Planejamento e Gestão do Portal Corporativo Módulo:   Utilização do portal como ferramenta estratégica de negócios alinhad...
<ul><li>Apresentação </li></ul><ul><li>Planejamento, metas e objetivos </li></ul><ul><li>- Conhecendo seus usuários </li><...
Utilização do portal como uma ferramenta  estratégica  de negócios de acordo com as  necessidades  da empresa
Estratégia x necessidades
Mas afinal, que necessidades são essas?
O que é um Portal Corporativo? Uma série de aplicações precisam ser integradas...
O que é um Portal Corporativo? Estamos pensando em segurança?
O que é um Portal Corporativo? Ninguém acha nada na nossa intranet...
O que é um Portal Corporativo? As áreas não se falam, ninguém sabe o que o vizinho faz
O que é um Portal Corporativo? Vamos conseguir diminuir o volume de documentos armazenado na rede?
O que é um Portal Corporativo? Esses textos estão todos mal escritos e despadronizados!
O que é um Portal Corporativo? A especificação funcional e técnica está pronta?
O que é um Portal Corporativo? Vai ter uma versão para smartphone?
O portal precisa atender a todas essas necessidades. Precisa mesmo?
Pense Grande! Invista em resultados rápidos Alavanque investimentos Faça melhorias incrementais Comunique os resultados Ge...
Mas como chegar lá?
1º passo: fazer um bom diagnóstico!
Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Estratégia e objetivos, marca,  processos, tecnologia, recursos,  cult...
Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
Entrevistas http://www.flickr.com/photos/7981815@N05/
Pesquisa
Card Sorting
Análise de documentos http://flickr.com/photos/johnnunemaker/113897231/
Análise de Especialistas
Linguagem: a intranet  usa adequadamente os elementos de linguagem, favorecendo o entendimento dos textos. Texto: apresent...
Algumas dicas para a condução de  processos de diagnóstico
Escolha cuidadosamente os usuários de sua pesquisa http://flickr.com/photos/slice/83732690/sizes/l/
Negocie a participação com superiores http://flickr.com/photos/therealadb/284422829/sizes/l/
Explique muito bem a pesquisa aos usuários
Converse com as pessoas sobre o trabalho delas, não sobre o portal
Não desperdice o seu tempo e o de seu entrevistado
Dinâmica <ul><li>“ Que problema você gostaria de resolver com o portal”?  </li></ul><ul><li>“ Qual sua principal dificulda...
Algumas perguntas possíveis <ul><li>Como é sua rotina de trabalho? </li></ul><ul><li>Que conteúdos/documentos você mais ut...
Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
Por que começar pelo conteúdo? Planejado: “ Legal! Agora só falta o recheio”
Realidade: ops...
Perguntas que devem ser feitas <ul><li>Do que trata este conteúdo? </li></ul><ul><li>Para quem serve? </li></ul><ul><li>Qu...
Mas também é bom perguntar <ul><li>É redundante? </li></ul><ul><li>Está na linguagem ou padrão corretos? É claro e objetiv...
Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários
<ul><li>Conheça os objetivos de negócio dos seus executivos e mostre como o projeto pode contribuir </li></ul>
O que  interessa  para quem ? Objetivos da empresa Público Diretoria Gerências Coordenadorias Público interno Agilizar a r...
<ul><li>Você já sabe o que precisa ser feito. Mas antes de começar, identifique as prioridades de atuação </li></ul>
Prioridade de atuação Grupo Categoria Critério Política Solução Equipe Organização Estratégia Posicionamento Estratégico O...
<ul><li>Como transformar tudo isso em um projeto estratégico? </li></ul>
<ul><ul><ul><li>Sem o apoio e comprometimento da liderança, seu projeto tem grandes chances de não sair do lugar ou frustr...
Consolidação da Visão – intranet  Objetivo da  intranet A intranet deve apoiar  a comunicação Foco da organização  de docu...
Priorização das funcionalidades Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Base de vídeos baixa média alta 1 2 3 4 Maturidade Cultural Funcio...
Priorização das Propostas de valor - intranet <ul><li>Aumentar a produtividade </li></ul><ul><li>Aumentar o alinhamento or...
Fase 3 Fase 2 Fase 1 Relevância Maturidade cultural e de processos 9 2 + - + Exemplo - Roadmap 16 Complexidade de implemen...
<ul><li>É importante desdobrar tudo com métricas bem definidas e alinhadas aos objetivos da organização </li></ul>
Exemplo de mensuração de indicadores Proposta de Valor Indicadores Método de mensuração Periodicidade Aumentar o alinhamen...
