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Plano de Comunicacao
 

Plano de Comunicacao

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Plano de Comunicação Interna que criei para a Aethra Sistemas Automotivos S/A.

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    Plano de Comunicacao Plano de Comunicacao Document Transcript

    • ‘‘ ‘‘ Ter coragem não é algo que requeira qualificações excepcionais, fórmulas mágicas ou combinações especiais de hora, lugar e circunstância. É uma oportunidade que, mais cedo ou mais tarde, é apresentada para cada um de nós. John F. Kennedy Contagem , Agosto de 2010
    • Sumário COMUNICAMOS?............................................................................................................................................................................................. Comunicação Interna ...................................................................................................................................................................................... 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................................................................09 1.1 Metodologia utilizada para elaboração do Plano de Comunicação ....................................................................................................12 2 OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO INTERNA ...........................................................................................................................................13 2.1 Os benefícios da Comunicação Interna .............................................................................................................................................14 2.2 Meios de Comunicação existentes na Aethra ................................................................................................................................... 15 2.3 Meios de Comunicação indicados para a Aethra (além dos já existentes) ..........................................................................................16 3 DESENVOLVIMENTO .........................................................................................................................................................................17 3.1 Situação e demanda ........................................................................................................................................................................17 3.2 Objetivos e ações do Plano de Comunicação ....................................................................................................................................18 4 A COMUNICAÇÃO INTERNA NA AETHRA ............................................................................................................................................19 4.1 Jornal institucional ...........................................................................................................................................................................19 4.1.2 Análise de mercado - Jornal Institucional ..........................................................................................................................................20 4.2 Mural de informações - Corporativo .................................................................................................................................................20 4.3 Mural de informações - Restaurante .................................................................................................................................................22 4.4 Quadro de avisos - Fábricas .............................................................................................................................................................22 4.5 Intranet ...........................................................................................................................................................................................23 4.6 Revista da Família ...........................................................................................................................................................................24 4.6.1 Análise de mercado - Revista da Família ..........................................................................................................................................25 4.7 Newsletter digital ............................................................................................................................................................................25
    • Sumário 4.8 Clipping eletrônico .........................................................................................................................................................................26 4.9 Matéria digital ................................................................................................................................................................................26 4.10 Blog Corporativo ............................................................................................................................................................................27 4.11 Boletim Institucional ......................................................................................................................................................................29 4.12 Programas internos ........................................................................................................................................................................29 4.13 Campanhas internas ......................................................................................................................................................................30 4.14 Agenda anual ................................................................................................................................................................................. 