Your SlideShare is downloading. ×
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Karmac Krant juli 2011
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Karmac Krant juli 2011

2,126

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
2,126
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. krant IN HET KORT:Karmac Groep, Het nieuwe werken dankzij document- en informatielogistiek Gravenboeken Utrecht > 02 Afsluiting archief Sneek > 03 Archiefbeheer notariaat > 04 nAGO digitaliseert nijmegen verlost van Het digitale tijdperk in de duizenden affiches >> papieren wMO-akten >> Bibliobussen in ZH Zuidoost > 05 pagina 4 pagina 10 -11 NK Veldloop Gemeenteambtenaren > 06 Digitale akten Eijsden-Margraten > 07 Aanloopproblematiek AMC zit op één lijn wabo deskundig opgelost met Karmac >> Verzekeraar Conservatrix > 08 pagina 4 pagina 12 Afscheid papieren WMO > 10 Sociale functie bibliobus > 11 www.KARMAC.nl Digitalisering historische documenten Burger Weeshuis Harderwijk Historische documenten van het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ waarvan de oudsten terug gaan tot 1407! Voor het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe te Harderwijk digitaliseerde Karmac Microfilm Systems bv ruim acht meter archiefdozen: rond de 25.000 opnamen van schriften, folio’s, bonnen, bijlagen. “Interessante documenten, hoewel zeer verschillend van kwaliteit”, zo licht archivaris D. Hovenkamp toe. We spraken met hem over het Burger Weeshuis, de archieven en de digitalisering. Zie hiervoor pag. 7. Archivaris D. Hovenkamp in de haven van HarderwijkGold Memberpredicaat als Best Digitalisering maakt Travelcard ontzorgt de klant duurzaam werken mogelijkManaged Company 2011 Zo’n kwart miljoen mensen zijn administratie ontvangt een heldere fac- dagelijks onderweg met een tankpas van tuur waarmee de btw in één keer is terug KMM Groep, waarvan Karmac Groep Travelcard op zak. Travelcard stuurt hen te vorderen.”onderdeel is, krijgt het prestigieuze Gold desgewenst naar de goedkoopste benzi- In maart verhuisde het bedrijf naarMember predicaat omdat de organisa- Dankzij het digitale informa- waarbij de nieuwste ontwikkelingen nepomp in de buurt. ‘Travelcard’ bete- de Carlton WTC Toren in Almere. Tijdtie voor de vierde opeenvolgende keer tiebeheer komt voor tal van over- in de informatietechnologie gelden kent administratieve ontzorging voor het voor Travelcard om het papieren archieftot Best Managed Company binnen het heids- en particuliere organisaties als aanjager in de vernieuwing van bedrijf dat de passen aan zijn medewer- te digitaliseren. De opdracht werd aanNederlandse midden- en grootbedrijf is Het nieuwe werken (Hnw) binnen de fysieke werkplek(ken), de orga- kers ter beschikking stelt. Product mana- Karmac gegund.verkozen. KMM Groep behoort opnieuw bereik. Karmac maakt voor haar klan- nisatiestructuur en –cultuur, werk- ger Patrick Bosker: “De leaserijder hoefttot de groep uitblinkers en toonde aan ten al jaren dit type werken moge- processen en managementstijl. Het geen bonnetjes meer te bewaren en de >>Lees verder op pag. 10.dat het naast een gedegen management lijk. In deze uitgave komen over- nieuwe werken kent drie pijlers: hetook over een doordachte en duurzame heidsorganisaties aan bod waar Het fysieke (de omgeving), het mentalestrategie beschikt. Dit is de uitkomst van nieuwe werken inmiddels bestaat of en de IT-omgeving. Op het gebiedhet Best Managed Companies program- in de steigers staat. Dit mede dankzij van IT draagt Karmac in hoge matema dat Deloitte in samenwerking met de de moderne IT-mogelijkheden. Kar- bij aan een wezenlijk onderdeelKamer van Koophandel, mac directeur Richard Beers wijdt van Hnw, namelijk aan het tijd-VNO-NCW, TiasNim- er zijn column aan op pagina 12. en plaats-onafhankelijk werken.”bas Business School Hij schrijft over het nieuwe werken:en Management Team “Het nieuwe werken is een concept >> Zie verder pag. 12organiseert.
  • 2. 2 krantUtrecht digitaliseertde gravenboeken Graven van geliefden koesteren. Het is in weerwil van veel crematies een eeuwenoude niet weg te denken traditie. Bij degenen die een familiegraf kochten al helemaal niet. Veelal ondergebracht in een Stichting gaat het beheer van generatie op generatie. In de stad Utrecht heeft men de administratie van de ‘eigen’ graven laten digitaliseren door Karmac Informatie & Innovatie (I&I). “Zo’n 16.000 graflocaties over vier heel prettig dat we makkelijker en sneller ter. “Nu 20 jaar later worden deze toenbegraafplaatsen verspreid, zijn onder- Van zware Folianten dan ooit informatie kunnen verstrekken. zo verwerkte contracten herzien. Daar-gebracht in één bestand”, vertelt Let- naar een toetsenbord en De service neemt enorm toe. Karmac om komt het heel goed uit dat Karmacteke Landeweer, hoofd Administratie overzichtelijke beeldschermen slaat de data op in zware TIF-bestanden nu digitaliseert. We kunnen direct overBegraafplaatsen in Utrecht. van hoge kwaliteit. Vraagt iemand echter op het nieuwe systeem. De boeken zijn den en grafnummer. In het Vakkenregis- gen. We raadplegen dan twee schermen om specifieke data dan kunnen we deze in zes fasen opgehaald. Na twee weken Evenals de graven hebben de bijbe- ter is er per graf een bladzijde over wie er naast elkaar, waardoor alle informatie comprimeren naar een JPEG-formaat kwam er dan een gedeelte terug en werdhorende documenten een oude tradi- zoal begraven liggen. Voor de Voorwaar- gelijktijdig in beeld komt.” van bijvoorbeeld 1 Mb, die zo via de mail het volgende meegenomen. Snel dus. Detie. “De eerste documenten stammen uit den en condities dienen we zogenaamde aangeboden kunnen worden”. boeken belanden in het archief en zullenbegin 1830”, vertelt Letteke Landeweer. Folianten te raadplegen die toegankelijk Meer belangstelling nog slechts zo nu en dan opengeslagen“Deels zijn deze begin 1900 herschreven. zijn gemaakt door een zogenaamd Sleu- Het is zeker niet uit de tijd dat fami- Zo melden worden. Voor ons was daarbij het voor-Het bijzondere en bewerkelijke is dat de telboek. Dat vraagt om diepe bureaula- lies de graven van voorouders beheren, Begin jaren ‘90 van de vorige eeuw deel dat de aanbesteding aan Karmac aladministratie per graf is bijgehouden in den. Je hebt elke keer vier boeken op je zo vervolgt mevrouw Landeweer. “Om maakte het boekenarchief plaats voor de was gebeurd via een eerder groter aanbe-meerdere boeken”. bureau om het totaaloverzicht te krijgen. continuïteit te krijgen, brengen families computer. De data in de boeken werden stedingstraject van Utrecht waar dit deel Vooral ook omdat de Folianten zware graven vaak in een beheerstichting onder. niet meer geactualiseerd. Het archief- van uitmaakte. We konden ons dus zo bijZware folianten en grote pillen zijn. Door Karmac alles De zorg is dan door de generaties heen systeem in de computer nam het over Karmac melden. Men heeft het voortva- “Zo werden in een Dagregister prak- samen te laten voegen, kunnen we straks gewaarborgd. De belangstelling hiervoor en ook oudere bestanden werden deels rend aangepakt”.tische zaken genoteerd als datum overlij- zonder tilwerk het totaaloverzicht krij- neemt eerder toe dan af. Het is dan ook opgeslagen en bijgehouden in de compu-Rijkswaterstaat-Dienst Infrastructuurraadpleegt beheersobjecten nu onlineRijkswaterstaat heeft het beheer en onderhoud van tal van Rijks(water)wegen, bruggen, opritten en viaducten. In eigenjargon aangeduid als ‘kunstwerken’ of ‘objecten’. Via een databasestructuur zijn voor intern RWS binnenkort zo’n12.000 van deze kunstwerken en objecten digitaal te raadplegen. “Bij calamiteiten kan een inspecteur gemeentes en provincies gaat het nog om uit archieven van regionale directies.deze gegevens straks via RWS-intranet vele grotere aantallen objecten. Ook daaropzoeken”, zo vertelt projectleider Ane wordt al veel gedigitaliseerd”. Toegankelijke databasede Boer. “Van de objecten die vroeger op Het digitaliseren van al de documen-microfiches gearchiveerd werden, heeft De bulk ten en fiches resulteert in een enormeKarmac Microfilm Systems gedigitali- De bulk van de werken waar het database. Om elke tekening terug te kun-seerd op basis van voldoende kwaliteit om gaat is in de periode tussen WOII nen vinden is een heldere inhoudsopgavevoor de inspecteur. Een uitgebreide ope- en 1980 -dus voor het digitale tijdperk- per object fundamenteel. Gelukkig kanratie met als resultaat snellere toegan- gebouwd en aangelegd. Toename van de bij het opzetten daar van de expertise vankelijkheid, waardoor er sneller naar een verkeerintensiteit en tengevolge daarvan Karmac benut worden. Elke afbeeldingoplossing gezocht kan worden bij een meer files, noopten enkele jaren geleden wordt gecodeerd en in de overzichtelijkecalamiteit. Daarmee is de burger straks de toenmalige minister van Verkeer en inhoudsopgave geplaatst. “De toeganke-geholpen, bijvoorbeeld door iets minder Waterstaat De Boer tot een Spoedwet lijkheid en snelheid van terugvinden islang en vaak in de file te staan bij repara- wegverkeer. “Duizend tot tweeduizend hiermee gegarandeerd. In vergelijkingtie of vervanging”. Werken, ondergebracht bij meerdere met de papieren periode een enorme Directies, moesten snel en van nabij winst. Vroeger verliep er al gauw een paarMeer dan tekeningen bekeken kunnen worden. Ongeveer drie weken tussen de aanvraag en het kunnen De gearchiveerde bestanden omvat- jaar geleden werd vanuit de gedachte beschikken over een digitaal document.ten meer dan alleen technische teke- van snelheid en gemak gestart met het Nu is het een via een zoeksysteem binnenningen. Ook de onderliggende bere- digitaliseringsprogramma”, zo vertelt de de database een druk op de knop. Als wekeningen, wapening, sonderingen, projectleider. “Vanuit de goede historie alles wat voor handen is deze bewerkinggrondlaaggegevens en foto’s zullen op werd Karmac Microfilm Systems inge- hebben laten ondergaan, komen we ertermijn -voor zover aanwezig- digitaal zet, omdat het bedrijf alle vormen van ook achter wat er nog echt ontbreekt optoegankelijk gemaakt worden, zodat van archiefmateriaal van papier tot microfi- tekeningniveau. Indien relevant, kunnenelk object een zo compleet mogelijk beeld ches zondermeer kan digitaliseren. Voor we dan gericht gaan zoeken en eventueel De informatie over beheersobjecten iskan worden verkregen. “Wij mogen dan de microfiches staat Karmac aan de lat. besluiten om alsnog een tekening, foto beschikbaar in de database vanweliswaar over een uitgebreid archief Het materiaal wordt gediept uit allerlei of wat dan ook van een kunstwerk te Rijkswaterstaat.beschikken”, zo vertelt De Boer, maar bij archieven, uit het eigen archief maar ook maken”, aldus De Boer.www.KARMAC.nl
