StratecMaterial EducativoOrçamento Matricial
ORÇAMENTO MATRICIAL  UMA NOVA VISÃO PARA A    ELABORAÇÃO E O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
METAREDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS   DISPÊNDIOS E DESPESAS
Roteiro da Apresentação    1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial1      Preparação da base orçamentária2      Pr...
ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTO
Fator crítico de sucessoModelo MentalNo. 1            LIDERANÇA                             CONHECIMENTO      MÉTODO      ...
ADMINISTRAÇÃO                       E GERENCIAMENTO                                  Governança                      Lider...
O que é Método?Método =“Processo para se atingir resultados”.
Método para Atingir Resultados:Modelo Mental PDCANo.2
Princípios Quem não mede não gerencial Gerenciar é atingir metas
1ª Etapa   Processo de  Elaboração doOrçamento Matricial
Proposta de Gestão Orçamentária                  ORÇAMENTO MATRICIAL   VISÃO        •Exame detalhado dos gastosORÇAMENTÁRI...
A Gestão do Orçamento         Através do PDCA                    Elaboração                        do          A    P    O...
Os Princípios do Orçamento                  Matricial  Princípios            Significado1) Controle      Gastos controlado...
O Princípio do                   Desdobramento do Custo                       Presidente                                  ...
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O Princípio do   Acompanhamento Sistemático Acompanhamento Mensal do Resultado -“Gestão à Vista”                         ...
Premissas do Orçamento            Matricial     Resultado orçamento matricial    IGUAL ao resultado contábil Reais histó...
Processo de Elaboração do           Orçamento Matricial     Preparação     Preparação      Definição    Negociação e      ...
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Donos, Coordenadores                                                         Preparação    Preparação       Definição    N...
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Definição Preliminar das          Metas Corporativas       As metas do orçamento matricial são             definidas por p...
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2ª Etapa  ControleOrçamentário
Controle Orçamentário       Qual o segredo do          sucesso?                             IA                   TO       ...
Controle Orçamentário        ACOMPANHAMENTO DOS              GASTOS               Objetivo- Mensurar valor orçado x valor ...
Acompanhamento Mensal dos                        Gastos    Equipe OM               Gestores de                 Dono da Mat...
Acompanhamento Semanal                    dos Gastos    Equipe OM               Gestor de Pacote/                   Dono d...
Quando Atuar Corretivamente                           • 5% ou 10% acima da metaLimite de tolerância       • Proposto pelos...
Relatório de Anomalia                                                          Relatório de AnomaliaMês                   ...
Troca de Experiências            Experiência com a redução de gastos  Tr     oc        ada       im cop          pr       ...
Reunião Mensal deAcompanhamento das Metas   Apresentação dos resultados ruins     Gestores de Pacote/Entidade   apresentam...
Controle Orçamentário                 AUDITORIA- Realizada por uma equipe interna da Unimed- Auditoria contábil em todas a...
Auditoria              Características Frequência Pelo menos uma vez por ano em todas asentidades Auditoria Esporádica S...
Auditoria                Tipos de Falta1) Falta LeveExemplos:- Erro nos lançamentos contábeis- Erro na interpretação dos p...
Auditoria               Tipos de Falta2) Falta médiaExemplos:- Repetição de faltas leves- Atraso nos lançamentos- Situaçõe...
Auditoria               Tipos de falta3) Falta GraveExemplos:- Repetição de faltas médias- Uso inadequado dos recursos da ...
3ª EtapaOrganização do    Projeto
Organização do ProjetoEstrutura Básica para a Elaboração e Controle do              Orçamento Matricial                  C...
Papéis e Responsabilidades           Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar       • Liderança e coordenação do projeto ...
Papéis e Responsabilidades                         Equipe Proativa• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despe...
Papéis e Responsabilidades                          Gestor de PacotesFuncionário responsável pelo resultado de um determin...
Papéis e Responsabilidades                          Gestor de PacotesFuncionário responsável pelo resultado de um determin...
Papéis e Responsabilidades                      Gestor de EntidadesDiretor responsável pelo resultado da diretoria sob o s...
Cronograma                   CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM                                      ATUALIZAÇÃO  ...
Próximos PassosTreinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.Apoio da equipe Proativa.Acompanhar e analisar ...
