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  • 1. Schlanke Prozesse im Büro by Sabine Leikep ! www.leikep.com
  • 2. „Selbst eine noch so gute Produktion kann meist nicht herausholen, was zuvor im Büro schief läuft! Dr. Richard Glahn, Berater und Fachbuchautor !
  • 3. 30 % mehrProduktivität in den Büros ist möglich! Ergebnis der Studie „Lean Office“, durchgeführt 2006 vom Fraunhofer IPA und dem KAIZEN Institute. !
  • 4. Rund ein Drittelder Büroarbeit: nicht umsonst,aber vergebens! !
  • 5. Was bedeutet „Lean im Büro“? Interne und externe Kunden verschwendungsfrei bedienen Dinge öfter mal hinterfragen statt RoutineGesunden Menschenverstandeinsetzen „Lean“ ist zu verstehen im Sinne von „einfach“
  • 6. Wie werden Büros „LEAN“? Verschwendung sehen und eliminieren Wertschöpfung erhöhen Kontinuierlich verbessern Ganze Prozesse betrachten und optimieren
  • 7. Basis: KAIZEN Philosophie KAI = Veränderung ZEN = zum Guten/BesserenKAIZEN = Herzstück desToyota Produktionssystems KAIZEN = viele kleine Schritte mit großer Wirkung Foto: ManagementCircle AG KAIZEN = every day, everywhere, everybody (Masaaki Imai, Begründer der KAIZEN-Philosophie)
  • 8. Bewährte Vorgehensweise: Das 6-Level-Modell nach Klaus Bieber !
  • 9. 6 Level für Exzellenz in der Administration Level 6 Prozess-  0-Linien beherrschung „Best in class“  Benchmarking Null-Linien durch Level 5  Aufgabenanalyse Volle Flexibles Arbeiten  Mobilitätskonzept 100% Flexibilität Verantwortung im Team  Raum-, l&K-Konzept 0-Fläche für Level 4 Optimierung  Visuelles Management 100% Visuelles Verbesserung des  Teamtafel Management und guten Zustandes im Team  Zielauflösung Zielauflösung durch weitere Level 3 Prozess-  Makigami / VSM / Prozessmapping 0-Durchlaufzeit Einsparung durch verbesserung  Problemlösungsstory 0-Papier  Ablaufstandards Level 2  Ablagestandard Verbesserung der Zusammenarbeit  I&K-Standards 0-Fehler  Büromaterial-Kanban  Service-StandardsLevel 1  Verschwendungs-Schaffen einer Selbst- bewusstsein Verschwendungs-guten Ausgangs-  5S Kampagnesituation durch organisation  Ziele und Roadmap Bewusstsein und -beseitigung © 2010
  • 10. Level 1Basis für weitere Verbesserungen ๏ Idealen Ordnungszustand schaffen ๏ Dinge aussortieren, die nicht benötigt werden ๏ Verschwendung erkennen ๏ Sofort-Prinzip anwenden ๏ Einfache und einheitliche Ablagesysteme ๏ Zielsetzung/Roadmap erstellen
  • 11. 5S Sortiere unnötige Dinge aus Sauberkeit schaffen und erhaltenSystematisch Ordnung schaffen Standards entwickeln Selbstdisziplin verbessern, um Ordnung und Sauberkeit zu erhalten !
