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06 cl-resumen gestion de stocks y compras-100415

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  • 1. Resumen GESTIÓN DE INVENTARIOS, STOCKS Y COMPRASINDICE 1
  • 2. TEMARIO - INDICE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - OBJETIVO TIPOS Y ELEMEMTOS A COMPRAR ORDEN DE COMPRA OC - CARACTERISTICAS El METODO MRP GESTION DE STOCKS E INVENTARIOS NECESIDAD DE STOCKS NATURALEZA DE LOS STOCKS EVOLUACION DE STOCK, DIAG DE DIENTE DE SIERRA LOTE OPTIMO CALCULO DE LOTE OPTIMO CONTROL DE INVENTARIOS DIAGRAMA ABCINDICE
  • 3. JERARQUÍA DE PROCESOS LOGÍSTICOSPROCESOS ESTRATEGICOS PROCESOS TACTICOS•Segmentación Clientes/Proveedores Estrategia •Planeamiento de Demanda e•Definición Política de Servicio Inventarios•Desarrollo clientes y proveedores Logística •Plan de Distribución•Configuración de la red de distribución •ABC/ABM de la red logística•Comprar versus Fabricar Plan de Plan de •Plan de Operación•Balanced Scorecard y Sistema •Plan de LayoutIncentivos Demanda Layout •Plan de flota•Decisiones de Externalización•Evaluación y Selección Plan de Plan de Plan de Flota o Distribución Operación PROCESOS contratación OPERACIONALES •Administración Plan de inventarios Según Plan •Manejo de Administración Operación de Control de Mantenimiento órdenes de órdenes Bodegas Inventario equiposBASES LOGÍSTICAS Maestro de Organización y Maestro de Políticas Proveedores Roles Productos logísticas y de Clientes INDICE Generación de reportes de la red logística
  • 4. LOGÍSTICAEs el conjunto de técnicas y Busca:medios destinados a gestionar: Menor costoEl flujo de materialesEl flujo de información Mayor calidad Menor tiempo de entregaINDICE
  • 5. LOGÍSTICAOBJETIVO: mayor prestación de servicio a menor costoMAYOR BENEFICIOLa logística empresaria integral es un sistema que contiene,tres subsistemas con objetivos parciales en el flujo de losproductos: de abastecimiento o logística de entrada de producción o logística interna de distribución o logística de salida.INDICE
  • 6. ¿QUE SE ‘ENTIENDE’ PORSTOCKS?Vocablo inglés que, en términos comerciales, significa: surtido demercancías, mercancías almacenadas, existencias, repuestos,provisión, cantidad de materias primas, etc.Su interpretación estrictamente empresarial, es sinónimo deinventario y significa: cantidad o reserva de materias primas,materiales, partes, semielaborados, repuestos y productosterminados que se almacenan para su posterior empleo.INDICE
  • 7. ¿QUÉ ES GESTIÓN DE STOCKS?Planificación y control de inventarios (stocks) que debengarantizar la disponibilidad oportuna de cantidadesrequeridas de materiales y/o productos.Protección contra los excesivos costos de inmovilización.Función vital en la producción y distribución de artículosmediante la instrumentación de políticas adecuadas a cadasituación.Análisis minucioso de las necesidades, clasificación de losstocks, estudio de sus costos y elaboración de modelos queseleccionen las variables idóneas para el control.INDICE
  • 8. COMO GESTIONAR STOCKSQue recursos se necesitan?  Listas de materiales de c/producto, calidad necesaria, sustituto, precios (BOM)Cual es la cantidad optima?  La necesario, lote económicoComo será adquirido? Procedimientos – decision $$ - politicasCuando se lo necesita?  Demanda – produccion - mercadoQuien lo proveerá?  Selección, comprar vs fabricarComo se controlara la  Método, procedimientos, normas, trazabilidad.cantidad?Como y donde se lo trae?  Palet, contenedor, tipo de transporteDe que manera se  Tipo de embalaje, descartables, reutilizables,embalara? retornables (códigos de barras)Donde y como se recibirá?  En proveedor, en el almacén, en un operador, procedimientos, sistemas de informaciónDonde y como se guardará?  Tipo de almacenes, tipo de soportes, localización, FIFO, LIFO, procedimientos, sistemas de informaciónINDICE
  • 9. ¿QUE HACE LA GESTIÓN DEINVENTARIOS / STOCKS?Define los principales parámetros para el diseño del almacén: número de referencias, tipo de las referencias, unidades de carga, estandarización de materiales, entre otras.Determina cuáles referencias debemos tener en el almacén y cuáles van directamente al proceso productivo o al cliente.Establece la cantidad de unidades por referencia (máximos y mínimos).Define los modos y frecuencias de reposición.Implementa métodos para el control físico del inventario.Optimiza en forma continua el uso del almacén: nuevas referencias, baja de referencias, nuevos niveles de stock, variantes del mercado, nuevas tecnologías para el manipuleo de cargas y de la información,INDICE entre otras.