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  1. 1. StratecMaterial EducativoOrçamento Matricial
  2. 2. ORÇAMENTO MATRICIAL UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
  3. 3. METAREDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS
  4. 4. Roteiro da Apresentação 1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial1  Preparação da base orçamentária2  Preparação para definição das metas3  Definição preliminar das metas4  Negociação e consolidação do orçamento 2ª Etapa - Controle Orçamentário5  Acompanhamento dos gastos6  Auditoria 3ª Etapa - Organização do Projeto7  Formação das equipes e forma de atuação
  5. 5. ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTO
  6. 6. Fator crítico de sucessoModelo MentalNo. 1 LIDERANÇA CONHECIMENTO MÉTODO DO PROCESSO PROATIVA
  7. 7. ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTO Governança Liderança Liderança Executiva Clima Organizacional Cultura Organizacional A P C D Potencial das pessoasAdministração Estabelecer Metas de Método Atingir Metas Empresas Manter Metas Finanças Recursos Humanos Logística Conhecimento Fabricação Marketing Vendas, etc
  8. 8. O que é Método?Método =“Processo para se atingir resultados”.
  9. 9. Método para Atingir Resultados:Modelo Mental PDCANo.2
  10. 10. Princípios Quem não mede não gerencial Gerenciar é atingir metas
  11. 11. 1ª Etapa Processo de Elaboração doOrçamento Matricial
  12. 12. Proposta de Gestão Orçamentária ORÇAMENTO MATRICIAL VISÃO •Exame detalhado dos gastosORÇAMENTÁRIA •Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes
  13. 13. A Gestão do Orçamento Através do PDCA Elaboração do A P OrçamentoControle C DOrçamentário
  14. 14. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes)
  15. 15. O Princípio do Desdobramento do Custo Presidente $ Diretorias (Entidade) $ $ $ $ Atividades VariáveisCentros de Custo $ $ Pacotes de Gastos
  16. 16. O Princípio do Controle Cruzado Matriz Corporativa Dono: Presidente Dono da Entidade Dono da entidade Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor do pacote Gasto Gasto Gasto “a” - $ “b” - $ ... “z” - $Dono dopacote Gestor Gasto Gasto Gasto do pacote “α” - $ “β” - $ ... “σ” - $
  17. 17. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes)2) Foco no Os gastos são desdobrados até desdobramento o nível onde são realizados do gasto
  18. 18. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes)2) Foco no desdobramento Os custos são desdobrados até do gasto o nível onde são realizados3) Acompanhamento Esforço direcionado à partir sistemático de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos
  19. 19. O Princípio do Acompanhamento Sistemático Acompanhamento Mensal do Resultado -“Gestão à Vista” Cobertura de Estoque Índice de cobertura de 3 estoque 2,8 2,6 Melhor 2,4 2,2 2 1,8 Meta 1,6 * 1,4 1,2 1 Média Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set 97 Reuniões para Controle de Gastos Auditoria de Procedimentos
  20. 20. Premissas do Orçamento Matricial Resultado orçamento matricial IGUAL ao resultado contábil Reais históricos Correta alocação dos lançamentoscontábeis
  21. 21. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento•Definição de Pacotes e Variáveis•Definição de Entidades e Níveis•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades
  22. 22. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Preparação da Base Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento OrçamentáriaElementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial” Pacotes Entidades de Gastos da Empresa Quais são Onde os gastos ocorrem os gastos
  23. 23. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Pacotes PACOTES• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram. VARIÁVEIS DE PACOTES• Representam o nível de abertura da contabilidade. OBJETIVOS• Montar uma estrutura contábil-gerencial• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
  24. 24. Preparação Preparação Definição Negociação e Como São Formados da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento os Pacotes Salários e Encargos Sociais 500 Custos Fixos Aluguel das Instalações Fabris 60 de Produção “DRE” Salários e Encargos Sociais 250 Despesas Aluguel de Imóveis 30 Administrativas Aluguel de Veículos 25 865 Salários e Encargos Sociais da Produção 500 Pessoal Salários e Encargos Sociais da Administração 250Pacotes Aluguel das Instalações Fabris 60 Aluguéis Aluguel de Veículos 25 Aluguel de Imóveis 30 865
  25. 25. Preparação Definição Negociação e Exemplo de Pacotes e Preparação da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Variáveis (Gastos) PACOTES VARIÁVEISTerceiros Locação de veículos leves Loc. de veículos pesadosAluguéis Locação de ônibusDespesas de Apoio GasolinaLegais e Fiscais ÁlcoolFrota Óleo DieselUtilidades e Insumos Peças e assessóriosPessoal SegurosFrota Apoio logísticoPropaganda Manutenção de veículos
  26. 26. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Entidades ENTIDADES• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto) NÍVEIS DE ENTIDADES• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura organizacional, desde unidades corporativas até centros de custo OBJETIVO• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade gerencial pelo controle dos gastos