31 4.15 Manual da marca ........................................................................................................................................................................... 31 5 CRONOGRAMA DE AÇÃO ................................................................................................................................................................32 6 STÉPHANI? ....................................................................................................................................................................................36 7 CONCLUSÃO ..................................................................................................................................................................................40 8 AGRADECIMENTOS .........................................................................................................................................................................41
    • Comunicamos? ‘‘ ‘‘ Quando você olha para fora, você sonha. Quando você olha para dentro, você acorda. Carl Gustav Jung E ntre 1750 e 1830, ocorreu na Grã-Bretanha a chamada Revolução Industrial. Marcado por um intenso desenvolvimento tecnológico, este processo contribuiu nas mudanças que marcaram a transição de uma economia baseada na agricultura de subsistência para um modelo industrializado, com a consequente expansão das sociedades de consumo. Logo em seguida, nações europeias vivenciaram o mesmo processo. No início do século XX, ocorreu a transformação em países como Japão e Rússia em um constante desenvolvimento. Um marco na história mundial, a Revolução Industrial não foi apenas importante do ponto de vista sócio-político-econômico, mas também da comunicação. Foi a partir daí que as organizações passaram a dar maior importância a comunicação. Gradativamente, a comunicação foi ganhando espaço e, atualmente, figura como uma importante ferramenta estratégica, capaz de gerar benefícios e lucros. Em seguida, as empresas adotara a comunicação interna, por ter um papel fundamental nas organizações: motivar os funcionários a uma ação produtiva, fazendo com que fiquem informados sobre o que está acontecendo no ambiente de trabalho. 4
    • Para que este objetivo se concretize, é necessário que todos colaborem, desde os funcionários que trabalham na produção até os níveis gerenciais. A Comunicação Interna reforça a instrução profissional, auxilia a performance da área de Recursos Humanos, desenvolve talentos e fortalece o 1 vínculo do colaborador com a empresa, além de servir como ferramenta de endomarketing. Um plano consistente de comunicação evita desvios de informação, cria um ciclo de responsabilidades e capacita o colaborador a ser um multiplicador consciente dos princípios e dos objetivos da empresa, sendo o profissional de comunicação essencial para desenvolver essas ações de responsabilidade social. ¹Endomarketing é uma das mais novas áreas da administração e busca adaptar estratégias e elementos do marketing tradicional, é normalmente utilizado pelas empresas para abordagens ao mercado, para uso no ambiente interno das corporações. Fonte: http://www.endomarketing.com 5
    • Comunicação interna ‘‘ E ‘‘ Sessenta por cento de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação. m um mercado cada vez mais acirrado, a comunicação interna vem se tornando cada vez mais estratégica para as empresas manterem sua competitividade. Ela atua, principalmente, em três frentes: é Peter Drucker fundamental para os resultados do negócio; é um fator humanizador das relações de trabalho; e consolida a identidade da organização junto aos seus públicos. No caso da AETHRA, ações de comunicação adequada, voltada ao público interno, irá gerar inúmeros resultados significativos no que se refere à consciência comum. Dentre eles, podemos citar: ? Zelar pela integridade da marca, difundindo seus valores institucionais e construindo uma boa imagem organizacional; ? Fazer com que as diretrizes estratégicas da Aethra sejam conhecidas e incorporadas por colaboradores; ? Endomarketing interno; ? Motivacional, por envolver todos com os objetivos e metas da empresa, tornado-os co-responsáveis pelo sucesso da organização. 6
    • Quanto mais informado estiverem os colaboradores, mais eles contribuirão para o crescimento da empresa. O objetivo é que eles tenham total conhecimento das ações e procedimentos da Aethra. Desenvolver uma comunicação eficiente e dinâmica, com campanhas motivacionais, publicações internas, murais e newsletters é uma forma efetiva e eficiente de garantir um ambiente produtivo. Outro ponto importante é dar credibilidade e boa reputação a estes meios, primando pela transparência. 7
