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In fünf Minuten zu einer erfolgreicheren Rechnungsstellung mit Swiss Post Solutions
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In fünf Minuten zu einer erfolgreicheren Rechnungsstellung mit Swiss Post Solutions

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Wie E-Billing Ihre Rechnungsstellung optimiert und Ihre Kunden von vebessertem Service profitieren. …

Wie E-Billing Ihre Rechnungsstellung optimiert und Ihre Kunden von vebessertem Service profitieren.

Das E-Book behandelt die Themen:
* Positive Effekte von E-Biling
* Erklärung des E-Billing Modells
* Papiergebundene vs. elektronische Rechnungsstellung
* Was haben Ihre Kunden davon?
* Ihr Nutzen von E-Billing

Das E-Book gibt Ihnen den Zugang zu einem Kostenkalkulator um die Einsparungen zu berechnen, die Sie mit E-Billing erreichen können.

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  • 1. In fünf Minuten zu einer erfolgreicheren Rechnungsstellung Wie Sie mit E-Billing zu einer höheren Akzeptanz bei Ihren Kunden und einer schnelleren Begleichung Ihrer Rechnungen kommen
  • 2. 10+90G +40G 60 Der positive Effekt von E-Billing – Höhere Profitabilität 0% >  8 sten e Ko ger gerin echnung pro R +G 100 1   00% 1   0% schnellere Bezahlung Sie sparen Kosten Durch die Umstellung der papiergebundenen Rechnungserstellungsprozesse auf eine elektronische Rechnungszustellung verbessern Sie die Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen rasch und nachhaltig in nur wenigen Schritten. • 80% der Unternehmen erreichen den Return-on-Investment bereits innerhalb von sechs Monaten • Nur geringer Schulungs- und Umstellungsaufwand • Keine Änderungen an Ihrem ERP-System • Kaum Umstellungskosten weniger Platzbedarf Erfahren Sie, wie Sie durch die Umstellung auf E-Billing in Ihrem Unternehmen Kosten sparen
  • 3. 100+G 58+42+G 70+30+G Die positiven Effekte von E-Billing –  Optimierte Geschäftsprozesse  100% Mehr Power für Ihr Team Mithilfe von E-Billing lassen sich Rechnungen, Mahnungen, Konto­ auszüge u.ä. sofort versenden, und die Empfänger haben bei Bedarf online Zugriff darauf. • Geringere Nachfrage nach Duplikaten • Jederzeit Zustellnachweis • Schnellere Bezahlung • Detailgenauere und effizientere Verfolgung von Zahlungen und Bearbeitung von Klärungsfällen • Höhere Sicherheit und Prüffähigkeit der Prozesse weniger Papier­ rechnungsanfragen   58% weniger Prozessschritte   0% 7 weniger zu bearbeitende Klärungs­fälle
  • 4. Die positiven Effekte von E-Billing – Förderung der Nachhaltigkeit Die grüne Investition Die Verwendung von E-Billing nimmt jährlich weltweit um mehr als 20% zu. 100+G 98+2+G   00% 1 weniger Papier   98% weniger CO2 - Belastung • Immer mehr Kunden verlangen und akzeptieren die elektronische Rechnung. • Die Nutzer von E-Billing bekennen sich zu Umweltschutz und Nachhaltigkeit und festigen so Kundenbeziehungen. Machen Sie gesellschaftliche Akzeptanz zu Ihrer Strategie Lesen Sie die Fallstudie über einen Kunden zum Thema Klimabilanz und E-Billing
  • 5. Was macht eigentlich ein E-Billing-Provider? Er stellt für Sie mehrere Übermittlungskanäle für die Rechnungen an Ihre Kunden bereit E-Billing Provider Die Präferenzen Ihrer Kunden Alle Übermittlungskanäle Online E-Mail Fax Post Druck Ihre Rechnungsdaten Mobil Ihr Unternehmen Sehen Sie sich unser Vergleichstool zu den verschiedenen Lösungen an Von System zu System Ihr Kunde