  27. 27. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Entidades Empresa PresidênciaEntidades Dir. Finan Dir. Com. Dir. Oper. Vice-PresCentros de Financeiro MKT Intercâmbio Pessoal Custo
  28. 28. Donos, Coordenadores Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento e Gestores Matriz Corporativa Dono da Dono da Dono da Dono: Presidente Entidade Entidade Entidade Coord. Coord. Coord.Dono do Coord. pacoteDono do Coord. pacote
  29. 29. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento• Análise preliminar das variáveis• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores• Definição de “Clusters”• Preparação do Software e coleta de dados
  30. 30. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise Preliminar das Variáveis Pacote Priorizar variáveis e verificarVariáveis potencial de ganho comparação  Parâmetros gestores de pacote coordenadores e  definid nível operacional gerenciados no  valore plano de contas último nível do critério de  detalh Atividades s as pelos amento do Indicadores  item de controle para definição da meta e acompanhamento
  31. 31. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Atividades, Parâmetros e Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Indicadores Economia Renegociação 1 2 no Parâmetro de ContratosGASTO = CONSUMO X PREÇO ESPECÍFICO UNITÁRIO(R$/m2) (kg detergente/m2) (R$/kg detergente) Gastos com Telefonia Fixa Gastos com Telefonia Fixa 100 500 90 450 80 400 70 R$/Funcionário 350 R$/ funcionario 60 300 50 250 40 200 30 150 20 100 10 50 0 0 Filial São Filial Salvador Filiar São Filial Porto Filial Curitiba Filial Recife Filial Adm. Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia Paulo Paulo Alegre Fortaleza Central (capital) (interior) Entidades Entidades
  32. 32. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do OrçamentoComparação entre indicadores para definição de metasEntidades: Administrativa,Comercial, Industrial, etc... Identificar “Clusters” Agrupar entidades Comparar indicadores
  33. 33. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento O que são “Clusters”? São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados Exemplo Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial Característica Pontos de venda/entidade Cluster A Entidades MG - 3.500 PDVRio de Janeiro Ribeirão Preto - 3.180 PDVMinas Gerais Cluster BRibeirão Preto Rio de Janeiro - 2.600 PDV Brasília Goiânia - 2.400 PDV Goiânia Cluster C Brasília - 1.730 PDV
  34. 34. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados PRÉ- REQUISITO: Utilizar mesma base de dados da Contabilidade OBJETIVOS PRINCIPAIS:Levantar dados para definição das metasorçamentáriasAcompanhar resultados mensais e gerar consultaspara análises comparativas entre o real e orçado
  35. 35. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados Levantar dados para definição das metas orçamentárias• Coletar dados da DRE• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual• Apresentar os gastos por pacote e entidade
  36. 36. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de DadosAcompanhar resultados mensais e gerar consultaspara análises comparativas entre o real e orçado• Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores
  37. 37. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote•Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias•Definição preliminar das metas nas entidades•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
  38. 38. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Definição das Metas Definição das Metas Definição preliminar das “Top-Down”1 metas corporativas Corporativo Análise dos dados coletados e2 estabelecimento das “réguas” nas entidades Definição preliminar das metas Entidades3 nos níveis das entidades Definição das “Propostas de4 Padrões” e “Planos de Redução Níveis das de Gastos” Entidades
  39. 39. Definição Preliminar das Metas Corporativas As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes Como- Analisar os valores propostos de redução decustos por diretoria que impactam em cadapacote- Analisar o potencial de ganho das demaiscontas que compõem seu pacote, totalizando ameta de redução global do pacote
  40. 40. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta CorporativaRESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira Entidades e Donos de Entidades Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José Pereira Dr. José PereiraDonos de Total Pacote Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total PacotePacotesMarcos Pessoal 5440 3264 2176 10880 10880Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400 5400 Honorários 500 300 200 1000 1000 Vale Transporte 100 60 40 200 200 Vale Refeição 200 120 80 400 400 PIS 250 150 100 500 500 FGTS 200 120 80 400 400 INSS 300 180 120 600 600 Gratificações 90 54 36 180 180 Aviso Prévio 80 48 32 160 160 Salário Educação 45 27 18 90 90 13o Salário 450 270 180 900 900 Férias 450 270 180 900 900 Benefícios Indiretos 75 45 30 150 150Marcos Despesas 810 486 324 1620 1620Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000 1000 Viagens 250 150 100 500 500 Jornais e Revistas 60 36 24 120 120 Total de Gastos Total de Gastos 9375 9375 7365 7365 7760 7760 2450024500 Metas de Redução de Custos por pacotes