    • Capítulo 1 A tualmente, são inúmeras as opções de meios para a comunicação interna, entre eles: jornal impresso ou eletrônico, mural, rádio, Intranet, reuniões, entre outros. Cabe a cada empresa, de acordo com seu porte, o perfil de seu público e suas características regionais, de instalações e de infra-estrutura, definir quais utilizar. Outro ponto importante é dar credibilidade e boa reputação a estes meios, primando pela transparência, ética e agilidade das informações, tornando-os canais acessíveis à participação de colaboradores, não importando o nível hierárquico. Nesse aspecto, é fundamental que o público interno seja sempre o primeiro a saber. A comunicação, ao “dar voz” à organização, torna-se imprescindível na construção de sua reputação, e indispensável para a interação humana, fatores essenciais para o sucesso do negócio. 8
    • Capítulo 1 Introdução ‘‘ É preciso compreender a comunicação nas organizações como facilitadora dos processos de mudança estratégica, como mentora de um projeto de cultura organizacional capaz de gerar significados compartilhados e estimular a participação e a interação entre os elos que formam a corrente dos stakeholders. Fábio Albuquerque ‘‘ O presente Plano de Comunicação Interna tem como objetivo apresentar ferramentas estratégicas de comunicação e melhorias dos veículos já existentes, que possam ser utilizadas pela Aethra Sistemas Automotivos S.A, no intuito de reforçar a gestão interna e intensificar as informações passadas aos colaboradores. Os Analistas de Comunicação exercem várias direções de acordo com os objetivos que a organização pretende alcançar. São capacitados a criar e administrar ações que se adequem a todos os stakeholders. Os profissionais da área ainda realizam e gerenciam a produção e diagramação de jornais, panfletos, banners, comunicados, manuais corporativos, cobertura de eventos, redação e publicação de matérias, revisão de textos, além de participar efetivamente da coordenação de projetos e ações de comunicação desenvolvidas pela empresa. A consciência da necessidade de um especialista em Comunicação nas organizações, fez com que empresas públicas e privadas criassem planos de ação, que visam informar melhor seu público. Os colaboradores são grandes agentes no crescimento e desenvolvimento da empresa, por serem responsáveis pela atuação 9
    • Capítulo 1 de sua filosofia, produtos e trabalhos realizados, além de precisar estar em sintonia com os demais setores para que evite crises internas. Para um desenvolvimento eficaz da Comunicação em uma empresa, é necessário trabalhar em parceria com setores como RHs, TIs, CDI e O&M, justamente, aqueles que possuem conhecimento geral sobre ações desenvolvidas pela organização, como aqueles que contribuem na veiculação dessas informações. 10
    • Capítulo 1 Ao se estabelecer a política editorial de um veículo de comunicação interna, é necessário ajustar os objetivos estratégicos da publicação às necessidades imediata dos leitores. Assim como nos veículos comerciais, o interesse do leitor também deve orientar o foco da publicação. Uma forma indicada para se buscar este equilíbrio, é a criação de um conselho editorial, coordenado pelo Analista de Comunicação. Este conselho tem a finalidade de discutir as pautas e avaliar permanentemente os resultados de cada publicação. Sendo a Aethra uma empresa de grande porte, é necessário criar meios que se adequem aos públicos de cada unidade e estipular estratégias que, em suas particularidades, concilie e gerencie o que pode ser repassado / publicado especificamente para cada, evitando atrito entre as demais. O Objetivo deste plano de comunicação é implantar e agregar a Comunicação como valor para a Aethra, sendo uma ferramenta contínua no envolvimento de todos os colaboradores, valorizando-os e informando-os com credibilidade e ética. O profissional responsável pela Comunicação Interna, portanto, tem que agregar nas publicações a boa informação e a participação do público interno. 11
    • 1.1 A metodologia utilizada para elaboração do Plano de Comunicação I – Percepção visual e técnica focada em questões essenciais para a Comunicação nas empresas, tais como: a) Volume/Periodicidade de informação repassada aos funcionários; b) Os meios de comunicação interna existentes; c) Visita a Fábrica /Restaurante avaliando os murais/meios de comunicação; d) Coleta de informações com os setores de RH / TI / CDI / O&M; e) Participação do Comitê editorial do Informativo Aethra. II – Por meio de estudos minuciosos e referências bibliográficas de empresas que possuem área interna de comunicação, com feedback positivo. III – Houve a tentativa em realizar uma pesquisa interna com os colaboradores, no intuito de coletar informações de forma geral sobre os meios de comunicação utilizados atualmente, e qual veículos eles gostariam de receber mais informações, e estudar junto a esses resultados, melhorias e criação de novas ferramentas de informação, porém, não foi possível. Por este motivo, todas as sugestões de implementações dos veículos de comunicação para os colaboradores da Aethra, se baseou na minha percepção pessoal e convivência na empresa. 12
    • Capítulo 1 2 Objetivos da comunicação interna ‘‘ ‘‘ Empresas talentosas são aquelas que focam seus mercados, estudam suas variáveis, detectam oportunidades e procuram continuamente estabelecer novidades para criar vínculos e serem percebidas pelas ações. Autor desconhecido A s novas tecnologias de comunicação permitem formas ilimitadas de interação. São várias as opções de canais para viabilizar a comunicação interna de uma empresa. A definição de qual opção atenderá melhor a Aethra passou pela análise das necessidades do perfil do público-alvo, entre outros. O mais importante é transmitir as mensagens com clareza, precisão, objetividade e rapidez. Considerando que a comunicação interna é um instrumento poderoso para a solidificação de uma empresa e seus colaboradores, a escolha do veículo mais adequado é parte crucial deste processo. A seguir, alguns dos benefícios de se concretizar a comunicação nas empresas, e os meios de comunicação indicados para a Aethra: 13
