Arbeiten in der Multikanal- und AlwaysOn-Welt - Brauchen wir einen neuen Verhaltenskodex? #NewWayToWork
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Präsentation auf der Next Economy Open, der #NEO15 in Bonn am 10,. November 2015 rund um die E-Mail-, Informations- und Multikanalüberflutung, die nicht nur neue Technologien und Cognitive Computing, sondern auch ein gemeinsames Verständnis von Arbeiten und Kommunizieren, einen gemeinsamen Kodex braucht.
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- 1. Brauchen wir einen neuen Verhaltenskodex? #NewWayToWork Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv November 2015 Arbeiten in der Multikanal- und AlwaysOn-Welt
- 2. 397
- 3. Eine Woche Urlaub … 397 dienstliche E-Mails Über 250 “private” E-Mails 52 Benachrichtungen aus dem dienstlichen “Social Stream” Zahlreiche (private) Facebook-Kommentare, Updates etc. 25 Twitter-Mentions 1 dienstlicher Telefonanruf 3 dienstliche Short Messages
- 5. Muss nur mal schnell die Mail checken …
- 6. … noch 148.713 Mails checken wer weiß was mir dann noch passiert denn es passiert so viel.
- 7. Alles wird gut!? Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019. Radicati Group - Email Statistics Report, 2015-2019 Executive Summary 7
- 8. 8
- 9. 9 Wir leben in einer Multikanalwelt und müssen damit umgehen.
- 11. Via t3n
- 12. “… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm …" Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE 12
- 13. “Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin … Etwa 20 Minuten brauche man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen, …“ Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE
- 14. Tools zum Abschalten??? “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige Dienste aus, die euch von der eigentlichen Arbeit ablenken … Freedom ist das Ergänzungs-Angebot zu Antisocial und ist für alle geeignet, die wirklich ein paar Stunden komplett Offline arbeiten möchten.” Fokus und Entspannung: 10 Produktivitäts-Helfer für Webworker, t3n14
- 16. “Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt, wonach die E-Mail-Funktion... nach Feierabend abgeschaltet wird, ist es abgesehen davon, dass es sich um einen Treppenwitz der digitalen Geschichte handelt, ...” (Axel Oppermann)
- 17. “Es müssen vielmehr ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden, welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)
- 18. “Es müssen vielmehr ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden, welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)
- 19. Kein bitte bis heute EOB erledigen – Amisprech. EOB steht für End-of-Business. Kein bitte bis heute EOB!
- 20. Du, haste schon meine Mail gelesen?
- 21. “E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert und via E-Mail chattet, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.” Lea Weitekamp auf t3n
- 22. Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur 63% der E-Mails sind interne Mitarbeiterkommunikation – 75% der E-Mails waren CC/FYI Verteiler – 15% der E-Mails fragen nach Informationen / Hilfe – 10% enthalten Dokumente, die geprüft werden sollen IBM ESS Business Value Assesment
- 23. Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur 63% der E-Mails sind interne Mitarbeiterkommunikation – 75% der E-Mails waren CC/FYI Verteiler – 15% der E-Mails fragen nach Informationen / Hilfe – 10% enthalten Dokumente, die geprüft werden sollen IBM ESS Business Value Assesment Genau bedenken, wann man E-Mails CC (in Kopie) schickt – und BCC (Blindkopie) geht gar nicht!
- 25. E-Mails und Aufgaben, die ich erledigen muss und die für mich erledigt werden sollen
- 27. Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten 27 Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten - Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen - Gruppen, Communities … Alan Levine
- 28. Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten 28 Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten - Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen - Gruppen, Communities … Alan Levine Wissen und für andere wichtige Informationen gehören nicht ins E-Mail- Postfach!
- 29. … trotzdem bekomme ich noch Anhänge von 20 MB 29
- 30. Kommt Dir bekannt vor?
- 31. Kommt Dir bekannt vor? Immer mehr Kanäle. Eigene Präferenzen setzen und transparent machen, welche Kanäle man bevorzugt!
- 32. 32 Wir leben in einer mobilen AlwaysOn-Welt.
