Informe Final Auditoria II
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Informe Final Auditoria II

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Este documento compone el informe final de la Auditoria realizada a la Fiscalia General de la Nacion en el 2010 como parte de un ejercicio academico dela asignatura Auditoria II

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Informe Final Auditoria II Informe Final Auditoria II Presentation Transcript

  • LINEA DE PROFUNDIZACION AII
  • Grupo AuditorAuditoria del 22 de Diciembre de 2011 al 19 de Enero de 2012 Área Auditada: Oficina Informática Proceso Auditado: Gestión de Recursos Auditor responsable: Gustavo Adolfo Díaz Tovar
  • Entidad
  • Titulo “VERIFICACION Y EVALUACION DE LOS ESTUDIOS PREVIODESARROLLADOS AL PROCESO DE CONTRATACION FGN N 0017- 2011 SUSCRITO POR LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL FLORENCIA”
  • Objetivos GeneralElaborar un dictamen de verificación y cumplimiento del decreto 2474 de2008 en la planeación de los estudios previos adelantados por la OFICNA DEINFORMATICA de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION seccional Florencia en elproceso de contratación FGN N 0017-2011, con el propósito de identificarelementos que se deben mejorar, establecer o en su efecto construir paracontribuir al optimo cumplimiento de la Gestión de Publica.
  • Objetivos específicos Formalizar la planeación de la Auditoria a fin de coordinar las estrategias, técnicas y metodológicas para la ejecución del proceso auditor.  Identificar la estructura organizacional de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION seccional Florencia como parte del ejercicio documental de la auditoria. Recopilar información de los procesos y procedimientos ligadas a la planeación de la gestión de recursos que están ajustados a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP:1000 para verificar su correcta implementación.  Evaluar el uso y aprovechamiento de los equipos de cómputo, sus periféricos, las instalaciones y mobiliario de las sedes de la Fiscalía en Florencia, así como el uso de sus recursos técnicos y materiales para el procesamiento de información. Identificar los riesgos asociados al proceso de Gestión de Recursos para sugerir los controles, mejoras o seguimientos.  Elaborar y socializar un informe de auditoría que muestre los hallazgos e incidencias identificadas en el proceso de la auditoria y recomiende mejoras a los controles.
  • Tipos de Auditoria AplicadasLUGAR DE ORIGEN: Externa AREA DE APLICACIÓN: Sistemas computacionales. TIPOS DESCRIPCION Permitirá hacer una revisión sistemática y exhaustiva a la gestión de recursos con el propósito de evaluar el desempeño administrativo de la OFICINA INFORMATICA, como la planeación y control de los AUDITORIA ADMINISTRATIVA procedimientos de las operaciones, y los métodos y técnicas de trabajo establecidos por la institución, incluyendo la observación de las normas, políticas y reglamentos que regulan el uso de todos sus recursos. Permitirá la revisión técnica, especializada y exhaustiva de los recursos de TI como de la gestión tecnológica de estos recursos en la organización y planeación del desarrollo tecnológico, como también el óptimo AUDITORIA INFORMATICA aprovechamiento de estos recursos para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado de la información y la emisión oportuna de los resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de funcionarios y usuarios involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas computacionales de la Fiscalía. Permitirá la revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realiza dentro de la OFICINA INFORMATICA, tales como la planeación, organización, dirección, estudios previos y control de dicha AUDITORIA A LA GESTION oficina. TECNOLOGICA Esta auditoria se realiza también con el fin de verificar el cumplimiento de las funciones y actividades asignadas a los funcionarios, empleados y usuarios de esta dependencia, así como para revisar y evaluar las operaciones, usos y protección de los recursos TI.
  • Puntos evaluados en la AuditoriaEVALUACION DE LOS OBJETIVOS MISIONALES. EVALUACION DE LA PLANEACION EN LA CONTRATACION PUBLICAEVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOSHUMANOS EVALUACION DE LAS NORMAS, POLITICAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS.