    • 2.1 Os benefícios da Comunicação Interna ? Abrir canais de comunicação interna; ? Possibilitar aos colaboradores da Aethra o ? Desenvolver um elo entre os colaboradores e a conhecimento das transformações ocorridas no gestão para facilitar a comunicação entre todos que ambiente de trabalho; frequentam o mesmo ambiente; ? Facilitar a comunicação interna, deixando-a clara e ? Proporcionar maior interação entre os setores da objetiva para todos os colaboradores; Aethra, tornando melhor o relacionamento entre os ? Planejar e coordenar o processo de Comunicação funcionários; junto aos colaboradores, por meio dos veículos ? Envolver os colaboradores nas causas da informativos da Aethra; organização; ? Participar, junto ao RH, com campanhas / ações ? Melhorar o direcionamento das informações; sociais. ? Criar, atualizar e gerenciar as ferramentas de 14
    • Capítulo 1 2.2Meios de Comunicação existentes na Aethra Intranet ? Mural (Jornal mural) ? Jornal institucional (Informativo Aethra) ? ‘‘ ‘‘ Nunca subestime o poder de uma palavra ou de uma ação gentil. Jackson Brown Jr. 15
    • Capítulo 1 2.3 Meios de Comunicação indicados para a Aethra (além dos já existentes) Boletim institucional ? ? digital Newsletter Clipping ? ? internas Campanhas Matéria digital ? ? Marca Manual da ? Família Revista da Blog Corporativo ? Agenda anual Aethra ? 16
    • Capítulo 3 Desenvolvimento ‘‘ ‘‘ O comunicador tem que ser mais do que um transmissor 3.1 Situação e demanda de informações Autor desconhecido A través da análise das ferramentas de comunicação já existente na Aethra, constatou-se falhas que necessitam de mais atenção para seu bom desenvolvimento. Tais falhas, prejudicam na divulgação das informações passada pela empresa e não fideliza seus instrumentos aos colaboradores. A comunicação com o público interno da Aethra, de forma geral, é realizada por informativos em murais, jornal interno e Intranet. Porém, com a falta de atualização, as ferramentas não conseguem se manter com tamanha eficiência entre os funcionários, prejudicando o relacionamento comunicacional entre empresa-colaborador. A usabilidade é a definição para as ferramentas que empregam organização e a facilidade de acesso que uma interface possa adquirir com eficiência ao ser utilizada. Tendo em vista essa situação, o mais viável para uma eficiente comunicação dessas ferramentas já existentes, seria reformular os layouts, principalmente, da Intranet e do Informativo. Existe a carência de utilização fixa desses meios de comunicação. A manutenção dessas ferramentas deve ser priorizada, para que promova maior ligação e credibilidade em todas as informações prestadas aos funcionários, devendo estar constantemente atualizada. 17
    • Capítulo 1 Para as informações que são especificamente de alguma unidade, não devendo-se estender às demais, pode-se criar Boletins institucionais, direcionado exclusivamente para o e-mail de cada funcionário da mesma. Os murais localizados nas dependências da Aethra, não são utilizados de maneira correta, desviando-se dos propósitos gerais. Grandes informações são disponibilizadas em várias folhas contínuas no mural, poluindo-o, ficando, muitas vezes, com informações expostas e desatualizas por diversos dias. A Criação e implantação dos meios de comunicações indicados para a Aethra, servirão como um ciclo completo na divulgação das informações para os colaboradores, com alcance de todos os funcionários, desde os escritórios ao chão de fábrica. Objetivos e ações do Plano de 3.2 Comunicação O plano de comunicação tem por objetivo criar e otimizar ferramentas de comunicação interna na Aethra, para suprir as lacunas que tornam o processo organizacional defasado, além de envolver os funcionários nas ações da empresa. Para solucionar esses problemas, seguem abaixo alguns objetivos específicos que, somados, irão criar um canal com um objetivo maior: A Aethra se tornar uma empresa que se enquadra na comunicação integrada, criando meios e processo de informação dedicado ao seu público interno. 18
    • Capítulo 4 Comunicação interna - AETHRA ‘‘ ‘‘ Se você estabelece um ambiente de comunicação e confiança, 4.1 Jornal Institucional isso vira tradição. Mike Zrzyewski Situação: O Jornal é um dos principais meios de comunicação interna fixo da Aethra. E por ser um veículo de acesso de todos os funcionários, sua periodicidade tem que ser cumprida. O Jornal tem estado atrasado nos últimos meses e seu layout já é o mesmo a muitos anos. A Aethra tem consciência da importância da preservação do meio ambiente, e para completar essa linha de raciocínio, o informativo da Aethra pode se enquadrar em alguns complementos. Solução: Ter um acompanhamento fixo com a empresa que cria o jornal e o RH das unidades. Estipular datas de reunião de pautas, aprovação de conteúdos e distribuição, acompanhando o mês que o jornal é publicado, entre outros. Realizar junto à agência Prefácio Comunicação uma proposta de reestruturação no Layout, sendo as páginas do Informativo em papel reciclado (Conforme vem sido adotado por inúmeras empresas). Um novo logotipo para o jornal e a possibilidade de ser colorido. Cores em destaque, novo formato e conteúdos interativos no Informativo, irão despertar maior interesse de leitura pelos colaboradores, valorizando o informativo e, consequentemente, as matérias publicadas. 19
