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L'impatto delle nuove tecnologie sul meeting design - The impact of new technologies on meeting design: tools, methods and logistics for organising collaborative and interactive sessions

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These are the slides (in Italian) of the session presented at BTC, Italy's events exhibition, held in Florence the 12 of November.
The session described the impact of new technologies on meeting design. A good balance between tools, methods and logistics is the secret to organize successful collaborative and interactive sessions at your conference or event.

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L'impatto delle nuove tecnologie sul meeting design - The impact of new technologies on meeting design: tools, methods and logistics for organising collaborative and interactive sessions

  1. 1. L’impa'o  delle  nuove  tecnologie     sul  mee4ng  design   Stefania Conti-Vecchi
  2. 2. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Il  focus   Strumen(,   metodologia   e   logis(ca   per   organizzare   sessioni   collabora(ve  e  intera7ve   A  chi  è  rivolta  la  sessione   Il   team   di   un   evento   è   composto   da   tu7   i   professionis(   coinvol(   nei   diversi   aspe7   della   sua  organizzazione    
  3. 3. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Il  mee4ng  design  è  in  evoluzione   La   combinazione   di   metodologie   efficaci   con   tecnologie   innova(ve   può   essere   un   vero   vantaggio   per   il   vostro   evento,   per   la   qualità   dell’esperienza   vissuta  dai  partecipan(  e  per  i  risulta(   del  loro  apprendimento  
  4. 4. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Il  livello  di  coinvolgimento  misura  il   successo   Il   livello   di   interazione   e   di   coinvolgimento   dei   partecipan(  a  un  evento  è  diventato  oggi  la  misura  del   suo  stesso  successo        
  5. 5. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Quali  tecnologie?  
  6. 6. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 I  vantaggi  di  u4lizzare  un  iPad   Lo  speaker       può   muoversi   liberamente   sempre   rivolto  verso  i  partecipan(,  eliminando   le   barriere,   ponendo   se   stesso   e   il   pubblico   leAeralmente   sullo   stesso   lato.  
  7. 7. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 I  vantaggi  di  u4lizzare  un  iPad     I  partecipan4     con   l'aiuto   di   applicazioni   e   metodologie   specifiche   possono   interagire  direAamente:       ¤  con  lo  speaker   ¤  con  il  contenuto  della  sessione     ¤  con  gli  altri  partecipan(.   Questo   assicura   che   il   pubblico   sia   realmente   coinvolto   durante   la   sessione  
  8. 8. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 I  vantaggi  di  u4lizzare  un  iPad   I  partecipan(  possono  seguire  gli  speech  e  le  presentazioni  dai  loro   iPad  anche  in  una  sala  grande  con  schermi  piccoli  e  lontani    
  9. 9. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Sessioni  asincrone   Ci   sono   applicazioni   che   permeAono   di   organizzare   sessioni   asincrone   per   vedere   e   commentare   il   contenuto   prima,   durante  e  dopo  l'evento.  
  10. 10. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Prima  di  scegliere  le  apps  
  11. 11. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 5  generazioni  di  iPad   Ci   sono   5   generazioni   di   iPad,   le   maggiori   differenze   riguardano   la   proiezione   e   la   fotocamera   che   non   è   inclusa   nella  generazione  1  e  il  cavo  di  collegamento  e  alimentazione   nell’iPad  4  ed  Air.  
  12. 12. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Strumen4  per  proie'are   iPad  2,  3,  4  ed  Air   Non   è   necessaria   nessuna   applicazione   par(colare   per   inviare  il  contenuto  di  una  schermata  al  proieAore     Apple  TV,  cavi  e  conneAori,  computer  porta(le  
  13. 13. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Qualche  consiglio   Abbiate   sempre   pronto   un   piano   “B”   con   tu7   i   cavi   e   gli   adaAatori   necessari   nel   caso   in   cui   il   WiFi   non   funzionasse  correAamente.         Raccomandate   agli   speaker   di   chiudere   tuAe   le   applicazioni   non   essenziali   sul   loro   iPad   prima   di   iniziare   la   loro   presentazione  e  di  a7vare  la  modalità  "non  disturbare"!  
  14. 14. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Un  punto  cri4co:  il  WiFi  
  15. 15. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Un  punto  cri4co:  il  WiFi  
  16. 16. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Soluzioni   Se   il   WiFi   è   proteAo   da   firewall   non   è   possibile   proieAare   u(lizzando   la   Apple   TV   e  i  disposi(vi  Apple  non  si  possono  vedere   e  conneAersi  l'un  l'altro.     Una   possibile   soluzione   potrebbe   essere   quella  di  collegare  i  tablets  via  Bluetooth  se   l'applicazione  lo  consente.     Creare   un   network   locale   con   l’Apple   Airport    
  17. 17. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Scegliere  il  format  
  18. 18. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Alcuni  consigli                       Non  cercate  di  essere  troppo  tecnologici  se  non  è  necessario     Aiutateli  ad  aiutarsi  l'un  l'altro!  