  • 12. Ergebnis eines 5S/5A-Workshops mit ca. 25 Mitarbeitern 38 nicht mehr benötigte neuwertige Möbelstücke (Schränke, Tische, Rollcontainer, Ordnerrondelle), Wert ca. 13.200 Euro Ungefähr zwei Tonnen Papier entsorgt 840 frei gewordene Ordner, fast alle wieder verwendbar Neues und neuwertiges Büromaterial freigesetzt, das für ca. ein Jahr reicht Diverse nicht benutzte Elektrogeräte (Bildschirme,Tastaturen, Dockingstation, Handy, Kaffeemaschine etc.) Ca. 50 m2 Flächengewinn durch weniger Mobiliar (Stell- und Funktionsflächen)
  • 13. Level 2 Standards schaffen๏Gemeinsame Regeln für bessere Zusammenarbeit๏Suchzeiten minimieren๏Zuständigkeiten klären๏Wichtiges auf einen Blick erkennbar machen๏Büromaterial-Kanban
  • 14. Büromaterial-Kanban
  • 15. Level 3Interne/externe Kunden im Fokus ๏Durchlaufzeiten verbessern ๏Engpässe beseitigen ๏Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit ๏Prozesse anschauen und optimieren ๏Prozessmapping, Problemlösungsstory als Methoden
  • 16. Foto: Schallenkammer Magnetsysteme GmbH, www.schallenkammer.de
  • 17. Level 4Teamgeist entstehen lassen๏Erfolgsgrößen ermitteln und Kennzahlen erfassen๏Visuelles Management๏Fortschritte und Handlungsbedarf werden erkennbar๏Teamtafel/Zielauflösung
  • 18. Level 5Zusammenarbeit weiter Verbessern ๏Kulturwandel ist fortgeschritten ๏Die Verhältnisse beeinflussen das Verhalten der Menschen ๏Flexibilität durch nonterritoriales Arbeiten möglich ๏Aufgabenanalyse, Mobilitätskonzept
  • 19. Level 6 Benchmarking๏Wo stehen wir?๏Selbsteinordung๏Austausch und Vergleich intern oder extern๏Ziel: Best in Class
  • 20. Methoden sind eine Seite der Medaille ...
  • 21. „Exzellenz ist keine Frage der Methodesondern der inneren Haltung!“ Klaus Bieber, Berater und Fachbuchautor !
  • 22. Was stecktbei Toyotahinter denMethoden? !
  • 23. Gutes Denken - gute ProdukteZuerst die Menschen entwickeln Respektvoller Umgang miteinander !
  • 24. Was bedeutet dasfür die Menschenim Lean-Prozess? !
  • 25. WollenMotivation !
  • 26. KönnenQualifikation !
  • 27. DürfenFreiraum, Befugnis, Vertrauen !
  • 28. Welche Rolle spielen die Führungskräfte und das Top-Management?๏ Management muss sich der Sache verschreiben (Commitment)๏ Der Lean-Prozess brauchtManagement Unterstützung durch das volle๏ Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen๏ Fördern und Fordern
  • 29. „In Dir muß brennen,was Du in anderenentzünden willst.“ Aurelius Augustinus (354-430), Bischof u. Kirchenlehrer
  • 30. Tipps für den Weg zum Lean Office Literatur Mike Rother: Richard Glahn: Richard Glahn: Die Kata des Weltmarktführers Effiziente Büros - World Class Processes - Toyotas Erfolgsmethoden Effiziente Produktion CETPM Publishing Campus Verlag CETPM Publishing ISBN 978-3940775030 ISBN 978-3-593-38996-7 ISBN 978-3940775061 Preis: 29,95 € Preis: 39,90 € Preis: 29,95 € Richard Kugel: Sabine Leikep/Klaus Bieber: Das kleine Buch von Office DER WEG - Effizienz im Büro Excellence mit Kaizen-Methoden Books on Demand GmbH Books on Demand ISBN 978-3839166482 ISBN 978-3833463419 Preis: 29,90 € Preis: 28,00 € Hilfsmittel Praxis WEIGANG-Vertriebs-GmbH Schallenkammer Magnetsysteme GmbH Lean Office hautnah erleben Kapellensteige 20 Ketteler Straße 43 und praxisnah lernen im D 97246 Eibelstadt 97222 Rimpar LEHRBÜRO des CETPM Telefon: +49 9303 98 160-0 Telefon: +49 (0)9365 / 8076-0 Telefax: +49 9303 98 160-20 Telefax: +49 (0)9365 / 8076-45 www.lehrbuero.de E-mail: wvg@weigang.de E-Mail: info@magnetsysteme.de www.weigang.de www.schallenkammer.de
  • 31. Kalligraphie: Renate Bäzner, www.renatebaezner.de
  • 32. Viel Erfolg auf Ihrem Weg zum Lean Office. !

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