  • 3. 3www.KARMAC.nl Hellendoorn trapt af met digitaal werken Toen in 2006 de WMO een zaak werd van de gemeente, was de gemeente Hel- lendoorn haast wel gedwongen om op een andere manier haar capaciteiten in te zetten; ze kreeg er veel extra cliënten bij, tegenover nul extra medewerkers. Dit vroeg om een efficiencyslag, de afdeling ging over op digitaal werken. “Mensen vinden het altijd lastig om op een andere manier te moeten gaan werken,” Frank Smeitink, senior infor- matievoorziening, dacht hier met een aantal enthousiaste medewerkers goed over na en voer bij de implementatie van het digitale werken zijn eigen koers. “Omdat je hoe dan ook tegen deze reser- ves aanloopt, hebben we een kleine pro- jectgroep opgericht die zich niet alleen bezig hield met het digitaliseringsproces sec, maar vooral ook met de manier Frank Smeitink waarop wij dit richting de eindgebruikers wilden communiceren. bovendien een gedegen kwaliteit waar- Evelien Knop borgen. De Karmac-medewerkers heb- Bij de meeste gemeentes is het zo ben zich zeker prima aan hun afsprakenFuserend Sneek laat dat eerst de bestaande dossiers worden gedigitaliseerd, die worden vervolgens ontsloten in het documentair manage- gehouden. Ze werkten snel, zorgvuldig en documenten die we tussentijds nodig hadden, konden worden opgevraagd.”Karmac archief afsluiten ment systeem en als laatste gaan de eind- gebruikers digitaal werken. Zo’n hybride Hele afdeling enthousiast situatie vonden wij niet wenselijk en dus “Bij een omschakeling als deze is hetKarmac Document Management Solutions verzorgt voor vele gemeenten de bewerking van archieven en detachering draaiden we het proces om. Als eerste heel belangrijk dat je goed communi-van consultants voor DIV. Een goed voorbeeld hiervan is de afsluiting van het archief voor de gemeente Sneek, dat stap werden onze systemen zo ingericht ceert met de eindgebruikers. We hebbeninmiddels samen met Bolsward, Nijefurd, Wûnseradiel en Wymbritseradiel de gemeente Súdwest Fryslân vormt. dat je er digitaal mee kon werken, ver- er daarom steeds voor gezorgd dat zijHet project laat zien dat er voor de afdeling DIV een gedegen voorbereiding meerwaarde zijn voor het afsluiten van volgens hebben we het omschakelmo- op de hoogte waren. In een power pointarchieven . ment van analoog naar volledig digitaal presentatie legden we bijvoorbeeld uit zo kort mogelijk gehouden. Vanaf dat hoe het nieuwe systeem er uit zou zienDoor de aanstaande gemeentelijke kennis en flexibiliteit speelden een grote totaal (maximaal te verwachten) 450m1, omschakelmoment werd de post bij bin- en hoe ze hiermee moesten werken. Alherindeling in de regio diende er bin- rol.” het afsluiten van het dynamische archief nenkomst meteen gescand en gingen we snel was iedereen ervan overtuigd datnen de gemeente Sneek een correcte en de opzet van een nieuwe archiefstruc- alles digitaal bijhouden. Hierdoor kregen deze nieuwe manier van werken eigen-archiefafsluiting plaats te vinden. Een In beeld gebracht tuur. Alle documenten worden één voor de eindgebruikers niet de behoefte om lijk alleen maar voordelen heeft. Er zijnflinke taak die om expertise vroeg en Zij vervolgt:“De archieven van alle één doorlopen. Koen Wildenbeest: “Ik terug te vallen op het analoge systeem en nu minder handmatige werkzaamhedenwaar een stevige tijdsdruk op stond. “Een werkruimtes zijn in beeld gebracht. Hier lees en bepaal waar ze naar toe gaan. Het waren er veel minder acceptatieproble- nodig en we kunnen efficiënter werken.fusie van gemeenten betekent dat elke is een plan van aanpak uit voort geko- voordeel van mij als buitenstaander is dat men. Onze laatste stap was het digitalise- Het duurde niet lang of de hele afdelinggemeente wettelijk verplicht is het archief men, waarin zaken als kosten en tijdsbe- ik objectief kijk.” ren van de bestaande documenten.” was enthousiast.af te sluiten”, aldus Evelien Knop, in de slag ook werden gepresenteerd. Iedereen De WMO-afdeling is het eerste werk-nieuwe gemeente werkzaam als adviseur van het team ‘Documentaire Informa- Systematisch opgeborgen Doorloopsnelheid proces dat nu volledig digitaal werkt.Documentaire InformatieVoorziening. tievoorziening’ kon hierover zijn zegje Van de circa 120 meter archief in “De eis die aan deze werkwijze kleef- De medewerkers enthousiasmeren de“De gunning van de opdracht voor die doen. Na een zorgvuldige afweging kon Sneek is uiteindelijk een deel geselecteerd de, was dat de doorloopsnelheid van het andere afdelingen en volgens mij zietafsluiting van de afdelingsarchieven ging de start worden gemaakt”. en ter vernietiging aangeboden aan een scannen van de documenten snel zou iedereen nu de voordelen van digitaaluiteindelijk naar Karmac.” daartoe gecertificeerd bedrijf. Wat aan zijn. Na een korte pilot hebben we geke- werken in. Op dit moment zijn we in Zorgvuldig te werk gaan archief resteert, zal de komende tien jaar ken welk bedrijf het beste kon voldoen de voorbereidende fase voor de afdeling Koen Wildenbeest is als senior “Goed archiefbeheer begint met verder afnemen tot uiteindelijk ca 20%. aan onze wensen. Van andere gemeentes Werk & Bijstand. De eindgebruikers vanarchiefbewerker en adviseur documen- vernietigen”, vat Wildenbeest kort zijn Datgene wat overblijft wordt systema- kregen we goede berichten over Karmac. deze afdelingen zien uit naar het efficiën-tenstromen van Karmac Document activiteiten samen. “In vrijwel elke orga- tisch en wel zo opgeborgen dat het over Inderdaad konden ze snel werken en ter, digitaal werken.”Management Solutions bij het project nisatie bewaart men te veel. Ontdubbe- 100 jaar nog fatsoenlijk te raadplegen is.betrokken. Hij vertelt over het project- ling en opschoning betekent dat je zeer Dat betekent dat de nietjes er uit gehaaldonderdeel Archiefafsluiting. “Circa 120 zorgvuldig moet werken.“ worden, het plastic wordt verwijderdmeter archiefstukken moest worden De werkzaamheden omvatten het en de post-it stickers er af zijn. Al dezedoorgenomen, geschift en systematisch kamer voor kamer leegruimen van kas- materialen tasten namelijk het papiergeordend. Bij bedrijfs- of gemeentelijke ten en buro’s, het daarbij begeleiden van aan; roest en lijm zijn immers funest opfusies, zoals hier, loopt eigen personeel de ambtenaren, het beoordelen van de in termijn. Tot slot zegt Koen Wildenbeestgemakkelijk vast in de grote papierhoe- met een lach: “Om dit werk goed teveelheid. Het verplichte uitzoek- en Circa 120 meter doen, is één ding vereist, je moet wel eenselectiewerk moet doorgaans namelijk archiefstukken verwerkt archiefbeest zijn.”naast de dagelijkse taken gebeuren. Dekans is dan groot dat het te veel vertraagt,terwijl ik er zelf met zo’n drie maanden Eerste contactdoorheen ben.” Het eerste contact tussen de archief op basis van selectie op vernie- gemeente Sneek en Karmac dateert uit tiging bewerkt moest worden alvorensCommunicatie het najaar van 2009 en betrof de voor- deze gedigitaliseerd kon worden. Deze Evelien Knop bevestigt dit. De uit- bereiding op de voorgenomen digita- bewerking is door Karmac op de Docu-voering van een dergelijk project vraagt liseringsslag van de bouwvergunnin- ment Campus in Lelystad uitgevoerd.om zorgvuldigheid, ook en vooral in de gen. De besprekingen tussen gemeente Na afronding van deze bewerking is decommunicatie. “Het was voor de collega‘s Sneek en Karmac leidden tot een ori- gemeente Súdwest Fryslân voornemenseven wennen dat er een externe adviseur enterend archiefonderzoek door Kar- om de bouwvergunningen te laten digi-kwam. Daarover hebben we duidelijk mac. In eerste instantie bleek uit het taliseren.uitleg gegeven, Koen heeft hieraan zijn onderzoek dat het bouwvergunningenbijdrage geleverd. Zijn praktijkervaring, krant
  • 4. 4 krant NAGO digitaliseert De ‘bil-boards’ van Sloggi en de posters van The Society Shop, wie kent ze niet? Reclame is zó bepalend voor het straatbeeld. De Stichting Nederlands Archief Grafisch Ontwerpers (NAGO) en het ReclameArsenaal ontfermen zich over de archieven van Nederlands grafisch ontwerpers, ontwerp- en duizenden affiches reclamebureaus en leggen daarmee een tijdsbeeld vast voor het nageslacht. “Zoals musea schilderijen verza- niet de beste. Na ontvangst van een col- melen, verzamelen wij affiches.” Marie lectie beschrijven we deze in zijn geheel. Christine van der Sman, directrice van En nadat we het materiaal in kaart heb- NAGO, klinkt enthousiast. “De collecties ben gebracht digitaliseren we het en die wij ontsluiten zijn the top of the bill, plaatsen we de plaatjes op onze website.” pure kunst. Dat mag je niet verloren De collecties blijven vervolgens niet bij laten gaan.” het NAGO in Utrecht. “We geven ze in Maar behalve de artistieke waarde beheer van erfgoedinstellingen met een van het materiaal zijn er meer rede- publieksfunctie. Denk aan de Universi- nen om dit cultureel erfgoed te bescher- teit van Amsterdam met haar ‘Bijzondere men. Marie Christine van der Sman: Collecties’ of het Haags Gemeentear- “Het NAGO toont de geschiedenis van chief. Na het ontsluiten en conserveren het grafisch ontwerpen na de Tweede van het materiaal zit onze taak er op. Wereldoorlog en geeft tegelijkertijd een Eigenlijk zijn we dus een doorgeefluik.” goed tijdsbeeld. Het ReclameArsenaal verzamelt vergelijkbaar materiaal, maar Het geheugen van Nederland dan specifiek gericht op reclame. De Sinds een half jaar coördineert het collectie van het ReclameArsenaal is ook NAGO een groot, nationaal project: het ouder en omvat materiaal vanaf circa Afficheproject voor het Geheugen van 1860. Mensen vinden het leuk om oud Nederland van de Koninklijke Biblio- reclamemateriaal terug te zien. Neem de theek. Met nog zes andere instituten