Descripcion de Fondo Asuntos Estudiantiles
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Organizacion y Descripcion de la Coordinacion de Asuntos Estudiantiles de La Facultad de Humanidades, Universidad de Panama

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Descripcion de Fondo Asuntos Estudiantiles Descripcion de Fondo Asuntos Estudiantiles Presentation Transcript

  • FONDO DOCUMENTAL: COORDINACIÓN DE ASUNTOS ESTUDIANTILES ARCH 310A : Descripción Archivística I Profesora: María Centeno Integrantes: Montero N., Kevin Bryan, EC-24-9548 Del Cid, Estefani, 8-855-1325 Fecha: 29 de junio 2011
    • Objetivos:
    • Satisfacer requerido de la materia Arch 310a
    • Organizar y Describir un porción del Fondo documental del departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles de la Facultad de Humanidades
    • Presentar un informe sobre la organización que se dio
    • Hablar sobre las experiencias atenidas
    • Metodología:
    • Prepara un diagnostico del fondo
    • Llevar a cabo los proceso de organización y hacer una descripción del fondo
  • Diagnostico I DATOS GENERALES Nombre de Unidad : Coordinación de Asuntos Estudiantiles Fecha de Creación : [c. 1996] Número de Funcionarios : Tres (3) Ubicación Física : Edificio Facultad de Humanidades, Primer Piso, A lado del Elevador cerca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades Ubicación bajo Jerarquía : reportan directo e indirecto al Decano y Vice-Decano de la Facultad de Humanidades Nombre de Contacto : Emmy Linaies Antecedentes : No se facilitó una historia de la unidad ni información al respeto dado a que los personales no contaban con la información solicitada. Dr. Ricardo J. Alfaro, 1904 Oficina del departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles de la Facultad de Humanidades Identificación
  • Existe manual de procedencia : No Existe un instrumento de referencia : No, archivan documentos en carpetas con nombre correspondiente al asunto que se trata. Servicio que presta : Esencialmente ofrecen ayuda a estudiantes de la Facultad de Humanidades Sistema de archivo : Carpetas Organizado Cronológicamente-Alfabéticamente (clasificación estructural) Qué tipo de acceso se presta : Informacional; II DATOS SOBRE ARCHIVO: Tipo de archivo : Archivo de Gestión Tipos de Documentos que manejan : Circulares, memorándums, trabajo de matrícula, ayudantilla estudiantil, kioscos, correspondencias, seguro estudiantil, Imagen 4: Gaveta con Archivos de años 2007-2010 del Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles Diagnostico Identificación
  • III INFRAESTRUCTURA FÍSICA   Material y mobiliario : dos (2) Archivadores de cuatro (4) gavetas, mesas, sillas, material de oficina, la oficina cuento con un air para la comodidad de los funcionarios, Espacio físico : No es suficiente para acomodar adecuadamente la mesa de trabajo de 3 funcionarios; para los archivos el espacio dentro de los archivadores se están agotado y requiere que se apreté las carpetas en las gavetas. Equipo de archivo : Archivadores, carpetas, Archivadores utilizados para el Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles Diagnostico Identificación
  • Clasificación   Identificación de las carpetas que existían y tratar de entender algún tipo de lógico que tenían Organización Las carpetas establecidas reflejaban las correspondencias /actividades /asuntos que el departamento ayudaba a coordinar con otros departamentos - se creo una carpeta para archivar los mismos Se creo una lista de las carpetas ya establecidas Se dio el proceso de revisión de los documentos dentro de las carpetas para ubicar los documentos mal archivados en las carpetas equivocados Fondo documental facilitado
  • Clasificación   Con la revisión, se identificaron varios documentos del mismo carácter que podían unirse para crear su propia carpeta Se vio lógico eliminar carpetas ya que guardaban documentos que se podrían archivar juntos , con el mismo característica, y separados Organización Clasificación de Fondo: revisión de carpetas
  • Clasificación Organización Circulares Cobertura de Seguro Estudiantil *Coordinación de Asuntos Estudiantiles Departamento de Decanato Departamento de Vicedecano Secretaria General Departamento de Bellas Artes Departamento de Educación Física Departamento de Español Departamento de Estudios Generales Departamento de Geografía Departamento de Historia Departamento de Ingles Departamento de Servicios Múltiples Departamento de Sociología Departamento de Turismo Escuela De Archivología Informes de Ingresos y Egresos, Seguro Estudiantil, Facultad de Humanidades Memorándums Reporte de Servicio Técnicos Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Posible por crear: grupos estudiantiles; kioscos; referéndum de Rector 2010; * Fueron archivado en una carpeta ya que no se encontraron lo suficiente para crear una carpeta individual Carpeta que se Elimino: «Varias» - memorándums, circulares, cobertura de seguro estudiantil, reportes técnicos e ingreso y egreso de seguro estudiantil.