  • 6. E-Billing kurz erklärt – Papier vs. »E« Prozess Papiergebunden Mit E-Billing ’ Rechnung erstellen und zustellen 1-5 Tage 1- max. 2 Tage ( Empfangsnachweis Manueller Prozess - Telefonat Sofortige Sichtbarkeit und automatische Benachrichtigung ) Rück- und Anfragen Manuell - sehr zeitaufwändig Maschinell und automatisierbar * Zahlungserinnerungen Remote Prozess (ERP) – Telefonat Automatisch + Mahnungen erstellen und zustellen 1-5 Tage Sofort und automatisch , Kontoauszug zum Monatsende 1-5 Tage Nicht mehr erforderlich. Auszüge und Zahlungsstatus sind „live“ sichtbar. - Zahlungseingang und -zuordnung 1-5 Tage 1-2 Tage . Forderungsverkauf (Factoring) Manueller Prozess Kann automatisiert werden
  • 7. Die vier elektronischen Varianten des Billings Wie unterscheiden sie sich und welche ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet? Das Portal Portal Secure eMail ) ) ) ) ( ) ) ) ( ) ) ( ) ’ ellung Kosten der Zust ) ) ) ( stellung Nachweis der Zu nterschiedlicher Unterstützung u Formate er ehrerer Empfäng Unterstützung m g (CO2) Umweltbelastun igkeit Rechtliche Zuläss n für Empfänger Service Funktione Self ial Mehrwert Potenz ) ) ’ & ) ( ( & ) ) ) ) ) ) ) ) ) ( ’ & ) ( ( & ’ ( ) & en Einrichtungskost 27 19 34 30 ng Gesamtbewertu 34 ) -toPDF als System System Mail (EDI) Anhang der Zustellung Geschwindigkeit er Zustellung Zuverlässigkeit d s ermittlungskanal cherheit des Üb Si FunktionsanUmfangreichstes d Ihre Kunden; gebot für Sie un üglich der Sehr flexibel bez zusätzlichen Integration von Funktionen ) 30 Secure eMail 27 19 entierung Einfache Implem hbare und nachvollzie sichere Zustellung. Die signierten Ergänzung zum PDF-Anhang hang) PDF (als Mail-An E-Billing. g ins Die Einstiegslösun schränktem Allerdings mit be Funktionsumfang m (EDI) System-to-Syste al im B2BEin wichtiger Kan Integration Geschäft für die mit großen Ihrer Fakturierung Ihrem KunUnternehmen in u vorgeschriedenkreis. Mit gena en für die benen Anforderung zwischen Rechnungsstellung den Systemen
  • 8. Was haben Ihre Kunden davon? • • • Nachvollziehbarkeit Sie erstellen in einer einheitlichen Umgebung Aufträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine und fassen diese zusammen. Ihre Kunden können so die Rechnungen leicht nachvollziehen und prüfen. Automatisierung Wenn Ihre Kunden Ihre Rechnungen in elek­ tronischer Form erhalten, braucht nichts mehr übertragen und eingetippt zu werden. Alle haben dieselben und konsistente Daten. Vereinfachte Kundenbetreuung Durch transparente und nachvollziehbare Vorgänge ersparen Sie sich und Ihren Kunden viele Rückfragen. Zeitersparnis Reduktion von Overhead Reduzierter Platzbedarf Kein Öffnen von Umschlägen, kein Scannen von Rechnungen, kein Ablegen von Papier mehr. Da das Ablegen von Papierrechnungen entfällt, steht Ihren Kunden dieser Platz für anderes zur Verfügung. »Einer unserer Kunden sparte bis zu acht Stunden pro Woche ein, die er zuvor für die manuelle Erfassung der per Post zugestellten Rechnungen aufwendete.« – Internationales Unternehmen der Reise- und Transportbranche »Unsere Kunden schätzen sehr, dass sie mit unserer Lösung Zeit und Ressourcen sparen, da wir Ihnen die Rechnungen in einer Weise zur Verfügung stellen, die ohne Medienbruch gedruckt, zwischen Kollegen gemailt oder in das firmeneigene Buchhaltungssystem hochgeladen werden kann.« – Dienstleister im Personenverkehr
  • 9. Wie aufwändig ist die Umstellung? Wichtig ist ein Partner, der den Wechsel mit einem Komplettservice unterstützt: Erfahrung und Expertise im Support Ihrer Kunden bei der Umstellung auf E-Billing Bewährte Vorgehensweise inklusive Datenbereinigung, Tests und Promotion der Migration Die Multi-KanalFähigkeit sichert Flexibilität und lässt Ihren Kunden alle Wahlmöglichkeiten Umsetzungszeit 4-12 Wochen Umfassende Serviceleistungen für Ihr Team und Ihre Kunden Die normenkonforme Lösung gewährleistet die Einhaltung von nationalen und internationalen Rechnungslegungsvorschriften ROI innerhalb von 6 Monaten bei 80% unserer Kunden Mehr erfahren über die typischen Schritte und die Implementierungstimeline