    • 4.1.2 Análise de mercado - Jornal institucional A lguns dos jornais internos de empresas pode ser visualizado nos links abaixo: ESAB: http://migre.me/111ur Grupo RIMA: http://migre.me/111FD ThyssenKrupp Bilstein Brasil: http://migre.me/111KX Tenda Atacado: http://migre.me/111OZ ‘‘ ‘‘ Por meio desses informativos, pode-se perceber a preocupação em se manter os Se você estabelece um ambiente de funcionários informados dos acontecimentos na comunicação e confiança, isso vira tradição. empresa, e demais campanhas. Os jornais são produzidos Mike Zrzyewski em papeis reciclados e possui mais de 4 páginas (frente e verso). A empresa que produz o jornal da Aethra, informou que mudança fará com que a empresa não saia em desvantagem considerando as demais. 4.2 Mural de informações - Corporativo Situação: O ponto de acesso dos murais estão compatíveis estrategicamente (principal corredor de acesso da empresa), porém, inúmeras informações em formato de texto longo, ou cores “apagadas” não despertam o interesse na leitura, ou, passam despercebido pelos funcionários. O ideal é o mural ser um local de avisos e/ou chamadas curtas, que ao passar em frente, o colaborador logo leia o que está escrito. Algumas informações que estão, atualmente, disponíveis nos murais utilizam até 5 folhas para passar uma única formação, além, de ficarem expostas por vários dias sem um controle de data abrangente de publicação.2 2 Em conversa sobre o assunto com o Coordenador de RH Centauro – Romero Lima, o mesmo afirma da importância em se ter um Profissional de Comunicação na Aethra, para que seja responsável não só pelo controle dos Murais, mas, também, dos assuntos da área, para melhorar e desenvolver a comunicação que é de extrema importância nas empresas. 20
    • Capítulo 1 Temos que ter a consciência que a objetivo do Mural de Informações, é ser um complemento dos demais veículos de comunicação, sendo, especialmente, utilizado para avisos de cunho imediato e notícias de última hora, função que também pode ser desempenhada pelos veículos eletrônicos, como Intranet. Solução: Em tamanho de papel A3 – quando necessário - (murais dos restaurantes, fábricas), criar avisos com diagramações diferentes / chamativas com informações que sejam de interesse geral do público interno (Ex.: Comunicados, Auditorias / Mudança de procedimentos / Eventos / Alterações de sistemas / Datas comemorativas, etc.). T odas as informações devem ter data regular de inserção e retirada, ser bem escrito e fácil/rápido de ler. Caso a notícia renda mais de uma página, o correto é conter nos murais as chamadas da informação e o conteúdo completo estar disponível Deixar um espaço para informações diversas que deverão ser atualizados semanalmente, divididos por categorias. Matérias semanais / Entretenimento / Política / etc. 21
    • Capítulo 1 4.3 Mural de informações - Restaurante Situação: O Mural de informações no Restaurante está ao lado da saída e atrás das mesas onde os colaboradores fazem as refeições. Por ficar escondido atrás das pessoas, não consegue-se visualizar as informações expostas. Solução: Com a restruturação do restaurante, ampliará o espaço interno do refeitório. Sendo assim, no corredor que liga a saída, inserir o mural, que deverá ter assuntos específicos e que sejam de interesse a todos, ou seja, unificar as informações para todos os colaboradores que circulam neste local. O recomendado é conter um mural próximo à saída, em um espaço vago, não comprometendo a visibilidade das informações. 4.4 Quadro de avisos - Fábricas 3 Situação: Os murais da unidade Centauro estão espalhados pela fábrica, tanto no Conjunto Soldados quanto na área de Estamparia, dificultando a visualização de todas as informações. Solução: Na entrada principal de cada área, criar uma pequena ilha de informações onde deverão ser disponibilizados todos os comunicados. Criar um painel no mesmo molde do da Fábrica de Betim, o qual agrega todas as informações em um canteiro específico. Muitos dos Capítulo 5 Comunicados expostos na Centauro não são chamativos pois, além de serem pequenos, estão colados na própria parede, sem nenhuma estrutura. Ao criar uma ilha de informações na entrada de cada área, com quadros e murais divididos por assuntos (Qualidade / RH / Controle de Acidentes, etc.) devidamente identificados, organiza o ambiente, padronizando um local de visualização rápida sobre todos os acontecimentos da empresa e nas fábricas. Na sala de lazer, se o colaborador da fábrica tiver acessos a computadores, poderão se atualizar, também, pela Intranet. 3 Apenas tive acesso aos murais da Fábrica Centauro, porém, o Romero Lima me informou que a estrutura e localizações dos murais são as mesmas em todas as unidades. Entretanto, a unidade de Betim possui um painel na entrada que as demais não possuem. 22