  41. 41. Matriz Corporativa da CCPREntidade: CCPRDono: Dr. José Pereira Campos Filho Dono da Entidade Marcos Elias Jacques Gontijo José Pereira José Pereira Coordenador da Osvaldo Joaquim Maurício Borges Rosário Total Entidade Pacotes Coordenador do Diretoria Assessoria da Dono Entidades Diretoria Comercial Diretoria Industrial Pacote Administrativa Presidência Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %Marcos E. Osvaldo Pessoal Utilidades eJ. Pereira Maurício B. InsumosMarcos E. Humberto Despesas de ApoioMarcos E. Otacílio FinanceiroMarcos E. Aécio TerceirosJ.Gontijo Juarez AluguéisMarcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais Despesas deJ.Gontijo Joaquim F. ComercializaçãoJ.Gontijo Otto PropagandaJ.Gontijo Maurício B. PerdasMarcos E. João Aurélio VeículosJ. Pereira Rosário Capital Empregado Meta do Total Entidades Presidente
  42. 42. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise dos Dados ColetadosGastos realizados em mais Gastos realizados em de uma Entidade apenas uma Entidade Ex: Despesas com Ex:Telefone Tarifas Bancárias •Definição de Parâmetros •Análise do potencial de •Comparações sistemáticas redução•Clusters quando necessário
  43. 43. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento “Réguas” nas EntidadesDiretoria Comercial Gastos com Telefonia Fixa 250 200 R$/Funcionário 150 100 Indicadores 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Cluster B Cluster C Cluster A Entidades Cluster B Cluster C
  44. 44. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do OrçamentoPremissas para “Traçar a Régua”Não basear em valores extremosNegociação entre donos e gestores de pacotes eentidadesEstabelecimento de metas atingíveis edesafiadorasResultados obtidos devem ser suficientes paragarantir o alcance das metas corporativas
  45. 45. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta na Entidade Entidade: Comercial Dono de Entidade: Dr. Jacques Gontijo Entidades e Gestores de Entidades Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques Minas Ribeirão Pacotes Variáveis Rio de Janeiro Brasília Gerais Preto Total PacotePessoal 490 1306 816 652 3264 Salários e Ordenados 1620 Honorários 300 Vale Transporte 60 Vale Refeição 120 PIS 150 FGTS 120 INSS 180 Gratificações 54 Aviso Prévio 48 Salário Educação 27 13o Salário 270 Férias 270 Benefícios Indiretos 45Despesas 330 220 170 70 486de Apoio Telefone Telefone Viagens Jornais e Revistas 45 120 75 45 120 75 60 60 300 150 36 300 Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365 7365
  46. 46. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento“Réguas” nos Níveis das EntidadesGerência Regional Vendas Minas Gerais Gastos com Telefonia Fixa 160 140 120 R$/ funcionario 100 80 60 Indicadores 40 20 0 Dpto Vendas Leite Depto Vendas Derivados Níveis
  47. 47. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta nos Níveis da Entidade Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais Dono de Entidade: Sergio T. Humberto P. Sérgio R. Sérgio T. Gestores de Dpto. Vendas Dpto. Vendas Pacotes Variáveis Total Pacote Pacotes Leite DerivadosRubens Pessoal 305 300 1306 Salários e Ordenados 780 Honorários 100 Vale Transporte 70 Vale Refeição 70 PIS 20 FGTS 39 INSS 50 Gratificações 15 Aviso Prévio 5 Salário Educação 10 13o Salário 80 Férias 60 Benefícios Indiretos 7Valéria Utilidades 120 100 220 Telefone Telefone 80 80 40 40 120 120 Viagens 95 Jornais e Revistas 5 Total de Gastos 1740 606 2346 2346
  48. 48. Preparação Preparação Definição Negociação e Resumo para Estabelecer da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento as Metas nas Entidades Montagem das árvores de1 indicadores para as variáveis R$/mês Até 2.000 2.001a Acima PDV 3.000 PDV 3.001 PDV Região Norte2 Identificação Região dos clusters Sul Região S.P Gastos com telefonia fixa 120 100 Realização das comparações R$/ funcionario 803 60 sistemáticas dentro dos clusters 40 20 0 Filial Filial Recife Filial Filial Porto Filial Filial São Filiar São Salvador Fortaleza Alegre Curitiba Paulo Paulo (capital) (interior) Filiais Ganho/ Pacote Meta Real Perda Definição preliminar Pessoal Terceiros4 das metas Aluguéis Etc
  49. 49. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Caminho para Redução dos GastosCusto total de Total de min. Preço por = Xtelefone fixo falados minuto “Régua” “Padrão” “Renegociação de Contratos” Min. falados Custo Original NOVO CUSTO Preço por minuto
  50. 50. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Elaboração dos Padrões de ProcedimentosO Que São “Padrõesde Procedimentos”• “Políticas” Como fazer para• “Regulamentos” se atingir o nível• “Padrões previsto de gastos Operacionais” estabelecido pela “régua”
  51. 51. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Políticas Corporativas Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel paraligações interurbanas onde o sistema estiver disponível2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente asgrades de horários e tarifação promocional fornecidas pelaEmbratel3)Etc....
