Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni - Evento Confindustria-Sinergie, 13 Maggio 2014

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La presentazione di Talea Consulting all'evento del 13 maggio 2014, in collaborazione con Confindustria Ravenna e Sinergie in cui viene presentato Arxivar per gestire le informazioni e il nuovo servizio IX per la Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. La soluzione ideale per ECM. EIM, BPM.

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Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni - Evento Confindustria-Sinergie, 13 Maggio 2014

  1. 1. La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione Ravenna 13 maggio 2014
  2. 2. Programma della giornata Ore 9:30 Benvenuto e presentazione Talea Consulting Silvia Montanari - President and CEO Ore 9:40 Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione Normativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi ARXivar come intermediario Invio e ricezione di fatture e ricevute con il servizio IX (INVOICE XCHANGE) Ore 11:00 Coffee Break Ore 11:15 Gestione documentale Acquisizione, ricerca, distribuzione dei documenti e loro pubblicazione sul web tramite ARXivar Automazione dei processi aziendali Workflow per la gestione dei flussi informativi Ore 12:30 Domande e Risposte Ravenna 13 maggio 2014
  3. 3. Start-up specializzata in ambito Enterprise Information Management Document Management System Business Process Management Conservazione Sostitutiva Ravenna 13 maggio 2014
  4. 4. I Servizi Talea Consulting Consulting Projects Remote Services ..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali adattandoli continuamente alle esigenze di mercato Ravenna 13 maggio 2014
  5. 5. “Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza” Ravenna 13 maggio 2014
  6. 6. Perché Talea Consulting ? Specializzazione Competenza ed Esperienza Entusiasmo Solidità Le principali Partnership Ravenna 13 maggio 2014
  7. 7. Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione LUCA TUMIDEI Project Manager - Talea Consulting S.r.l.
  8. 8. Il punto di partenza : le normative Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1 “Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico” “Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione mediante l'apposizione della firma elettronica digitale dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati” Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3 “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica” Direttiva, art. 39, DPR 633/1972, Ravenna 13 maggio 2014
  9. 9. La fatturazione nei confronti dello Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente in forma elettronica. La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello Stato deve essere effettuata tramite il Sistema di Interscambio. Il punto di partenza : le normative FINANZIARIA 2008 E DECRETO MINISTERIALE N.55 03/04/2013 Ravenna 13 maggio 2014
  10. 10. Fattura Elettronica verso la PA È la sola tipologia di fattura che, progressivamente, potrà essere accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e solo tramite il Sistema di Interscambio Il contenuto è rappresentato in XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato specifico che è l'unico ad oggi previsto ed accettato dal Sistema di Interscambio L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale del soggetto emettitore della fattura La trasmissione avviene mediante uno dei canali previsti ed è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura, che consente al Sistema di Interscambio l'inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione Ravenna 13 maggio 2014
  11. 11. I soggetti coinvolti Ravenna 13 maggio 2014
  12. 12. Il formato Ravenna 13 maggio 2014
  13. 13. Il formato: Codice IPA Ravenna 13 maggio 2014
  14. 14. Non è facoltativa, ma obbligatoria Non è possibile utilizzare un tracciato della fattura proprietario, ma quello prescritto dalla SOGEI La fattura, in quanto fattura elettronica, deve essere firmata digitalmente e conservata elettronicamente È necessario veicolare la fattura tramite il SDI Viene previsto in fattura un nuovo elemento obbligatorio: il codice IPA Conservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione) La Fatturazione Elettronica vs la PA Ravenna 13 maggio 2014
  15. 15. SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “Web Service” fruibile attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema totalmente automatizzabile. Modalità di invio SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede accreditamento. SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un collegamento statico con il SDI). WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale. PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. Gestione manuale. Ravenna 13 maggio 2014
  16. 16. Processo di trasmissione Ravenna 13 maggio 2014
  17. 17. Processo di trasmissione Ravenna 13 maggio 2014
  18. 18. La ricevuta di consegna Ravenna 13 maggio 2014
  19. 19. Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e smistamento delle fatture elettroniche alle varie PA Gestire in maniera manuale l’invio di fatture e le loro ricevute Archiviare in maniera digitale le fatture Problemi per fornitori PA Spedire per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di uno dei canali previsti dal SDI Predisporre la fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla digitalmente Gestire ed associare le notifiche provenienti dal SDI Completare il processo con la Conservazione a norma Ruolo dell’intermediario Ravenna 13 maggio 2014
  20. 20. Servizio di intermediazione IX INVOICE XCHANGE
