Tabla de Comparación: ISAD (G), ISAAR (CPF), *Norma ISO 2788-1986

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Tabla de Comparación: ISAD (G), ISAAR (CPF), *Norma ISO 2788-1986

  1. 1. Kevin B. Montero N.EC-24-9548Descripción Archivística II
  2. 2. Objetivo:Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridadde archivos que proporcionan descripciones de entidades(instituciones, personas y familias) asociadas a la produccióny a la gestión de archivos.Esta norma está concebida para que los registros deautoridad de archivos se puedan compartir, fomentando laelaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias queproducen los documentos
  3. 3. Objetivo:Esta norma constituye una guía general para la elaboraciónde descripciones archivísticas.La finalidad de la descripción archivística es identificar yexplicar el contexto y el contenido de los documentos dearchivo con el fin de hacerlos accesibles. Los procesosdescriptivos pueden comenzar con anterioridad o sersimultáneos a la producción de los documentos y continuar alo largo de todo su ciclo vital. Estos procesos permitenestablecer los controles intelectuales necesarios para que lasdescripciones fiables, auténticas, significativas y accesiblespuedan mantenerse a través del tiempo.
  4. 4. Los puntos de acceso se basan en los elementos de ladescripción. El valor de los puntos de acceso se consolidamediante el control de los encabezamientos. La ISAAR(CPF)proporciona las reglas generales para el establecimiento deencabezamientos archivísticos autorizados que describen lasentidades, personas o familias que aparecen comoproductores. Los vocabularios y normas que deban utilizarsepara otros puntos de acceso se elaboraran nacionalmente o,por separados, en cada lengua. Para la confección y elmantenimiento de lenguajes controlados resultan de utilidadlas siguientes normas ISO 5963, ISO 2788: documentación –Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesaurosmonolingües e ISO 999.
  5. 5. Esta norma abarca algunos aspectos de la selección detérminos de indización, los procedimientos para el control delvocabulario y, específicamente, el modo de establecerrelaciones entre estos términos (particularmente aquellasrelaciones que apriori se utilizan en los tesauros), así como lainclusión y supresión de términos, los métodos decompilación, la forma y el contenido de los tesauros, el uso dela automatización en el procesamiento de los datos, etc. Lasindicaciones establecidas en esta norma aseguran unapráctica uniforme en cada una de las áreas o entidades deindización. Las técnicas descritas en su contenido se basan enprincipios generales que se aplican a cualquier materia.
  6. 6. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.1ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 3.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN5.1.1 Tipo de entidad 3.1.1 Código(s) de referencia5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 3.1.2 Titulo5.1.3 Formas paralelas del nombre 3.1.3 Fecha(s)5.1.4 Formas normalizadas del nombre según otras reglas 3.1.4 Nivel de descripción5.1.5 Otras formas del nombre 3.1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o5.1.6 Identificadores para instituciones dimensión)5.2ÁREA DE DESCRIPCIÓN 3.2 ÁREA DE CONTEXTO5.2.1 Fechas de existencia 3.2.1 Nombre del o de los Productor(es)5.2.2 Historia 3.2.2 Historia institucional/Reseña biográfica5.2.3 Lugar(es) 3.2.3 Historia archivística5.2.4 Estatuto jurídico 3.2.4 Forma de ingreso5.2.5 Funciones, ocupaciones y actividades 3.3 ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA5.2.6 Atribución(es)/Fuente(s) legal(es) 3.3.1 Alcance y contenido5.2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía 3.3.2 Valoración, Selección y Eliminación5.2.8 Contexto general 3.3.3 Nuevos Ingresos5.3ÁREA DE RELACIONES 3.3.4 Organización5.3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias 3.4 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USOrelacionadas 3.4.1 Condiciones de acceso5.3.2 Naturaleza de la relación 3.4.2 Condiciones de reproducción5.3.3 Descripción de la relación 3.4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación5.3.4 Fechas de la relación 3.4.4 Características físicas y requisitos técnicos5.4 ÁREA DE CONTROL 3.4.5 Instrumentos de descripción5.4.1 Identificador del registro de autoridad 3.5 ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA5.4.2 Identificador(es) de la institución 3.5.1 Existencia y localización de los originales5.4.3 Reglas y/o convenciones 3.5 .2 Existencia y localización de copias5.4.4 Estado de elaboración 3.5.3 Unidades de descripción relacionadas5.4.5 Nivel de detalle 3.5.4 Nota de Publicaciones5.4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 3.6 ÁREA DE NOTAS5.4.7 Lengua(s) y escritura(s) 3.6.1 Notas5.4.8 Fuentes 3.7 ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN5.4.9 Notas de mantenimiento 3.7 .1 Nota del archivero6 Relación De Instituciones, Personas Y Familias, Con Documentos De 3.7.2 Reglas o NormasArchivo Y Otros Recursos 3.7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)6.1 Identificadores y títulos de los recursos relacionados6.2 Tipos de recursos relacionados6.3 Naturaleza de las relaciones6.4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones
  7. 7. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.1ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 3.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del 3.1.2 Titulonombre 3.2 ÁREA DE CONTEXTO5.4 ÁREA DE CONTROL 3.2.1 Nombre del o de los5.4.8 Fuentes Productor(es)Domina la Unidad de descripción y entidad; Consignar las fuentesconsultadas para la elaboración del registro de autoridad ISAAR (CPF) ISAD (G)5.2ÁREA DE DESCRIPCIÓN 3.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN5.2.1 Fechas de existencia 3.1.3 Fecha(s)Registrar las fechas de existencia de la institución, persona o familia yunidad de descripción
  8. 8. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.4 ÁREA DE CONTROL 3.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN5.4.1 Identificador del registro de 3.1.1 Código(s) de referenciaautoridad5.4.2 Identificador(es) de lainstituciónIdentificar el registro de autoridad de forma unívoca, dentro delcontexto en el que se va a utilizar. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.2ÁREA DE DESCRIPCIÓN 3.2 ÁREA DE CONTEXTO5.2.2 Historia 3.2.2 Historia institucional/Reseña biográficaProporcionar un resumen de la historia de una institución, persona ofamilia/ productores.
  9. 9. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.2ÁREA DE DESCRIPCIÓN 3.3 ÁREA DE CONTENIDO Y5.2.3 Lugar(es) ESTRUCTURA5.2.4 Estatuto jurídico 3.3.1 Alcance y contenido5.2.5 Funciones, ocupaciones yactividades5.2.6 Atribución(es)/Fuente(s)legal(es)5.2.7 Estructura(s)interna(s)/Genealogía5.2.8 Contexto generalProporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar elvalor potencial de la unidad de descripción.
  10. 10. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.3ÁREA DE RELACIONES 3.2 ÁREA DE CONTEXTO5.3.1 Nombre(s)/Identificadores de 3.2.3 Historia archivísticainstituciones, personas o familias 3.3 ÁREA DE CONTENIDO Yrelacionadas ESTRUCTURA5.3.2 Naturaleza de la relación 3.3.4 Organización5.3.3 Descripción de la relación5.3.4 Fechas de la relaciónPropósito de esta área es describir las relaciones con otras instituciones,personas y familias que han sido descrito en otros registros. Informarsobre la estructura interna, ordenación… ISAAR (CPF) ISAD (G)5.4 ÁREA DE CONTROL 3.7 ÁREA DE CONTROL DE LA5.4.3 Reglas y/o convenciones DESCRIPCIÓN 3.7.2 Reglas o NormasEspecificar las reglas o convenciones nacionales o internacionalesaplicadas en la creación del registro de autoridad de archivos.
  11. 11. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.4 ÁREA DE CONTROL 3.4 ÁREA DE CONDICIONES DE5.4.7 Lengua(s) y escritura(s) ACCESO Y USO 3.4.3 Lengua/escritura(s) de la documentaciónIndicar las lenguas y/o escrituras utilizadas en la elaboración delregistro de autoridad/ descripción. ISAAR (CPF) ISAD (G)5.4 ÁREA DE CONTROL 3.7 ÁREA DE CONTROL DE LA5.4.9 Notas de mantenimiento DESCRIPCIÓN 3.7 .1 Nota del archivero 3.7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)Documentar la elaboración y los cambios realizados.
  12. 12. ISAAR (CPF) ISAD (G)6 Relación De Instituciones, 3.5 ÁREA DE DOCUMENTACIÓNPersonas Y Familias, Con ASOCIADADocumentos De Archivo Y Otros 3.5.1 Existencia y localización deRecursos los originales6.1 Identificadores y títulos de los 3.5 .2 Existencia y localización derecursos relacionados copias6.2 Tipos de recursos relacionados 3.5.3 Unidades de descripción6.3 Naturaleza de las relaciones relacionadas6.4 Fechas de los recursos 3.5.4 Nota de Publicacionesrelacionados y/o de las relacionesLos registros de autoridad de archivos también se pueden vincular concualquier otro recurso informativo de interés. Cuando se establecentales relaciones es importante describir la naturaleza de la relaciónentre la institución, persona o familia y el recurso relacionado.
  13. 13. Se puede decir que las normas ISSAR (CPF) y la ISAD (G) secomplementan uno al otro ya que ambos aportan informaciónsobre el fondo documental y la autoridad de la documentacióncon que se trata. La ISAAR (CPF) describe en forma uniforme elfondo en su totalidad de la institución, persona o familia de la cualse está describiendo con el fin de que se pueda intercambiarentra instituciones con relación y otros países. La ISAD (G) describeel fondo documental en sus niveles más específicos, dando unaclara indicación de la información, contenido e importancia de laque abarca. La ISO 2788-1986 igual complementa y ayuda aestandarizar el lenguaje, terminología y vocabulario del idioma enque se utiliza para elaborar estas normas y otras dentro un país. Elidioma en la cual se elabora necesita guardar el mismosignificativo, interpretación y lenguaje independiente del lugardonde se utiliza con el fin de que cada institución o personapueda elaborar e interpretar el mismo.

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