- 33. Rechner, SmartPhone oder Tablet in Meetings zu Seite legen
- 35. Benachrich- tigungen gezielt und bewusst auf SmartPhone, Tablet und Computer nutzen
- 36. Und es gilt: Ich bin in einer Besprechung und kann nicht chatten
- 37. “Es heißt, wir leben in einer Aufmerksamkeitsgesellschaft, aber das ist vielleicht einfach nur einer der vielen Flüchtigkeitsfehler, die uns beim Multitasking so passieren. Die Aufmerksamkeitsgesellschaft ist in Wahrheit eine Ablenkungsgesellschaft. Aktionismus rückt an die Stelle von überlegtem Tun.” Wolf Lotter
- 38. 38 Technologie, insbesondere Cognitive Computing & Predective Analytics, sollte beim Bewältigen der
- 39. Watson, übernehmen Sie …
- 40. 40 …Technologie ist nicht das Allheilmittel. Gerade auch die persönliche Arbeitsweise und Selbstorganisation sind entscheidend!.
- 42. Wir brauchen ein neues Verständnis von Arbeiten in der Wissensgesellschaft
- 43. 43 Dieser Vortrag aus diesem Artikel entstanden und Vielen Dank für die freien Bilder http://thestocks.im/
- 44. Stefan Pfeiffer Marketing Lead Social & Workforce Solutions DACH IBM Deutschland GmbH Tel +49-7034-643-1233 Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com Twitter: DigitalNaiv Blog: http://digitalnaiv.com Vielen Dank! Thank you! Merci beaucoup!
- 45. Legal Disclaimer © IBM Corporation 2015. All Rights Reserved. The information contained in this publication is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in this publication, it is provided AS IS without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM’s current product plans and strategy, which are subject to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this publication or any other materials. Nothing contained in this publication is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM or its suppliers or licensors, or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software. References in this presentation to IBM products, programs, or services do not imply that they will be available in all countries in which IBM operates. Product release dates and/or capabilities referenced in this presentation may change at any time at IBM’s sole discretion based on market opportunities or other factors, and are not intended to be a commitment to future product or feature availability in any way. Nothing contained in these materials is intended to, nor shall have the effect of, stating or implying that any activities undertaken by you will result in any specific sales, revenue growth or other results. All customer examples described are presented as illustrations of how those customers have used IBM products and the results they may have achieved. Actual environmental costs and performance characteristics may vary by customer. IBM, the IBM logo, Lotus, Lotus Notes, Notes, Domino, Quickr, Sametime, WebSphere, UC2, PartnerWorld and Lotusphere are trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries, or both. Unyte is a trademark of WebDialogs, Inc., in the United States, other countries, or both. Microsoft and Windows are trademarks of Microsoft Corporation in the United States, other countries, or both. Other company, product, or service names may be trademarks or service marks of others.
Editor's Notes
- Wir senden weniger E-Mails: 2015 sind es ∅ 35 Mails, in 2019 nur noch 30 pro Tag. SPAM Mails nehmen pro Tag von 12 on 2015 auf 19 in 2019 zu.
- … man muss nicht jede 10 Minuten E-Mail checken – Vielmehr sollte man sich feste Zeiten einrichten, in denen man seine E-Mails durchschaut. Sich ständig von E-Mail und anderen Kanälen ablenken zu lassen, kann nicht die Lösung sein. Eine Ablenkung kostet 20 Minuten, bis wieder auf seine ursprüngliche Aufgabe konzentriert ist. Nun ist sicher diskussionswürdig, ob man nur morgens, mittags und abends E-Mails checken sollte oder ob dies öfters geschieht. Ich denke, das sollte jedem selbst überlassen werden. Wichtig ist nur, dass man aus der Spirale, sofort immer nach neuen Nachrichten zu schauen, ausbricht. Und man kann sicher auch darüber diskutieren, ob man morgens erstmal seinen Tagesplan mit den ToDos macht oder erst mal E-Mails checkt, in denen ja Aufgaben stecken können, die zu erledigen wären. Auch hier meiner Ansicht nach wieder eine persönliche Entscheidung und Arbeitsweise.
