Information Management – Enterprise Content Management




quot;Keine Angst vor Compliancequot; -
aber E-Mail Management u...
Information Management – Enterprise Content Management



Disclaimers / Erklärung

 IBM customers are responsible for ens...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management




 „Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E-...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management


„Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management
doch eine Notw...
Information Management – Enterprise Content Management

   Welche ... Regelungen erfordern Ihrer Meinung ...
   Vorkehrung...
Information Management – Enterprise Content Management



Meinung eines Juristen


 „Emails sind i.d.R. Handelsbriefe und...
Information Management – Enterprise Content Management



Die Meinung eines Branchenkenners:


 „- Durch das EHUG erhalte...
Information Management – Enterprise Content Management




 „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem
 wi...
Information Management – Enterprise Content Management




 Mein Kommentar im IBM BlueBlog:
 „Ja, die Branche treibt – m...
Information Management – Enterprise Content Management



Meinung eines Juristen


 „Fälle, die mit Blick auf die Darlegu...
Information Management – Enterprise Content Management




„Im Kern großer Finanzkrisen steht nicht die
 Systemfrage, sond...
Information Management – Enterprise Content Management



Es geht um Risikomanagement


 „ Aus dieser und weiterer empiri...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management




  E-Mail Management aus
Compliance-Gesichtsgründen
     ist ein...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management



Speicherstadt E-Mail …


 Zwei Schlüsselfaktoren treiben das Wa...
Information Management – Enterprise Content Management




„Cetero Censeo - ich bin kein Freund von
separater, reiner E-Ma...
Information Management – Enterprise Content Management


    Der Markt für E-Mail Archivierung entwickelt sich
    an zwei...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management

IBM Agile ECM
Produktstrategie

     Pervasive
    Persuasive


  ...
Information Management – Enterprise Content Management




„E-Mails gehören wie allen anderen Dokumente in einen
Sachzusam...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management



ECM Taxonomie illustriert
Information Management – Enterprise Content Management



Informationsqualität verbessern


 Manuelle Verschlagwortung vo...
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management

  Könnten Sie heute auf Verlangen - z.B. in einem Gerichtsverfahre...
Information Management – Enterprise Content Management



   Was ist Electronic Discovery?

  Electronic Discovery ist meh...
Information Management – Enterprise Content Management


Wege aus dem Digitalen Müllhaufen

                              ...
Information Management – Enterprise Content Management




 E-Mails sind heute nicht nur rechtlich relevante Dokumente. E...
Information Management – Enterprise Content Management




Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Stefan Pfeiffer

E-Ma...
Information Management – Enterprise Content Management



Relevante Links


 Der Computerwoche-Artikel online:
    http:...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

"Keine Angst vor Compliance" - aber E-Mail Management und ECM braucht man doch

943

Published on

E-Mail Management ist noch immer ein heiss diskutiertes Thema. Hier meine Präsentation von der Computerwoche Konferenz ECM im Fokus vom 11.2.2009.

Published in: Technology
1 Comment
3 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
943
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
55
Comments
1
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