tentoonstelling Reclameklassiekers die – het ReclameArsenaal, het Affichemu- onlangs in de Beurs van Berlage werd seum in Hoorn, het Instituut voor Soci- gehouden. Die trok 72.000 bezoekers!” ale Geschiedenis, het Filmmuseum Eye, het Theaterinstituut Amsterdam en het Doorgeefluik Museum voor Communicatie – probeert Het NAGO verwerft, ontsluit en het NAGO hierin een zo compleet moge- behoudt affichecollecties van hoog lijk beeld neer te zetten van de Neder- niveau. Marie Christine van der Sman: landse affiches sinds 1880. Dat is zo “We hebben de afgelopen jaren heel wat ongeveer het moment waarop de raam- collecties in handen gekregen. Bijvoor- en strooibiljetten werden ingeruild voor beeld het archief van Total Design. de massaproductie van affiches. In juni Wim Crouwel, oud-directeur van Total moet het project zijn afgerond en zal via Design, maakte affiches voor bijvoor- de website www.geheugenvannederland. beeld het Stedelijk Museum en is één van nl de verzamelde collectie affiches van Nederlands beste grafisch ontwerpers, zo zeven erfgoedinstellingen te zien zijn.Controlewerkzaamheden bij de stichting NAGOFrank Smeitink/Het stadhuis in HellendoornAanloopproblematiekWabo deskundig opgelostSinds 1 oktober 2010 hebben alle Nederlandse gemeenten te maken met de een fysieke bewaarplicht hebben. WeWet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (WABO). Vijfentwintig bouw-, scannen alles, maar moeten dus ook allemilieu-, natuur- en monumentenvergunningen zijn hierin samengevoegd tot papieren documenten bewaren. Boven-één omgevingsvergunning die digitaal is aan te vragen bij de gemeente. Een dien moeten de digitale WABO bestan-stuk eenvoudiger voor de burger, maar op dit moment nog een stuk omslach- den een ‘natte handtekening’ hebben entiger voor de gemeenten. De gemeente Lansingerland heeft dienstverlening meerdere stempels. Dat betekent dus dathoog in het vaandel staan. Een professionele inrichting van het WABO proces we digitale bestanden moeten printen,hoort daarbij. Om niet volledig het wiel zelf uit te hoeven vinden, heeft de die handtekening cq stempel moet zet-Gemeente Lansingerland daarom Karmac ter ondersteuning ingeschakeld. ten en vervolgens de boel weer moeten scannen. Een omslachtige procedure die Marie Christine van der Sman, directrice NAGO Frank Smeitink/Het stadhuis in Hellendoorn “De invoering van de WABO kost drie maanden ‘proefdraaien’ met Kar- tijd kost die je liever aan iets anders zouonze afdeling Informatievoorziening & mac. “We hebben in de oriënterende besteden.”Faciliteiten op dit moment ongeveer 36 fase gesprekken gehad met verschillende Uitdaging voor Karmacuur per week extra werk. Werk dat wij partijen. Wat ons over de streep trok bij Beleid gestuurd op digitalisering Tienduizenden affiches moesten gekozen voor Karmac omdat zij echtmet onze huidige bezetting niet kunnen Karmac was dat zij na afloop van die drie Het beleid van de gemeente Lan- gedigitaliseerd worden en een groot met ons meedenken over hoe we hetopvangen.” Aan het woord is Arjan Dren- maanden een rapport zouden opstel- singerland is er – met het oog op de aantal affiches heeft een grootte van digitaliseren zo efficiënt en goedkoopthen, medewerker DIV (Documentaire len waarin aanbevelingen zouden staan toekomst – toch op gericht om zo veel ruim twee maal A0 (Muppiformaat). mogelijk kunnen doen. Het idee om deInformatievoorziening) bij de gemeente over de WABO. Dat rapport hebben mogelijk digitaal te werken. Alle inko- Hoe digitaliseer je zulke grote hoe- affiches met een Muppiformaat te scan-Lansingerland. “De verwachting is dat we inmiddels ontvangen en schiep veel mende post wordt bijvoorbeeld inge- veelheden en immense materialen in nen hebben we in samenspraak al snelde WABO en de daarmee samenhan- overzicht.” scand. Maar ook bedrijven worden vredesnaam? Niet alleen het NAGO, laten varen. De materialen zijn zo grootgende structuren in de gemeente binnen gestimuleerd om digitaal zaken te doen maar ook vier andere instellingen die dat je ze in drieën zou moeten scannen.afzienbare tijd verder worden geautoma- De WABO kwam te vroeg met de gemeente. “We zitten nu in een meewerken aan Het Geheugen van Als we dat zouden doen, zijn we binnentiseerd waardoor deze extra uren niet Arjan Drenthen: “Het probleem met hybride situatie, maar iedere dag worden Nederland schakelden Karmac Micro- de kortste keren door ons budget heen.meer nodig zijn. Om het werk in de tus- de WABO is dat de applicatie ervan meer activiteiten gedigitaliseerd. We zijn film Systems in voor de digitalisering. Karmac kwam met het plan om desentijd op te vangen hebben we Karmac uitgaat dat alle gemeentelijke processen heel tevreden met Karmac. Deze oplos- “Er zijn maar weinig spelers op affiches te fotograferen in plaats van teingeschakeld. Van hen is nu iedere dag digitaal verlopen. Helaas is dat nog niet sing is flexibel en we krijgen mensen met de markt die grote hoeveelheden affi- scannen. Per affiche betalen we nu eeneen kracht bij ons aan het werk.” zo. Niet alleen bij ons is dat het geval, verstand van zaken die actief meeden- ches kunnen verwerken,” vertelt Marie zeer schappelijke prijs. We zijn dan ook bij de meeste gemeenten is dat zo. We ken. Voor ons een goede oplossing dus.” Christine van der Sman. “Wij hebben enorm tevreden over wat Karmac totProefdraaien hebben nog geen machtiging voor sub- nu toe voor ons betekend heeft.” De gemeente wilde in eerste instantie stitutie van de provincie, waardoor wewww.KARMAC.nl
  • 5. 5www.KARMAC.nlWageningen zet nieuwe stap Wederzijds leren leidde tot optimaalin digitaliseringstraject resultaatSinds juli 2010 is het cliëntenarchief van de gemeente Wageningen volledig digitaal. Wim Aartse is teammanagerInformatie management en vertelt over de digitalisering van de dossiers, een project dat onderdeel is van het completedigitaliseringstraject waar de gemeente al jaren mee bezig is. “In 2005 is in onze organisatie begon- gemeente met een documentair manage- ren. Ik kan wel zeggen dat we van elkaarnen met de digitalisering van het bouw- ment systeem waarin sommige dossier- hebben geleerd.”vergunningenarchief. Van daaruit is stukken al wel digitaal waren opgenomengeleidelijk het complete papieren archief en andere weer niet. Wim Aartse: “Onze Meerwaarde digitaal archiefvan de gemeente gescand,” vertelt Wim vraag was complex. De eerste partij die Nu alle archieven van de gemeenteAartse. “Het laatste grote archiefonder- we aantrokken om de digitalisering uit Wageningen zijn gedigitaliseerd, wordendeel dat gedigitaliseerd moest worden, te voeren kon uiteindelijk helaas niet ook de poststromen digitaal bijgehou-was dat van de sociale dienst. Karmac waarmaken wat wij wilden. Ook Karmac den. Zodra een (archiefwaardig) post-heeft dit project voor ons uitgevoerd. Het heeft even met onze opdracht moeten stuk binnen komt, wordt het gescand enging om ongeveer vierduizend dossiers stoeien, maar het is wel gelukt. Naar volle in het documentair management systeemvan cliënten met een uitkering. Zij vallen tevredenheid. Wij zeggen tegen al onze opgenomen. Ook alle uitgaande postonder de WMO of WWB.” leveranciers ‘wij zijn leken, jullie dienen is hierin terug te vinden. Wim Aartse: aan te geven of het wel, niet of beter kan’. “Doordat alles digitaal is, kunnen we veel Wim Aartse, teammanager Informatie management bij de gemeente Wageningen Een gemakkelijke opdracht was het Dat heeft Karmac gelukkig ook gedaan. efficiënter werken. Dossiers gaan nietdigitaliseren van de dossiers niet. De Ze zijn manieren gaan bedenken om de langer van de ene naar de andere afde- municatie met hen gemakkelijk is terug kunnen onze cliënten een veel snelleregemeente wilde de archiefstructuur van documenten volgens onze wijze te digi- ling, er kan beter gestuurd worden op de te vinden. Dat digitale werken is een service bieden. En dat is toch waar hethoofddossiers met daaronder tabstroken taliseren, maar hebben tegelijkertijd ook werkvoorraad en cliënten kunnen met- grote meerwaarde. Onze medewerkers allemaal om draait.”en subtabs behouden. Daarnaast werkt de voorstellen gedaan om dit te optimalise- een geholpen worden, omdat alle com- kunnen er prettiger mee werken en wij Het leesplezier komt naar je toeIn het Groene Hart van Zuid-Holland vind je nog het èchte platteland. Veel De bibliobus, een brede keuze aangemeenten bestaan uit verschillende kernen en om naar de supermarkt te boeken, voor jong en oudkomen moet je de auto pakken. Ook de dichtstbijzijnde bibliotheek ligt voorveel inwoners niet om de hoek. Daarom werkt Stichting BibliotheekNetwerk aangesloten op dat van het Bibliotheek-Zuid-Holland Zuidoost met zogenaamde bibliobussen. Het leesplezier rijdt netwerk: “De gebruikers van de bibliobusals het ware naar je toe. kunnen dan net als de andere leden gebruik maken van de faciliteiten van ons “In drie van de dertien gemeenten Karmac speelde daar op in. Ze hadden krap netwerk, bijvoorbeeld via onze catalogusuit ons netwerk rijdt een bibliobus rond.” een jaar om bussen mèt inhoud te regelen materialen reserveren. Maar ja, het gaatAan het woord is regiomanager van en dat is ze gelukt. Ik moet zeggen dat ik waarschijnlijk wel even duren voordatBibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuid- dat een hele prestatie vind.” dat is gerealiseerd. Veel partijen moetenoost Anke Ferdinandusse. “Het is enorm Helemaal aansluitend was de dienst- hun stem daarover laten horen en webelangrijk dat iedereen de kans krijgt om verlening van ProBiblio en Karmac kunnen nog wel even wachten op eenhet plezier van lezen te ontdekken en uit helaas niet. Twee maanden moesten de fiat.”te voeren. Veel kinderen en ouderen die klanten het zonder bibliobus stellen. “Inwat minder mobiel zijn, zijn hiervoor die tijd zijn er zowel klanten als gegevens Ook aan de boeken uit de bibliobusafhankelijk van de bibliobus. ” verloren gegaan. Maar daar tegenover heeft Ferdinandusse even moeten wen- staat gelukkig dat het aantal leden van de nen. “Wij kopen in bij NBD/Biblion, Anke Ferdinandusse van Stichting BibliotheekNetwerk Zuid-Holland ZuidoostGroei bibliobus nog steeds groeit.” waar de boeken helemaal voor een bibli- bij de bibliobus van Karmac Tot ver in 2008 reden in de regio de otheek gebruiksklaar worden afgeleverd.bibliobussen van ProBiblio. In januari 2009 @debibliobus Karmac koopt in bij het Centraal Boek- Maar over het algemeen is ze erg de Kinderboekenweek en het projectnam Karmac Bibliotheek Service het stokje Maar groei of niet, de dingen kun- huis. De boeken zien er anders uit, zo tevreden. “Karmac is een organisatie die Boekstart. Maar ook is de bibliobus sindsover. “De reden was een subsidiestop van nen altijd beter. Eén van de wensen hebben sommige boeken een zachte kaft me op een aantal punten aangenaam kort te volgen via Twitter. Ze volgen dede provincie. ProBiblio kon haar diensten van Ferdinandusse is dat het automati- en verschilt de etikettering.” heeft verrast. Ze sluiten goed aan bij vaart der volkeren en dat weet ik zekerniet meer kostendekkend aanbieden en seringssysteem van de bibliobus wordt landelijke acties zoals Nederland Leest, te waarderen.” krant