    • 4.5 Intranet U m dos benefícios da Intranet é a capacidade de centralizar as informações da empresa em um único meio de consulta. É a principal ferramenta de informação da empresa, pois agiliza e facilita a comunicação interna. O resultado do seu bom desenvolvimento são profissionais bem informados e alinhados aos objetivos e propostas da organização. Com a tendência de se utilizar cada vez mais os meios eletrônicos par a comunicação com o público interno, a Intranet vêm sendo muito utilizado para disseminação de notícias, ampliando o valor da informação, que está relacionado a rapidez da transmissão. Além da agilidade, esta ferramenta permite abrangência e melhor ajuste ao fluxo interno de informação, sendo, principalmente, umas das ferramentas de comunicação da Aethra, que mais necessita de modificações. Situação: O layout da Intranet da Aethra não possui um “enquadramento” das áreas, ocasionando a má visualização das informações. Os compartimentos dos setores na página principal estão desorganizados e alguns conteúdos bastante desatualizados, 4 ocupando espaço no servidor e não promovendo a visibilidade das informações. Solução: Com a reformulação do layout da Intranet da Aethra, pretende-se otimizar as informações e modernizar suas interface, acompanhando a evolução do novo site da empresa. Com um novo layout, pode-se segmentar os departamentos, criar uma área exclusiva para cada área, entre outros. Para tanto, podemos negociar com as agências de Comunicação parceiras que atendem a Aethra (Grupo Z / Bolt Brasil / Outros). Estimular a participação dos colaboradores, sempre atualizando a Intranet com matérias, mudanças de procedimentos, entrevistas, enquetes, entre outros complementos semanalmente. 4 Conforme informação do setor de TI. 23
    • ‘‘ ‘‘ Faça de tudo uma vez... E o que mais gostar, faça duas, três... Tom Wilson 4.6 Revista da Família Criar uma revista mensal, com 8 a 10 páginas, para a família dos colaboradores. A intenção é estreitar a participação dos familiares aproximando e incentivando seus entes no trabalho que prestam à Aethra. A revista teria um conteúdo mais interativo e social, com matérias sobre saúde, meio ambiente, entrevistas com funcionários, brincadeiras para as crianças, etc. Tornando-se um vínculo social e permanente junto ao colaborador, valorizando também, seus familiares. Uma sugestão para distribuição da Revista, seria inseri-la dentro da cesta básica, um benefício que chega mensalmente ao lar de todo trabalhador. 24
    • Capítulo 10 ‘‘ ‘‘ A consequência natural de uma comunicação deficiente ou ausente é o boato. Quando a administração não oferece respostas, os funcionários as inventam. Francisco Gomes de Matos 4.6.1 Análise de mercado - Revista da Família A lgumas das revistas, conforme proposto, já existe em empresas de grande porte, assim como a Aethra. Para visualização das revistas, seguem os links para acesso: TEKSID: Revista: Tudo em Família: http://migre.me/111Zb HERMES PARDINI: Revista: Espaço Pardini: http://migre.me/1122l As empresas ao utilizarem esses veículos de comunicação exclusivamente para seus funcionários e familiares, os envolve com a empresa, se tornando um agente motivacional. A Revista da TEKSID, por exemplo, é um dos veículos mais esperado pelos colaboradores, principalmente, por engajar a participação dos seus familiares, com fotos, entrevistas, entre outros, sendo realizado, inúmeras vezes, na própria residência deste funcionário. Será um ótimo meio de comunicação para Aethra, principalmente, por ser uma forma a mais de humanizar a relação da empresa com o funcionário. 4.7 Newsletter digital Informativo digital destinado aos públicos da organização, periodicidade quinzenal, com chamada das matérias, assuntos abordados e temas divulgados na empresa, em um período fixo, para reforçar a leitura e participação de todos os funcionários. 25
    • 4.8 Clipping Eletrônico Por ser uma empresa conceituada e reconhecida, a Aethra já participou de importantes patrocínios e recebeu distintas premiações, sendo algumas, divulgadas na mídia (Jornal, Revista, Internet...) O Clipping é o armazenamento de todas as informações, relativas à Aethra, sendo um arquivo especial. Além de ser um controle para a empresa sobre as informações que circulam na mídia, em caso negativo, terá a oportunidade de exercer o direito de resposta, evitando denegrir a imagem da empresa. Sugestão: Criar um canal de acesso na Intranet, onde os funcionários possam ler e se informar sobre as divulgações feitas na mídia sobre a empresa em que trabalham. Neste canal, teriam todas as matérias scaneadas e separadas por 5 prêmios / divulgações / outros. Criar um acervo fotográfico, também na Intranet, com as fotos dos eventos realizados pela a Aethra. Atualmente, inúmeras organizações contam com um serviço de Clipping para acompanhamento sobre o que circula com o nome da empresa, inclusive, negativamente na mídia. 4.9 Matéria Digital Enviar semanalmente uma matéria de assuntos variados para o email dos colaboradores. Sempre envolver as informações com algo rotineiro e que os funcionários possam adquirir maiores conhecimentos e utilização em seu dia-a-dia. Permitir que os colabores possam enviar sugestão de matérias, engajado-os a participar deste ciclo de informações semanais. 5 As matérias que foram publicadas sobre a Aethra, encontram-se na Unidade de Betim, conforme informação de Patrícia – Centro de treinamento, e, também, pode-se adquirir junto ao setor CDI. 26
    • ‘‘ 4.10 Blog corporativo ‘‘ O sucesso é a soma de pequenos esforços - repetidos dia sim, e no outro dia também. Robert Collier Ferramenta de Comunicação interna e externa, pois, assim como um site, tem a potencialidade de atingir a todos os principais públicos-alvo de uma organização, seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros. O blog poderá se tornar um meio de comunicação e informação confiável, que poderá ser mantido pelo alista de comunicação, em parceria com o RH. O intuito do blog não é demonstrar a fabricação de produtos ou informações internas, e sim, assuntos interligados ao ramo automobilístico, matérias / coberturas de eventos patrocinados pela Aethra, felicitações às montadoras pelos lançamentos de novos veículos que tiveram produtos fabricados pela a Aethra e demais informações que sejam de uso estratégico para divulgação da empresa e suas produções, tornando-se um complemento do site. O blog se destaca como mídia online e provoca uma mudança no paradigma do relacionamento corporativo. Os públicos de interesse (Clientes, fornecedores, colaboradores) encontram no blog um canal de interação com a empresa, agregando valor e visibilidade para as partes envolvidas. 27