  • 10. Das große Ganze im Blick Was E-Billing für den Order-to-Cash-Prozess bedeutet Bonitäts­ beurteilung • Die lückenlose Rechnungshistorie und der Überblick über das Zahlungs­ verhalten verbessern das Kreditmanagement und verringern das Debitorenrisiko. Auftragsbearbeitung Kundenservice • Online-Zahlung • Weniger Rückfragen • Leichtere Zuordnung • Schnellere Auftrags­ bearbeitung und Lieferung • Frühzeitige Bezahlung • Einfache Nachbe• Bessere Transparenz stellungen, Up- und Cross-Selling-Potenzial • Vereinfachter Abgleich / präzise Zahlungsauskunft scrollen Rechnungsstellung • Geringere Zustell-Kosten • Schnellere Zustellung • Verbesserter Cashflow durch frühzeitige Bezahlung • Steuerkonform und revisionssicher in vielen Ländern Erfahren Sie mehr über die unmittelbaren Vorteile eines Umstiegs auf E-Billing
  • 11. Mahnen und Klärungsfälle • Jederzeit Nachweis des Erhalts und des Öffnens der übermittelten Rechnungen • Automatische Erstellung von Mahnungen und Zustellung über alle Kanäle (Email, SMS, Post) Verbuchen der Zahlungen • Einfacher Abgleich und Zuordnen der Zahlungen anhand von Bankauszügen mit den offenen Rechnungen An- und Rückfragen • Die E-Billing Online Plattform unterstützt den Empfänger bei An- und Rückfragen zur Rechnung ebenso wie bei Reklamationen. Und dies zu einem Bruchteil der Kosten für eine telefonische Service Line beim Rechnungsersteller. Kreditmanagement • Das Zahlungsverhalten der Kunden jederzeit im Blick • Integrierte Funktionen zum Reporting und zur Risikoanalyse • Automatisierte Priorisierung und Übergabe zu Mahnung und Inkasso nach Rechnungswerten und/ oder Verzugstagen
  • 12. Gute Gründe für einen Umstieg • Einsparungen in der Rechnungserstellung • Freisetzen von Betriebskapital • Erhöhung von Firmen-/Markenimage • Einheitliche Rechnungsprozesse • Umweltbewusst (CO2-Bilanz) • Gestärkte Nachhaltigkeit • Ein attraktives Kundenerlebnis sichert Kundenbindung und Folgegeschäft • Spart Zeit und Ressourcen • Erlaubt Geschäftsausweitung ohne zusätzliches Personal • Gesicherte Compliance und vereinfachte Audit-Prozesse • Früherer Zahlungseingang • Geringere Inkassokosten »Eine Rechnungszustellung mittels Hosted Services (durch SPS) bedeutet für uns, dass wir uns nie mehr Gedanken über Systemupgrades, Entwicklungs und Wartungskosten machen müssen, bei gleichzeitiger Verbesserung der Datensicherheit.« – Brief- und Paketzusteller »Durch die Self Service Funktionen im Online-Portal konnten wir einen drastischen Rückgang von Kundenanfragen und Anfragen nach Rechnungenskopien verzeichnen.« – Energieversorger »Von Jahr zu Jahr sparen wir Kosten für Druck, Papier, Porto und Arbeitszeit und verzeichnen dazu eine stetige Zunahme der Kundenakzeptanz, die derzeit bereits bei 84% liegt.« – Internationaler Logistikdienstleister
  • 13. Zum Schluss noch etwas über uns … Erfahren Sie noch mehr über E-Billing im SPS E-Billing Center Wir erleichtern Ihnen die Migration von der Druck- in die digitale Welt Swiss Post Solutions (SPS) stellt Ihren Geschäftskunden seit über 20 Jahren Services zur elektronischen Rechnungsstellung bereit und arbeitet seit Langem und erfolgreich mit Partnern in den Bereichen B2B und B2C zusammen. Unser Erfolg basiert auf unserem Engagement für den Erfolg unserer Kunden. Wir sorgen für einen nahtlosen Übergang und jederzeit zuverlässige Services. Jährlich erstellen und übermitteln wir im Auftrag unserer Kunden elektronische Rechnungen im Wert von über 60 Milliarden €. Dieses E-Book empfehlen
  • 14. Sprechen Sie uns an, um mehr über die Umstellung auf E-Billing zu erfahren: Swiss Post Solutions GmbH +49 208 41244 300 peter.bauknecht@swisspost.com www.swisspostsolutions.de

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