  19. 19. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Alcuni  consigli   U(lizzate   insieme   alla   tecnologia   anche   alcune   tecniche   “fisiche”   per  tenere  i  partecipan(  svegli  e  impegna(  (es.  body  vo(ng).  
  20. 20. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Set  up  delle  sale    
  21. 21. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Set  up  delle  sale     Tavoli  rotondi  con  6  max  8  sedie  per  tavolo   acqua  e  bicchieri   Prese   di   corrente   per   ricaricare   i   disposi(vi.   Penne   e   carta   (anche   se   hanno   gli   iPad  la  useranno  comunque)    
  22. 22. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Set  up  delle  sale    
  23. 23. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Applicazioni  mobili  e  strumen4  web   Le  applicazioni  mobili  e  gli  strumen(  web  per  gli  even(  consentono  ai   partecipan(   di   trovare   contenu(,   informazioni   u(li,   condividere   esperienze,  collaborare  e  fare  networking.  
  24. 24. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Presentazioni  interaHve   .     Spashtop  Presenter   Splashtop   Presenter   allows   presenters,   instructors   and   trainers  to  turn  their  iPad  into  the   ul(mate   presenta(on   remote.   O n c e   c o n n e c t e d   t o   t h e i r   computer   over   Wifi,   they   can   control   their   presenta(on   then   annotate  content  all  from  an  iPad.   Be  free  to  roam  around  the  stage   or  interact  from  all  four  corners  of   the  room.    
  25. 25. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013  Presentazioni  e  slides   CloudOn   CloudOn  brings  Microsoh  Office®  to  your  iPhone  &  iPad  and  links  it   to  your  Box,  Dropbox,  Google  Drive  and  SkyDrive  accounts.   Pointer   Show   your   presenta(on   on   a   secondary   screen   such   as   a   projector,   TV   or   monitor  and  interact  with  it  by  poin(ng  and  drawing.  
  26. 26. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Controllo  remoto   Remote  mouse   Turn   your   iPad   into   a   wireless   touchpad   and  keyboard  now!   You  can  take  control  of  your  presenta(ons   from  anywhere  in  the  room.  
  27. 27. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Brainstorming   iBrainstorm  (iPad)  +  iBrainstorm  Companion  (up  to  4  iPhone)     Capturing  and  sharing  your  inner  most  crea(ve  genius  has  never   been   easier.   Introducing   the   first   mul(-­‐device   collabora(on   tool   from  Universal  Mind.  From  iPhone  to  iPad  with  just  a  flick  of  the   finger,   iBrainstorm   has   set   the   bar   and   has   redefined   the   very   nature   of   collabora(on.     iBrainstorm   Companion   is   used   to   connect  to  a  running  session  of  iBrainstorm  on  the  iPad.  It  gives   up   to   4   people,   the   ability   to   create   ideas   on   their   iPhones   and   'flick'  them  over  to  the  iPad!    
  28. 28. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
  29. 29. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Brainstorming   ∞Board  +  ∞Board  Notes   ∞Board   is   a   virtual   whiteboard   suited   especially   for   educa(on,   project   management,   crea(ve   applica(ons   and   preAy   much   anything   else   you   can  think  of.     Other   devices   on   your   local   network   can   connect   to   your   board   and   throw   notes   to   you.   Great   for   brainstorming   sessions!     No  limits  with  the  number  of   devices  and  you  can  connect   both  iPad  and  iPhone  
  30. 30. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Brainstorming   VoiceThread   Create   and   share   dynamic   conversa(ons   around   documents,   snapshots,   diagrams  and  videos  -­‐-­‐  basically  anything  there  is  to  talk  about.  You  can  talk,   type,  and  draw  right  on  the  screen.  VoiceThread  takes  your  conversa(ons  to   the  next  level,  capturing  your  presence,  not  just  your  comments.  Anyone  can   join  the  discussion  from  their  iPhone,  iPad,  iPod  touch,  Mac  or  PC  -­‐-­‐  any(me,   anywhere.        
  31. 31. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Metodologia  
  32. 32. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Le  istruzioni   I  partecipan4:       Inviategli   (e   condividete   sul   vostro   sito   o   sui  social  media)  chiare  istruzioni  su  come   usare   la   tecnologia   che   avete   deciso   di   u(lizzare  per  la  vostra  sessione.     Dare   loro   una   persona   di   riferimento   per   essere  aiuta(  in  caso  di  problemi  tecnici       Assicuratevi   di   avver(rli   di   scaricare   le   app  quando  sono  collega(  a  una  rete  Wi-­‐ Fi  (se  possibile  inviate  loro  un  link  direAo   per  scaricare  l'applicazione  dall’AppStore)      
  33. 33. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Metodologia     Lo  Speaker:       Deve   preparare   le   diaposi(ve   con   PowerPoint  o  Keynote  e  conver(re  il  file  in   un   PDF.   Poi   caricarlo   nell'app   scelta   per   proieAare   Crea  un  mee(ng  e  voi  condividerete  l'ID  o  il   collegamento  con  i  partecipan(       Prepara  i  sondaggi  o  le  esercitazioni  che  devono  essere  usa(  durante  la   sessione.  