  • COBIT Dominio: Planear y OrganizarObjetivo de Control Descripción PO1 Definir un Plan Estratégico de TI PO4 Definir los Procesos, Organización y Relaciones de TI PO6 Comunicar las Aspiraciones y la Dirección de la Gerencia PO9 Evaluar y Administrar los Riesgos de TI
  • Diseño Metodológico IDENTIFICACION DEL AREA DE LA AUDITORIA 2CONOCIMIENTO GLOBAL DE LA 3. PLANEACION DE LA ORGANIZACIÓN 1 AUDITORIA 3 IDENTIFICACION DEL PROCESO 2 5. ANALISIS DE LOS RESULTADOS 4. EJECUCION DE LA AUDITORIA 5 4 6. MEJORAS Y RESULTADOS DE AUDITORIA 6
  • Instrumentos de recolección de InformaciónEntrevista personales. Cuestionario general inicial. Encuestas. Observación. Fotografías.Consultas al portal Web www.contratos.gov.co - www.fiscalia.gov.co
  • AlcancesEl proyecto de auditoria está orientado a verificar y evaluar los procedimientos realizados por la FiscalíaGeneral de la Nación en la construcción de los estudios previos para la contratación de los recursostecnológicos, como la identifica de los riesgos a los que se está expuesto por el incumplimiento o malejercicio de estos estudios basados en la norma NTC-GP 1000, como la identificación y evaluación delcumplimiento de políticas asociadas al seguimiento y evaluación de estos procesos, sin entrar enespecificaciones técnicas y especializadas.También, se pretende alcanzar los siguientes puntos: Evaluación de la planificación de la OFICINA INFORMATICA en la construcción de los estudios previos. Evaluación de la efectividad de los controles definidos por la organización que mitigan el riesgo. Identificación de mejoras a las medidas de control implementadas en la actualidad. Cumplimiento de la norma NTC-GP 1000
  • LimitacionesEl impacto de este proyecto está limitado por el tiempo con el que cuenta el grupo auditorpara ejercer en detalle el ejercicio de la auditoria que se describen en los siguientesaspectos: La auditoría no se enfocara al estudio detallado, exhaustivo, ni particular de los controles implementados por la OFICINA INFORMATICA. No se evaluaran elementos técnicos que influyen en la planificación de medidas de control por parte de la organización. El dictamen de la auditoria arrojara un estudio general y no técnico de los hallazgos encontrados. No se realizara seguimiento o monitoreo a las recomendaciones, mejoras y sugerencias que surjan como resultado del proceso de esta auditoria.
  • IDENTIFICACION Y ANALISIS DEL RIESGO
  • Mapa de procesos
  • RESPONSABLES Proceso /Subproceso ResponsableProceso Gestión de Recursos Director Nacional Administrativo y Financiero.Subproceso Gestión Financiera Jefe de la División FinancieraSubproceso Administración de Bienes Jefe de la División Administrativa.Subproceso Adquisición de Bienes y ServiciosSubproceso Informática y Telemática Jefe de Oficina de InformáticaSubproceso de Administración Personal Jefe de la Oficina de Personal
  • Controles• Efectividad: Actúa para determinar el grado de cumplimiento dentro de los tiempos y parámetros establecidos por los acuerdos, planes o políticas de mejora continua del riesgo.• Disponibilidad: Permite determinar el grado de accesibilidad y conocimiento de la situación por parte de los involucrados en el proceso.• Cumplimiento: Grado de cumplimiento a los acuerdos, planes y políticas.
  • Identificación del riesgo• Sintaxsis: MACRO PROCESOS- PROCESOS – DOMINIO COBIT- NUMERO DE RIESGO (PA-GT-PO-R1) N IDENTIFICACION RIESGO Incumplimiento del artículo 3 del 1 PA-GT-PO-R1 decreto 2474 de 2008 Falta de planeación en el objeto de la 2 PA-GT-PO-R2 contratación. Mala previsión de los riesgos 3 PA-Gt-PO-R3 involucrados en la contratación. Incumplimiento al Manual de 4 PA-GT-PO-R4 Contratación adoptado por la Fiscalía General de la nación Incumplimiento a los procedimientos 5 PA-GT-PO-R5 definidos para el SIGC
  • Clasificación del Riesgo
  • Mapa de Riesgos
  • RESULTADOS DE LA AUDITORIA
  • Situaciones EncontradasSituación N 1: CertificaciónEl Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la Fiscalía General de la Nación, articula yarmoniza la implementación de modelos de gestión institucional, entre los que se destacan elSistema de Gestión de la Calidad, bajo la norma NTC GP1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, elModelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y la norma NTC-ISO/IEC 17025.Este SIGC determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cualesse encuentran documentados en el Mapa de Procesos, agrupados en cuatro nivelesdenominados: Nivel Estratégico, Nivel Misional, Nivel de Apoyo y Nivel de Seguimiento yMedición Ir al Mapa de Procesos
  • Situación N 2: Nivel de SeguimientoDetermina los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como elcontrol de los procesos y subprocesos sean eficaces y eficientes, mediante:• Revisiones por la alta dirección• Auditorías internas y externas del SIGC• Encuestas de satisfacción del cliente o usuario• Tratamiento de quejas y reclamos• Seguimiento a las acciones de mejora de los mapas de riesgos por proceso y subproceso• Tratamiento para el control del servicio o trabajo de ensayo noConforme• Análisis de los indicadores de gestión y la tendencia observada
  • Situación N 3: RecursosLa entidad asegura la disponibilidad de recursos a través del presupuesto general de lanación que cada año es aprobado por el Congreso de la República gestionado a través delproceso de Planeación de Recursos. A su vez, asegura la disponibilidad de la informaciónmediante la documentación necesaria para soportar la operación de los procesos ysubprocesos e identifica las fuentes de información en la Matriz y flujos de información ycomunicación que se encuentran para consulta en el vínculo del SIGC.
