Your SlideShare is downloading. ×
Få kontroll over informasjonsflommen _ 3-minutters guide
Få kontroll over informasjonsflommen _ 3-minutters guide
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Få kontroll over informasjonsflommen _ 3-minutters guide

261

Published on

Mange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståelige informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndteringssystemer hjelper deg til å …

Mange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståelige informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndteringssystemer hjelper deg til å skape og gjenfinne informasjon uansett hvilket system den befinner seg i, istedenfor å forvirre deg med enda mer som må læres og forstås.

Published in: Self Improvement
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
261
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Tema: samhandling è www.steria.no/guide è Få kontroll over informasjonsflommenMange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståeli-ge informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndte-ringssystemer hjelper deg til å skape og gjenfinne informasjon uansett hvilket systemden befinner seg i, istedenfor å forvirre deg med enda mer som må læres og forstås.Sliter din virksomhet med at mengden av det mulig å organisere en virksomhetsinformasjon er overveldende og voksende? ustrukturerte informasjon, uansett hvor – Hvor ofte lurer du på om duVirker det enklere å google etter informa- denne informasjonen befinner seg. egentlig jobber på siste versjonsjon enn å finne den internt? Sendes det Informasjonen finnes i mange formater som av dokumentet?ofte store vedlegg til e-post som gjør at ting dokumenter, e-post, bilder, kart, xml oghenger eller stopper helt? Har virksomheten video, for å nevne noen. Mye indekseringtverrgående oppgaver som bruker informa- kan skje i automatiserte prosesser, slik at prosessen er det en rekke ting som skalsjon og dokumenter som ligger i ulike sys- man slipper å føle seg som en arkivar. foregå, deriblant opprettelse av en rekketem som ikke snakker sammen? dokumenter, men også andre handlinger Kontroll på arbeidsflyten som registrering i AD, lønns- og personalsy-De tradisjonelle utfordringene En stor gevinst i informasjonshåndterings- stem, produksjon av adgangskort m.m.Tradisjonelt ligger informasjonen du treng- systemet er arbeidsflytfunksjonen som Informasjonshåndteringssystemet legger tiler flere steder og du må gjerne logge deg beskriver prosessen fra en oppgave oppstår rette for at enkle og kompliserte arbeids-på hvert enkelt system. Informasjonen lig- og initieres til den er ferdig. En arbeidsflyt flyter kan settes opp, slik at de riktige per-ger i arkivsystem, fagsystem, e-post, fel- starter ofte med opprettelse av et doku- sonene involveres og den riktige informa-lesområde eller hjemmeområde. Det kan ment, men det kan også være andre hand- sjon er tilgjenglig for at den totale oppga-være en stor utfordring for mange å finne linger, som for eksempel registrering av ven kan løses.frem til informasjonen, samtidig som det data i en allerede eksisterende tabell.gjerne lages manuelle lister for hvilke opp- Arbeidsflyt kan også settes opp for å iva-gave som skal utføres først og sist. Hvis vi tar et eksempel med en nytilsatt, så reta et enkelt dokuments livsløp, fra det strekker denne prosessen seg helt fra søk- oppstår til det arkiveres eller slettes. FlereDisse problemene kan løses ved å bruke et nad, intervju og tilsetting til oppstart og personer kan ha behov for å samhandleinformasjonshåndteringssystem som gjør opplæring i virksomheten. I løpet av denne
  • 2. rundt det samme dokumentet. Det er vik-tig å ha med seg at ”arkivert” ikke betyrdet samme som utilgjengelig. Dokumentetkan likevel gjenbrukes og har ofte fortsattverdi i andre prosesser. Men det lagreskun ett sted.Prosessorientert informasjonMange vil nok spørre seg om det ikke hol-der at man installerer et søkeprogram somsøker på tvers av alle systemene? Det opp- Informasjonshåndteringssystemer gir deg tilgang til all informasjonen fra enleves dessverre ofte at søkefunksjoner ikke kjent arbeidsflate. Du trenger ikke lære enda et nytt verktøy.fungerer tilfredsstillende. Du finner likevelikke det du leter etter, og tilgangene er mens møte pågår og at alle har tilgang på bare det – fjernes fra systemet. Samtidigstyrt ut fra hvem som er sjefen din, ikke av det samme referatet etterpå i en signert kan systemet sørge for sikker langtidslag-roller og arbeidsoppgaver. versjon? Informasjonshåndteringssystemer ring og arkivering av informasjon. Spor- er bakgrunnssystemer som