  34. 34. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Metodologia     In   Voicethread   o   un'altra   applicazione   adaAa   per   gli   obie7vi   della   sessione   preparate   il   caso   che   si   discuterà   e   per   il   quale   i   partecipan(   lasceranno  il  loro  video-­‐contributo.     Preparate   la   lavagna   di   iBrainstorm   o   ∞   Board   con   le   informazioni   che   si   desidera  raccogliere  durante  la  sessione     Create  sondaggi  e  ques(onari     Create   Badge   con   QRCodes   o   tweet   pron4   per   essere   invia4   o   link   ...   ques4  sono  grandi  strumen4  di  networking.  
  35. 35. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013  Un  QRcode  al  posto  del  biglie'o  da  visita   Quicktag   QRAugmented   Easy  QR  
  36. 36. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013  Questo  è  il   QRcode  con  i   miei  contaH    
  37. 37. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Clicktotweet.com  
  38. 38. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 QRcode  generator   Scan  to  tweet  
  39. 39. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Il  design  della  sessione   Istruzioni  per  la  sessione     Segui  la  sessione  su  Twi'er  usando  l’hashtag  #FRESH14   Twi'eremo  in  tempo  reale  i  contenu4  così  come  i  link,  i  nomi  degli   strumen4  presenta4  e  le  foto  
  40. 40. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Tweets  prepara4  in  an4cipo   Backdra   Backdrah   is   a   new   free   iPad   app   that   enables   you   to   write   tweets   in   advance,   and   then   releases   them   while   you   are   giving   a   presenta(on.       tweet   #FRESH14
  41. 41. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Durante  la  sessione   Crea  gruppi  di  6  max  8  persone     Prendetevi   il   tempo   per   spiegare   come   usare   le   applicazioni   e   cosa   vi   aspeAate   da   parte   dei   partecipan(.   Se   avete   tempo   organizzate   una   simulazione.     Dovreste   essere   sicuri   che   i   partecipan(   abbiano   veramente   capito   come   usare   gli   strumen(   scel(.   Questo   aiuta   anche   a   rompere   il   ghiaccio   all'inizio   della  sessione.     Ad  ogni  gruppo  sarà  dato  un  argomento  specifico  da  discutere.     Si   potranno   registrare   i   propri   contribu(   o   intervistare   i   partecipan(   allo   stesso  tavolo.  
  42. 42. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Durante  la  sessione   La   sessione   può   essere   programmata   in   moduli   con   il   tempo   definito   in   precedenza   per   dare   ai   partecipan(   la   possibilità   di   discutere   e   di   registrare   i  risulta(  e  condividerli  con  gli  altri  partecipan(   Easy  Timer   Easy   (mer   is   a   simple   (mer   applica(on   which   displays   remaining   4me   widely.   Especially   the   remaining   minutes   fills   the  en(re  screen.    
  43. 43. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Un  caso:  gli  Hybrid  angels  
  44. 44. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 L’idea   U(lizzare  l’iPad  insieme  ad  alcune  applicazioni  specifiche,  per   fornire  (in  par(colare  ai  partecipan(  a  distanza),  la  possibilità   di:     ¤ incontrare  relatori,  i  partecipan(  e  gli  sponsor   "personalmente”   ¤ camminare  virtualmente  aAraverso  il  centro  congressi  e   vedere  il  set  up  della  manifestazione,   ¤ vivere  alcuni  momen(  di  backstage,  o  partecipare  ad  una   cena  o  a7vità  sociale.  
  45. 45. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Come  organizzarlo?   ¤ 1  iPad  per  ogni  angelo   ¤ 3  o  più  breakout  rooms  virtuali   ¤ 1  moderatore  virtuale  o  on-­‐site   ¤ Una  buona  promozione/comunicazione  
  46. 46. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Apps  usate  per  le  breakout  rooms       GoToMee4ng   Google+   Skype  
  47. 47. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 In  giro  per  le  sale  per  condividere  una   vera  esperienza  
  48. 48. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Collegamen4  direH  anche  nel  computer   corner  
  49. 49. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013 Sul  palco  con  i  partecipan4  remo4  
  50. 50. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
  51. 51. Grazie   Stefania Conti-Vecchi www.eventagist.com

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