  21. 21. I vantaggi del servizio ARXivar è accreditato in qualità di “intermediario riconosciuto” presso il Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi Può supportare la generazione del XML, partendo dal PDF generato dal gestionale Si occupa in autonomia dell’invio della fattura e della ricezione ed archiviazione delle ricevute da parte del SDI Firma digitalmente il documento autonomamente o consente la firma remota o automatica dall’emittente Ravenna 13 maggio 2014
  22. 22. I vantaggi del servizio La fattura elettronica emessa e l’insieme delle ricevute SOGEI possono essere sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house che outsourcing Dispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile. Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche permettono l’esecuzione di processi di workflow Ravenna 13 maggio 2014
  23. 23. che si possono conservare il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc. le scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa i registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc. le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP, LUL la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C) che NON si possono conservare Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane Bolle Doganali Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.) In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riportate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendali e … POTER ELIMINARE IL CARTACEO Documenti Conservazione Sostitutiva Ravenna 13 maggio 2014
  24. 24. Conservazione Sostitutiva Eliminazione della carta all’interno dell’azienda Costi di gestione per ciascun documento Ravenna 13 maggio 2014
  25. 25. Conclusioni Ravenna 13 maggio 2014
  26. 26. Conclusioni Ravenna 13 maggio 2014 [FONTE: OSSERVATORIO FATTURAZIONE ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE]
  27. 27. Conclusioni
  28. 28. Non un obbligo … ma un’opportunità Conservazione sostitutiva per i documenti fiscali Archiviazione documentale per le diverse aree aziendali Gestione dei flussi informativi DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCESSI AZIANDALI tutto questo dopo … Ravenna 13 maggio 2014
  29. 29. “Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che circolano dentro e fuori l’azienda … di seguito solo alcuni esempi “ I Documenti DIGITALIZZABILI Documentazione bancaria • Distinte di versamento e prelievo • Ricevute di bonifico • Contratti • Attestazioni di conformità • Ecc. Documentazione fiscale • Fatture e note attive e passive • Documenti di trasporto • Libri e registri contabili • Dichiarazioni, Bilanci • Ecc. Documentazione assicurativa • Polizze • Registri assicurativi • Documenti annessi • Ecc. Documentazione tecnica • Schede tecniche di prodotto • Documenti di progetto • Disegni CAD o altri formati • Ecc. Ravenna 13 maggio 2014
  30. 30. • Diminuzione del tempo di lavorazione per la gestione di ogni documento • Diminuzione del Consumo di carta per “inutili” copie • Diminuzione di Errori • Razionalizzazione materiali di consumo (es. toner) e periferiche (es. fotocopiatrici, stampanti) • Riduzione dello spazio fisico dedicato ai documenti cartacei • Ecc. Esempi di Benefici “Tangibili” • Condivisione simultanea dei documenti fra diversi utenti • Miglioramento della conoscenza delle informazioni aziendali • Miglioramento del livello di organizzazione dell’azienda • Miglioramento nei tempi di risposta agli utenti • Aumento della soddisfazione del personale e incremento della produttività • Ecc. Esempi di Benefici “Intangibili” Ravenna 13 maggio 2014
  31. 31. E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI …. lo dicono gli esperti Ravenna 13 maggio 2014
  32. 32. Solo alcuni dei tanti Esempi sulle Aree di Applicazione
  33. 33. Ambiti Applicativi Ravenna 13 maggio 2014
  34. 34. Approvazione / completamento informativo Fatture Fornitori [Post Registrazione – Pre Registrazione] Verifica Solvibilità Cliente Gestione Insoluti Gestione Solleciti di Pagamento Gestione iter Recupero Crediti Amministrazione Fatturazione PA Ravenna 13 maggio 2014
  35. 35. Codifica e revisione Anagrafica Articoli e Distinta Base Gestione Fascicolo di Commessa Gestione Concept Nuovo Prodotto Richiesta Fattibilità per prodotti non standard Gestione ECO (Engineering Change Order) Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto Progettazione Ravenna 13 maggio 2014
  36. 36. Risorse Umane Gestione Curriculum Vitae Gestione Note spese e Trasferte Richiesta Nuovo Personale Gestione Esiti Colloqui di Lavoro Gestione Iter Assunzione Approvazione Ferie e Permessi Gestione Flotte Auto Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti Ravenna 13 maggio 2014
  37. 37. CRM Servizi post vendita e Ticketing Gestione Lead, Prospect, Account Gestione Attività Gestione Opportunità Gestione Mass mailing e DEM Gestione documentazione per la rete commerciale Ravenna 13 maggio 2014
  38. 38. IT e Organizzazione Scadenzario Contratti Assistenza Gestione Progetti di Sviluppo Gestione Ticket di Assistenza Gestione Rapportini Elettronici Archiviazione Licenze Software Ravenna 13 maggio 2014
  39. 39. Vendite Emissione ed Approvazione Offerte a clienti Gestione Richieste Clienti Gestione Ordini Clienti Approvazione e Distribuzione circolari Gestione Contratti / Ordini Aperti (scadenze rinnovi) Ravenna 13 maggio 2014
  40. 40. Acquisti Gestione RDA Approvazione Ordini di Acquisto Approvazione al Pagamento delle Fatture di Acquisto Scadenziario – Piano pagamenti Spedizione Ordini a Fornitori Gestione Gare di appalto Gestione Contratti di Acquisto Ravenna 13 maggio 2014
  41. 41. Qualità Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità Controllo Accettazione Entrata Merce Gestione delle Non Conformità Gestione Azioni Correttive e/o Preventive Gestione Resi Gestione Reclami Ravenna 13 maggio 2014
  42. 42. Talea Consulting Srl Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it

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