    • Como ferramenta de comunicação interna e/ou externa (pode-se criar um blog exclusivamente para os colaboradores internos), o blog provoca uma mudança no relacionamento corporativo. Clientes e parceiros de negócios têm a possibilidade de interação com a empresa. O analista de comunicação se encarrega de redigir matérias de forma unificada da empresa em qualquer veículo de comunicação, inclusive, em blogs e sites. Os blogs são vistos como uma interação casual com consumidores e parceiros, sem comprometer a política de sigilo de informações da empresa. A seguir, quadro com algumas empresas que utilizam blogs corporativos: 28
    • ‘‘ O princípio geral dos blogs corporativos é a agilização e o diálogo com públicos estratégicos de forma segmentada e diferenciada, em um contexto de comunicação informal. É um dos complementos online utilizado por inúmeras empresas, promovendo um ambiente de 6 newtworking com organizações do mesmo segmento. ‘‘ 4.11 Boletim institucional A comunicação tem que engajar emocionalmente O Boletim servirá para a publicação de conteúdo essencialmente específico e dirigido a um ou mais elementos componentes dos públicos de interesse da Aethra, neste caso, interno. O Boletim é bastante utilizado por empresas Autor desconhecido para informações extras que devem ser repassadas aos seus colaboradores, com matérias mais elaboradas. A ideia inicial é, a cada quinzena, elaborar um Boletim com notícias de respectivas unidades. 4.12 Programas internos Acompanhar ações realizadas nas unidades como: Café com Superintendente, Programa 5S, entre outros. Criar novos meios que inclua a participação dos funcionários, sendo os porta-vozes para expor opiniões e sugestões dos colaboradores. Programas como: Comunicação face a face ou programa de ações e palpites, onde o colaborador pode enviar um formulário para a Comunicação / RH , sem necessariamente se identificar, com dicas e/ou sugestões de melhorias internas para seu setor / área de atuação, valorizam o colaborador, motivando-o. 6Rede de relacionamento no trabalho. 29
    • 4.13 Campanhas internas: Criação de cartões comemorativos a serem entregue aos funcionários: Comemoração de datas, homenagens (aniversário, dia das mães, dia dos pais, estações do ano, natal, dia do trabalhador, etc.). O envio dos cartões podem ser feitos via e-mail ou impressos em formato de “cartão postal”, tendo a oportunidade de enviar para amigos, familiares, etc. o que, automaticamente, amplia a divulgação da marca da Aethra. Abaixo, alguns exemplos:7 7 Criação de Stéphani Paula 30
    • 4.14 Agenda anual A Agenda anual se destina a todos os colaboradores do corporativo e escritórios Aethra, para ser utilizado, exclusivamente, para assuntos tratados da empresa, que padronizará um complemento em reuniões com clientes e parceiros externos. 4.15 Manual da Marca T oda marca de uma empresa possui sua identidade integrada e normas de utilização e divulgação. Junto ao setor de O&M, criar um manual da marca Aethra, onde irá conter todo o material e normas que se relacionam a mesma. A utilização do manual pelos funcionários garantirá qualidade e padronização na implantação e utilização da marca da ‘‘ ‘‘ A comunicação tem que engajar emocionalmente Autor desconhecido 31
    • Capítulo 5 CRONOGRAMA DE AÇÃO ‘‘ ‘‘ Não tenha pressa, mas não perca tempo José Saramago 32
    • 33
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    • Capítulo 6 STÉPHANI? ‘‘ S ‘‘ O sucesso ocorre quando a oportunidade encontra a vontade Portfolio: www.stephanipaula.blogspot.com téphani é Jornalista formada pelo Centro Universitário Newton Paiva. Possui amplo conhecimento em ferramentas de comunicação interna/externa e experiência na elaboração de comunicação interna em empresas de pequeno a grande porte. Abaixo, uma breve descrição sobre sua Comandante Rolim trajetória profissional: O primeiro emprego foi na empresa Fiducial Consultoria e Comércio Ltda. Onde era responsável pelo controle dos processos executados extrajudicialmente por bancos como, Caixa Econômica Federal, HSBC, Itaú, entre outros. Realizava a contratação de despachantes em todo o Brasil e ficava responsável pelo andamento dos processo até o Registro da matrícula nos cartórios e pagamento de guias das Prefeituras locais. Em seguida, estagiou na Roma Fiat Automóveis, no bairro Cidade Nova. Inicialmente, realizava atendimento pós-vendas, e registrava 8 reclamações no sistema interno da Roma. Dois meses depois, foi convidada a participar do CRM (Customer Relationship Management), onde fazia a recepção dos clientes na Concessionária, demonstração de veículos, e controle de RACs (Relatórios de ações corretivas), além de ter 9 assessorado diretamente o Gerente Geral de vendas da Roma Fiat, Bruno Brandão. 8 Gestão de relacionamento com o cliente. 9 Telefone para referências de Bruno Brandão: (31) 3379-1000. 36