kan integrere barhet og gjenfinning er sentrale egenska-Tradisjonelle informasjonshåndterings- eksisterende systemer; for eksempel fagsy- per i informasjonshåndteringssystemer.system har hatt hovedfokus på innholdet. stemer. La de ansatte bruke de samme sys-De har hatt støtte for prosesser knyttet temene som de er vant med bare med.direkte til innholdet, men ingen standard Fordelene er at de bare trenger å logge påstøtte for hele arbeidsprosessen. en gang og har tilgang på mer informa- – Innføring av et moderne systemFremtidsrettede informasjonshåndteringssy- sjon en de hadde tidligere. Det betyr at for informasjonshåndtering erstem er orientert mot prosesser fremfor man heller ikke trenger å sende alle på kanskje enklere enn du tror.dokumenter. De har rolletilpassede søk, kurs for å lære ny systemer, men at detulike typer filtre og versjonskontroll. Ulike isteden er mulig å fokusere på entusias-regelsett kan settes opp på forhånd i men i det nye systemet. Ett systeminformasjonshåndteringssystemet, slik at Med krav om en ny filosofi, endringsle-krav som virksomheten må foreholde seg Tilpasset arbeidsflate delse og nyutvikling spør du deg sikkerttil blir fulgt i prosessene og søkene. For å få god brukervennlighet er en portal om et informasjonshåndteringssystem erSom en illustrasjon kan vi se på utviklingen med tilpasset arbeidsflate inngangen til verd tiden og pengene. Siden virksomhe- systemet. Brukeren skal alltid ha tilgang til tens eksisterende fagsystemer gjenbrukes, sine mest brukte systemer. Eksisterende er det ikke så mye nyutvikling eller kom-– Fremtidsrettede informasjons- systemer gjenbrukes, men i bakgrunnen plisert integrering som skal til. Med kjentehåndteringssystemer fokuserer snakker systemene sammen slik at du ikke hyllevaresystem trenger de ansatte mini-på prosesser, ikke dokumenter. lenger trenger å tenke hvor du skal lete malt med opplæring. Det er likevel en liten etter informasjon. terskel i å få hele virksomheten til omfav- ne den nye åpenhetsfilosofien.fra papirbilder i fysiske album til digitale Åpenhet i trygge rammerbilder. De digitale bildene (filene) påføres Du trenger ikke være redd for at det skal Imidlertid skal det ikke så mye overtalelsemetadata. Noen av disse kan påføres auto- bli for mye åpenhet. Det ligger et godt til når alle forstår hvor mye tid som sparesmatisk, for eksempel dato for når bilde ble rammeverk bak, så det er ikke meningen ved å unngå bortkastede søk og håpløstatt, versjon, hvem som var fotograf og at du skal dele e-posten din med alle gjenfinning.GPS-koordinater (sted). I tillegg kan du andre ansatte og du kan fortsatt ha klad-sette på egne metadata som er viktige for der som bare er tilgjengelige bare for deg.deg, for eksempel ordet ferie, personer på Selv når det åpnes for informasjonsflyt påbildet etc. Søkbarheten og bruksmulighe- tvers av systemer, organisasjonsstruktur ogtene blir brått vesentlig forbedret. Hvis du ansatte er det rammer som hindrer anarki. Kontaktleter etter et bilde på papir, så må du i de Alle ansatte har mulighet til å sette doku-fleste tilfeller vite NÅR bildet ble tatt. I en menter som private, så et åpent systembildedatabase kan det holde at du vet betyr ikke et helt gjennomsiktig system.navnet på en av personene på bildet. Ulike roller kan gis spesielle rettigheter iForenklet brukergrensesnitt med portal systemet og informasjon kan skjermes påDet er irriterende å gjøre arbeid om igjen mange nivåer så en, noen, mange ellerog det er irriterende å bruke penger på alle har tilgang. Det er også versjonskon-enda et nytt system. Med et godt funge- troll slik at du kan se om du jobber i den Thomas Heiskelrende informasjonshåndteringssystem kan nyeste versjonen og hvem som sist gjorde E-post: thh@steria.no / Tlf: 905 15 900alle data være tilgjengelig for alle syste- endringer. Brukerdefinerte regler ivaretar Steria ASmer slik at man slipper å skrive samme virksomhetens compliance, eller normsik- Biskop Gunnerus’ gate 14Ainformasjon på nytt. I mange tilfeller er ring. Dette sikrer både at lovverk, forret- Postboks 2, N-0051 OSLOdet også mulig å bruke automatisk data- ningsregler og arbeidsflyt følges. Avansertfangst slik at man ikke trenger å skrive inn è Gå inn på www.steria.no/guide og tilgangsstyring gjør at virksomheten kan få tilgang til et helt bibliotek med gratisnoen ting. Er det ikke behagelig at møter bestemme nivå for tilgang til informasjo- 3-minutters guider.automatisk havner som en påminnelse på nen. Regelverket kan også sikre digitaltelefonen din og at møtereferatet skrives sletting slik at det som skal slettes – og© 2010 Steria AS. Versjon: 2010-09-27

×