  • 10. TRATAMOS HOYCOMPRAS O APROVISIONAMIENTOObjetivo:Adquirir los bienes o serviciosnecesarios para el desarrollo de lasactividades de la Organización,cumpliendo: Cantidad solicitada Calidad especificada. Recepción en tiempo yINDICE forma.
  • 11. TIPOS Y ELEMENTOS A COMPRARTIPOS DE ELEMENTOS A COMPRAR:  DE PRODUCCIÓN STANDARD.  DE PROVISIÓN MONOPÓLICA.  ELEMENTOS ESPECIALES QUE REQUIEREN INFORMAR AL PROVEEDOR LA INGENIERÍA DEL PRODUCTO REQUERIDO  MATERIALES DE POCO VALOR Y COMPRA RUTINARIA, PAPELERÍA POR EJEMPLO.  BIENES IMPORTADOS  SERVICIOSTIPOS / FORMAS DE COMPRAS:  POR LOTES O ELEMENTOS PUNTUALES. SE DECIDE Y SE COLOCA UNA ORDEN EN CADA CASO.  POR PROGRAMA CON ENTREGAS PREVISTAS PARA VARIOS MESES.  POR “ASOCIACIÓN” CON EL PROVEEDOR.INDICE
  • 12. Gestión de Stocks o InventariosNecesidad de Inventarios en la empresaProductos terminados:  La fábrica trabaja contra stocks.  Necesidad de nivelar la demanda agregada por falta de capacidad.  Exhibición de productos. (Góndola de Supermercado por ejemplo)Producción en proceso:  Necesario para la producción enfocada a procesos (Prod. Intermitente).  Producción encadenada en distintas plantas .Materias primas:  Lote mínimo de elaboración o transporte del proveedor.  En lotes más grandes, descuentos por escala, menores costos de flete etc.INDICE
  • 13. Naturaleza de los stocks:Dos problemas fundamentales de la gestión de stocks: Cuanto pedir: cantidad o tamaño del lote a proveedores externos o internos de la empresa (etapa previa del proceso) Cuando pedir. Punto de pedidoEl stocks esta sujeto a: Demanda Independiente, la demanda no depende de la de ningún otro ítem de stock. Ejemplo: inventario de producto terminado. Demanda Dependiente. Su demanda depende de la de otros items que se llevan en stock. Ejemplo: todos los insumos de producción (MP componentes y materiales)INDICE
  • 14. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DESTOCKEARVentajas  Disponibilidad de artículos siempre que se los necesite.  Costo menor de adquisición, no solo por hacerlo en cantidad, sino también por los gastos indirectos que ocasiona el acto de comprar.  Equilibra actividades que funcionan a distinto ritmo (ej.: ventas y producción).  Evita quiebres, pérdidas de ventas por clientes insatisfechos, paradas de proceso productivo.Desventajas  Disponibilidad de capital, y de hecho, escasez del propio capital para efectuar otras inversiones.  Necesidad de espacio físico  Deterioro u obsolescencia del material  Costo asociado a mantener el stockINDICE
  • 15. LOCALIZACIÓN DE STOCK vs.IMPACTO FINANCIERO El stock en depósito del proveedor, no tiene impacto financiero para la empresa. El stock en almacén de materia prima, está a cargo, financieramente y físicamente, de la empresa, pero, el impacto es menor que si tuviera productos terminados. El stock en el proceso va sumando valor agregado, por lo tanto, impacta financieramente, más que en el almacén. El stock en el almacén de producto terminado, tiene el impacto financiero de la suma del valor de la materia prima, más el valor agregado por el proceso (hs/máquinas + hs/hombre).INDICE
  • 16. COSTOS A LA HORA DE COMPRAR  Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks  Costos de lanzamiento del pedido  Costos de adquisición  Costos de ruptura de stocksINDICE
  • 17. EVOLUCION DE STOCKDIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA Uso/consumo de M.P. PUNTO DE Uso/consumo de M.P.M PEDIDOP Ingreso de M.P. Stock MEDIO CAPITAL MEDIO Ingreso de M.P. STOCK MEDIO PEDIDO DE M.P. FABRICACIÓN - REMISIÓN STOCK DE PROTECCION PEDIDO DE COTIZACION ORDEN DE COMPRA TiempoINDICE