- Ich bekenne mich schuldig. Auch am Wochenende arbeite ich öfters, lese meine RSS Feedly Feeds, stoße auf die ein oder andere interessante Information, die ich teile oder per Mail weiterleite. Oder aber es fällt mir was ein, was noch erledigt werden muss. Und schwupp ist die E-Mail draussen. Nicht nur meine Kollegin Sarah Malär regt an, keine E-Mails am Wochenende zu schicken, sie stattdessen zu speichern und dann eben Montag morgen zu senden, um so etwas Stress weg zu nehmen und Wochenend-Mail-Ping-Pong zu vermeiden. Also Entschleunigung am Wochenende und über Nacht. Auch nach Feierabend kann und sollte man E-Mail einstellen oder zumindest einschränken. Ich bin dabei kein Freund von E-Mail-Verboten oder gar abgeschalteten Servern. Es sollte sich vielmehr um eine kommunizierte Verhaltensrichtlinie, keine Vorschrift handeln.
- Ich bekenne mich schuldig. Auch am Wochenende arbeite ich öfters, lese meine RSS Feedly Feeds, stoße auf die ein oder andere interessante Information, die ich teile oder per Mail weiterleite. Oder aber es fällt mir was ein, was noch erledigt werden muss. Und schwupp ist die E-Mail draussen. Nicht nur meine Kollegin Sarah Malär regt an, keine E-Mails am Wochenende zu schicken, sie stattdessen zu speichern und dann eben Montag morgen zu senden, um so etwas Stress weg zu nehmen und Wochenend-Mail-Ping-Pong zu vermeiden. Also Entschleunigung am Wochenende und über Nacht. Auch nach Feierabend kann und sollte man E-Mail einstellen oder zumindest einschränken. Ich bin dabei kein Freund von E-Mail-Verboten oder gar abgeschalteten Servern. Es sollte sich vielmehr um eine kommunizierte Verhaltensrichtlinie, keine Vorschrift handeln.
- Kein bitte bis heute EOB erledigen – Amisprech. EOB steht für End-of-Business. Leider kommen solche E-Mails viel öfters an, als man gerne möchte. Vor allem aber mit einer viel zu kurzen Zeitspanne, in der etwas erledigt werden kann. Wenn nun wirklich etwas dringend bis Ende des Arbeitstages getan werden muss, dann ist E-Mail nicht der richtige Weg, dies zu kommunizieren. Dafür gibt es bessere Arten, jemanden anzusprechen, Telefon oder Instant Messaging, denn …
- Der richtige Kommunikationskanal für den richtigen Zweck – Schon mal Kollegin oder Kollegen am Telefon gehabt: “Du, hast Du schon meine Mail gelesen (die ich Dir vor 2, 10, 20 Minuten geschickt habe).” Dahinter steckt eine falsche Erwartungshaltung. Wer eine E-Mail schickt, kann und sollte nicht davon ausgehen – siehe oben –, dass diese umgehend beantwortet wird, denn man hat auch noch anderes zu tun, als nur die Inbox zu checken. Wenn wirklich etwas absolut dringend ist, dann bitte den guten alten Telefonhörer in die Hand nehmen oder jemanden direkt anchatten (wen derjenige frei ist zum Chatten). E-Mail ist kein Kanal und kein Ersatz für Echtzeitkommunikation.