  • Situación N 4: InfraestructuraLa entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la prestacióndel servicio y lograr la conformidad con los requisitos del mismo, de la siguiente manera:a. En relación con la infraestructura física, se cuenta con el Plan Maestro para el Desarrollode la Infraestructura Física, el cual es gestionado por el subproceso de Adquisición de Bienesy Servicios.b. En relación con la infraestructura tecnológica y telemática, se cuenta con el Plan Maestrode Tecnología, el cual es gestionado por el subproceso de Informática y Telemática.c. En relación con los servicios de apoyo (tales como transporte o comunicación) songestionados por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
  • Situación N 5: Macro Proceso gestión de RecursosDe conformidad con los recursos asignados a la Entidad en la Ley de Presupuesto General dela Nación para cada vigencia fiscal, el proceso de Gestión de Recursos, específicamente elsubproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, consolida las necesidades de bienes yservicios en el Plan de Compras de cada vigencia y coordina su ejecución siguiendo loslineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás leyes y decretosvigentes que reglamentan la contratación.Aquí se definen los pliegos de condiciones, estudios de conveniencia y oportunidad, losrequisitos mínimos técnicos, jurídicos y financieros para la adquisición de los bienes oservicios y los parámetros necesarios para la calificación del personal, dependiendo de lamodalidad de contratación.
  • Situación N 6: Auditorias AnterioresLa Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por elartículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental en el 2009 conEnfoque Integral modalidad Regular a la Fiscalía General de la Nación, Nivel Central a travésde la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia, con queadministró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas,actividades o procesos examinados.La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por elartículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con EnfoqueIntegral modalidad Especial al Sistema Penal Oral Acusatorio - Fiscalía General de la Nación, através de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia en el manejo de los recursosdestinados para el cumplimiento de los objetivos, metas y proyectos previstos para laconsolidación del Sistema Penal Oral Acusatorio Vigencia 2010.
  • Hallazgos EncontradosHallazgo: H001 Descripción: Naturaleza jurídica del contrato La contratación en grupo adoptada por la Fiscalía General de la Nación no permite un nivel de especificidad de los requerimientosDescripción jurídicos del contrato, de igual forma no se ve una clara definición del objetivo del contrato al orientar recursos destinados a la mejoramiento tecnológico en la reestructuración de plantas físicas. Se recomienda que la entidad tenga mayor cuidado al establecer el procedimiento de selección que será utilizado en atención a la naturaleza jurídica del contrato y a las necesidades particulares deRecomendaciones las sedes involucradas en la contratación, para lo cual se recomienda al establecimiento de la obligación de revisar y dar el aval correspondiente al proceso seleccionado por parte de la oficina jurídica de la entidad.
  • Hallazgo: H002 Descripción: Planeación de la contratación La falta de planeación en la contratación ocasiono sobre- costos de la misma, dada la realización de obras no previstas en el contrato, que son consecuencia de la precariedad de los estudios previos que ordinariamente se presentaron para laDescripción adjudicación del contrato. Lo que originó la reestructuración física del predio de la sede administrativa BARU lo que conllevo a la trasferencia de recursos destinados para otras sedes aledañas al municipio de Florencia a la de este municipio. Se recomienda hacer seguimiento al manual de contrataciónRecomendaciones publica adoptado por la Fiscalía General de la Nación.
  • Hallazgo:H003 Descripción: Estudio de Necesidades (Plan de Necesidades) La fiscalía general de la nación en cumplimiento de lo estipulado por la ley 80 de 1993 y en base al manual de buenas prácticas para la gestión contractual publica adoptado por esta entidad, no verifico con certeza que el contrato FGN N 0017-2011 adjudicado por un costo de $522,832,226 pesos Colombianos, se ajustaba a las necesidades reales de la entidad para el cumplimiento del servicio público y de su destinatario, incurriendo en detrimento patrimonial a razón un mal diseño de requerimientos tecnológicos en la contratación y adjudicación. Dicha contratación carece deDescripción estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato. Lo anterior ocasiono daños antijuridos que surgieron durante la definición de los requerimientos del contrato. Específicamente en lo que se refiere a la identificación de la necesidad del contrato por la entidad y en el ajuste al plan de necesidades, así como en la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos (técnicos, económicos y jurídico).