<ul><li>E detalhar muito bem o plano de projeto </li></ul>
Exemplo
<ul><li>Além de definir claramente os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos </li></ul>
Moral da história <ul><li>Para ser estratégico, um projeto não depende em nada de tecnologia . </li></ul>
Depende de: Na prática, isso é o que faz realmente a diferença para o trabalho das pessoas <ul><li>Arquitetura da Informaç...
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Planejamento e gestão de Portais Corporativos

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Planejamento e gestão de Portais Corporativos

  1. 1. Planejamento e Gestão do Portal Corporativo Módulo: Utilização do portal como ferramenta estratégica de negócios alinhada às necessidades da empresa
  2. 2. <ul><li>Apresentação </li></ul><ul><li>Planejamento, metas e objetivos </li></ul><ul><li>- Conhecendo seus usuários </li></ul><ul><li>- A importância do conteúdo </li></ul><ul><li>- O contexto da organização </li></ul><ul><li>2. Envolvimento da liderança </li></ul><ul><li>3. Governança </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  3. 3. Utilização do portal como uma ferramenta estratégica de negócios de acordo com as necessidades da empresa
  4. 4. Estratégia x necessidades
  5. 5. Mas afinal, que necessidades são essas?
  6. 6. O que é um Portal Corporativo? Uma série de aplicações precisam ser integradas...
  7. 7. O que é um Portal Corporativo? Estamos pensando em segurança?
  8. 8. O que é um Portal Corporativo? Ninguém acha nada na nossa intranet...
  9. 9. O que é um Portal Corporativo? As áreas não se falam, ninguém sabe o que o vizinho faz
  10. 10. O que é um Portal Corporativo? Vamos conseguir diminuir o volume de documentos armazenado na rede?
  11. 11. O que é um Portal Corporativo? Esses textos estão todos mal escritos e despadronizados!
  12. 12. O que é um Portal Corporativo? A especificação funcional e técnica está pronta?
  13. 13. O que é um Portal Corporativo? Vai ter uma versão para smartphone?
  14. 14. O portal precisa atender a todas essas necessidades. Precisa mesmo?
  15. 15. Pense Grande! Invista em resultados rápidos Alavanque investimentos Faça melhorias incrementais Comunique os resultados Gerencie as expectativas Escale rapidamente Considere usos futuros Considere futuros usuários Entende as principais tendências do mundo da TI Planeje expansão Priorize aquilo que tem baixa complexidade e ótimos resultados Prefira soluções que a empresa domina Seja rápido e preciso nas avaliações © TerraForum Consultores
  16. 16. Mas como chegar lá?
  17. 17. 1º passo: fazer um bom diagnóstico!
  18. 18. Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Estratégia e objetivos, marca, processos, tecnologia, recursos, cultura, etc. Público-alvo, necessidades, modelos mentais, vocabulário, comportamento e atitude, etc. Volume, tipos, estrutura, relacionamentos, fontes, ferramentas, etc. Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
  19. 19. Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
  20. 20. Entrevistas http://www.flickr.com/photos/7981815@N05/
  21. 21. Pesquisa
  22. 22. Card Sorting
  23. 23. Análise de documentos http://flickr.com/photos/johnnunemaker/113897231/
  24. 24. Análise de Especialistas
  25. 25. Linguagem: a intranet usa adequadamente os elementos de linguagem, favorecendo o entendimento dos textos. Texto: apresenta uma boa estrutura textual, a divisão dos textos por camadas facilita a leitura e localização de informações. Conteúdos: os conteúdos precisam de revisão há páginas desatualizadas, além disso a sua organização não segue uma lógica clara. Navegação: Não favorece o aprendizado dos usuários e a localização das informações, seus menus se comportam de maneiras diferentes e não há rastro de navegação, mapa da intranet e rodapé. Homepage: Necessita de revisão e priorização dos conteúdos Busca: Não há Resultados da análise heurística de usabilidade
  26. 26. Algumas dicas para a condução de processos de diagnóstico
  27. 27. Escolha cuidadosamente os usuários de sua pesquisa http://flickr.com/photos/slice/83732690/sizes/l/
  28. 28. Negocie a participação com superiores http://flickr.com/photos/therealadb/284422829/sizes/l/
  29. 29. Explique muito bem a pesquisa aos usuários
