Tema: Arbeidsprosesser                                                                                                    ...
klarhet i hvordan oppgaver egentlig utfø-res. Forskjellene fra teori til praksis kanvære store. Hold arbeidsmøter og la de...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Slik kartlegger du arbeidsprosessene _ 3-minutters guide

1,438

Published on

Ønsker du å kartlegge arbeidsprosessene og realisere markante forbedringer i din organisasjon? Denne guiden lærer deg mer om arbeidsprosesser og gir en rekke gode tips og råd for hvordan du skal lykkes med kartleggingsarbeidet.

Published in: Self Improvement
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,438
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
18
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Slik kartlegger du arbeidsprosessene _ 3-minutters guide

  1. 1. Tema: Arbeidsprosesser è www.steria.no/guide è Slik kartlegger du arbeidsprosessene_Toppidrettsutøvere filmer og analyserer alt de gjør. De studerer seg selv, korrigerer feilenesine og blir enda bedre. Bedrifter må også vite hva de gjør – i hele organisasjonen og idetalj. Først da kan de selv studere, korrigere og bli bedre på det de driver med.è JOBB MÅLRETTET HVORFOR KARTLEGGE PROSESSER? – Når du kjenner arbeidsproses-Du oppnår ikke høyere inntjening, større Det er mange gode grunner til at du bør sene dine har du grunnlaget forfleksibilitet eller mer fornøyde kunder og kartlegge prosessene i din virksomhet. Noen effektiv driftmedarbeidere ved å justere litt her og for- eksempler på dette kan være at du vil effek-nye litt der. For å kunne realisere markante tivisere driften av virksomheten eller syn-forbedringer i organisasjonen må du kjenne liggjøre roller og ansvar. Gjennom proses- Omfang, Granularitet, Ressurser, Alternativeforretningsprosessene til bunns. skartlegging finner man lett sammenhenger kartleggingsmetoder og Du som fasiliterer og relasjoner i virksomhetet, og man kan se workshopen.KUNNSKAP BLIR STADIG VIKTIGERE hvilke systemer som støtter prosessene.Mange virksomheter har ikke tilstrekkelig Du må stille de riktige spørsmålene til deoversikt over selve kjernen i virksomheten Skal du utvikle et nytt it-system eller må riktige personene. Avklar bakgrunnen forsin – nemlig forretningsprosessene. tilfredstille pålagte krav til dokumentasjon, hvorfor dere setter i gang prosjektet ogKunnskap om kartlegging og modellering er prosesskartlegging et nyttig verktøy. hva som skal kartlegges, men også hvaav forretningsprosesser blir derfor stadig Forbedringsinitiativer, som for eksempel som ikke skal være med i kartleggingen.viktigere etter hvert som kompleksitet og Business Process Management, virksom- Hvor dypt skal det graves? Hvor nøyaktigendringskrav øker. hetsarkitektur og tjenesteorientert arkitek- og detaljert skal prosessene beskrives? tur, er ofte årsaker til at man velger å Dette er viktige spørsmål som må avklaresManglende kontroll på forretningsproses- prosesskartlegge. før dere kan sette i gang.sene kan føre til ineffektiv produksjon ogoppgaveløsning, svekket kvalitet og intern GJØR GODE FORBEREDELSER Neste skritt er å finne ut hvem som børforvirring og frustrasjon. For å jobbe effek- Før du begynner selve proseskartleggingen gjøre jobben, og ikke minst hvem som måtivt og målrettet må du ha oversikt over må du gjøre noen forberedende aktiviteter. involveres. Selv om det finnes beskrivelserde oppgavene som finnes og hvordan de i Sterias huskeliste for dette kalles BEOG- av arbeidsprosessene er ikke det nok. Manpraksis blir utført. GRAD, som står for Bakgrunn, Eierskap, må spørre de riktige menneskene for å få