  52. 52. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades Gastos com Telefonia Fixa 250 R$/Funcionário 200 150 100 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Entidades Cluster B Cluster C1) Deve-se utilizar o serviço de linha 1) Manter atualizado e divulgardireta Embratel para ligações internamente as grades de horáriosinterurbanas entre as Filiais Minas e tarifação promocional fornecidosGerais, Ribeirão Preto e Rio de pela EmbratelJaneiro 2)Etc....2)Etc....
  53. 53. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Padrões POP’sExistem padrões Procedimento Operacionalque auxiliam na Padrão para “Testes Industriais”redução de Procedimento Operacionalgastos, porém Padrão para “Utilizaçãonão são de Cartuchos para Impressão”decorrentes dasPolíticas Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia deCorporativas tanques”
  54. 54. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento•Negociação das metas•Revisão e aprovação dos padrões propostos•Consolidação do Orçamento
  55. 55. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação e Consolidação do Orçamento Negociação das Metas “Botton- Up”1 Negociação das metas Corporativo2 Revisão e aprovação dos padrões propostos Entidades3 Consolidação do Orçamento Níveis das Entidades
  56. 56. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação das Metas nas Diversas Entidades Entidade: Depto Adminstração diversas entidades Entidade / Responsável Dono da Matriz Marcos A Nádia João Alberto Humberto pacote para as Humberto F. Depto Sete Lagoas Brasília Goiânia BH metas de cada Administ. •Negociação das Gestor Pacote•Negociação das Junior Antônio Pessoal Terceiros 50 25 500 30 700 45 250 300 1.500 400metas de cada André Julho Desp. de Apoio Utilidades 30 10 20 75 30 95 20 20 100 200Entidade para os Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130diversos pacotes GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430 •Ajuste das metas nas entidades da matriz
  57. 57. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Apr Revisão e Aprovação dos esenta dos Padrões ç Cor Padrõ ãoas porati es Sugestões de ajustes Ent vos ida pelos Gestores de des para Pacotes nas Entidades Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes Aprovação final pelos Donos de Pacotes
  58. 58. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do OrçamentoConsolidação do Orçamento Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas damatriz corporativa perante o Presidente CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTO ORÇAMENTO
  59. 59. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do OrçamentoConsolidação do Orçamento Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados para todos os níveis
  60. 60. 2ª Etapa ControleOrçamentário
  61. 61. Controle Orçamentário Qual o segredo do sucesso? IA TO R TO EN DI AM OS AU NH ST A GA MP S O DOAC
  62. 62. Controle Orçamentário ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS Objetivo- Mensurar valor orçado x valor real dosgastos- Informar a ocorrência de anomaliaspara a análise e tomada de açõescorretivas
  63. 63. Acompanhamento Mensal dos Gastos Equipe OM Gestores de Dono da Matriz Coordenadores de Pacote/Entidade Pacote/Entidade Levantar os dadosprevisto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista Preparar “Relatório de e identificar resultados ruins Anomalia” Apresentar “Relatório de consolidado para diret Anomalia” Apresentar relatório Aprovar “Relatório de Anomalia”
  64. 64. Acompanhamento Semanal dos Gastos Equipe OM Gestor de Pacote/ Dono da Matriz Entidade Levantar os dadosprevisto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins Ação corretiva “in loco”
  65. 65. Quando Atuar Corretivamente • 5% ou 10% acima da metaLimite de tolerância • Proposto pelos donos de pacote Gasto acima do limite de tolerância Gasto dentro do nível de tolerância Gasto igual ou abaixo da meta • VermelhoQuando Utilizar • Amarelo (2 meses consecutivos)o Relatório de Anomalia?