  30. 30. Converse com as pessoas sobre o trabalho delas, não sobre o portal
  31. 31. Não desperdice o seu tempo e o de seu entrevistado
  32. 32. Dinâmica <ul><li>“ Que problema você gostaria de resolver com o portal”? </li></ul><ul><li>“ Qual sua principal dificuldade para realizar as atividades do dia-a-dia”? </li></ul><ul><li>“ O que melhoraria sua satisfação com o portal”? </li></ul><ul><li>“ Quais suas prioridades ou entregas mais importantes atualmente?” </li></ul><ul><li>“ Você acha que a empresa está preparada para ter ferramentas de colaboração como blogs e wikis”? </li></ul><ul><li>“ Você utilizaria um wiki ou comentaria num blog corporativo?” </li></ul>
  33. 33. Algumas perguntas possíveis <ul><li>Como é sua rotina de trabalho? </li></ul><ul><li>Que conteúdos/documentos você mais utiliza no dia-a-dia? </li></ul><ul><li>Que documentos/conteúdos fluem (fluxo, público, restrições, formato): </li></ul><ul><ul><li>Dentro da sua área </li></ul></ul><ul><ul><li>Com outras áreas / fora da empresa </li></ul></ul><ul><li>Que sistemas você mais usa no dia a dia? Qual seu nível de satisfação? </li></ul><ul><li>Como é o fluxo de comunicação (funcionamento, deficiências, necessidades): </li></ul><ul><ul><li>Dentro da sua área </li></ul></ul><ul><ul><li>Com outras áreas / fora da empresa </li></ul></ul><ul><li>Ainda sobre comunicação: </li></ul><ul><ul><li>Que informações você precisa acompanhar no dia a dia? Sobre o que precisa ser informado? Como as informações chegam até você? </li></ul></ul><ul><li>Sobre a intranet atual: </li></ul><ul><ul><li>Quanto você utiliza? Quais os conteúdos mais acessados por você? </li></ul></ul>
  34. 34. Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
  35. 35. Por que começar pelo conteúdo? Planejado: “ Legal! Agora só falta o recheio”
  36. 36. Realidade: ops...
  37. 37. Perguntas que devem ser feitas <ul><li>Do que trata este conteúdo? </li></ul><ul><li>Para quem serve? </li></ul><ul><li>Qual o formato, tipo? </li></ul><ul><li>De onde ele vem? </li></ul><ul><li>Quem redige, aprova, publica? </li></ul><ul><li>Qual a frequência de publicação? </li></ul><ul><li>Qual a validade? </li></ul><ul><li>Qual o contexto de uso? </li></ul><ul><li>É restrito? </li></ul><ul><li>Quais as classificações existentes hoje (fileserver, intranet, processos, etc)? </li></ul>
  38. 38. Mas também é bom perguntar <ul><li>É redundante? </li></ul><ul><li>Está na linguagem ou padrão corretos? É claro e objetivo? </li></ul><ul><li>Está atualizado? </li></ul><ul><li>Está de acordo com os objetivos? </li></ul><ul><li>Possui valor histórico? </li></ul>Em outras palavras.... ....podemos nos livrar dele?
  39. 39. Dimensões do diagnóstico contexto conteúdo usuários
  40. 40. <ul><li>Conheça os objetivos de negócio dos seus executivos e mostre como o projeto pode contribuir </li></ul>
  41. 41. O que interessa para quem ? Objetivos da empresa Público Diretoria Gerências Coordenadorias Público interno Agilizar a resolução de problemas Aumentar a visibilidade do trabalho Aumentar oportunidades de autodesenvolvimento Aumentar a produtividade Reduzir riscos Melhorar acesso à informação Agilizar solicitações de serviços X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
  42. 42. <ul><li>Você já sabe o que precisa ser feito. Mas antes de começar, identifique as prioridades de atuação </li></ul>
  43. 43. Prioridade de atuação Grupo Categoria Critério Política Solução Equipe Organização Estratégia Posicionamento Estratégico Objetivos Estratégicos Grupos de Usuários Prioritários Fontes de Conteúdo Gestão de Riscos Controle da Informação Divulgação Governança e Equipe Governança Competências Fluxos de Trabalho Monitoramento de Uso Testes de Uso Mensuração do Uso Tecnologia Desenvolvimento Flexibilidade e Evolução Qualidade Operação Desempenho e Disponibilidade Segurança Informação Qualidade do Conteúdo Público-Alvo Tipos e Formatos de Conteúdo Acessibilidade Tradução e Idiomas Gestão do Conteúdo Gestão do Ciclo de Vida Fontes de Dados Gestão de Templates Arquitetura da Informação Modelagem, Reuso, Segmentação do Conteúdo Taxonomia e Metadados Texto e Linguagem Web Articulação Formatação do Texto Serviços Online Sistemas de Atendimento Serviços de Auto-Atendimento Interface Identidade Corporativa Leiaute das Páginas Aprazibilidade Navegação Menus Modelos de Páginas Página Inicial Leiaute da Página Inicial Marca e Missão Hierarquização de Serviços e Conteúdo Busca Mecanismo de Busca Interação com a Busca