  • 6. 6 krant NK Veldloop Gemeenteambtenaren 2011 De NK Veldloop 2011 voor Gemeenteambtenaren in Lelystad ligt al weer achter ons. De organisaties was tevreden. In totaal liepen 4.208 ambtenarenIk zit in het ‘oud papier’ uit 293 gemeenten drie verschillende afstanden 6, 9 en 12 km door de natuur- rijke omgeving van Lelystad. Volgend jaar is er met de 25e editie wat te vieren. Misschien wel het belang van de Veldloop in het kader van verduurzaming enKarmac DMS is heel blij dat Edwin Hoekwater (63) per 1 januari het team gezondheid.versterkt. Edwin heeft jarenlange archiefervaring en beschikt dan ook over Voor Karmac, een van de sponsors lijke en landschappelijke inrichting eneen grote kennis en kunde op dit gebied. en specialist in document management, willen ook dat de burger zich bewust ligt verduurzaming ten grondslag aan wordt van haar rol in dit kader. Verduur-Op je 63e nog bij een nieuw het verleden (historische documenten), de bedrijfsactiviteiten. Karmac is bij zaming van de samenleving op diversebedrijf gaan werken? Vertel! het heden (de poststroom) als de toe- bedrijfs- en overheidsorganisaties name- niveaus, daar gaat het om. Het is de bur- “Ik heb jarenlang gewerkt als docu- komst (groeiende dossiers) bezig en dat lijk actief in archivering, digitalisering ger die de planeet leefbaar kan houden.mentalist bij een gemeente-archief. Ik is nooit saai. Ik vind het belangrijk en van dossiers en onvervangbaar papie- Dat besef begint bij het inzicht in hetben nu in dienst van Karmac. Karmac interessant om goed, maar vooral soci- ren erfgoed en de inrichting van docu- belang van de eigen gezondheid en diehoorde via via mijn naam vallen en aal met collega’s om te gaan. Dat maakt mentstromen. Daarin levert de onder- van toekomstige generaties.heeft derhalve gevraagd of ik in dienst het werk ook leuk natuurlijk.” neming op het terrein van corebusiness Karmac sponsort als duurzaam-wilde komen. Het bevalt goed. Ik ben een geheel eigen en essentiele wijze een heidsbevorderende organisatie graag demomenteel bezig met het archief van Je hebt het archiefwezen in bijdrage en vorm aan de trend naar ver- NK Veldloop. In de recente editie betrofde gemeente Eindhoven – wat moet er je leven zien veranderen. Hoe duurzaming, in dit geval van informatie dit de 6 km loop vanaf 45 jaar die voor deweg, wat kan bewaard worden. In mei ervaar je dat? en documentatie. gelegenheid was omgedoopt tot Karmac- De lustrumeditie wordt georgani-zullen we dit project afronden en dan “Ik ben een archiefdinosaurus, ik loop. Met het sponsoren van de NK werd seerd in gemeente Heemskerk op 7 maartga ik verder met het volgende project.” heb zoveel gezien. Ik moet wel zeggen Het belang van verduurzaming wordt tevens het Astma Fonds ondersteund. 2012. Karmac hoopt op een mooi vervolg dat de ontwikkelingen snel gaan. Ik ben door overheden steeds meer onderkend De deelnemers en sponsors brachten en een nieuwe stap in het uitdragen vanMaar je zit tegen je pensioen echt nog iemand van het papiertijd- en uitgedragen. Overheden stimuleren gezamenlijk 6.800 euro bijeen voor het het belang van duurzaamheid voor mensaan. Moet je niet afbouwen? perk. Ik vind eigenlijk ook dat je geen bijvoorbeeld duurzaamheid in de stede- Astma Fonds. en organisaties. “Ha, ik ga nooit met pensioen…. papier moet weggooien. Ik ga wel metAls mijn gezondheid het toelaat, blijf ik de techniek mee hoor, maar historischezeker tot mijn zeventigste werken. Ik gafluitend naar mijn werk. Mijn werk is documenten moet je naar mijn mening toch altijd bewaren. Ook al zijn ze gedi- Even voorstellenzo ongelofelijk leuk. Je bent met zowel gitaliseerd.” Archiefwerk is absoluut niet stoffig Sinds december versterkt Quentin Hermens (38) het team van Karmac ColofonDe Karmac Krant is een uitgave van Wikipedia, Gemeente Sneek, KvK Alkmaar Document Management Systems. Hij stelt zich graag even voor. Wat is je achtergrond? Waar ben je momenteelde gezamenlijke bedrijven binnen de Vormgeving “Na mijn studie kwam ik eigenlijk mee bezig?Karmac Groep. Sensum per toeval bij de gemeente Renkum “Ik ben op dit moment gedetacheerdOplage: 6.000 Drukwerk terecht. Ik kreeg hier de kans om de bij de gemeente Berkel en Rodenrijs.Verschijning: 2 x per jaar Van der Wekken, Dronten opleiding SOD te doen. Ik heb vervol- Hier regel ik alle voorkomende takenVerspreiding: Controlled circulation Kopij, suggesties en bestellingen gens jaren als documentair informatie- met betrekking tot de WABO (wet alge-onder relaties van de Karmac Groep. krant@karmac.nl verzorger gewerkt.” mene bepalingen omgevingsrecht). HeelUitgever leuk en afwisselend werk.”drs. Meine Breemhaar Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze Hoe ben je bij Karmac terecht Hoe kun je jouw werkstijlHoofdredacteur uitgave mag worden verveelvoudigd, gekomen? Hoe vind je het team waar je in omschrijven?Richard Beers opgeslagen in een geautomatiseerd “Toen ik besloot te gaan samenwo- terecht gekomen? “Mijn kernwoord is ‘helder’. Je moetRedactiecoördinatie gegevensbestand of openbaar gemaakt, in nen met mijn vriendin in Almere Buiten “Ik heb veel overleg met mijn account- geen dingen beloven die je niet waarKMM Groep enige vorm of op enige wijze, hetzij elektro- moest ik ander werk zoeken. De keuze om manager en directe collega op kantoor. kunt maken. Soms betekent dat dat je neeBen Claessens nisch, mechanisch, door fotokopieën, bij Karmac te solliciteren was een bewus- Wat ik merk is dat het bij Karmac gaat om moet verkopen. Maar liever dat dan ver-Externe bijdragen opnamen of enige ander manier zonder te. Karmac is een grote en professionele kwaliteit en niet om kwantiteit. Ze hebben wachtingen creëren die je niet waar kuntIlse Ruijters, Ab Oudman voorafgaande schriftelijke toestemming speler in het archiefwezen. Het bedrijf is liever een klein aantal goede mensen aan maken. Verder probeer ik me zo snelFotografie van de uitgever. digitaal gezien heel goed bezig. Dat sluit het werk dan een groot aantal mensen die mogelijk aan te passen aan de bedrijfs-Brian Morgan Almere, Deze krant is gedrukt op FSC papier. perfect aan op mijn visie, het archief moet ze in het diepe gooien. Er is echt aandacht cultuur van het project waarop ik word zijn stoffige imago afschudden.” voor jou als mens.” neergezet.”www.KARMAC.nl
  • 7. 7www.KARMAC.nl Documenten ‘Archief Burger Weeshuis’ gaan terug tot 1407 Documenten geven beeld van de roerige historie in Harderwijk “Het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ hanteerde strenge regels. De weeskin- deren liepen er veelal opvallend herkenbaar bij. In een soort weeshuisuni- formpjes. Het werd hen stevig ingewreven dat de bedeling voor ze zorgde. Dus dat ze dankbaar dienden te zijn. En gehoorzaam. Het archief van het Weeshuis geeft een beeld van wat er speelde. Doordat het nu gedigitali- seerd wordt, is het voor een breed publiek gemakkelijk toegankelijk”. Archivaris D. Hovenkamp leidt het aangevende handels- en visserijstad, er genealogen en andere belangstellenden Burgerweeshuis dit digitaliseringprojectproject ‘Digitalisering Archief Burger was een grote Universiteit en er was zal trekken. Dat daardoor meer mensen wel bekostigt. Er vallen weliswaar geenWeeshuis’ vanuit het streekarchivariaat veel menselijk leed. Hovenkamp: “Zo naar de studiezaal komen voor advies, wezen meer door te verzorgen, maarNoordwest-Veluwe te Harderwijk. Kar- brandde in 1503 de stad grotendeels af en uitleg en raadpleging kan het gevolg zijn. over geld voor culturele activiteiten, zoalsmac Microfilm Systems bv te Lelystad deden de Fransen het in 1673 nog eens Meer hits leiden dan tot meer bezoek. kunstaankopen en nu het digitaliseren,kreeg de opdracht om ruim acht meter dunnetjes over. De bevolking, geteisterd “Het is natuurlijk heel interessant al die beschikt men nog wel.archiefdozen te digitaliseren: rond de door epidemieën als de pest en Engelse namen van wezen, de achtergronden, de Hovenkamp: “Er staat zeker meer25.000 opnamen van schriften, folio’s, ziekte, stierf in bepaalde periodes als rat- financiers, de aankopen en reparaties. archiefwerk in de steigers. We willen ech-bonnen, bijlagen, en al dat soort papier- ten. Een deel van de rijke geschiedenis Het beeld hoe men leefde komt zo wer- ter eerst hiervan het resultaat zien. Wijwerk. “Interessante documenten, hoewel van Harderwijk -niet per se de hoogte- kelijk tot leven”. zijn in zee gegaan met Karmac Microfilmverschillend van kwaliteit, waarvan de punten staat binnenkort op internet”. Systems bv omdat de condities het meestoudste dateert van 1407”, zo licht Hoven- Geld gunstig waren. En omdat het bedrijfkamp toe. Meer hits In 1965 werd de Algemene Bijstands- dichtbij in Lelystad is gevestigd“. Archeoloog Hovenkamp, die inder- wet van kracht en nam de overheid deStierven als ratten tijd het bodemarchief (zijn studieobject) verzorging van de wezen over. De oor- De stad Harderwijk grensde vroeger inruilde voor het papieren archief, ver- spronkelijke taak van het weeshuis werd Documenten geven beeld van de roerigeaan de Zuiderzee. Het was een toon- wacht dat het digitale archief straks veel beëindigd. Aardig is dat de Stichting Het historie in HarderwijkDigitale akten voor De gemeente Eijsden-Margraten noemen zich samen Bloesem van het van de