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  • ARQUIVOS EMPRESARIAIS E PESSOAIS Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação Formação Avançada em Arquivo Dr. Carlos Mendes
  • INTRODUÇÃO
    • Este trabalho académico é realizado no âmbito da disciplina Formação Avançada em Arquivo, leccionada na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão (ESEIG) pelo Dr. Carlos Mendes.
    • Para a realização deste trabalho orientamo-nos pelas questões definidas pelo docente da disciplina, onde para tal, optamos por estruturar o trabalho em dois capítulos.
    • No primeiro capítulo, efectuamos a caracterização dos arquivos de empresas, e dos arquivos pessoais, mencionando o percurso histórico, a sua legislação/regulamentação, a sua tipologia documental, bem como a organização e a classificação do arquivo.
    • Quanto ao segundo capítulo, efectuamos a avaliação e a selecção para procedermos à eliminação. Criando desta forma uma tabela de selecção, onde referimos as séries e subséries, que vamos eliminar, tendo em conta o quadro de classificação mencionado no trabalho anterior.
    19-11-2010
    • CAPÍTULO 1
    19-11-2010
  • 19-11-2010 ARQUIVOS DAS EMPRESAS
  • QUANTO AOS ARQUIVOS DAS EMPRESAS, DEPARAMO-NOS QUE SÃO BASTANTE ESCASSOS OS ARQUIVOS QUE REMONTAM AO ANTIGO REGIME .
        • 1.1.1 O arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão;
    19-11-2010
        • 1.1.2 O arquivo da Companhia Geral e de Pernambuco e
        • Paraíba;
        • 1.1.3 O arquivo da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro.
  • 1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (1/4)
    • Percurso Histórico (1/2)
    • Surgiu com a iniciativa de um grupo de homens, relativamente às praças de Lisboa e do Porto.
    • Esta companhia possuía um monopólio da navegação, tinha um comércio por grosso e escravos das capitanias brasileiras do Grão-Pará e do Maranhão, tudo isto num contrato de vinte anos.
    • 1755
    • Provocando a mudança da Companhia para um local na Boa Vista, junto à Casa da Moeda.
    • Já no século XIX, a Junta Liquidatária, mudou várias vezes de instalações, onde por fim, em 7 de Dezembro 1914 “os seus Arquivos e papéis foram transportados em carroças e sacas para a ex-capela de Santa Luzia, aplicada a depósito dos Próprios Nacionais, onde permaneceram, até à criação do Arquivo Histórico do Ministério das Finanças”, onde foram incorporados.
    •  
    19-11-2010
    • Percurso Histórico (2/2)
    • Este arquivo não foi totalmente incorporado no Arquivo Histórico do Ministério das Finanças (actualmente integrado na Torre do Tombo).
    •  
    • Francisco Trancoso referiu os estragos que o cartório sofreu, devido aos assaltos e às destruições provocadas pela impopularidade das tentativas de cobrança das velhas dívidas.
    • Desta forma, verificaram-se significativas lacunas em variadas séries, sobretudo nas originárias da administração do Pará e Maranhão.
    •  
    • Curiosidade:
    • Este arquivo foi integrado no património arquivístico do Estado.
    1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (2/4) 19-11-2010
    • Legislação/regulamentação
    • A criação do arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão foi submetida à apreciação do rei para um projecto de estatutos, que foi aprovado a 7 de Junho de 1755 pelo Alvará Régio.
    •  
    • A 5 de Janeiro de 1778, D. Maria I, declara livre o comércio das capitanias sujeitas aos contratos, extinguindo desta forma o monopólio da Companhia. Com tal “notificação” a companhia entrou completamente em declínio, iniciando o processo de liquidação que se veio a arrastar até 1914.
    • Tipologia Documental
    • Devido ao inventário publicado por Francisco Trancoso que podemos conhecer o tipo de documentação que perdurou.
    • Infelizmente, não é evidente a estrutura orgânico-funcional do arquivo, pois as séries não são enquadradas nas respectivas secções orgânicas, sendo antes organizadas por ordem cronológica, independentemente do serviço que lhes deu origem.
    1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (3/4) 19-11-2010
    • Organização e classificação
    • A documentação deste arquivo estava ordenada cronologicamente.
    • Instrumentos de Acesso
    • Não é possível saber se existiam instrumentos de acesso à informação, apenas verificamos algumas referências a livros de “registos” de vários tipos.