- 19% der E-Mails sind externe Informationen oder kommen von externen Kontakten 11% der E-Mails sind persönlich, nicht arbeitsbezogen 7% der E-Mails waren SPAM oder Belästigungen … genau bedenken, wann man E-Mails CC (in Kopie) schickt – und BCC (Blindkopie) geht gar nicht – Den In-Kopie-Schmerz habe ich ja gerade beschrieben. Trotzdem hat eine Mail, die ich in Kopie an jemanden schicke, natürlich auch seine Berechtigung. Klar ist, dass ein Empfänger direkt adressiert werden muss, wenn eine Nachricht für ihn wichtig ist. In Kopie sollte wirklich nur “zur Kenntnisnahme” sein. Und auch hier kann und sollte man noch genau darüber nachdenken, wann die E-Mail in Kopie notwendig ist und wann es vielleicht besser ist, eine Information im internen Wissensspeicher des Unternehmens – im Idealfall dem internen sozialen Netzwerk und Intranet – zum Wiederfinden abzulegen. Und Blindkopien gehen aus meiner Sicht im Sinne einer transparenten, offenen Kommunikationsetiquette gar nicht. Dafür gibt es nur sehr selten berechtigte Einsatzgebiete. In-Box Management and decluttering the user experience is one of the key value propositions for IBM Verse. Based on the literature review cited in the bibliography, we were able to construct a model of the typical emails distribution. While these percentages and distributions may vary by individual, job responsibility and organization they appear to resonate with many people polled for their perspectives. For organizations that have more definitive breakdowns for their organization the quantitative values can easily be updated. As we considered how best to capture and quantify the value for In-Box Management several options were considered, including: The business process impact of getting to the most critical emails first. (To capture additional sales, lost business, customer satisfaction concerns or product development to name a few examples) Loss of time and productivity resulting from disruptions. Many studies have cited that being distracted by an unimportant or less important email can lead to a 4-20 minute delay of getting back on task to address critical issues. Eliminate attention to a percentage of emails that are either solely informational of optional need to consider. These types of emails would include, nice to know informational emails from industry groups and periodicals, internal committees, projects or communities that are of secondary importance to you current work, solicitations and spam. We chose to focus on the latter value proposition. Using data from Slide 6 we selected to Model the Mid-level Manager / Knowledge worker who processes 160 emails/day. “ Assuming that Verse could focus this worker on the Critical 25% or 35% of emails.”Comprised of 15% of emails request information / support 10% contain documents for review 10% - ½ of the external emails The remainder could be handled with discretionary time and a portion might not even be needed to be addressed. Starting Emails 160 emails per day Focus on most critical 25% 35% - emails addressed 40 56 Discretionary emails remaining* 120 104 - avoid processing 2/3 of these 80 emails 68 emails - Average processing time 30 sec. 40 Minutes Saved 34 Minutes Saved (Rounded to 30) Average cost of email processed = 67-cents $53.6 $45.56 (Rounded to $50) (Rounded to $40) BVA Best Practice Valuing Operational Efficiency and Productivity gains is to use a 10% Benefits Realization unless official data is available. $5.00 /employee/day $4.00 Saved / Employee/ Day
- … genau bedenken, wann man E-Mails CC (in Kopie) schickt – und BCC (Blindkopie) geht gar nicht – Den In-Kopie-Schmerz habe ich ja gerade beschrieben. Trotzdem hat eine Mail, die ich in Kopie an jemanden schicke, natürlich auch seine Berechtigung. Klar ist, dass ein Empfänger direkt adressiert werden muss, wenn eine Nachricht für ihn wichtig ist. In Kopie sollte wirklich nur “zur Kenntnisnahme” sein. Und auch hier kann und sollte man noch genau darüber nachdenken, wann die E-Mail in Kopie notwendig ist und wann es vielleicht besser ist, eine Information im internen Wissensspeicher des Unternehmens – im Idealfall dem internen sozialen Netzwerk und Intranet – zum Wiederfinden abzulegen. Und Blindkopien gehen aus meiner Sicht im Sinne einer transparenten, offenen Kommunikationsetiquette gar nicht. Dafür gibt es nur sehr selten berechtigte Einsatzgebiete.
- E-Mails und Aufgaben, die ich erledigen muss und die für mich erledigt werden sollen – Für mich ist im neuen IBM Verse die einfache Möglichkeit, E-Mails aufgabenorientiert zuzuordnen, das Killerfeature. Ein Klick und eine Mail ist als eine Aufgabe markiert, die jemand für mich bis oder am Montag erledigen muss. Oder ich markiere eine Nachricht als eine Aufgabe, die ich für jemanden tun muss. Ich habe so etwas schon einmal ansatzweise in meinem jetzigen Mail-Klienten versucht und E-Mails in Aufgaben umgewandelt. Geht auch, aber ist noch zu umständlich. In IBM Verse ist es ein Designprinzip, das nur 2 Klicks weg ist. Auch deshalb kann ich es kaum abwarten, auf den neuen Klienten umzusteigen.