akten gedigitaliseerd en ervoor gezorgd dat de documenten nu wel losBloesem van het Zuiden Zuiden. De regio is bekend van het typi- op te vragen zijn. Ik stond versteld van sche Limburgse heuvellandschap en als de korte tijd die Karmac hiervoor nodig doorkomst bij grote wielerevenementen. had; binnen twee weken was de klus De gemeente Eijsden-Margraten telt in klaar. In het verleden nam dat meer totaal 25.000 inwoners; 12.000 uit Eijs- tijd in beslag. De tijdwinst komt onderPer 1 januari 2011 zijn de Limburgse gemeentes Eijsden en Margraten gefuseerd. De gemeentehuizen van zowel Eijs- den en 13.000 uit Margraten. Zowel de andere doordat Karmac het documentden en Margraten blijven echter beiden in gebruik. Uiteraard betekent dit dat de medewerkers van het gemeentehuis gemeente Eijsden als de gemeente Mar- management systeem waar wij mee wer-in Eijsden de akten van het gemeentehuis van Margraten moeten kunnen inzien en vice versa. Tot voor kort was dat graten zijn in de jaren ‘90 al begon- ken kent. Veel gemeenten gebruiken ditniet mogelijk. Het werd tijd voor digitalisering! nen met het digitaliseren van de per- systeem. De juiste koppeling was vrij snel soonskaarten. Eens per jaar scanden de gemaakt.” gemeenten bovendien de boeken met akten. Op zich natuurlijk goed en voor- Martijn Reinders zegt over de uitstrevend, maar toch liep de fusiege- samenvoeging van de twee gemeenten: meente Eijsden-Margraten tegen twee “We hadden deze schaalvergroting echt problemen aan. De akten waren niet nodig. Maar een echt grote gemeente zijn voorzien van metadata, zodat zij moeilijk we nog steeds niet. We blijven daarom te doorzoeken waren. Daarnaast werden de akten per jaar digitaliseren. Zo vaak de akten niet organisatiebreed beschik- worden ze immers niet opgevraagd.” baar gesteld. “Ik had van andere gemeenten goede berichten over Karmac gehoord en zo zijn we daar terecht gekomen,” vertelt Martijn Reinders, beleidsadviseur infor- matiemanagement . “De samenwerking is goed bevallen. Karmac heeft de bestan- den op zo’n manier ontsloten dat beide locaties, via ons documentair manage- mentsysteem, de akten nu kunnen opvra- gen. Ook heeft Karmac een extra deel krant
  • 8. 8 krant Conservatrix: Een moderne verzekeraar met een conservatief beleid “Conservatrix biedt haar klanten financiële zekerheid. Dit heeft zich in de laatste paar jaren vertaald in een enorme groei. Het is curieus dat je als onaf- hankelijke verzekeringsmaatschappij de premie-inkomsten ziet verdubbelen in tijden van crisis. Wij zijn een verzekeraar met een conservatief beleid. Tege- lijk werken we met de modernste techniek voor verwerking en opslag van de dossiers: Karmac scant maandelijks de hele administratieve huishouding en met het DMS-systeem Alchemy kunnen we er razendsnel onze weg in vinden.” Christian van Kooten, adjunct- De papieren versie houdt Karmac effec- directeur van Conservatrix te Baarn, tief gestructureerd opgeslagen in haar Gemeente Zeevang benadrukt de hechte samenwerking van moderne warehouse.” zijn bedrijf met onafhankelijke financi- ele adviseurs die betrokken zijn bij de Simpele rekensom klant. “Dat kan alleen door goed te luis- Van Kooten: “Jaren daarvoor werkten teren, persoonlijke service, als het even we met een eigen scansysteem en sloegen tevreden gebruiker kan zonder tijdsdruk, waardoor de klant we de huishouding zelf op. Een bewer- zich gemakkelijk voelt. Belangrijk in dat kelijke activiteit. Een simpele rekensom kader is dat Conservatrix financieel advi- leerde ons dat we met uitbesteding veel seurs een compleet financieel bouwwerk tijd en geld wonnen. We hebben met aanbiedt gericht op de particuliere en Karmac goede contractuele afspraken bibliobus zakelijk eindafnemer met betrekking tot kunnen maken. Men begreep goed wat wonen, inkomen, oudedagsvoorziening onze problemen waren en kwam met en nabestaandenzorg.” adequate oplossingen. Gelijktijdig werd ook op advies van Karmac het Alchemy Sinds 1872 data-management-systeem aangeschaft, Conservatrix richt zich dus op zake- waardoor we razendsnel onze weg kun- lijke en particuliere klanten. Het is een nen vinden in alle bestanden. Alle con- erkende verzekeraar die zich al sinds tracten -ook die van vóór 2009- zijn op“Heb ik de boekenbus gemist?” In de ontvangstruimte van het gemeentehuis van Zeevang staat een wat oudere dame 1872 specialiseert in levensverzekerin- deze manier te raadplegen, zodat we permet een schoudertas gevuld met boeken. De receptioniste vertelt dat de bustijden zijn aangepast, het heeft in de krant gen, pensioenen en hypotheken. Van klant direct kunnen informeren.”gestaan. “Hmm, nou ja, ik heb mijn boek nog niet uit dus ik heb in ieder geval nog wat te lezen. Maar ik had ook een Kooten: “Hoewel we wellicht minderboek besteld en ik hoopte dat die er zou zijn vandaag.” naamsbekendheid genieten als de grote Privacygevoelig verzekeraars, kunnen wij ons uitstekend Het directiearchief is eveneens gedi- We vangen het gesprek toevallig op. bezuinigd moest worden, hebben een met hen meten. Het bewijs is niet alleen gitaliseerd. Van Kooten: “We wilden perWe zitten te wachten op mevrouw Jetty aantal bibliotheekvestigingen de deuren ons lange leven, maar vooral ook onze se niet dat dit buiten de deur zou gebeu-Voermans, wethouder van de gemeente gedwongen moeten sluiten. Dat leidde solide financiële basis. Zo is onze solva- ren. Het ging om teveel privacygevoeligeZeevang. Zij zal ons vandaag alles gaan natuurlijk tot veel commotie. Ja, toen biliteitsmarge bijvoorbeeld drie keer de informatie. Dus schoof Karmac hier devertellen over de Karmac Bibliobus in kwamen andere gemeenten hier vragen wettelijke toegestane.” apparatuur naar binnen. Zonder pro-deze gemeente. Lang duurt het niet voor- ‘hoe doen jullie dat’. Ik ben blij dat wij blemen werd ook dat archief digitaaldat zij in de deuropening verschijnt. destijds een verstandige keuze hebben 30.000 stukken toegankelijk.”Mevrouw Voermans is een charman- gemaakt.” Verzekeren vraagt om een goed geor-te dame die ons mee neemt naar haar ganiseerde administratie. Er zijn con- Kluis werd kantoorkamer om enthousiast verslag te doen. Hoeveel abonnees heeft tracten met een looptijd tot wel 30 jaar. Inmiddels is het archief uit de kluis de Bibliobus? Elke mutatie dient snel en nauwgezet en is deze tot kantoor omgevormd. Wel-De u omringende gemeenten “Onze gemeente telt 6307 inwoners, bijgewerkt te worden en fouten zijn zeer kome ruimte om de snelle groei vanhebben bibliotheek vestigingen. waarvan 889 mensen lid zijn van de onwelkom. Voor Conservatrix betekent Conservatrix op te vangen. De moderne Jetty VoermansWaarom heeft de gemeente Zee- Bibliobus. Dat is meer dan tien procent! dit dat er dagelijkse honderden dos- verzekeraar maar met behoudende ken-vang gekozen voor een Best veel, toch? Ten opzichte van vorig siers passeren. Uiteraard verwerkt het merken op het gebied van product enBiblioBus? jaar zijn we met 12% gegroeid. We zijn en de bus heeft met iedere school een bedrijf deze al jaren digitaal. “Sinds janu- dienstverlening. Met als slogan: Conser- “In onze gemeente en ook in de een plattelandsgemeente die bestaat uit samenwerkingsverband. De scholen heb- ari 2009 digitaliseert Karmac maande- vatrix, een beetje conservatief is zo gekaan ons grenzende gemeenten heeft tot zes kernen. Tussen die kernen zit best ben een collectief abonnement en gaan lijks de ongeveer 30.000 stukken. Deze nog niet.2009 de Bibliobus van ProBiblio gere- een groot verschil in het aantal en soort met groepjes naar de bus.” komen binnen een week digitaal terug.den. Door het wegvallen van provin- abonnees. Zo hebben we twee vergrijsdeciale subsidie hield deze service op te kernen. Neem als voorbeeld Schardam. Bent u tevreden over debestaan. De omringende gemeenten heb- In dit dorp, met 106 inwoners, hebben Bibliobus? Stefan de Munnik, manager van Karmac Document Management Solutions:ben zich toen aangesloten bij bibliotheek vorig jaar twee leden hun abonnement “Zeker. Karmac voert klanttevre- “Conservatrix is een schitterend voorbeeld van hoe de brede expertise van Kar-Waterland. Zij hebben nu allemaal kleine opgezegd. Percentueel gezien een enor- denheidsonderzoeken uit en neemt de mac een relatie van dienst kan zijn. Van de fysieke opslag van documenten tot hetdependances van deze bibliotheek. me afname. Ik weet wie deze mensen zijn uitkomsten daarvan mee in haar dienst- scannen van de documenten op de Document Campus in Lelystad en op locatie – je kent hier elkaar nog – en dat één van verlening. Bijvoorbeeld door de collectie bij de opdrachtgever en de advisering rondom de documentprocessen en door Wij besloten het echter anders te hen is overgestapt op de grote letterboe- aan te passen. Ook hebben ze overleg met inzet van Alchemy. Vanuit het brede netwerk hebben wij Infominds voorgesteld alsdoen. We hadden a) goede ervaringen ken service, een vrijwilligersservice die de scholen, bijvoorbeeld over projecten. implementatie partij voor de uitrol van Alchemy en de consultancy daaromheen.met de Bibliobus en b) vonden we het de boeken haalt en brengt en waarvan de Om Karmac te bedanken, hebben we ze Ook in dat traject heeft Karmac de ontwikkelingen en implementatie nauwlettendfinanciële plaatje ongunstig uitvallen. vrijwilligers tijd hebben voor een praatje. vorig jaar, toen de gemeente veertig jaar gevolgd. Dit is zéér succevol verlopen waarbij doelstellingen binnen de tijd enOm een dependance van de bibliotheek In meer kinderrijke kernen, zoals Kwa- bestond, twee dozen met ‘De Nieuwe Dik binnen het budget zijn afgerond.te openen moet je forse investeringen dijk, is het aantal abonnees juist gestegen. Trom’ cadeau gedaan. Dit kinderboek isdoen die voor ons op termijn niet haal- Daar staat de bus bij de school en zie je geschreven door de achterkleinzoon vanbaar waren. Je ziet nu ook dat met de na schooltijd moeders met hun kinderen C. Joh. Kieviet, Ton van der Lee. Alle vind boeken een heerlijk bezit en heb als een lint door het West-Friese land-huidige bezuinigingsronden de andere de bus in gaan.” huishoudens uit Zeevang hebben een zelf een grote bibliotheek thuis. Het heeft schap kronkelen. En dan stuiten we opgemeenten zich aan het herbezinnen exemplaar gekregen. Waarschijnlijk is dit één nadeel, de boeken die je zelf het liefst de Bibliobus. Hij staat op het Dorpspleinzijn.” Hoe past de Bibliobus in het boek nu te leen in alle Bibliobussen van zijn, leen je uit aan een ander en op die van Beets. Nu beseffen we pas wat voor beleid van de gemeente? Karmac.” manier raak je ze natuurlijk kwijt.” een afstand er zit tussen deze huizen enHebben ze de verkeerde keuze “Als gemeente zetten wij in op onder- het ‘hoofddorp’ van Zeevang, Oosthui-gemaakt? wijs, sport en cultuur. We willen onze Leent u zelf ook uw boeken bij Hartelijk schudt mevrouw Voermans zen. Met drie boeken stapt een meisje “Ze hebben destijds de keuze jeugd uitdagen en prikkelen om zich de Bibliobus? ons de hand wanneer we afscheid nemen. met een paardenstaart uit de bus. Noggemaakt waarvan zij dachten dat die maatschappelijk te kunnen ontwikke- “Ha ha ha, nee. Ik moet eerlijk zeg- Langs de weilanden rijden we terug naar even en de bus vertrekt naar Middelie.juist was. Echter, vorig jaar, toen er fors len. Onze gemeente telt vijf basisscholen gen dat ik veel liever boeken koop. Ik huis, dwars door de kleine dorpjes diewww.KARMAC.nl