    1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (4/4) 19-11-2010
  • 1.1.2 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL E DE PERNAMBUCO E PARAÍBA (1/2)
    • Percurso Histórico
    • Este arquivo surgiu quatro anos após a criação da Companhia do Grão-Pará e Maranhão.
    • O que aconteceu com o arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão também sucedeu à Companhia Geral e de Pernambuco e Paraíba, pois também entrou em decadência e consequentemente em processo de liquidação, juntamente com a Companhia do Grão-Pará e Maranhão.
    •  
    • Durante o período em que decorreu a liquidação da Companhia anterior, o mesmo aplica-se a esta.
    •  
    • Ambas as Companhias foram simultaneamente transferidas para o depósito dos Próprios Nacionais e daí para o Arquivo Histórico do Ministério das Finanças.
    •   Este arquivo também sofreu alguns danos.
    19-11-2010
    • Legislação/regulamentação
    • O estatuto da Companhia Geral e de Pernambuco e Paraíba, foi aprovado pelo Alvará Régio de 13 de Agosto de 1759, iniciando a sua actividade na navegação e no comércio.
    • Tipologia Documental
    • Quanto ao Arquivo Histórico do Ministério do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território, abrange documentos dos anos de 1760 a 1807, é sendo igualmente descrita e de forma muito abreviada, no Roteiro de fontes da História Portuguesa Contemporânea.
    • Organização e classificação
    • Relativamente à estrutura e classificação do arquivo não foi encontrada qualquer tipo de informação.
    • Instrumentos de Acesso
    • Tal como na Companhia anterior, não é possível saber se existiam instrumentos de acesso à informação. Apenas verificamos a existência de vários “registos”.
    1.1.2 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL E DE PERNAMBUCO E PARAÍBA (2/2) 19-11-2010
  • 1.1.3 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DA AGRICULTURA DAS VINHAS DO ALTO DOURO (1/2)
    • Fundado em 1756 no Porto, por lavradores do Douro e por alguns comerciantes da cidade.
    • Importância notória, devido aos inúmeros
    • privilégios que auferiu.
    • Não tinha qualquer participação da Fazenda Real.
    • Preservada, conservando-se a sua actividade comercial, no sector do Vinho do Porto.
    •  
    • Desde 1756 até 2010
    • Existe um acervo complexo com uma quantidade vasta de documentação incorporada neste arquivo, em condições minimamente adequadas.
    19-11-2010 Principal Objectivo
    • Este arquivo, muitas das vezes é aberto à consulta
    • de investigadores, não sendo, contudo, até ao momento,
    • objecto de um estudo susceptível de o dar a conhecer.
    •  
    1.1.3 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DA AGRICULTURA DAS VINHAS DO ALTO DOURO (2/2) 19-11-2010 No Arquivo Distrital do Porto existe alguma documentação proveniente do arquivo desta Companhia, a qual é referenciada no “guia do arquivo”, editado em 1993 .
  • 19-11-2010 ARQUIVOS PESSOAIS
  • 1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (1/5)
    • Percurso Histórico
    • O valor informativo dos arquivos pessoais só foi reconhecido muito recentemente
    • não se conservou antigos arquivos
    • É natural que ainda existam variados arquivos pessoais na posse de particulares, que herdaram esses mesmos arquivos dos seus antecedentes.
    • a sua existência permanece no domínio do desconhecido
    • No Arquivo da Torre do Tombo foram depositados alguns destes arquivos, em vários momentos do século XIX , quase sempre provenientes de arquivos de famílias e não de pessoas individuais.
    • No caso do arquivo de António de Saldanha da Gama , nos anos de 1825 e 1826, existe documentação de 1778 a 1839 .
    19-11-2010
    • Legislação/regulamentação
    • Decreto de 15 de Dezembro de 1788
    • Decreto de 20 de Junho de 1822
    • Decreto de 2 de Agosto de 1843
    • Decreto de 19 de Agosto de 1859
    • Decreto de 17 de Setembro de 1885
    • Decreto de 29 de Dezembro de 1887
    • Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro de 1988
    • Diploma de 1965
    • Decreto-Lei nº 247/9, de Junho de
    • Decreto-Lei nº 121/92, de Julho de 1992
    • Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro de 1993
    • Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março de 1997
    • Decreto-lei nº 372/98, de 23 de Novembro de 1998
    1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (2/5) 19-11-2010
    • Tipologia Documental
    • Na Biblioteca Nacional guardavam-se 76 parcelas de vários arquivos de personalidades ligadas a diversos sectores de actividade, de épocas anteriores a 1820.