  66. 66. Relatório de Anomalia Relatório de AnomaliaMês Mar/2000 Pacote UtilidadesEntidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5%Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos Em Ocorreu Ações Previstas Realizado Não realizado P D andamento ImpedimentoNegociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular XRealizar convênios com hoteis para redução de tarifas XVariáveis do Desvio Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo Pacote R$ (%) Aumento do preço do Definir política de abastecimento para Ana Paula C ACombustível 20/Abr combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa Definir política para utilização de taxiViagens Utilização de taxi especial Roberto Alves 20/Abr comum Mês AcumuladoMeta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00Variação (%) 4,35% -6,00%
  67. 67. Troca de Experiências Experiência com a redução de gastos Tr oc ada im cop pr es iado Instalação de modem para so ra transmissão de dados ra X Y p elaDivulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
  68. 68. Reunião Mensal deAcompanhamento das Metas Apresentação dos resultados ruins Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia ao Dono da Matriz Aprovação do Plano de Ação
  69. 69. Controle Orçamentário AUDITORIA- Realizada por uma equipe interna da Unimed- Auditoria contábil em todas as entidades- Auditoria no cumprimento dos padrões(Regulamentos)- Análise e orientação sobre anomalias e açõescorretivas
  70. 70. Auditoria Características Frequência Pelo menos uma vez por ano em todas asentidades Auditoria Esporádica Solicitada pelos donos de pacote emunidades específicas
  71. 71. Auditoria Tipos de Falta1) Falta LeveExemplos:- Erro nos lançamentos contábeis- Erro na interpretação dos padrõesAções Corretivas:- Registro dos erros encontrados- Orientação sobre o correto lançamento
  72. 72. Auditoria Tipos de Falta2) Falta médiaExemplos:- Repetição de faltas leves- Atraso nos lançamentos- Situações de risco fiscal/ trabalhistaAções Corretivas:- Orientação e advertência formal com cópiapara o Dono da Entidade
  73. 73. Auditoria Tipos de falta3) Falta GraveExemplos:- Repetição de faltas médias- Uso inadequado dos recursos da empresa- Manipulação dos registros contábeisAções Corretivas:- Registro formal da falta- Decisão a cargo da Diretoria
  74. 74. 3ª EtapaOrganização do Projeto
  75. 75. Organização do ProjetoEstrutura Básica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial Comitê de Diretoria Liderança Liderança Saide do Projeto Gestores Equipe Gestores De Proativa de pacotes Entidades
  76. 76. Papéis e Responsabilidades Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar • Liderança e coordenação do projeto Orçamento MatricialApoio / assistende do líder: Saide • Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial; • Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM; • Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.
  77. 77. Papéis e Responsabilidades Equipe Proativa• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e suaimportância;• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros paraanálise dos subitens de despesas;• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dosrespectivos clusters;• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentasgerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração depolíticas e padrões de gastos corporativos).
  78. 78. Papéis e Responsabilidades Gestor de PacotesFuncionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo; • Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade; • Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades; • Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade; • Negociar as metas junto às entidades;
  79. 79. Papéis e Responsabilidades Gestor de PacotesFuncionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Elaborar e executar os planos de ação; • Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia) • Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa; • Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.
  80. 80. Papéis e Responsabilidades Gestor de EntidadesDiretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são:• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios(anomalias);• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cadasubitem de despesa;• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios deanomalia, verificando correta identificação da causa e a consistênciadas contramedidas;• Elaborar e executar os planos de ação.
  81. 81. Cronograma CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO 10/6/2007 S APOIO/ASSISTENTE UNIMED SÃO LUÍS PRESIDENTE DR. ALCIMAR SAIDE T DO PROJETO A T 2007 2008 ETAPAS U S JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MA JUN P 1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA R P 2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS R P 3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS R P 4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS R P 5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO R P 6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO R PREVISTO EM ANDAMENTO NO PRAZOLEGENDA EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO PARADO CONCLUÍDO
  82. 82. Próximos PassosTreinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.Apoio da equipe Proativa.Acompanhar e analisar os resultados através das“Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material estadisponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões deAcompanhamento do mês de Junho.“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”
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