"Keine Angst vor Compliance" - aber E-Mail Management und ECM braucht man doch

  1. 1. Information Management – Enterprise Content Management quot;Keine Angst vor Compliancequot; - aber E-Mail Management und ECM braucht man doch Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM & Lotus Erstellt mit Lotus Symphony
  2. 2. Information Management – Enterprise Content Management Disclaimers / Erklärung  IBM customers are responsible for ensuring their own compliance with legal requirements. It is the customer's sole responsibility to obtain advice of competent legal counsel as to the identification and interpretation of any relevant laws and regulatory requirements that may affect the customer's business and any actions the customer may need to take to comply with such laws.  IBM does not provide legal advice or represent or warrant that its services or products will ensure that the customer is in compliance with any law.  The information contained in this documentation is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information provided, it is provided “as is” without warranty of any kind, express or implied. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this documentation or any other documentation. Nothing contained in this documentation is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM (or its suppliers or licensors), or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software.
  3. 3. Information Management – Enterprise Content Management
  4. 4. Information Management – Enterprise Content Management  „Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E- Mail-Archivierung angeführt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften begrenzt sind.“
  5. 5. Information Management – Enterprise Content Management
  6. 6. Information Management – Enterprise Content Management „Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance“  Mein Kommentar im IBM BlueBlog:  „Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr relevante, ja zumindest mitentscheidende Rolle gespielt haben.“
  7. 7. Information Management – Enterprise Content Management Welche ... Regelungen erfordern Ihrer Meinung ... Vorkehrungen im Rahmen des E-Mailmanagements in Ihren Unternehmen? Nationale steuer- und handelsrechtliche Vorgaben dominieren! Studie von 2007, 500 Befragte in Deutschland
  8. 8. Information Management – Enterprise Content Management Meinung eines Juristen  „Emails sind i.d.R. Handelsbriefe und unterliegen zumeist den GoBS (Richtigkeit, Vertraulichkeit, Unversehrtheit, Authentizität), ihr Beweiswert steigt mit der Qualität ihrer Aufbewahrung. Oft sind sie und/oder ihre Attachments zudem unmittelbar oder mittelbar (was genügt, z.B. Kommentierungen zu einer Preisbildung etc.) steuerrelevant.  Keinem Mitarbeiter kann zugemutet werden, diese Unterscheidung zu den einachen, nicht den GoBS oder GDPdU (mit Sanktionen von in Zukunft bis zu 250.000 statt 25.000 Euro) unterfallenden Handelsbriefen, deren Ausdruck theoretisch genügt (aber bzgl. der Rechtssicherheit und beweisrechtlichen Position erhebliche Haftungsrisiken auslöst) verlässlich vornehmen.“
  9. 9. Information Management – Enterprise Content Management Die Meinung eines Branchenkenners:  „- Durch das EHUG erhalten auch E-Mails alle vorgegebenen Angaben eines Geschäftsbriefes. - In der öffentlichen Verwaltung ist das Löschen von geschäftlich relevanten E-Mails ein Straftatbestand. - Nach BGB kann man beliebige formfreie Geschäfte auch per E- Mail abschließen und selbstverständlich sind diese E-Mails aufzubewahren - E-Mails mit elektronischer Signatur sind sogar Originale und Ausdrucke nur ein nicht rechtskräftige Kopie (da würde allenfalls ein ein Ausdruck mit 2D-Barcode Abhilfe leisten ...) - usw.“
  10. 10. Information Management – Enterprise Content Management  „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse.“
  11. 11. Information Management – Enterprise Content Management  Mein Kommentar im IBM BlueBlog:  „Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise – die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema, mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen.“
  12. 12. Information Management – Enterprise Content Management Meinung eines Juristen  „Fälle, die mit Blick auf die Darlegungs- und Beweislast im Zivilprozess allein aus Gründen der Beweisfälligkeit – beispielsweise wegen der Nichtverfügbarkeit betriebskritischer Informationen – verloren gehen, sind nicht selten. Einer der spektakuläreren aus unserer jüngeren Anwaltsraxis ist der eines inzwischen insolventen Softwareunternehmens, das den ihm zur Abwehr von Schadensersatzansprüchen in Höhe von 10 Mio. obliegenden Beweis nicht, wie dies jedoch notwendig gewesen wäre, durch Vorlage entsprechender E-Mails führen konnte.“  Der „Gerichtsfall“ online:  http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
  13. 13. Information Management – Enterprise Content Management „Im Kern großer Finanzkrisen steht nicht die Systemfrage, sondern die Frage nach dem Umgang mit dem Risiko. „ Inge Kloepfer, FAZ Net, Sep.2008
  14. 14. Information Management – Enterprise Content Management Es geht um Risikomanagement  „ Aus dieser und weiterer empirischer Erkenntnisse Erkenntnis heraus besteht nach der Maßgabe einer ganzen Reihe gesetzlicher Vorgaben (KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley, allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung zu einem effizienten Risikomanagement (einschließlich des dazugehörigen Informationsmanagements als zentraler Bestandteil jedes Risikomanagementsystems).  Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinalspflicht der Geschäftsführung. Die E-Mail ist hierbei ein ganz wesentlicher Bestandteil des betriebsinternen Informationsmanagements:  http://www.kanzlei.de/emailfalle “
  15. 15. Information Management – Enterprise Content Management
  16. 16. Information Management – Enterprise Content Management
  17. 17. Information Management – Enterprise Content Management E-Mail Management aus Compliance-Gesichtsgründen ist eine Frage des Risikomanagements.
  18. 18. Information Management – Enterprise Content Management