    • No século XIII surge um cartulário (é um registo de cartas do cartório) referente aos bens de um senhorio, pertença de D. João de Aboim, rico-homem e mordomo-mor de D. Afonso III, designado por D. João de Portel. Este cartulário encontra-se neste arquivo pelo menos desde 1529, como sendo a única peça.
    • Ainda no Arquivo Distrital do Porto existem cerca de 14 fundos com datas de 1614 – 1997, fundos como João Allen, José A. Castro Moreira, Joaquim Leorne, Vitor Ranita, etc.
    • Arquivos de Pessoas Singulares
    • Fundos Relacionados:
    • Adília Mendes; Albino Soares Pinto dos Reis Júnior; António de Saldanha da Gama; Arquivo Burnay; Augusto Rosa; Ávila e Bolama; Barão de Sarmento; Cartas a D. João de Castro; Cartas de Eça de Queirós; etc.
    1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (3/5) 19-11-2010
    • Organização e classificação
    • Escassez da documentação
    • Faz com que não seja permitido uma análise caracterizadora.
    • A simplicidade da estrutura orgânica leva a que a organização destes arquivos seja pouco complexa . Contudo, há sempre elementos de carácter organizativo que têm como objectivo tornar mais fácil o acesso e a pesquisa da informação.
    • Qualquer arquivo possui os vários tipos de documentos por ordenação:
    • Cronológica, Alfabética, Temática .
    • Ou sob qualquer outro critério, que denuncia logo a existência de uma classificação, mas os arquivos pessoais que chegaram até hoje não têm sido devidamente estudados não sendo possível adiantar muito mais relativamente aos mesmos.
    1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (4/5) 19-11-2010
    • Instrumentos de Acesso
    • Quanto aos instrumentos de acesso à informação referentes aos Arquivos pessoais são:
      • Quadro orgânico - funcional para contextualizar a informação e os planos de classificação;
      • Catálogos;
      • Índices;
      • Indexação com elaboração de thesaurus para abrir, o mais possível e em profundidade, os conteúdos aos utilizadores.
    • Arquivos de família
    • Arquivos pessoais
    1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (5/5) 19-11-2010
  • 19-11-2010 CAPÍTULO 2 CASO PRÁTICO
  • 2. CASO PRÁTICO
    • Devido ao aumento do crescente volume de informação produzida e recebida, subsiste o problema da avaliação e da selecção documental, relativamente ao arquivo do grupo 1.
    • Actualmente é praticamente impossível podermos conservar todos os documentos devido a alguns factores, nomeadamente:
    • Falta de espaço e uma acumulação dos documentos;
    • Tratamento documental vagaroso e complicado;
    • Dificuldades no acesso à documentação;
    • Extravio de informação.
    19-11-2010
  • TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 1 A/001/01 Lazer Fotografias de Aniversários 10 C 2 A/001/02 Lazer Fotografias da Páscoa 10 C 3 A/001/03 Lazer Fotografias do Natal 10 C 4 A/001/04 Lazer Fotografias do Carnaval 10 C 5 A/001/05 Lazer Fotografias das Férias 10 C 6 A/001/06 Lazer Fotografias dos Jantares 10 C 7 B/A/001/01 Gestão Administrativa Facturas de Luz 10 E É um processo de despesas. 8 B/A/001/02 Gestão Administrativa Facturas de Água 10 E É um processo de despesas. 9 B/A/001/03 Gestão Administrativa Facturas de Internet 10 E É um processo de despesas.
  • CONT. - TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 12 B/B/001 Gestão Administrativa Cartas 5 E Pertence à correspondência expedida 13 C/A/001 Gestão Financeira Contas 10 E É um processo de gestão orçamental 14 C/B/001 Gestão Financeira Reclamações 5 CP* * Mediante a resolução do problema 15 C/B/002 Gestão Financeira Registo de Movimentos Bancários 10 CP É um processo de prestação de contas 16 C/B/003/01 Gestão Financeira Recibos de Alimentação 1 E 17 C/B/003/02 Gestão Financeira Recibos de Consultas Médicas 2 CP 18 C/B/003/03 Gestão Financeira Recibos de Vestuário 2 E
  • CONT. - TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 19 C/B/003/04 Gestão Financeira Recibos de Calçado 2 E 20 C/B/003/05 Gestão Financeira Recibos de Mobiliário 5 CP 21 C/B/004 Gestão Financeira Declarações Fiscais (IRS) 10 E 22 C/B/005 Gestão Financeira Despesas 10 E É um processo de despesas 23 D/001 Formação Conjunto de diplomas e certificados de formação pessoal 10 C
  • ELIMINAÇÃO
    • A eliminação dos documentos/informação constitui um acto de abate patrimonial, deverá portanto ficar registado em auto de eliminação, que dela fará prova documental.
