Tehokkaan tietotyön pullonkaulat       -kyselytutkimus          Sulava Oy 29.2.2012
Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:  Mikä syö eniten organisaationne työntekij...
Organisaatiossamme on käytössä120,0 %                 Intranet käytössä peräti                                            ...
Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksienkehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationnetoiminnan tehokkuutta...
Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin  näistä?    Kokouksiin ja palavereihin, joissa ei      oikeastaan tarvi...
Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.60,0 %50,0 %                     ...
Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi70,0 %            ...
Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.                         ...
Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.   Sähköpostin ...
Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista?                                               Suurin osa           ...
Johtopäätökset•       Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin        vanhentunutta•       Suurin ...
Toimintamallit tehokkaaseentietotyöhön – kuinka ne tehdään?  Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ot...
Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?Hyväksi havaittuja käytäntöjä:•   Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeä...
Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?•   Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen•   Kokouskäyt...
Sulava Oy:n* ratkaisuSulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossaselvitetään aluksi yritykse...
Mitä palvelu sisältää? 1/31.       Tietojärjestelmä- ja         toiminnallisuuskartoitus     •      Teemme kartoituksen ka...
Mitä palvelu sisältää? 2/33.       Uudet, työntekoa tehostavat         toimintamallit     •     Luomme uudet toimintamalli...
Mitä palvelu sisältää? 3/35.       Toteutussuunnitelma toimintamallien ja         oheistuksen käyttöönotosta     •     Aut...
Hyödyt yritykselle  Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien   hoitamiselle.  Työtehokkuus paranee.  Tietotyön tekemiselle ...
Haluatko kuulla lisää?          Petteri Kankkunen          Konsultti, partneri          puh. 0400 872 169          petteri...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Tehokkaan tietotyön pullonkaulat -kyselytutkimuksen tulokset ja ratkaisu

979 views

Published on

Kyselyllä pyrittiin selvittämään:
* Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden tehokkuutta?
* Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?
* Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin hyötyä?
Saimme 104 vastausta, tulokset täällä.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
979
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
11
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tehokkaan tietotyön pullonkaulat -kyselytutkimuksen tulokset ja ratkaisu