    • Ordenación
    •  
    • se dio en una forma de orden cronológico
    • Se identificó la fecha de cada documento
    • luego se tomó los documentos con la fecha más vieja y se les colocó los documentos más nuevos encima
    • al abrir las carpetas, el documento recién introducido a la carpeta estará primero, con los documentos más viejos en el base/fondo de la carpeta
    • facilitar el acceso a los documentos de una forma fácil, rápida
    • permitiendo que los documentos vigentes o asuntos en tramitación sean consultada sin tener que manejar los otros documentos
    Ordenación de Documentos por Fecha Organización
  • Identification   Funcionarios no tenían conocimiento profundo de la historia/ antecedentes de la unidad o fondo documental Se utilizó la fecha del documento más viejo dentro del fondo para establecer una fecha de creación – 1996 Fondo para crear descripción es de un fondo activo – archivo de gestión Gaveta con Archivos de años 2007-2010 del Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles Limitaciones:
  • Clasificación Persona de contacto no tenia un conocimiento del fondo documental La forma de archivar los documentos no tenían ningún tipo de orden natural definida Carpetas/ documentos (fondo de gaveta) facilitados para cumplir con la tarea de organización. Limitaciones:
    • Los documentos facilitados no eran completo;
    • No fueron seleccionados de una manera lógica
    • Documentos compuesto era incompleto
    • Correspondencias sobre un asunto incompleto
    • No permitía crear nuevas carpetas
    • Clasificación
    • - Se creo una carpeta «Coordinación de Asuntos Estudiantiles» para archivar documentos que no se pudieron clasificar dentro de las carpetas establecidas (consejos, Grupos Estudiantiles; Kioscos )
    • Funcionarios consultaban y usaban los documentos en días que no trabajábamos en la clasificación y no siempre regresaban los documentos
    • No permitía que se lleve a cabo la clasificación ordenadamente
    • Se tenia que verificar y re-clasificar documentos mal archivados en carpetas
    • Se tenia que repetir el ordenamiento cronológico de documentos
    Limitaciones:
  • ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Título Nombre Atribuido : Fondo Documental Coordinación de Asuntos Estudiantiles Fecha de Creación: [c. 1966] Nivel de Descripción : Fondo Volumen y Soporte : 1 archivado de 4 gavetas de documentos en soporte papel Descripción Archivística ÁREA DE CONTEXTO Nombre del Productor : Coordinación de Asuntos Estudiantil, Facultad de Humanidades Historia Institucional : Según los funcionarios, el fondo documental cuenta con documentos desde el año 1996 Historia Archivística : documentos creados, recibido y acumulados en el desempeño de los funciones de la unidad de la coordinación.
  • ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Alcance y Contenido : Este fondo cuenta con correspondencias, memorándums, circulares, formularios y reportes de cobertura de seguro estudiantil, reportes de servicio técnicos, informe de ingresos y egresos, etc, en soporte papel desde el año 1996. El departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles es la unidad la cual su función tiene que ver con todo relacionado a los asuntos estudiantiles de la facultad de humanidades. Valoración, Selección y Eliminación : No se han llevado acabo estudio de valoración de este fondo. Se han eliminado documentos para ubicar más espacio para documentos con fecha más nuevas. Nuevo Ingresos : Fondo abierto Descripción Archivística
    • ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
    • Organización: El fondo de Coordinación de Asuntos Estudiantiles cuenta con una clasificación estructural-cronológica de la Facultad de Humanidades; está compuesta por las siguientes series, las cuales están físicamente ordenadas alfabéticamente:
      • Circulares
      • Cobertura de Seguro Estudiantil
      • Coordinación de Asuntos Estudiantiles
      • Departamento de Decanato
      • Departamento de Vicedecano
      • Secretaria General
      • Departamento de Bellas Artes
      • Departamento de Educación Física
      • Departamento de Español
      • Departamento de Estudios Generales
      • Departamento de Geografía
      • Departamento de Historia
      • Departamento de Ingles
      • Departamento de Servicios Múltiples
      • Departamento de Sociología
      • Departamento de Turismo
      • Escuela De Archivología
      • Informes de Ingresos y Egresos, Seguro Estudiantil, Facultad de Humanidades
      • Memorándums
      • Reporte de Servicio Técnicos
      • Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles
    Descripción Archivística
  • ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN Condiciones de Acceso : Acceso restringido a la documentación; consulta informacional existe Lengua/escritura de la Documentación : Español Características Físicas y Requisitos Técnicos : Documentación textual [originales y copias] Descripción Archivística ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN   Nota del Archivero : Fondo de gestión Regla o Norma : ISAD (G), 2001 Fecha de la Descripción : 2011-06-29
  • - FIN -