  • 18. ¿ Cuanto Pedir ? LOTE OPTIMO$ COSTO TOTAL COSTO MINIMO LOTE OPTIMO COSTO DE TENENCIA Menor costo COSTO DE COMPRA q lote optimo, q0 Cantidad / unidadesINDICE
  • 19. 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS¿ Cuanto Pedir ? 1/5 "Formula del modelo de Harris & Wilson“ q0 = √ ( 2 x Q x C2) / (T x C1) )Determinación del lote económico de compras, LEC ( ó economic order quantity, EOQ)INDICE
  • 20. 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS¿ Cuanto Pedir ? 2/5 "Formula del modelo de Harris & Wilson“ determinación del loteeconómico de compras, LEC ( ó economic order quantity, EOQ) Estrictamente se formula para modelos de aprovisionamiento continuo,con demanda determinista y constante. Solamente se consideranrelevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, loque equivale a admitir que:  El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.  Los costos de ruptura de stock también son no evitables.  se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, esINDICE decir con plazo de reposición nulo.
  • 21. 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS¿ Cuanto Pedir ? Lote Óptimo 3/5 TERMINOLOGIA:C1: Costo de mantenimiento del Inventario por Unidad de tiempo y por unidad de producto.C2: Costo de cada ORDEN DE COMPRA o del CAMBIO DE PROGRAMA DE PRODUCCION. c: Costo total de aprovisionamiento del ciclo o del lote de producción. C: Costo total del período de tiempo que abarca la decisión. T: Período de tiempo que abarca la decisión. t: Tiempo entre abastecimientos o producciones sucesivas. q: Lote a comprar o producir.Q0: Lote óptimo.Q: Cantidad total de unidades necesarias en el período que abarca la decisión (demanda esperada total durante el periodo)INDICE DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA
  • 22. 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS¿ Cuanto Pedir ? 4/5Admitamos que los stock evolucionan, coherentemente conla hipótesis antes expuesta.Se deduce inmediatamente que:  El numero de pedidos lanzados al año es: Q / q  El stock medio es: q / 2  El costo de adquisición del stock cíclico es: c x q / 2  El costo anual de almacenamiento es: C1 x c x q / 2  El costo anual del lanzamiento de pedido es: C2 x Q / qINDICE
  • 23. Cálculo analítico Del Lote Óptimo (Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5 El costo total de cada ciclo de aprovisionamientoo producción será: Q/q=T/t (cant de pedidos durante el periodo ) c = C1 x t x q/2 + C2 (=> t = T.q/Q )(costo ciclo aprovisionamiento = costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa) c = C1 x Tx q / Q x q/2 + C2 (=> multiplicando x cant pedidos) C = c x Q/q = C1 x T x q/2 + C2 x Q/qcosto total del periodo = cant OC*(costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa ) INDICE DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA
  • 24. Cálculo analítico Del Lote Óptimo(Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5Derivando e igualando a 0 queda: Qoptimo = 2.Q.C2 / C1.cY reemplazando q0 = ( 2 . Q . C2 / T . C1) 1/2INDICE DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA
  • 25. CONTROL DE INVENTARIOSINDICE
  • 26. FACTORES CRITICOS DELALMACENAMIENTO Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones. Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo. Vigilar la rotación de productos. Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad.INDICE
  • 27. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN Indicadores de Gestión Diagrama ABC (o PPIO DE PARETO y/o regla 80/20) Sistemas de seguimiento / Código de BarrasINDICE