- E-Mails und Aufgaben, die ich erledigen muss und die für mich erledigt werden sollen – Für mich ist im neuen IBM Verse die einfache Möglichkeit, E-Mails aufgabenorientiert zuzuordnen, das Killerfeature. Ein Klick und eine Mail ist als eine Aufgabe markiert, die jemand für mich bis oder am Montag erledigen muss. Oder ich markiere eine Nachricht als eine Aufgabe, die ich für jemanden tun muss. Ich habe so etwas schon einmal ansatzweise in meinem jetzigen Mail-Klienten versucht und E-Mails in Aufgaben umgewandelt. Geht auch, aber ist noch zu umständlich. In IBM Verse ist es ein Designprinzip, das nur 2 Klicks weg ist. Auch deshalb kann ich es kaum abwarten, auf den neuen Klienten umzusteigen.
- E-Mail-Konversationen und Endlosschleifen ausblenden – Wer kennt sie nicht, die schier endlosen E-Mail-Threads, in denen man nur in Kopie ist. Einmal auf den E-Mail-Verteiler gekommen, kommt da nicht mehr runter. 10 oder mehr E-Mails, die hin- und hergeschickt werden, verstopfen das eigene Postfach, obwohl man direkt nichts zu tun hat. Wäre es nicht schön,diese E-Mail-Konversationen auszublenden oder stumm schalten zu können? Google hat so etwas vorgesehen. Und auch in IBM Verse soll so etwas kommen. Klingt für mich sinnvoll, auch wenn das Thema Mails in Kopie sicher schwierig ist. Einer meiner Chefs hat mal versucht, alle Mails, in denen er nur in Kopie war, nicht zu lesen. Ich glaube, er hat sie damals sogar gelöscht. Konnte er aber nicht durchhalten, denn natürlich waren hier und da wichtige Informationen enthalten, die er lesen musste, aber …
- Wissen und für andere wichtige Informationen gehören nicht ins E-Mail-Postfach – Wie viele Anwender benutzen ihre E-Mail als Archiv und speichern dort wichtige Informationen, auf die dann logischerweise nur der Besitzer des Postfachs Zugriff hat. Und das hat ja durchaus auch seine Berechtigung. Man darf das machen, aber es muss ebenso klar sein, dass wichtige Information und Wissen, das für das Unternehmen, Kolleginnen und Kollegen relevant ist, nicht in das persönliche Postfach gehört. Diese Information muss in den internen Wissensspeicher wandern. Genau deshalb liebe ich “Share-to-Blogs” in IBM Verse. Ein Klick und eine E-Mail wandert aus meinem persönlichen Postfach in einen Community und ist dort im Blog von all denen zu finden, die Zugriff auf die Community haben. Genau so schlägt man die Brücke zwischen E-Mail und Enterprise Social Networks/Intranets.
- Wissen und für andere wichtige Informationen gehören nicht ins E-Mail-Postfach – Wie viele Anwender benutzen ihre E-Mail als Archiv und speichern dort wichtige Informationen, auf die dann logischerweise nur der Besitzer des Postfachs Zugriff hat. Und das hat ja durchaus auch seine Berechtigung. Man darf das machen, aber es muss ebenso klar sein, dass wichtige Information und Wissen, das für das Unternehmen, Kolleginnen und Kollegen relevant ist, nicht in das persönliche Postfach gehört. Diese Information muss in den internen Wissensspeicher wandern. Genau deshalb liebe ich “Share-to-Blogs” in IBM Verse. Ein Klick und eine E-Mail wandert aus meinem persönlichen Postfach in einen Community und ist dort im Blog von all denen zu finden, die Zugriff auf die Community haben. Genau so schlägt man die Brücke zwischen E-Mail und Enterprise Social Networks/Intranets.