    19-11-2010
  • 19-11-2010
  • 19-11-2010
  • CONCLUSÃO
    • A concepção deste trabalho teve por base o facto de a gestão arquivística permitir o controlo e o acesso de informações relevantes, através de procedimentos como a classificação e avaliação dos documentos. A informação é transformada em conhecimento e permite a tomada de decisão e uma vantagem competitiva.
    • O profissional arquivista é o principal interveniente na implementação de procedimentos como a classificação, avaliação, difusão, distribuição e controlo dos documentos, devendo assim, estar sempre presente nos sectores da instituição. Deve ainda levar em conta, os procedimentos de classificação e avaliação, até aos arquivos correntes, pois é aqui que se inicia o tratamento arquivístico. Se não utilizarmos estes “aspectos”, não conseguimos garantir a gestão da informação, o que para tal deve ser complementado com outras actividades, como a normalização, na criação de documentos, o controlo sobre as cópias e a incorporação de normas.
    • Por outro lado, o arquivista deve também integrar no seu conhecimento o uso de outras ciências, para facilitar a utilização da comunicação, como por exemplo a informática e a comunicação.
    • Para executarmos um processo de avaliação e selecção devemos ter em atenção a teoria das três idades (activa, semi-activa e inactiva) contribuindo assim para uma melhor gestão e preservação do património arquivístico. Na avaliação documental, é atribuído um valor, legal, jurídico, administrativo, fiscal, informativo ou histórico, sendo criadas tabelas onde se estabelecem os prazos de conservação e destino final (eliminação, conservação ou conservação parcial).
    • Este método permite controlar o volume da informação, a sua localização, a responsabilidade atribuída e por outro lado a sua racionalização bem como controlar a economia de custos.
    • Desta forma, obtemos uma conclusão crítica e construtiva, sobre a importância do valor da informação.
  • BIBLIOGRAFIA
    • Imagem Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.guiadacarreira.com.br/wp-content/uploads/2009/11/administracao-de-empresas.jpg>
    • Imagem Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL:<http://flammarion.files.wordpress.com/2009/05/programa-de-incubacao-de-empresas-sebrae.jpg>
    • Imagem Arquivos de Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://s3.amazonaws.com/pixmac-preview/business-office-cartoons.jpg>
    • Imagem Arquivos Pessoais [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL:<http://aderivaldo23.files.wordpress.com/2008/09/arquivo-4.jpg>
    • Imagem Investigadora [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.thoss.co.th/archive/93/detective.gif>
    • RIBEIRO, Fernanda – O acesso à informação nos arquivos. Vol. I – Vol. II – o acesso à informação no quadro de desenvolvimento dos arquivos em Portugal. Porto: fundação Calouste Gulbenkian e Fundação para a Ciência e a Tecnologia, 2003.
    • Grupos de Arquivos [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.adporto.pt/index.php?option=com_content&task=blogcategory&id=18&Itemid=92>
    • Cruzado [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Cruzado>
    • Beneplácito [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://pt.wiktionary.org/wiki/benepl%C3%A1cito>
    • MAIO, Vânia - Arquivo da Casa dos Barros. Porto, 2009 [Em Linha]. [Consult 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/20192/2/mestvaniamaioarquivo000084620.pdf>
    • Arquivos de Pessoas e Singulares [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.aatt.org/site/index.php?op=Nucleo&id=1570>
    • Instrumentos de acesso de arquivos de família [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo2231.PDF>
    • Instrumentos de acesso de arquivos pessoais [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo2251.PDF>
    19-11-2010
  • DÚVIDAS ???
  • FIM OBRIGADA PELA ATENÇÃO 
    • Trabalho realizado por:
    • Cristiana Ribeiro nº 9080101
    • Maria José Marques nº 9080316
    • Márcio Monteiro nº 9070131
    • Tânia Duarte nº 9080140
    19-11-2010