  • 28. Indicadores de GestiónÍndice de RotaciónSe denomina rotación al giro económico o de cantidades de undeterminado ítem medido durante un período de tiempo. Sedetermina:Rotación = cantidad de veces que los stocks rotaron en unperíodo dado. Rot = D / Sm D = demanda valorizada tomada en un período de tiempo. Sm = stock promedio en dicho período.INDICE
  • 29. Índice de EfectividadMuestra la cantidad de ítems que fueron enviados cadavez que fueron solicitados.Indirectamente relaciona la cercanía con el nivel destock ideal, para responder en tiempo, en forma y alcosto más oportuno.INDICE
  • 30. Control de Inventarios Tarea tradicional de la administración industrial. No todos los ítems en stock tienen, por su valoreconómico, la misma importancia.  Cuando un almacén se tiene un inventario grande, para concentrar los esfuerzos de control en los objetos más significativos se suele utilizar el principio de “Paretto” "vital few and trivial many"INDICE
  • 31. PRINCIPIO DE PARETTOherramienta sencilla pero poderosa "vital few and trivialREGLA 80/20: many" “Si se tiene un problema con muchas causas, se dice que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema” Durante un proyecto para lograr mejoras, el equipo de trabajo puede utilizar la Gráfica de Paretto para varios propósitos :  Para analizar las causas  Para estudiar los resultados  Para planear una mejora continua También resulta útil como fotos de “antes y después” para demostrar la mejora obtenida.INDICE
  • 32. PRINCIPIO DE PARETTO¿Cómo se utiliza? Seleccionar categorías lógicas para el Análisis (incluir el periodo de tiempo). Reunir datos, Check List calcular el porcentaje del total que cada categoría representa Ordenar los datos de mayor a menor En el eje horizontal, trazar las barras para cada categoría en orden descendente. si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor En el eje vertical irá el porcentaje acumulativo (0 a 100% ) trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando con la categoría mas alta analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales” dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.INDICE
  • 33. PRINCIPIO DE PARETTO REGLA 80/20 "vital few and trivial many" "vital few and trivial man100% Algunos de aplicación:80% • minoría de clientes que representen la mayoría de las ventas. • minoría de productos, procesos, o características de la calidad causantes del grueso de desperdicio o de los costos de reelaboración. • minoría de rechazos que representa la mayoría de quejas de la clientela. • minoría de vendedores que esta vinculada a la mayoría de partes rechazadas. • minoría de problemas causantes del grueso del retraso de un proceso. • minoría de productos que representan la mayoría de las ganancias obtenidas. • minoría de elementos que representan al grueso del costo de un inventarios!20% 20% 80% INDICE
  • 34. CURVA ABC, muestra la relación entre la cantidad de ítems del inventario y su consumo anual valorizado $ 100%95%65% B C A OBSERVACION: La delimitación de las zona varía de una industria a otra en función de la prioridad o criticidad de los insumos. No siempre será como lo indica la regla 80/20 Ej FÁBRICA DE GALLETITAS 8% 25% q INDICE
  • 35. CONSIDERACIONES PARA LADECISIÓN DE FABRICAR O COMPRAR RAZONES PARA FABRICAR RAZONES PARA Menor costo de producción. COMPRAR Menor costo de adquisición Proveedores no adecuados. Mantener el compromiso con el proveedor Asegurar el suministro adecuado Obtener habilidad técnica o de gestión (en cantidad o instante de entrega). Utilizar los excedentes de mano de obra e Capacidad inadecuada. instalaciones y hacer una contribución marginal. Obtener la calidad deseada. Reducir costos de inventario. Evitar la connivencia entre proveedores. Asegurar fuentes alternativas. Obtener un producto único que acarreará un Recursos de gestión o técnicos compromiso prohibitivo para el proveedor. inadecuadosMantener las capacidades de la organización y Reciprocidad. proteger al personal de un despido.INDICE ENTRE OTROS Y OBVIO, TODO ES SIEMPRE MUY RELATIVO
