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FLOW or not FLOW
 

FLOW or not FLOW

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Session #wbc2010

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    FLOW or not FLOW FLOW or not FLOW Presentation Transcript

    • FLOW or not FLOW Ist da eine Frage? Welches Werkzeug dient der Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen im Office? Eine Vorstellung des Systems © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Let it flow - eine Frage der Effizienz Ein Grund, weshalb Prozesse in Unternehmen ineffizient sein können, ist der Medienbruch. Brief, Telefonnotiz u. PapierFax liegen in Papierform vor. eMail u. dig.Fax sind bereits digital. Damit die Effizienz gesteigert wird, gilt es, alles in digitale Information zu wandeln. Brief werden eingescannt/archiviert und der Text ausgelesen. Telefonanrufe werden in webbasierenden Formularen erfasst. Der Rest passt. Damit sind die Voraussetzungen für Effizienzsteigerung durch DMS und digitalen Workflow gegeben. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Workflow Philosophie Was will man mit DMS u. WorkFlow- Systemen WorkFlow- erreichen ? • Abläufe definieren und steuern • Transparenz herstellen • Nachvollziehbarkeit herstellen • Regeln durchsetzen • Abläufe beschleunigen © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Workflow Philosophie • JobRouter ist ein unabhängiges WorkFlowsystem • Geeignet für dokumentenbezogene Prozesse dokumentenbezogene • Geeignet für dokumentlose Prozesse dokumentlose • JobRouter ist sehr einfach zu bedienen • Neue Prozesse sind mit JobRouter schnell realisiert Die grundlegende Philosophie von JobRouter lässt sich am einfachsten in einem Hierarchie-Modell darstellen. Hierarchie- © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Workflow Philosophie Geschäftsprozesse JobRouter Applikationen Fibu Fibu Wawi CAD Office Datenhaltung Oracle SQL- SQL-Server Datei- Datei-Sys. Archive Betriebssysteme Windows UNIX OS 400 Netzwerk Protokolle © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Darstellung von Prozessen In JobRouter werden Geschäftsprozesse als Kette von einzelnen aufeinander folgenden Schritten realisiert. Diese Schritte richten sich normalerweise an Rollen. Eine Rolle beschreibt normalerweise eine Funktion oder eine Stelle im Unternehmen, die durch bestimmte Benutzer wahrgenommen werden kann. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Die Aufgaben werden von Schritt zu Schritt weitergeleitet. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Darstellung von Prozessen Der Schritt wird einer Rolle zugewiesen. Ein Mitglied dieser Rolle öffnet nun den Vorgangsschritt und bekommt alle wichtigen Schritt wird einer Rolle zugewiesen Informationen des Vorgangs in einem speziellen Benutzerdialog angezeigt. Schritt wird von Die Bearbeitung der Daten erfolgt in diesem einem Mitglied der Dialog, Dialog, in dem der Benutzer ggf. aufgefordert Rolle bearbeitet wird bestimmte Aktionen auszuführen. Nach Abschluss der Aufgabe gibt der Benutzer den Schritt durch betätigen des Senden-Buttons Senden- Schritt wird frei. gesendet JobRouter wertet nun die Daten des Schrittes aus und entscheidet anhand von im Regeln werden ausgewertet Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen auszuführen sind. Dies kann die Weiterleitung des Vorgangs betreffen, es können aber auch Neue Schritte werden aktiviert E-Mails werden versendet Aktionen wie z.B. der Zugriff auf eine externe Datenbank oder das Versenden von E-Mails E- Datenbankaktionen Daten werden werden ausgeführt exportiert sein. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Darstellung von Prozessen Sequentiell Die Standard Vorgangsbearbeitung erfolgt sequentiell. Dabei wird für jeden Schritt ein Folgeschritt hinterlegt. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Parallel Bei der Parallelität werden mehrere Schritte als Schrittgruppe definiert. Diese werden gleichzeitig aktiviert und sind voneinander abhängig. D.h. der Schritt 2 oder die folgende Vorgänge werden erst aktiviert, wenn alle Prozess-Schritte der Schrittgruppe Schritt 1 Schritt 4 bearbeitet wurden. Schritt 3 © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Darstellung von Prozessen Split Schritt 2 An einem definierten Punkt im Prozess wird der Vorgang geteilt. Es entstehen mehrere Vorgangslinien, die parallel Bearbeitet Schritt 1 werden können, jedoch nicht voneinander abhängig sind und nicht aufeinander warten. Schritt 3 Regelgesteuert Nach Beendigung eines Schrittes wird die Entscheidung zur Schritt 2 Aktivierung von Folgeschritten durch die im Prozess definierten Regeln getroffen, indem die Daten des Vorgangs analysiert werden. Diese können einen oder mehrere Folgeschritte aktivieren, die anschließend entweder als Parallel- Schritt 1 Schritt 2 Schritt oder als geteilte Vorgänge (Split) weiterverarbeitet werden können. Die in den Regeln definierten Aktionen werden ausgeführt. Schritt 3 © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Darstellung von Prozessen Positionsebenen JobRouter bietet die Möglichkeit die Dialoge zum Anzeigen der Daten durch dynamische Tabellenansichten zu erweitern. So können z.B. Rechnungs- oder Bestellpositionen dargestellt werden. Die Workflow-Anwender können, je nach Konfiguration, die Daten ansehen, verändern oder ergänzen. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Funktionen in den Tabellen: Berechnungen JobRouter bietet die Möglichkeit Positionsbeträge unter Berücksichtigung von Anzahl, Einzelpreis und Steuerschlüssel automatisch zu berechnen. Zusätzlich können über die einzelnen Spalten der Tabellen Summen gebildet werden. Parallelität Die Positionsebenen in JobRouter können auch in parallel ablaufenden Prozessschritten verwendet werden. So können Aufgabenbereiche auch auf Positionsebene klar abgegrenzt werden und z.B. die Positionen einer Rechnung von den einzelnen Sachbearbeiter der Kostenstellen gleichzeitig bearbeitet werden. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Produktmerkmale Stapelbearbeitung Um die Bedienung von JobRouter für die Anwender zu optimieren gibt es die Möglichkeit der Stapelbearbeitung. D.h. Benutzer, die viele Vorgänge eines Prozesses zu bearbeiten haben, können sich diese automatisch nacheinander anzeigen lassen, ohne die Vorgänge einzeln aufrufen zu müssen. Dies erhöht zum Einen den Bedienungskomfort und beschleunigt zum Anderen die Arbeit in JobRouter. Wiedervorlage JobRouter bietet die Möglichkeit Vorgangs-Schritte für eine bestimmte Zeit zurückzustellen und anschließend zur Wiedervorlage erneut zu aktivieren. Die Benutzer können beim Bearbeiten eines Schrittes den Vorgang zur Wiedervorlage zurückstellen. Zusätzlich kann die Wiedervorlage auch automatisch in den JobRouter Regeln für Schritte aktiviert werden, wenn diese erst zu einer bestimmten Zeit aktiviert werden sollen. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Carl Zeiss 3D Automation Und viele mehr .. © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • Workflow Wir erinnern uns: • Abläufe definieren und steuern • Transparenz herstellen • Nachvollziehbarkeit herstellen • Regeln durchsetzen • Abläufe beschleunigen © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-
    • H. E. Keller GmbH Porschestraße 10 71254 Ditzingen Peter Kuch DocuWare Appl.-/SystemConsultant Vertriebsbüro: Westhausen Telefon 07363-9200192 Telefax 07363-9200194 Email: p.kuch@keller-online.de © 2010 Peter Kuch, p-kuch@t-online.de p-kuch@t-