    • Posteriormente, executou um trabalho de um ano na Arco Incorporadora S/A, construtora de empreendimentos de alto luxo em BH, SP e RJ. No setor de Projetos, controlava os arquivos confidenciais, projetos e coordenava, junto aos engenheiros, o andamento das obras. Realizava atendimento a clientes em busca de projetos antigos, e a regularização das documentações dos engenheiros para os CREAs de MG, SP e RJ. Logo após, estagiou na Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, especificamente, na Secretaria Municipal de Finanças sob a Gerência de Atendimento a Contribuintes. Foi responsável pela implementação da área de Comunicação nas Gerências de Atendimento de todas as regionais, assim como a comunicação visual das unidades. Com um diagnóstico completo de todos os problemas de comunicação entre as 10 Regionais e de todas as gerências de atendimento, criou e implantou a “Intranet GEATCON”. Na época em que estagiava na Prefeitura, participou de um concurso de Jovens Empreendedores do Global Talent, ficando entre os finalistas. Segue o depoimento da 11 Superintendente da Gerência de Atendimento, Gilmara Gandra Avelar sobre a atuação da mesma na GEATCON, no qual apoiou a sua participação no concurso: 10 GEATCON: Gerência de Atendimento a Contribuintes. 11 Telefone para referências de Gilmara Gandra: (31) 3277-6336 37
    • Ainda, na Prefeitura de Belo Horizonte, participava de reuniões com o atual Prefeito, Marcos Lacerda, e com as demais Assessorias de Comunicação, representando a Secretaria Municipal de Finanças. Realiza, ainda, consultorias e trabalhos freelancers para diversas empresas, inclusive de Comunicação. Serviços como Redatora (Criação e Revisão de textos e matérias sobre diversos temas), coberturas jornalísticas de eventos e redação de matérias sobre o mesmo, e, como analista de mídias sociais, onde promove empresas dos mais diversos segmentos em redes sociais, divulgando, gerenciando as menções da marca na Internet (positivas e negativas), com ações de Branding. Posteriormente, ingressou na equipe da AETHRA sob indicação da agência Bolt Brasil (agência responsável pelo layout do novo site da Aethra), onde estagia e coordena, juntamente com o diretor de Planejamento e Controle, Leonardo Veloso, a criação do novo site, além de colaborar com os coordenadores de RH, Romero Lima e André Campos, que podem fornecer maiores informações sobre os trabalhos desenvolvidos pela mesma, assim como, o diretor de Planejamento e Controle, Leonardo Veloso. 38
    • A pós descrever minha carreira profissional, ressalto como será graficamente fazer parte efetiva da equipe da Aethra. Empresa que conheço há muitos anos, tendo em vista que meu pai trabalhou na Supervisão do Conjuntos Soldados da Hammer por 7 anos, desligando-se em 2001. Comprometo-me a atuar com competência e seriedade, e agregar ações enriquecedoras para integrar todos os colaboradores, agindo de forma ética e respeitando as normas e condutas da empresa. 39
    • Conclusão Conforme vimos, grandes ações de Comunicação interna podem ser inseridas e complementadas na Aethra, envolvendo e integrando os trabalhadores e setores, priorizando a informação e sua facilidade de acesso. Todo o trabalho de Comunicação terá como foco principal a humanização das áreas, visando estreitar a relação da empresa – cliente/parceiros e empresa – colaborador, além de envolver a participação dos familiares deste funcionário. As empresas que possuem uma estratégia consistente de Comunicação Interna, conseguem atingir metas e objetivos com seus empregados. Porém, vale ressaltar que esta atividade deve ser gerida por profissionais qualificados com conhecimento das ferramentas de comunicação e que será mantida uma parceria constante com outros departamentos que necessitam de uma estruturação na produção e divulgação de conteúdos aos colaboradores e, também, clientes e parceiros. Este plano teve como alvo a valorização do público interno, tornando as ferramentas de comunicação complementos úteis ao alcance de todos, desde os do escritório ao chão de fábrica. Espera- se que a implantação da comunicação interna evite transtornos diários por escassez de informação, que pode interferir nas relações interpessoais dos colaboradores nas dependências da empresa. Se as empresas não conseguirem chegar aos seus colaboradores, como será com o restante dos stakeholders? 40
    • Agradecimentos ‘‘ ‘‘ Tudo aquilo que conseguimos realizar foi graças a ajuda de outras pessoas. Walt Disney Começar um projeto não é fácil. Colocar no papel as ideias, ações e prever resultados também não é. Em uma grande empresa, foi preciso tentar observar ao máximo todos os lados, pensando em todos que os cercam e, acredito, ter feito um bom trabalho. Um trabalho que sem o apoio de alguns setores, não seria possível. Agradeço aos departamentos de O&M, RHs, CDI e TI, por terem participado com dicas, para as ideias que nas primeiras folhas de papel, começavam a nascer. À minha familia, por ter sido minha força de todos os dias durante a execução deste Plano de Comunicação. Ao amigo Jefferson Otoni, por ter me ajudado com a diagramação do projeto, e, claro, ao Diretor Leonardo Veloso, por ter me dado o “sim” inicial, fazendo possível a criação deste projeto. Obrigada, e espero fazer parte efetivamente desta empresa que me inspirou a criar oportunidades e vencer desafios. Stéphani Paula Gomes de Oliveira 41
    • ‘‘ Tudo que somos vem de uma combinação do que conseguimos traduzir em instrumentos facilitadores e os resultados dessa construção. Cada um de nós tem um estilo próprio, mas num caminho com estratégias, planos, metas e legislação, isso estabelecerá as regras de como seguir os passos para chegar nos resultados positivos. ‘‘ Sérgio Dal Sasso. 42