  2. 2. klarhet i hvordan oppgaver egentlig utfø-res. Forskjellene fra teori til praksis kanvære store. Hold arbeidsmøter og la deriktige menneskene delta.HVA MÅ DU SE ETTER?Når du kartlegger en prosess er det fleremomenter som er avgjørende. Hva er detfor eksempel som trigger en prosess?Hvem utfører den og hva er resultatet?Hvilke oppgaver må gjennomføres for ålevere sluttresultatet? Se på resultat i for-hold til hva prosessen er ment å levere. Erdet avvik?Finn ut hva som skjer når en gitt hendelseintreffer: Hvilke valg tas og i hvilken ret-ning går prosessen avhengig av disse val-gene? Se også på hvilke eventuelle it-systemer som benyttes eller som kanpåvirke prosessen, samt hvilke leverandø-rer og parntere som blir berørt. Oversikt og kontroll over bedriftens arbeidsprosesser er grunnsteinen i altEt siste viktig punkt er å identifisere hva endringsarbeid. Mange synes at dette er vanskelig å håndtere. Ikke minst pågjennomføringstiden og gjennomførings- grunn av det store behovet for en systematisk tilnærming til oppgaven.frekvensen for prosessen er, og hvordankartleggingsarbeidet kvalitetssikres. 5 TOMMELFINGER-REGLER – Altfor detaljerte modeller erHVA BØR DU SITTE IGJEN MED? uhåndterlige og prosjektet fårUnder kartleggingen er det avgjørende å FINN KUNNSKAPEN DER DEN ER etter hvert dårlig omdømme fordifå oversikt over styrker og svakheter. Her Ofte sitter kunnskapen om forretningspro- det aldri blir ferdig.kan man finne ut hva som fungerer godt og sessene i hodene til medarbeiderne, ellerhvor det er klare effektiviseringsmuligheter. den støver ned i en skuff i en eller annen plan som ingen har lest i på en stund. TILPASS VERKTØYET TIL MÅLGRUPPENSørg for at eventuelle uklare roller blir Sørg for at denne kunnskapen overføres til I kartleggingsarbeidet må du tenke på atavdekket og hvilke rutiner rollene arbeider en modell, slik at den kan utnyttes til ulike målgrupper krever ulik fremgangs-etter. Vet ikke folk hva de skal gjøre, er det beste for bedriften. Modellen må være for- måte, blant annet avhengig av hvilke tek-vanskelig å få gode resultater og målrettet ståelig både for forretnings- og it-folk. nikker som passer best til formålet medarbeid. prosesskartlegging. Du kan gjøre alt fra å TING HENGER SAMMEN– Beskrivelser av arbeidsproses- Ta hensyn til hele prosessbildet og virk- kartlegge på brunpapir og gule lapper til åsene er ikke nok. Spør dem som somhetsmålene. En forretningsprosess modellere rett inn i et dataverktøy. Du kan spenner ofte over flere avdelinger som har også benytte konkrete brukerhistorier ogutfører oppgavene for å finne ut hver sin funksjon. Det er derfor ikke nok å caser.hvordan virkeligheten egentlig se kun på én funksjon, men alle samlet.ser ut. Målet med, og resultatet av, prosessen må sees ut i fra virksomhetens mål – ikkeSe videre på hvordan informasjonsflyten Kontakt_ avdelingens mål.går og om informasjonen blir tolket uliktav ulike mottakere. Finnes det flaskehalser? SE HELHETENEr det mye dobbeltarbeid? Forretningsprosesser og informasjonssyste- mer må behandles som en helhet. Når duArbeidsprosessene er ofte knyttet til it- modellerer nye prosesser, må du ta hensynsystemer. Når du kartlegger arbeidsproses- til de mulighetene informasjonsteknologiensen kan du derfor også få oversikt over gir. Hvis ikke kan du risikere at informasjons-hvilke systemer som er involvert, hvordan systemene hindrer prosessene i stedet forde påvirker prosessen, samt hvilke leveran- å støtte dem. Øystein Vikingsen Fauskedører og partnere som er berørt. Leder for virksomhetsarkitektur, BPM og VÆR FORSIKTIG MED DETALJENE SOA. Tlf: 924 61 952 / ovf@steria.no Bruke tilgjengelige ressurser på en hensikts- Steria AS messig måte. Ikke benytt for mye ressurser Biskop Gunnerus’ gate 14A på detaljer. Da kan modellene bli uover- Postboks 2, N-0051 OSLO siktlige og uhåndterlige, og prosessarbei- è Gå inn på www.steria.no/guide og det kan få et dårlig omdømme fordi det få tilgang til et helt bibliotek med gratis aldri blir ferdig. 3-minutters guider.© 2009 Steria AS. Versjon: 2009-03-05

×