  • 36. Técnicas de comprasPedidos abiertos: es un contrato de compra de determinados artículospor un determinado periodo de tiempo (todo estará estipulado: precio, lugary plazo de entrega, forma de pago, etc.). El suministro sólo se hace a partirde la recepción de un documento acordado. (JIT)Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: acelera el plazo deadquisición. Las órdenes de compra son electrónicas; también puede incluirtransferencias de fondosCompra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar delcomprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada.Estandarización: el departamento de compras debe hacer importantesesfuerzos para incrementar los niveles de estandarización.Compras justo a tiempo (JIT), reducen el despilfarro que se presenta enla recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso deinventario, la baja calidad y los retrasos.INDICE
  • 37. ORDEN DE COMPRADEFINICION – CONCEPTO es un documento comercial; formaliza los acuerdos comerciales de manera explícita; su cumplimiento es de carácter obligatorio para las partes; el comprador, interesado en adquirir un bien o servicio, emite el documento; asume carácter de contrato al ser aceptado por el proveedor; garantiza la contraprestación, pago del bien o servicio;INDICE
  • 38. CURSOGRAMA – DINAMICA - FUNCIONAMIENTO ALMACEN COMPRAS RECEPCIÓN CONTADURIA GERENCIA PROVEEDOR & CONTROL DE COMPRAS DE CALIDAD REQUISICIÓN PEDIDO DE DE COMPRA COTIZACION OFERTAS DE COTIZACIÓN COMPARATIVA ¿APRUEBA? PROPUESTA ORDEN NO ADJUDICACIÓN DE SI COMPRA ENVIA LO PEDIDO REMITO FIRMA REMITO APRUEBA FACTURA REALIZA EL PAGO
  • 39. ORDEN DE COMPRAREQUISITOS O ELEMENTOS MÍNIMOS Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y número de localización del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y forma de pago Cantidad de artículos solicitados Descripción univoca (ESPECIFICACIÓN TÉCNICA) del articulo (puede por número o código de acuerdo a catálogo) Precio unitario y total (identificando la moneda) Costo de envío, de manejo y relacionados Costo total de la orden Datos del lugar de entrega de la orden INDICE
  • 40. Características de las compras JITProveedores Calidad• Pocos y cercanos (o grupos de proveedores • Mínimas especificaciones del producto remotos) impuestas al proveedor.• Con acuerdos contractuales a largo plazo (papeleo • Ayudar a los proveedores a cumplir los mínimo para lanzar los pedidos) requerimientos de calidad.• La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a • Relaciones estrechas entre el personal nuevas compras. de aseguramiento de la calidad del• Los proveedores son animados a extender las comprador y del proveedor. compras JIT a sus proveedores. • Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso enCantidades lugar de la inspección de lotes por• Tasa de producción constante (un prerrequisito muestreo. deseable)• Entregas frecuentes en lotes pequeños. Las cantidades varían de una entrega a otra, pero son Envíos fijas para el término total del contrato. • Programación de la carga de entrada.• Proveedores motivados para empaquetar en • Asegurar el control mediante la cantidades exactas y a reducir sus tamaños de lotes utilización de una compañía de de producción (o almacenar material no liberado) transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.INDICE