  44. 44. <ul><li>Como transformar tudo isso em um projeto estratégico? </li></ul>
  45. 45. <ul><ul><ul><li>Sem o apoio e comprometimento da liderança, seu projeto tem grandes chances de não sair do lugar ou frustrar as expectativas dos envolvidos </li></ul></ul></ul>
  46. 46. Consolidação da Visão – intranet Objetivo da intranet A intranet deve apoiar a comunicação Foco da organização de documentos Melhoria de clima Aumento da produtividade Dentro da gerência Entre as gerências Documentos de trabalho das equipes Documentos finais de interesse geral Prioridade Comunicação institucional Rotina de trabalho das equipes Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3
  47. 47. Priorização das funcionalidades Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Base de vídeos baixa média alta 1 2 3 4 Maturidade Cultural Funcionalidade Relevância E-learning baixa média alta 1 2 3 4 Suporte online baixa média alta 1 2 3 4 Diretório de pessoas baixa média alta 1 2 3 4
  48. 48. Priorização das Propostas de valor - intranet <ul><li>Aumentar a produtividade </li></ul><ul><li>Aumentar o alinhamento organizacional </li></ul><ul><li>Melhorar o clima organizacional </li></ul><ul><li>Melhorar a comunicação interna </li></ul><ul><li>Aumentar as oportunidades de autodesenvolvimento </li></ul><ul><li>Reduzir riscos </li></ul><ul><li>Melhorar gestão de indicadores </li></ul><ul><li>Melhorar a colaboração entre as equipes </li></ul><ul><li>Agilizar a resolução de problemas </li></ul><ul><li>Melhoria de processos de inovação </li></ul>
  49. 49. Fase 3 Fase 2 Fase 1 Relevância Maturidade cultural e de processos 9 2 + - + Exemplo - Roadmap 16 Complexidade de implementação alta média baixa 3 4 5 1 6 7 9 10 11 12 13 14 15 17 18 19 20 21 22 23 24 25 8 Fase 1 1. Serviços administrativos automatizados 5. Ambiente de trabalho para as equipes 6. Revisão do conteúdo de comunicação 7. Revisão do conteúdo instit. e das gerências 8. Integração de novos colaboradores 9. Conteúdo sobre movimentação interna 10. Conteúdos de RH 11. Serviços de RH automatizados 14. Conteúdo sobre estratégia 18. Informações de mercado e regulatórias 19. Revisão das instruções normativas Fase 2 4. Integração da experiência com aplicações 12. Comunicação da liderança 13. Comunicação do Cad 15. Conteúdo de treinamento 16. Base de conhecimento 20. Restrição de acesso 22. Wikis e Fóruns de Discussão 23. Acesso único a relatórios e indicadores 24. Diretório de pessoas 25. Base de conhecimento para Atendimento Fase 3 2. Acesso remoto 3. Customização 17. E-Learning 21. Inovação
  50. 50. <ul><li>É importante desdobrar tudo com métricas bem definidas e alinhadas aos objetivos da organização </li></ul>
  51. 51. Exemplo de mensuração de indicadores Proposta de Valor Indicadores Método de mensuração Periodicidade Aumentar o alinhamento organizacional Número de acessos ao conteúdo institucional das áreas Análise de logs Mensal Melhorar o clima organizacional Percepção dos colaboradores Pesquisa de Clima RH (inserir questões específicas sobre a intranet) Anual Melhorar a comunicação interna Número de acessos a conteúdo de comunicação Análise de logs Mensal Aumentar as oportunidades de autodesenvolvimento Conteúdo de treinamento publicado Análise de logs Mensal Número de acessos ao conteúdo de treinamento Análise de logs Mensal Melhorar a colaboração entre as equipes Número de acessos a conteúdo de colaboração Análise de logs Mensal Percepção dos colaboradores Pesquisa de satisfação da intranet Semestral
  52. 52. <ul><li>E detalhar muito bem o plano de projeto </li></ul>
  53. 53. Exemplo
  54. 54. <ul><li>Além de definir claramente os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos </li></ul>
  55. 55. Moral da história <ul><li>Para ser estratégico, um projeto não depende em nada de tecnologia . </li></ul>
  56. 56. Depende de: Na prática, isso é o que faz realmente a diferença para o trabalho das pessoas <ul><li>Arquitetura da Informação </li></ul><ul><li>Usabilidade </li></ul><ul><li>Conteúdo </li></ul>
  57. 57. Obrigada! [email_address]
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