  • 9. 9www.KARMAC.nlMeer doen in minder tijd, met minder geld en met minder mensen. Voor deKamers van Koophandel zit er niets anders op. “Ons budget staat in de nabije Bouwarchieftoekomst zwaar onder druk”. Staffunctionaris Marco Lobregt van de Kamervan Koophandel Noordwest-Holland is in dat kader niet bang om voor detroepen uit te lopen. Naast zijn eigen takenpakket pakt hij als coördinatordiverse projecten op van Neerlands kleinste Kamer te Alkmaar. Zo stuurt hijhet digitaliseringproject van het bouwarchief aan, wat ondermeer intensief KvK Alkmaarcontact met Karmac te Lelystad inhoudt.Kostenreductie Kamer van Koophandel te digitaliseren Lobregt ziet digitalisering als één van was heel praktisch van aard. Toen in het digitaalde mogelijkheden om tot kostenreductie Alkmaarse pand een deel van het pla-te komen. Hij zegt: “Landelijk en regio- fond ten gevolgen van het loskomen vannaal wordt de rol van de Kamers bedis- de brandwerende isolatie het begaf, bleekcusseerd. De Wet op de KvK wordt door een goede en snelle toegankelijkheid vanDen Haag met regelmaat geëvalueerd. het archief een noodzaak.Doen Kamers nog wat we willen; moethet niet anders of goedkoper. Dat is de Circa 22 dozen papier, deels tekstdiscussie die speelt”. De Kamers wach- en deels tekeningen, werden bij Karmacten op uitsluitsel van Minister Verhagen in Lelystad aangeboden. Bouwoverleg-van Economische Zaken, Landbouw en gen, opleveringsrapporten, tekeningenInnovatie. Desondanks blijft de Kamer en originele contracten werden zo gedi-haar missie om ondernemers verder te gitaliseerd dat aan de hand van steek-helpen met ondernemen centraal stellen. woorden elk thema heel makelijk terugVeel Kamertaken staan vast. Zo is het te vinden is. Lobregt: “Door zo te filte-bestieren van het bekende Handelsre- ren kunnen we heel efficiënt werken engister bij Wet vastgelegd. “Het instituut nieuwe veranderingen –het gebouw isbestaat echter uit een constellatie van inmiddels tien jaar oud- voegen we erveel meer activiteiten. Onmisbaar in dat in eigen beheer zo aan toe. Zo houdenkader is onze voorlichting aan onderne- we het geheel actueel. De kwaliteit ismers, zowel 1e lijns als specifiek inzake zeer goed, zoals we van Karmac gewendondernemerschap. Zo zijn er spreekuren zijn. Rond 2002 digitaliseerde dit bedrijfmet advocaten, accountants en notaris- alle Handelsregister dossiers voor ons ensen”. Hij vervolgt met: “Het bedrijfsleven voor veel andere Kamers en slaat menin de regio te stimuleren, is onze derde het papieren archief op. Van dat laatsteen misschien wel meest belangrijke willen wij wel af, want we geloven inactiviteit. De Kamer werkt hiertoe veel de authenciteit van digitaliseren. Hetsamen met het onderwijs, de overheid bespaart veel kosten en werk als digi-en de beroepsverenigingen. Vanuit de tale bestanden dezelfde autoriteit hebbenregio kennen we de situatie, problemen als de papieren. Hiervoor loopt er eenen kansen”. substitutieaanvraag. Voor Karmac is dat minder leuk, maar anderszijds houdt jeKansen deze ontwikkeling niet tegen. Men kan Als we spreken over kansen. De het ook als compliment voor betrouw-aanleiding om het bouwarchief van de bare kwaliteit beschouwen”. De Kamer van Koophandel in AlkmaarTenneT kan online bij alle documenten:“Effectief werken vanuit één documentmanagementsysteem”Door nieuwe wetgeving is een deel van de transporttaken van regionaalnetwerkbeheerder Enexis bij landelijk beheerder Tennet ondergebracht.Hierdoor is ook een aantal archieven van Enexis door TenneT overgenomen.Karmac Informatie & Innovatie te Lelystad zorgt dat circa 150 volle VNG-archiefdozen worden gedigitaliseerd. Huub Sio, senior medewerker Docu-mentaire Informatievoorziening van TenneT, is ingenomen met de gekozenaanpak. “Via documentmanagementsysteem ‘Docuware’ zijn alle documen-ten straks goed toegankelijk en digitaal beschikbaar”. taal willen beheren. Ongeveer de helft van de aangeboden documenten is tij- dens deze eerste selectie afgevallen. Kar- mac - dat het best scoorde op de prijs-/ kwaliteitsverhouding van drie opge- vraagde offertes - maakt PDF-bestan- den van de overgebleven te digitaliseren documenten. De metagegevens worden door medewerkers van Karmac in een Excel-bestand verwerkt en vervolgens bij TenneT ingelezen in Docuware”. Gescheiden voor huishoudens en bedrijven noodza- kend transportnet te kunnen garanderen gen naar Beverwijk, die zowel boven- TenneT, voor 100% eigendom van de kelijke energiepakket. Netwerkbeheer en houdt TenneT de vraag en aabod van als ondergronds wordt aangelegd. Om Huub Sio Nederlandse staat, beheert het landelijke energieverkoop zijn dus gescheiden. electriciteit voortdurend in de gaten. Het de omgeving goed te informeren wordt electriciteitssnetwerk van 110 kiloVolt waarborgt zo op een veilige en doelma- het digitale netwerk gebruikt, maar ookDe helft valt af en hoger: het Nederlandse hoogspan- Digitale netwerk tige wijze het transport van electriciteit nieuwsbrieven waarin de diverse facetten “Voordat de documenten naar Kar- ningsnet. Regionale netbeheerders zoals TenneT heeft in Nederland meer dan over alle netten. Omdat het elektrici- van de aanleg de revue passeren. Voormac gaan, selecteren wij eerst welke Enexis verzorgen vervolgens het trans- 9.000 kilometer hoogspanningsnet van teitsverbruik toeneemt zijn verschillende persoonlijke vragen kan men sinds kortdocumenten voor digitalisering in aan- port naar de eindgebruikers. Producen- 380 kiloVolt (kV), 220 kV, 150 kV en nieuwe hoogspanningsverbindingen in ook terecht in een Delfts informatiecen-merking komen. Het gaat uiteraard om ten als Nuon en Essent zorgen voor de 110 kV in beheer en een kleine 250 voorbreiding. Actueel is bijvoorbeeld de trum. Het gemeentehuis in Baarn (foto: Gemeentehuis Baarn)documenten die we ook werkelijk digi- verkoop van electriciteit en ook gas, het stations. Om een technisch goed wer- 380 kV hoogspanningslijn van Waterin- krant
  • 10. 10 krant Stap voor stap naar substitutie Afscheid van papieren WMO De gemeente Nijmegen gaat stap voor stap richting zaakgericht en digitaal werken. Om de WMO volledig te digitaliseren is een omvangrijke backlog conversie uitgevoerd. Daarmee geeft de Gelderse gemeente ook de eerste aanzet tot substitutie. Gemeenten gaan een uitdagende tijd tegemoet. Vanuit Den Haag komt er een aanzienlijke taakstelling richting de lokale overheden die tot drastische maatregelen zullen leiden. Tegelijkertijd verlangt dezelfde centrale overheid dat de dienstverlening richting burger en bedrijfsleven op een hoog peil komt en blijft - en dat steeds meer dienstverlening Digitale toepassingen ook via een elektronisch loket beschik- baar is. Overigens, gemeenten delen dit streven, al is het alleen maar omdat de Cillissen: ‘Op het moment dat de WMO burger dat verlangt. Het is echter de zijn intrede deed, hebben we besloten kenmerken innovatief vraag of kostenbesparingen hand in hand nieuwe dossiers te beginnen voor onze kunnen gaan met de gewenste impuls cliënten. De oude WVG-dossiers hebben voor de dienstverlening. we afgesloten. Dit met het idee dat we binnen korte termijn toch de WMO- Travelcard De oplossing is niet moeilijk. Vele dossiers zouden gaan digitaliseren. Dat gemeenten hebben de weg naar digi- heeft even geduurd, maar in 2010 heb- talisering al lange tijd geleden ingezet. ben we de digitalisering van de WMO in En als je het hebt over meer efficiency gang gezet. We hebben in projectgroepen Travelcard is marktleider op het en kostenbesparing dan is digitalisering alle processen rondom de WMO in kaart gebied van mobiliteitsgerelateerde het toverwoord, weet ook Hans Cillis- gebracht wat min of meer heeft geleid transacties voor de zakelijke markt. sen, hoofd documentaire dienstverlening tot een proces herontwerp. Het leek ons In maart verhuisde het bedrijf naar bij de gemeente Nijmegen (Gld. ruim het beste om eerst de infrastructuur op de Carlton wTC Toren in Almere. 