  1. 1. Tehokkaan tietotyön pullonkaulat -kyselytutkimus Sulava Oy 29.2.2012
  2. 2. Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:  Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden tehokkuutta?  Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?  Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin hyötyä?• 104 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista niin yksityiseltä kuin julkiseltakin sektorilta.• Seuraavissa dioissa esitellään kyselyn tulokset
  3. 3. Organisaatiossamme on käytössä120,0 % Intranet käytössä peräti Alle puolella100,0 % 86% vastanneista organisaatioista pääsy järjestelmiin 80,0 % mobiililaitteesta 60,0 % 40,0 % 20,0 % 0,0 %
  4. 4. Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksienkehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationnetoiminnan tehokkuutta? | Valitse enintään kolme50,0 % Intranetissä suurin45,0 % potentiaali40,0 % Sähköpostin35,0 % käyttötavoissa eniten30,0 % parannettavaa25,0 %20,0 %15,0 %10,0 % 5,0 % 0,0 %
  5. 5. Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin näistä? Kokouksiin ja palavereihin, joissa ei oikeastaan tarvitsisi olla läsnä. Yli 60% käyttää liikaa aikaa sähköpostin jaTyöajalla tapahtuvaan matkusteluun tai tiedon etsimisen parissa siirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.Organisaatiota tai omaa työtä koskevan tärkeän tiedon etsimiseen. Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen, kirjoittamiseen ja käsittelyyn. 0 10 20 30 40 50 60 70 0=ei lainkaan 100=erittäin paljon
  6. 6. Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.60,0 %50,0 % 58% vastanneista ei hyödynnä nykyteknologiaa hyvin40,0 %30,0 %20,0 %10,0 % 0,0 % Ohjelmistot ja Organisaatiomme Hyödynnämme Osa Minulla on kotona järjestelmät ovat ohjelmistot ja toiminnassamme henkilöstöstämme paremmat välineet ominaisuuksiltaan järjestelmät ovat nykyteknologian käyttää töiden tietotyön vanhanaikaisia tai helppokäyttöisiä. tarjoamia tekemiseen omia tekemiseen. puutteelisia. mahdollisuuksia työvälineitä hyvin. työnantajan tarjoamien ratkaisujen sijasta.
  7. 7. Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi70,0 % 64% vastanneista ei ole onnistunut motivoimaan60,0 % työntekijöitään käyttämään uusia järjestelmiä50,0 %40,0 %30,0 %20,0 %10,0 % 0,0 % Henkilöstön Uusia Organisaation Käyttöohjeistus Meillä on Meillä on selkeät Koulutusta taidot eivät riitä käyttöönotettavia nykyinen on puuttellista tai tietoturvasyistä prosessit tai ohjelmistojen ja nykyisten järjestelmiä ei ole työkulttuuri olematonta. kielletty asioita, toimintamallit järjestelmien välineiden osattu vaikeuttaa jotka lisäisivät tietotyön käyttöön on tehokkaaseen markkinoida ja modernien työskentelyn tekemiselle. riittävästi. hyödyntämiseen. myydä sisäisesti työtapojen tehokkuutta. henkilöstölle niin, käyttöönottoa. että he olisivat motivoituneita muuttamaan työtapojaan.
  8. 8. Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi. 75% vastanneista80,0 % organisaatioista70,0 % työntekijät tekevät päällekkäistä työtä60,0 %50,0 %40,0 %30,0 %20,0 %10,0 % 0,0 % Työntekijät tekevät Työntekijöiden Tärkeä tieto on Suuri määrä Organisaatiotamme päällekäisiä tehtäviä tiedostoja on kätköissä yksittäisten työtehtävää koskeva tieto löytyy tai ratkovat toisistaan tallennettu jaetulle työntekijöiden koskevasta tiedosta nopeammin tietämättä samoja levyasemalle (esim. Y- sähkopostilaatikoissa katoaa pois lähtevän googlaamalla kuin ongelmia. asema) tai henkilökohtaisilla työntekijän mukana. sisäisistä työasemilla. järjestelmistä.
  9. 9. Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavistaväittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi. Sähköpostin käyttötavoissa puutteita 80% organisaatioista vaikka (tai ehkä juuri siksi) se on yleisin työvälineAsiakirjoja ja tiedostoja lähetellään sähköpostilla edestakaisin organisaationsisällä. 80,8 %Sähköpostiviestejä lähetetään usein varmuuden vuoksi turhan laajallevastaanottajajoukolle. 75,0 %Pääsen näkemään työkavereideni työkalenterit. 71,2 %Tiedämme, milloin ja miten työkaverit ovat tavoitettavissa työpäivän aikana. 61,5 %Mistään ei näe kootusti kokonaiskuvaa siitä miten organisaatiollamme menee. 55,8 %Tiedot tallennetaan muistitikulle, kun niitä tarvitaan työpöydällä olevantietokoneen ulkopuolella. 32,7 %Lähetän itselleni sähköpostilla muistutuksia tai tiedostoja. 27,9 %Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on ajan tasalla. 14,4 % 71% näkee kollegoiden kalenterit, mutta vain 61% tietää miten työkaverit tavoitettavissa
  10. 10. Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista? Suurin osa organisaatioista ei mittaa70,0 % mitään tietotyön 62,5 %60,0 % tuottavuuteen liittyvää50,0 %40,0 %30,0 %20,0 %10,0 % 0,0 % Työn Työtapojen Työvälineiden Tietotyön Ei mitään näistä tehokkuuden tehokkuutta käytön tehokkuuden tai lisäämiseen tehokkuutta tuottavuuden tähtäävien kehitystä investointien organisaatiossa kannattavuutta
  11. 11. Johtopäätökset• Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin vanhentunutta• Suurin tietotyön tuottavuutta heikentävä ongelma on kuitenkin työtavat ja kulttuuri • Henkilöstön taidot eivät ole ajan tasalla eikä henkilöstöä ole motivoitu muuttamaan työtapojaan • Ohjeistuksia tietotyön toimintatavoille ei ole • Sähköpostia väärinkäytetään yleisesti eikä tiedon jakamiselle tunnu olevan yhteisiä hyviä käytäntöjä • Sähköposti myös ainoa väline joka kaikilla organisaatioilla käytössä, mikä johtaa väärin- ja ylikäyttöön vaikka parempiakin vaihtoehtoja on • Organisaatioissa tehdään yleisesti turhaa päällekkäistä työtä• Tietotyön tuottavuutta ei mitata yli 60 % organisaatioista ollenkaan
  12. 12. Toimintamallit tehokkaaseentietotyöhön – kuinka ne tehdään? Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota käyttöön selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja rutiineihin.
  13. 13. Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?Hyväksi havaittuja käytäntöjä:• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa käyttää.Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvätvalmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muutaorganisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.
  14. 14. Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja käyttö• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa ja koulutuksissa
  15. 15. Sulava Oy:n* ratkaisuSulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossaselvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja senkehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa jajakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista: Lähtö- Toiminta- Järjestelmä- Käyttöön- Tehokkuus- tilanteen mallien Ohjeistus kartoitus otto arviointi analysointi kuvaaminen*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunutparantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovatpilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyväterityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.
  16. 16. Mitä palvelu sisältää? 1/31. Tietojärjestelmä- ja toiminnallisuuskartoitus • Teemme kartoituksen kaikista yrityksessänne käytössä olevista työkaluista ja toiminnallisuuksista • Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat yrityksenne tuottavuuden kannalta kriittisimpiä2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja lähtötasosta • Määrittelemme mittarit jotka mittaavat edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja toiminnallisuuksia • Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella tekniset mittaukset järjestelmille ja Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön kyselytutkimuksen henkilökunnalle tuottavuuden lähtötasosta • Tunnistamme analyysin pohjalta yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja tietotyön toimintatapojen heikkoudet
  17. 17. Mitä palvelu sisältää? 2/33. Uudet, työntekoa tehostavat toimintamallit • Luomme uudet toimintamallit edellisessä vaiheessa valituille toiminnallisuuksille4. Selkeät käyttöohjeet • Luomme keskitetyn paikan ohjeille ja toimintamalleille, johon järjestämme ne helposti löydettävään ja omaksuttavaan muotoon • Tuotamme keskeisimmille työtehtäville oman ohjeistuksen.
  18. 18. Mitä palvelu sisältää? 3/35. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja oheistuksen käyttöönotosta • Autamme muutoksen viestinnässä ja läpiviemisessä6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja projektin vaikuttavuudesta • Toistamme alkuperäisen mittauksen muutoksen todentamiseksiSiirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyväntiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksentoistamiseksi myöhemmin. Esimerkkiraportti uusien toimintamallien vaikutuksista työn tehokkuuteen
  19. 19. Hyödyt yritykselle  Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien hoitamiselle.  Työtehokkuus paranee.  Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja optimoidut työtavat.  Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi johtaa.
  20. 20. Haluatko kuulla lisää? Petteri Kankkunen Konsultti, partneri puh. 0400 872 169 petteri.kankkunen@sulava.com

×