2. Manuales Administrativos
• Los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y
sistemática la información de una
organización

3. • 11.2 Otros Conceptos:
"Un folleto, libro, carpeta,
etc., en los que de una
manera fácil de manejar
(manuable) se concentran
en forma sistemática, una
serie de elementos
administrativos para un fin
concreto: orientar y
uniformar la conducta que
se presenta entre cada
grupo humano en
la empresa". A. Reyes
Ponce.

4. • El manual como mEdio dE
comunicación:
La tarea de elaborar manuales
administrativos se considera como una
función de mantener informado al
personal clave de los deseos y cambios
en las actitudes de la dirección superior,
al delinear la estructura organizacional y
poner las políticas y procedimientos en
forma escrita y permanente. Un manual
correctamente redactado puede ser un
valioso instrumento administrativo

5. • Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
• 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
• 2. Asegura que los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
• 3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
• 4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
• 5. Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
• 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
• 8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• 9. La información sobre funciones y puestos sirve como base para la evaluación de puestos y
como medio de comprobación del progreso de cada quien.
• 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
• 11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
• 12. Es una fuente permanente de y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• 14. Evitan discusiones información sobre el trabajo a ejecutar.
• 13. Ayudan a institucionalizar y mal entendidos, de las operaciones.
• 15. Aseguran continuidad del personal.
• 17. Incrementan la coordinación en la realización del y coherencia en los procedimientos y
normas a través del tiempo.
• 16. Son instrumentos útiles en la capacitación trabajo.
• 18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento
del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

6. Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se
encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado
pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos
que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes
en el desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización,
dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los
convierte en complicados

7. • La importancia de los manuales radica
en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de
una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se
suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos
pueden detectar fallas que se presentan
con regularidad, evitando la duplicidad
de funciones. Además son de gran
utilidad cuando ingresan nuevas
personas a la organización ya que le
explican todo lo relacionado con la
misma, desde su reseña histórica,
haciendo referencia a su estructura
organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado
departamento.

8. • Constituyen una herramienta, pero no la
solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
• Si no se actualizan permanentemente, pierden
vigencia con rapidez.
• Incluyen solo los aspectos formales de la
organización dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia para la vida de la
misma es notoria.
• Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son
conocidos por todos los integrantes.
• Algunas consideran que son demasiado caro,
limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentación y rigidez.

10. • Manual de historia del organismo.
• Manual de organización.
• Manual de políticas.
• Manual de procedimientos.
• Manual de contenido múltiple
( cuando trata de dos
contenidos, por ejemplo políticas y
procedimientos; historia y
organización).

11. • Manual de producción.
• Manual de compras.
• Manual de ventas.
• Manual de finanzas.
• Manual de contabilidad.
• Manual de crédito y cobranza.
• Manual de personal.
• Manuales generales (los que se
ocupan de dos o más funciones
operaciones.)

12. • El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la
información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que
cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo
de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los
manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse
cada seis meses.
• La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las
efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas,
nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera,.
• Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus
manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó
áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen
cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso
de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar
un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a
los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.
• La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones
• ( métodos y procedimientos, organización y métodos, modernización administrativa, etc.)
debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas
las áreas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

13. • El Manual de Organización y Funciones
“MOF”, es el instrumento normativo que
detalla el objetivo, alcance y funciones
específicas delegadas jerárquicamente.
• Aplicado como instrumento de gestión
administrativa, permitirá que el personal
conozca los objetivos y las funciones que
se les han asignado como elementos
integrantes de la organización

14. OBJETIVOS:
• El presente Manual de Organización y
Funciones – MOF, tiene la finalidad de
proporcionar el conocimiento integral de la
estructura organizativa de la Institución,
sobre la cual se basa la Administración
General para cumplir con los objetivos y
metas institucionales.