162.000 inwoners). ‘De ontwikkeling orde te hebben, alvorens het document Tijd voor Travelcard om het richting digitaal werken op basis van management systeem te voeden met de papieren archief te digitaliseren. geautomatiseerde processen is niet te digitale dossiers. Wat we absoluut wil- stoppen. Gemeentebreed hebben wij de den voorkomen was een hybride situatie digitalisering in gang gezet. Staps- en waarin fysieke en digitale dossiers naast procesgewijs rollen we dit concept nu elkaar zouden bestaan. Inefficiënt en verder uit in de organisatie. Dat gaat onwerkbaar. Parallel aan de herinrichting gepaard met de invoering van zaakge- van de processen, zijn we een aanbeste- richt werken. We willen op die manier ding gestart voor het digitaliseren van onder andere via Digid zo veel mogelijk 8500 dossiers, goed voor ruim een half informatie transparant en toegankelijk miljoen pagina’s.’ maken voor de burger. Na een korte pas op de plaats hebben we begin 2010 dit Complex traject weer volledig opgepakt’, vertelt Het was voor Cillissen, verantwoor- Cillissen. delijk voor de DIV-afdeling onder de dienst Inwoners met 35 FTE, van meet af Voorwaarde aan duidelijk dat de conversie van fysiek Belangrijke voorwaarde van zaak- naar digitaal niet in eigen huis kon wor- gericht werken is het digitaliseren van den uitgevoerd. De gemeente beschikt dossiers. En daarvan heeft de doorsnee eenvoudigweg niet over voldoende men- gemeente er aardig wat in beheer bij uit- sen en apparatuur om dergelijke volumen eenlopende vakafdelingen. Een backlog adequaat te verwerken. Daar komt bij dat conversie is dan de oplossing om fysieke WMO-dossiers behoorlijk complex zijn. dossiers te digitaliseren. De gemeente De inhoud kent een zeer hoge diversi-Patrick Bosker en Christiaan Ebbens voor de vestigingslocatie van Travelcard in Almere Nijmegen is het digitaal en zaakgericht teit, uiteenlopend van handgeschreven werken gestart met de WABO of omge- aanvraagformulieren tot rekeningen van vingsvergunning. Die geconsolideerde leveranciers en medische verklaringen. Zo’n kwart miljoen mensen zijn terug te vorderen. Deze factuur wordt Verhuizing milieuwetgeving is onlangs in werking De bulk is dan gelukkig wel in A4-for-dagelijks onderweg met een tankpas van overigens al jaren digitaal naar onze Het papieren archief zat op de oude getreden, wat aanleiding was om direct maat, maar taxibonnetjes zul je op eenTravelcard op zak. Travelcard stuurt hen klanten verstuurd.” locatie niet direct in de weg. Christiaan de processen opnieuw en nu dan ook andere manier moeten aanpakken. Dedesgewenst naar de goedkoopste ben- Ebbens: “We werken dan wel digitaal, digitaal in te richten. Het tweede traject dossiers zijn verdeeld in tabs, maximaalzinepomp in de buurt. “Om zakelijk Innovatie staat voorop het in eerdere jaren opgebouwde archief was het stroomlijnen van de proces- 18. Aan de hand van deze tabs zal dereizen efficiënt en betaalbaar te houden, Patrick Bosker: “Travelcard is een was nog van papier. Aangezien er in sen rondom de Wet maatschappelijke gedigitaliseerde informatie geïndexeerdzijn continu nieuwe oplossingen nodig,” innovatief bedrijf. Sinds kort kun je met ons oude pand voldoende opslagcapa- ondersteuning, WMO. Deze wet werd in moeten worden zodat gegevens snelvertelt product manager Patrick Bosker. onze pas bijvoorbeeld ook stroom laden. citeit was, was dit een beetje ontsnapt 2006 vastgesteld ter vervanging van een doorzoekbaar zijn via het DMS Corsa.“Onze betrouwbare data gecombineerd Zelf hebben we een volledig elektrisch aan de aandacht. Totdat de knoop werd aantal andere regelingen, waaronder de Voor de tender is een pakket wen-met mobiele oplossingen stelt onze klan- voertuig voor de deur staan. We lopen doorgehakt om naar het WTC te verhui- Wet voorzieningen gehandicapten. De sen en eisen opgesteld. ‘Centraal ston-ten in staat dagelijks te tanken bij het graag voorop.” zen. Het overbrengen van ons papieren WMO regelt onder andere de toewijzing den de vragen: welke kwaliteit is nood-goedkoopste tankstation. Daarmee kun Ook wat betreft digitalisering noemt archief – 124m² – paste eenvoudig niet van woningaanpassingen, vervoersvoor- zakelijk om gegevens te extraheren enje al snel € 150 per kenteken per jaar Travelcard zichzelf een voorloper. Chris- op de nieuwe locatie én niet bij ons inno- zieningen en rolstoelen, maar voorziet documenten doorzoekbaar te maken enbesparen.” tiaan Ebbens, teamleider commerciële vatieve imago. Uitstekend moment dus ook in huishoudelijke verzorging. Voor- welke technologieën hebben we daar- Maar de ‘travelcard’ betekent ook binnendienst, legt uit. “Al onze uitgaande voor digitalisering. In Karmac hebben we dat dergelijke voorzieningen daadwer- voor nodig. Wij kozen uiteindelijk vooradministratieve ontzorging voor het poststromen hebben we al jaren verduur- een partner gevonden die het archief in kelijk kunnen worden toegewezen door scannen in kleur, mede vanwege de velebedrijf dat de passen aan zijn medewer- zaamd. Denk aan digitale facturen en korte tijd – en naar tevredenheid - voor de gemeente, dienen cliënten (burgers) verschillende typen documenten die inkers ter beschikking stelt. “De leaserijder digitale contracten. Ook de inkomende ons heeft weggescand. Karmac heeft alles verschillende formulieren in te vullen een dossier voorkomen. Kleur zorgt danhoeft geen bonnetjes meer te bewaren en post wordt gescand. We proberen zo veel professioneel aangepakt en is een goede en (medische) verklaringen te overhan- toch voor de beste herkenningsratio.de administratie ontvangt een heldere mogelijk zonder papier te werken.” partij gebleken om mee samen te werken. digen. Op die manier wordt een WMO- Daar komt vervolgens een prijs-presta-factuur waarmee de btw in één keer is We kunnen hen iedereen aanbevelen.” dossier al snel een groot pak papier. tatieverhouding bij en de indruk die eenwww.KARMAC.nl
  • 11. 11www.KARMAC.nloutsource partner achterlaat. Het gaathier om complexe en privacygevoeligedossiers en om een project dat een korte Opslag met waarborging levenslang. Het zal beroepsdeformatie zijn, om niets op te ruimen, we hebben van het ambtsgeheimdoorlooptijd vraagt. Bovendien stellen zelfs onze financiële administratie vanwij alles in het werk om tot substitutie twintig jaar geleden nog in de kast staan.te komen: dat we toestemming krij- Maar ja, ik wil dingen nu eenmaal opgen definitief afscheid te nemen van de kunnen zoeken als dat nodig is. Je zultfysieke dossiers. Dat alles vergt nogal Aan archiefbeheer worden hoge eisen gesteld, terecht. Voor een notariskantoor is daarbij de eis dat het ambtsgeheim altijd zien dat zodra je een officieel docu-wat van een service bureau’, stelt Cillis- gewaarborgd is, een absolute voorwaarde. Karmac Informatie & Innovatie voldoet als een van de weinige archiefruim- ment weggooit, je een telefoontje krijgtsen. Uiteindelijk was het Karmac dat de teverhuurders aan de strenge eisen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Reden voor notariskan- dat dat document toch nodig is. Dan kunopdracht de WMO-dossiers te scannen toor Van der Weele uit Lelystad om haar archief bij Karmac onder te brengen. je wel de scan hebben, maar dat is danwerd gegund. De huidige Archiefregeling stelt aan overheidsorganisaties maar ook aan het een gloeiende plaat. Maar tegelijkertijd toch niet het origineel. Als notaris hecht bedrijfsleven eisen aan onder andere de vonden we alles toch erg geordend en ik gewoon veel aan papier.” Het totale proces bij Karmac is beke- duurzaamheid, bouw- en inrichting, kli- overzichtelijk.”ken door de archiefinspecteur van de maat- en vochtigheidsregeling en vei-gemeente Nijmegen, voordat er gestart ligheid om een optimale conditie van Beroepsdeformatiewerd met het project. Het Lelystadse archieven te waarborgen. Notarissen Slechts een select aantal medewer-bedrijf heeft diverse testen uitgevoerd stellen daarnaast als eis dat de archief- kers van Karmac is geautoriseerd om toe-om aan te tonen te voldoen aan de eisen beheerder ook het ambtsgeheim waar- gang te hebben tot de opslagruimte waaren wensen die horen bij de substitu- borgt. “We hoorden goede verhalen over het archief van notariskantoor Van dertie. De inspecteur kon zich vinden in Karmac en daarnaast zijn we praktisch Weele zich bevindt. Daarnaast voorzietde aanpak van Karmac. Het voorwerk buren,” vertelt mr. Jeroen van der Weele. het protocol erin dat documenten doorbestond onder andere uit het scanklaar “Dat we ons archief bij dit bedrijf zouden twee personen worden opgehaald.maken van incourante formaten, zoals onderbrengen, lag dus voor de hand. Dat er documenten uit het archiefde eerder genoemde declaraties van Toen we in 2007 klant werden, kregen nodig zijn, komt overigens niet vaaktaxi’s. De dossiers zijn vervolgens batch- we een rondleiding door het archief en voor. Mr. Van der Weele: “De offici-gewijs in kleur gescand, 300 DPI. De waren we onder de indruk. De opslag ele bewaartijd van documenten is inoutput is uitgeleverd in het bestandsfor- is immens groot. Ons archief – wat wij veel gevallen vaag. Daarom bewarenmaat PDF/A 1-b met JPEG-compressie. Jeroen van der Weele al heel wat vonden – is een druppel op de meeste notarissen hun documentenHet batchgewijze karakter ligt in het feitdat de oude, statische WVG-dossiers als Bibliobus is ook eeneerste zijn gedigitaliseerd, met als out-putformaat doorzoekbaar PDF, zonderindexen. Dat deel is overigens door desociale werkvoorziening van de gemeen-te opgepakt. Vervolgens is een groot deel sociaal gebeurenvan de WMO-dossiers naar Karmacverscheept. En ten slotte is de laatsteaanwas verwerkt, zodat eind november2010 alle dossiers digitaal beschikbaarwaren. De WMO-afdeling zelf was alsinds september volledig digitaal aanhet werk, dus kwamen er geen nieuwe De heer en mevrouw Verbrugge zijn Je maakt een praatje met elkaar, kletst veel tijd, maar hij maakt tijd. Hij leest Uit de bibliobus leest meneer Ver-fysieke dossiers meer bij. Het complete bibliobusleden van het eerste uur. weer wat bij. Het leuke is dat het publiek in de pauze op zijn werk, bijvoorbeeld. brugge voornamelijk misdaadromans.fysieke WMO-archief is overigens opge- Samen leenden ze tot nu toe meer erg gemengd is. Mijn overbuurvrouw Of onder het eten als het boek uit moet, Mevrouw Verbrugge houdt vooral vanslagen in het depot van Karmac. dan honderd boeken! gaat weg met een tas vol boeken voor omdat de bus alweer bijna komt.” boeken over honden: “Mooie plaatjes en Gedurende het traject zijn de dos- de kleintjes, maar er komen ook veel tips over hoe ik met mijn eigen hondensiers feitelijk altijd nog bereikbaar Het echtpaar Verbrugge woont in oudere mensen.” Meneer en mevrouw Misdaadromans & Dokter Frank om kan gaan. De keuze is ruim en hetgeweest voor de medewerkers op het Rijpwetering, een dorp in de buurt van Verbrugge gaan meestal samen – “Wel Met de leenfrequentie van meneer mooie is dat de bibliobus heel persoon-Nijmeegse stadhuis. ‘Als je het de mede- Leiderdorp dat slechts 1.600 inwoners zo gezellig”. en mevrouw Verbrugge zou je haast den- lijk is. Ik kan alles aan Rob, onze biblio-werkers zelf vraagt, kunnen zij eigenlijk telt. Twee keer gas geven en je bent er ken dat ze zelf geen boek bezitten, maar thecaris vragen. Waar welk boek staat,geen dag zonder hun