  • Incluir dentro del objeto del contrato la obligación o responsabilidad del contratista, además de la ejecución o entrega de la obra, bien o servicio, la elaboración del diseño de detalle o del estudio de factibilidad, advirtiendo además que presentados esos estudios y diseños al interventor, sin perjuicio de que sean los mismos que la entidad puso aRecomendaciones disposición de los proponentes, el contratista los adapte y/o modifique. En tal sentido se sugiere a la entidad, al momento de contratar los estudios previos que estos se definan con el mayor grado de especificidad del alcance, de forma que tengan certeza de la pre factibilidad o factibilidad de la actividad a contratar.
  • Hallazgo: H004 Descripción: Seguimiento y Control Dentro del contrato objeto de la auditoria, no se estableció un esquema de seguimiento y control a la actividad del contratista, lo que deja en el limbo el personal responsable para la interventoría y la verificación de las adendas que surgieron luego de laDescripción adjudicación. Las prórrogas de los términos definidos en los pliegos para las diversas etapas del procedimiento de la contratación abrió espacio para el oportunismo del proponente para reclamar sobre-costos originados por el retardo. Se recomienda que al señalar los plazos, la entidad no se comprometa con oferentes que no especifican las tiempos que podrán requerir medidas de contingencia, lo cual podría ocurrir en el desarrollo del proceso de la entrega o instalación y, enRecomendaciones consecuencia, se establezca la posibilidad de prorrogar los plazos inicialmente provistos en forma motivada y consultando los parámetros establecidos en el artículo 30 de 1993 para el caso de las licitaciones públicas.
  • Hallazgo H005 Descripción: Procedimientos de planeación La OFICINA DE INFORMATICA de la Fiscalía general de laDescripción Nación no ha definido un procedimiento claro para la planeación de los elementos de la contratación, para lo cual se desconoce un plan de contratación que este ajustado al documento rector del manual de contratación publica.Recomendaciones Es recomendable que las entidades establezcan, de forma clara, tanto los procedimientos internos de planeación de la contratación, en consonancia con las normas citadas (ley 80, decret0 2474), como los responsables de ejecutarlos, con el fin de garantizar no sólo el éxito de los procesos de selección, sino el resultado satisfactorio de los contratos. Esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines esenciales, sino que garantiza que lo haga de forma oportuna y sin mayores costos.
  • Descripción: Plan Maestro para el Desarrollo de laHallazgo H006 Infraestructura Física La OFICINA INFORMATICA desconoce del Plan Maestro para elDescripción desarrollo de la infraestructura tecnológica desarrollado para el periodo 2010-2011 lo que ocasiono la mala previsión de la contratación, para efecto de la reestructuración del edificio sede BARU.Recomendaciones Se recomienda la actualización y conocimiento del Plan Maestro para el desarrollo de la Infraestructura Física por parte del personal de la OFICINA INFORMATICA
  • Recomendaciones FinalesEs recomendable que las labores de control del estado y avance del contrato seanejercidas por dos instancias distintas y por dos responsables diferentes: elinterventor, que puede ser externo o vinculado por contrato, y el supervisor. Estecontrol permitiría básicamente verificar que las obligaciones del contratista se cumplanen los plazos pactados en el contrato e informar sobre el estado y avance, informaciónque podrá ser relevante pero sobre todo en situaciones de incumplimiento.Por otro lado, el fortalecimiento en el contenido y alcance de los estudios previos debecontribuir a disminuir el daño al patrimonio de la entidad, como también se recomiendala adopción de políticas en la entidad que obliguen a los responsables del manejo ysupervisión de los contratos a mantener permanentemente informadas y actualizadas alas compañías de seguros, respecto del desarrollo el contrato, de forma que estas seencuentren prevenidas frente a posibles incumplimientos.
  • Por último, es preciso tener en cuenta que la contratación, entendida como uninstrumento para alcanzar los fines estatales y satisfacer el interés público, hace que laadministración se encuentre facultada para modificar los diseños y estudios previosestablecidos en la planeación, cuando estos adolezcan errores o sean insuficientes oinadecuados, independientemente de la responsabilidad que ello pueda generar.
  • ANEXOS