  19. 19. Information Management – Enterprise Content Management Speicherstadt E-Mail …  Zwei Schlüsselfaktoren treiben das Wachstum  Anzahl und Grösse der E-Mails  Anzahl der E-Mail Mailboxen  Durchschnittlich sendeten und erhielten Anwender im Jahr 2004 84 Nachrichten pro Tag  Das waren rund 10MB Datenvolumen  Erwartung für 2008: 15.8MB  Durchschnittliche Grösse von E-Mails  Ohne Anhang - 22 KB  Mit Anhang - 350 KB  Und in den kommenden 4 Jahren  Nachrichten werden grösser  Anhänge werden grösser eMail Storage per Corporate User, per Day, 2004-2008
  20. 20. Information Management – Enterprise Content Management „Cetero Censeo - ich bin kein Freund von separater, reiner E-Mail-Archivierung sondern von E-Mail-Management.“
  21. 21. Information Management – Enterprise Content Management Der Markt für E-Mail Archivierung entwickelt sich an zwei Fronten Characteristika beider “Nur” E-Mail Archiv-Lösungen E-Mails und Anhänge archivieren  Einfach einzuführen und zu unterhalten  Mailbox Management  Ein weiteres Repository und Silo  Einfach Archivierungsregeln (Speicher) Compliance-Recherchen   unterstützen Einfache Lebenszyklusregeln  Entwickelt sich zur Integrierter Content  E-Mail Überwachung  Archivierung ECM basierte Lösungen Plattform für Integrierte Content Archivierung  Geschäftskontext- und speicherbezogene  Archivierungsregeln Viele Organisationen denken Umfassende Lebenszyklus-, Aufbewahrungs- und  bereits darüber nach, E-Mail Vernichtungsregeln auf Basis von Records Management Archiv-Lösungen in umfassende Integration in Geschäftsprozesse  ECM Lösungen zu föderieren Ein Repository für alle archivierten Dokumentenarten 
  22. 22. Information Management – Enterprise Content Management
  23. 23. Information Management – Enterprise Content Management IBM Agile ECM Produktstrategie Pervasive Persuasive Business Agility Enterprise Compliance Active Content Content Anywhere
  24. 24. Information Management – Enterprise Content Management „E-Mails gehören wie allen anderen Dokumente in einen Sachzusammenhang - in Kunden-, Projekt-, Vorgangs-, Produkt- und andere Ansichten virtueller Akten.“
  25. 25. Information Management – Enterprise Content Management
  26. 26. Information Management – Enterprise Content Management ECM Taxonomie illustriert
  27. 27. Information Management – Enterprise Content Management Informationsqualität verbessern  Manuelle Verschlagwortung von Dokumenten birgt Risiken  Fehlerhafte Verschlagwortung  „Übersehen“ von relevanten Dokumenten  Re-Klassifizierung und Verschlagwortung findet nicht statt  Automatische Klassifizierung hilft Informationsqualität zu verbessern  Lernendes System / Aufbau einer Unternehmens- oder Anwendungstaxonimie  Alle unterschiedlichen Eingangsquellen können „qualitätsgesichert“ werden  Reklassifizierung von Inhalten möglich  Lebenszyklus automatisch steuern  Kein manueller Lebenszyklus  Korrekte Verschlagwortung  Automatisierte Lebenszyklusverwaltung
  28. 28. Information Management – Enterprise Content Management
  29. 29. Information Management – Enterprise Content Management Könnten Sie heute auf Verlangen - z.B. in einem Gerichtsverfahren - die vollständige Korrespondenz inklusive aller E-Mails zu einem Geschäftsvorfall innerhalb von 2 Wochen zur Verfügung stellen? Wahrnehmung der Regularien vs. Nachweisbarkeit von E-Mails
  30. 30. Information Management – Enterprise Content Management Was ist Electronic Discovery? Electronic Discovery ist mehr als nur Suche … es handelt sich um einen rechtlichen Geschäftsprozess, der definiert, welche Dokumente benötigt werden, wie sie gesammelt, behandelt, geprüft und eventuell paketiert werden, um sie anderen Parteien zu präsentieren. Eine unangemessene Behandlung von Information (E-Mails, Dokumente, Daten, Papierdigitalisierung usw.) während dieses Prozesses kann dazu führen, das die Informationen vor Gericht als nicht zulässig beurteilt werden. Electronic Discovery Reference Model www.edrm.net Processing Preservation Records Identification Review Production Presentation Management Collection Analysis Volume Relevance Source: Socha Consulting and Gelbmann & Associates. Copyright 2005-2006 All rights reserved. Used w ith permission.
  31. 31. Information Management – Enterprise Content Management Wege aus dem Digitalen Müllhaufen E-Mail Silos, schwach indizierte Inhalte, 1 unzählige Kopien von allem, nicht methodisch verwaltete Dateisysteme und SharePoint haben zu einem Digitalen Den Digitalen Müllhaufen geführt. Müllhaufen säubern Ein Records Repository für Inhalte bauen, 2 3 Holds initiieren und Discovery verbessern automatische Sammlung der Inhalte Prozesse überprüfen Case Management 4 Discovery und Fallbearbeitung automatiseren
  32. 32. Information Management – Enterprise Content Management  E-Mails sind heute nicht nur rechtlich relevante Dokumente. E- Mails haben vielerorts den konventionellen Brief und das Fax ersetzt. E-Mails gehören deshalb zur Vorgangsakte und in den Geschäfts-prozess. Deshalb ist E-Mail Management Teil von Enterprise Content Management.
  33. 33. Information Management – Enterprise Content Management Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stefan Pfeiffer E-Mail: Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com Twitter: www.twitter/stefan63atIBM Blog: https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/
  34. 34. Information Management – Enterprise Content Management Relevante Links  Der Computerwoche-Artikel online:  http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1885578/ index.html  Der Kommentar von Stefan Pfeiffer:  https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/entry/ und_der_blutdruck_steigt_warum_e_mail_management_doch_eine_notwendigkeit _ist_auch_wegen_compliance  Die rege Diskussion auf XING:  https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217;offset=0  Der „Gerichtsfall“ online:  http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/  Computerwoche: „Speicher sparen, Compliance erfüllen, Kundenservice unterstützen - Strategien für ein effizientes E-Mail-Management“  http://www.computerwoche.de/knowledge_center/business_intelligence/1864786/
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×