dossiers; hooguit doorheen. “De bibliobus is daarom ook “Ik ben dol op lezen, maar heb er dat is allerminst waar. “Achterin de tuin maar ook bijvoorbeeld of hij kan zorgen24 uur. Nu wordt de soep nooit zo heet echt een sociaal gebeuren hier,” ver- eigenlijk geen tijd voor,” vertelt mevrouw hebben we een blokhut die is gevuld met dat het boek Slank met Dokter Frank ingegeten, als zij wordt opgediend, maar telt mevrouw Verbrugge (63). “Maan- Verbrugge. “Het is mijn man die elke boeken, onze eigen ‘mini-bibliotheek’. Ik de collectie opgenomen kan worden. Wedat stelde ons wel voor een uitdaging. Bij dagavond staan er meestal al zo’n tien week met drie à vier dikke pillen de bus heb het hele oeuvre van Lidy Rood staan zijn blij met de bibliobus en hopen nogbinnenkomst in Lelystad werden de dos- mensen te wachten totdat de bus er is. verlaat. Eigenlijk heeft hij ook niet zo en verzamel wijn- en kookboeken.” jaren klant te blijven.”siers direct gescand. Het resultaat werdeven snel beschikbaar gesteld via web-hosting. Als het moest, konden we dusdirect over een dossier beschikken. Eenbelangrijk punt van ons, zeker wanneerje cliënten niet kan laten wachten of inonzekerheid wil houden’, aldus Cillissen. Cillissen kijkt tevreden terug ophet project. Hij concludeert dat de lij-nen met Karmac kort waren zodat vra-gen snel beantwoord konden wordenen problemen snel opgelost. Via hetDMS zijn nu alle WMO-dossiers toe-gankelijk en dat leidt alleen maar totpositieve reacties vanaf de werkvloer.De WMO-afdeling is de pionier diede gemeente Nijmegen verder op wegkan helpen richting volledig zaakgerichtwerken. Het feit dat deze digitaliserings-slag betrekkelijk vlekkeloos is verlopen,komt mede door de degelijke voorberei-ding en het goede opdrachtgeverschapvan Nijmeegse zijde. De ervaringen dienu zijn opgedaan, nemen Cillissen c.s.mee in de volgende fasen. Dan staan dedigitalisering van de postkamer en vande cliëntendossiers werk, inkomen enzorg op de planning. Mevrouw Verbrugge bij de bibliobus van Karmac Bibliotheek ServiceBron: VIP krant
  • 12. 12 krant zing van 1.700 archiefdozen van Landal Landal toverde archiefruimte GreenParks naar Karmac I&I. Hagar vervolgt: “Karmac vroeg ons om een overzicht te maken van alles wat er aan om tot flexplekken archief aanwezig was. Het is natuurlijk belangrijk om te weten welke informa- tie in welke doos zit; bij welke afdeling horen de spullen, uit welk jaar komen de gegevens en wanneer mogen de docu- menten vernietigd worden? Het heeft wat werk gekost om al deze informatie bij elkaar te krijgen, maar nu is wel dui- delijk wat er precies in het archief staat.” Workshop opvraagservice Voor de medewerkers organiseert Karmac een workshop voor het digitaal documentopvraagsysteem. “Iedereen moet dat zelf kunnen,” zegt zij. “Daarom liggen er een handleiding en een pro- cedure. Maar in een drukke organisatie zoals Landal kan het gebeuren dat men- sen zichzelf de tijd niet gunnen om zich hierin te verdiepen. De workshop die Het gaat goed met Landal GreenParks. Hun personeelsbestand groeit. De ruimte in Landal GreenParks’ hoofdkantoor in Leidschendam is echter Karmac geeft duurt een uur. Dat is voor beperkt. Projectmedewerker Hagar Scholte werd gevraagd een oplossing te iedereen te overzien en zal in de toe- bedenken. Hoe maak je extra ruimte? Door opslag van dossiers bij Karmac komst veel tijd schelen. Natuurlijk kun- kon vrijgekomen archiefruimte worden omgetoverd tot flexplekken. nen mensen ter zijner tijd naar Karmac bellen, maar dit leek ons handiger.” “Er waren twee opties,” vertelt Hagar Kosten-baten analyseAMC zit op één lijn met Karmac Scholte. “Onze manier van werken aan- passen door bijvoorbeeld het inzetten van flexwerkplekken. Of proberen extra Het Landalarchief zal nog een aantal jaren in de opslag van Karmac blijven staan. Hagar: “Ons archief is in essentieEen medische status bevat al snel honderd pagina’s. Het centraal medisch archief van het Academisch Medisch Cen- ruimte te creëren. Gezien het tijdpad statisch, dus de kosten wegen niet optrum (AMC) bij de Universiteit van Amsterdam telt drie miljoen statussen. Aan Kenneth Nwosu, hoofd van het archief, kreeg die tweede optie de voorkeur. Na tegen de baten als we het archief zoudende schone taak dit archief beheersbaar en toegankelijk te houden. een kritische blik op onze beschikbare digitaliseren. We zijn momenteel wel aan vierkante meters kwamen we op het het bekijken of we een digitaliseringsslag “We groeien uit ons jasje, er moet iets diensten kunnen we bij Karmac terecht regelgeving met betrekking tot het archi- idee om diverse archiefruimten leeg te kunnen maken – dat was ook de reden datgebeuren.” Kenneth Nwosu klinkt gedre- en dat is prettig.” veren van medische gegevens. Ziekenhui- ruimen. Deze ruimte wilden we dan we bij Karmac zijn uitgekomen, ze kun-ven. Hij is vastbesloten de verdere groei zen hebben een archiveringsplicht van 15 ombouwen tot werkplekken. Het archief nen daar de archiefopslag èn de digitali-van het fysieke archief van het AMC “De klant merkt niets” jaar; UMC’s hebben zelfs een bewaar- gingen we extern opslaan.” sering regelen – maar het gaat dan alleeneen halt toe te roepen. Digitaliseren is De 150.000 statussen die bij Karmac plicht van 115 jaar vanaf de geboorte. om digitaliseren van nieuwe materialen.volgens hem de enige oplossing. Maar zijn ondergebracht, vormen een klein Een duurzame manier om dossiers is Stoelendans Archiefopslag is voor ons momenteel dédie papierwinkel is natuurlijk niet één, deel van het totale archief. Maar het is digitalisering van de dossiers. Daarmee Het resultaat was een stoelendans perfecte oplossing om onze dure vierkantetwee, drie weg. En dat is de reden waar- wèl een gedeelte waaruit regelmatig sta- wordt ook dure archiefruimte overbodig. van zeventig medewerkers en de verhui- meters vrij te maken.”om 150.000 statussen zijn opgeslagen bij tussen worden opgevraagd. “We krijgenKarmac Informatie & Innovatie (I&I). per dag zo’n zevenhonderd statusaanvra- Decentraal bedrijf Het AMC is één van de acht uni- gen. Gemiddeld twintig daarvan liggen dagelijks bij Karmac en moeten we dus De digitalisering van het AMC- archief is behalve een omvangrijk project Het Nieuwe Werkenversitair medische centra in ons land en opvragen. Mijn klant, het specialisme verre van eenvoudig. Kenneth Nwosu:wordt op het gebied van de academi- dat de status opvraagt, merkt daar niets “Het AMC is een behoorlijk decentraal In deze uitgave komt een aantal nen aan telewerken, E-learning, werk-sche geneeskunde gerekend tot de inter- van. Binnen 24 uur is een status op de bedrijf. Elk specialisme heeft zijn eigen klanten aan het woord dat door digi- processen en aan de nieuwe afspra-nationale top. Als universitair medisch afdeling, dezelfde tijd die het kost om bedrijfsvoering en daarmee ook zijn talisering en uitgekiend documentbe- ken hierover. Immers, er ontstaat eencentrum heeft het AMC drie hoofdta- een status uit de AMC-opslag te halen. eigen wijze van digitaliseren. Zo verschilt heer de overstap heeft gemaakt naar nieuwe flexibiliteit en keuzevrijheid.ken. Voorop staat de behandeling van Spoedopdrachten verwerken zowel wij bijvoorbeeld de volgorde waarin een sta- plaats- en tijdonafhankelijk werken en Uiteindelijk neemt de medewerkerte-patiënten. Jaarlijks worden er 56 duizend als Karmac uiteraard sneller. tus is opgebouwd. We zijn nu bezig met daarmee het Nieuwe Werken. Daarmee vredenheid toe, zo blijkt uit cijfers.patiënten in het AMC opgenomen. Het Het werkt goed. Maar uiteindelijk het ontwerpen van een formeel beleid, komt een ontwikkeling die Karmac alAMC biedt medische behandelingen en zou digitale beschikbaarheid van dossiers maar wanneer alle specialisaties zo ver in 1997 met het toenmalige Andersen Digitalisering van documenten isvoorzieningen die maar aan een beperkt veel beter zijn. Daarover zijn we momen- zijn, is moeilijk te zeggen. In de tussen- Consulting, tegenwoordig Accenture daarmee een dienstverlening met eenaantal ziekenhuizen worden toegewe- teel met Karmac in gesprek.” tijd is het een kwestie van beheersen. Per geheten, in gang zette, toen nog onder sterk duurzaam karakter, ook al van-zen. Daarnaast wordt in het AMC veel dag scannen we zelf al driehonderd sta- de noemer Paperless office, nu eindelijk wege de vele woon-werk kilometersmedisch-wetenschappelijk onderzoek Net als alle zorgorganisaties zijn zie- tussen, zodat ons fysieke archief in ieder in een stroomversnelling. die met thuiswerken bespaard kunnenverricht. Derde hoofdtaak is het verzor- kenhuizen gehouden aan de wet- en geval niet meer groeit.” worden.gen van geneeskundig onderwijs. Waar organisaties nog gebonden zijn aan het gebruik van papieren dos- Richard BeersTijdelijke oplossing siers en archieven is HNW onmogelijk. directeur Karmac Groep Toen Kenneth Nwosu in dienst Zodra dossiers en documen-kwam bij het AMC werd de archiefop- ten gedigitaliseerd zijn en op afstandslag door een andere externe partij dan oproepbaar, staat in principe niets HetKarmac verzorgd. Nwosu vroeg zich af of Nieuwe Werken meer in de weg.de prijzen van deze partij marktconformwaren en ging met diverse partijen om In HNW maken medewerkersde tafel zitten. Al snel verhuisde de exter- en leidinggevenden goede afsprakenne opslag naar Karmac. “Het was heel over de resultaten. Binnen afgesprokenduidelijk, Karmac zat gewoon scherp kaders kan de medewerker naar eigenqua prijs. Maar wat ons uiteindelijk écht inzicht werk uitvoeren en afleveren.over de streep trok, was de expertise van In veel organisaties die voor het HNWKarmac op gebied van digitaliseren. De kiezen kunnen we een geleidelijke stij-meeste partijen die archiefopslag aanbie- ging vaststellen in het aantal thuiswer-den, beschikken ook over een scanstraat, kers.maar Karmac heeft op dat gebied een Met betrekking tot een juist gebruikgrote staat van dienst, dat wekt vertrou- van moderne IT-mogelijkheden onder-wen. Archiefopslag is een tijdelijke oplos- gaat een organisatie een ommezwaai.sing. In de toekomst gaat het hele AMC Leiding en medewerkers moeten wen-namelijk digitaal werken. Voor beiden Academisch Medisch Centrum, verbonden aan de Universiteit van Amsterdamwww.KARMAC.nl

×