15. • 1. FUNCIÓN DE DIRECCIÓN:
• Su misión principal es desarrollar todas las actividades que implican guiar y conducir a la Caja
Metropolitana al logro de sus objetivos, enmarcadas dentro de los siguientes valores
fundamentales:
• • COMPROMISO.-
• • SERVICIO.-
• • INNOVACIÓN.-
• • EFICIENCIA.-
• • RESPONSABILIDAD SOCIAL.-
• 2.FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN:
• La misión fundamental de la Función de Administración, es implementar las disposiciones
emanadas por el Directorio, proponiendo la modificación, eliminación o creación de políticas y
estrategias necesarias para la buena marcha de la Caja Metropolitana, elevando al Directorio
las mismas, luego del análisis y conformidad técnica respectiva.
• El Órgano de Administración en la Caja Metropolitana es:
• • La Gerencia General.
• 3FUNCIÓN DE CONTROL:
• La misión fundamental de la Función de Control, es supervisar, vigilar y verificar los actos y
resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, transparencia y economía
en el uso y destino de los recursos y bienes de la Caja Metropolitana, así como el cumplimiento
de las normas legales, evaluando permanentemente los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y
correctivas pertinentes.
FUNCIONES

16. 4. FUNCIÓN COMERCIAL:
• Bajo esta clasificación se agrupan los Órganos Comerciales,
responsables de las actividades encaminadas a lograr la
consecución de los objetivos propios de la actividad de la Caja
Metropolitana, aprobados por el Directorio. La misión fundamental
de los Órganos Comerciales es tomar decisiones e impartir
instrucciones a través de las líneas de responsabilidad-autoridad
descritas en este Manual. Por tanto, la autoridad para administrar
ha sido conferida a los funcionarios ejecutivos que se encuentran
en relación de línea con sus subordinados.
5 FUNCIÓN DE APOYO:
• La función primordial de los Órganos de Apoyo, consiste en
brindar el soporte necesario a los Órganos de Dirección y los
Órganos Comerciales de la Caja Metropolitana para la debida toma
de decisiones. Estos órganos representan agrupación de
funciones basadas en la especialización, permitiéndoles llevar a
cabo sus funciones administrativas sin tener que distraer
esfuerzos o recursos en funciones ajenas a la naturaleza ejecutiva.
• Los Órganos de Apoyo proponen a la Gerencia General y Jefaturas
involucradas, los resultados de sus investigaciones o sus
decisiones de políticas, para apoyar la gestión del negocio.

17. • Concepto de Diagrama de Flujo
• Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas
que emplean símbolos gráficos para representar los
pasos o etapas de un proceso. También permiten
describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y
su interacción. Las personas que no están directamente
involucradas en los procesos de realización del producto
o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,
que pocas veces coinciden con la realidad. La creación
del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor,
pues el proceso que representa está ahora disponible
para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo,
sino también por todas las partes interesadas que
aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

18. • Ventajas de los Diagramas de Flujo
1.- Favorecen la comprensión del proceso a través de
mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano
reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama
de flujo reemplaza varias páginas de texto.
2.-Permiten identificar los problemas y las
oportunidades de mejora del proceso. Se identifican
los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos ,
los conflictos de autoridad, las responsabilidades,
los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
3.-Muestran las interfases cliente-proveedor y las
transacciones que en ellas se realizan, facilitando a
los empleados el análisis de las mismas.
4.-Son una excelente herramienta para capacitar a los
nuevos empleados y también a los que desarrollan
la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso

19. • ¿Qué Símbolos
se Emplean en
los Diagramas
de Flujo?
• Los símbolos
tienen
significados
específicos y se
conectan por
medio de flechas
que indican el
flujo entre los
distintos pasos o
etapas.
• Los símbolos
más comunes
son :

20. • Desarrollo del Diagrama de Flujo
• Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo :
• * Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama
de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños
o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.
• * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
• * Identificar quién lo empleará y cómo.
• * Establecer el nivel de detalle requerido.
• * Determinar los límites del proceso a describir.
• Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :
• * Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado
el comienzo y el
• final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo
y el final la entrada al proceso siguiente.
• * Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos
en el proceso a describir y su orden cronológico.
• * Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
• * Identificar y listar los puntos de decisión.
• * Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
• * Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con
exactitud el proceso elegido.

21. • Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de
los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y
aquéllas que son redundantes o innecesarias.
• También son de gran utilidad durante el desarrollo de la
documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una
descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho
más amigable que los procedimientos e instructivos basados en
texto.
• Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la
resistencia del personal a emplear los documentos como referentes
para el desempeño de las tareas.
• Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los
operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.
• Es conveniente emplear programas específicos para la confección de
los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo
sencillo y facilitan notablemente la tarea.