegirel que más nos interese de la lista..