- Bitte keine Dateianhänge, zumindest nicht in der internen Kommunikation – Das Versenden von großen Dateien per E-Mail ist eine Unart, die scheinbar nicht oder nur schwer auszurotten ist. Jeder kennt das. Das Postfach wird durch große Präsentationen voll gemüllt. Das kann ganz übel werden, wenn man nur einen gewissen Speicherplatz zur Verfügung hat. Plötzlich ist der Posteingang voll, man muss aufräumen, Anhänge lösen und speichern, bevor E-Mail überhaupt wieder funktioniert. Ich spreche aus eigener Erfahrung … Dabei gibt es in den meisten Unternehmen heute Werkzeuge, Dateien im internen sozialen Netzwerk oder im Dokumentenmanagement-System zu speichern und per E-Mail nur noch Links zu verschicken. Ja, die Benutzung sollte noch einfacher werden, aber die Technik ist hier auf einem guten Weg. Beim Versenden einer Datei wird man gefragt, ob man diese nicht besser teilen (“sharen”) will, den Empfängern werden die entsprechenden Zugriffsrechte automatisch gegeben und siehe da, die Mailbox wird zumindest nicht von Dateien verstopft. Und im Zeitalter der Cloud geht so etwas nicht nur in unternehmensinternen, sondern auch in der unternehmensübergreifenden Kommunikation.
- Der wohl unerfüllbare Traum von der universellen Inbox … – Über immer mehr Kanäle kommen Nachrichten an, ob man sie nun E-Mails nennt oder Instant Messages. In Xing oder LinkedIn schicken mir Leute Nachrichten. Auch über Facebook wird in Echtzeit oder asynchron gemailt. Direct Messages bekomme ich auch über Twitter. Und das WhatsApp immer mehr neben SMS genutzt wird, weiß auch unterdessen jeder. Hinzu kommen unternehmensinterne Chat-Programme ebenso wie Skype, Facetime und das gute alte Telefon, sprich Sprach- und Videokommunikation. Den Traum von der universellen Inbox zumindest für Textnachrichten gibt es schon lange, aber es bleibt wohl ein unerfüllbarer Traum, denn eine Xing, LinkedIn oder ein Facebook wollen natürlich gar nicht, dass deren Nachrichten in einem anderen E-Mail-Klienten ankommen und dort gelesen und beantwortet werden. Sie wollen, dass die Anwender in Xing, auf LinkedIn und Facebook gehen. Sie wollen die Anwender in ihrem Ökosystem halten und das ist wohl ein Grund, warum die entsprechenden Schnittstellen (APIs) nicht gerade leistungsfähig sind. Immerhin wird man zumindest per E-Mail benachrichtigt, wenn in diesen Netzwerken eine Message ankommt. Ich persönlich kann in meinem Job die Nachrichten, die dort eintreffen, nicht einfach ignorieren, aber natürlich antworte ich bei weitem nicht so schnell, wie ich es mit meiner klassischen E-Mail tue. Xing oder LinkedIn checke ich vielleicht einmal die Woche. Facebook ist für mich eher private Kommunikation. Trotzdem: Die Multikanalwelt ist Realität und wird nicht weg gehen. Text-, Audio- und Videonachrichten prasseln über immer mehr Kanäle auf uns ein und man kann aus meiner Sicht nur versuchen, die Zahl seiner Kanäle zu kontrollieren, seine eigenen Präferenzen zu setzen und auch transparent zu machen, welche Kanäle man bevorzugt.
- Der wohl unerfüllbare Traum von der universellen Inbox … – Über immer mehr Kanäle kommen Nachrichten an, ob man sie nun E-Mails nennt oder Instant Messages. In Xing oder LinkedIn schicken mir Leute Nachrichten. Auch über Facebook wird in Echtzeit oder asynchron gemailt. Direct Messages bekomme ich auch über Twitter. Und das WhatsApp immer mehr neben SMS genutzt wird, weiß auch unterdessen jeder. Hinzu kommen unternehmensinterne Chat-Programme ebenso wie Skype, Facetime und das gute alte Telefon, sprich Sprach- und Videokommunikation. Den Traum von der universellen Inbox zumindest für Textnachrichten gibt es schon lange, aber es bleibt wohl ein unerfüllbarer Traum, denn eine Xing, LinkedIn oder ein Facebook wollen natürlich gar nicht, dass deren Nachrichten in einem anderen E-Mail-Klienten ankommen und dort gelesen und beantwortet werden. Sie wollen, dass die Anwender in Xing, auf LinkedIn und Facebook gehen. Sie wollen die Anwender in ihrem Ökosystem halten und das ist wohl ein Grund, warum die entsprechenden Schnittstellen (APIs) nicht gerade leistungsfähig sind. Immerhin wird man zumindest per E-Mail benachrichtigt, wenn in diesen Netzwerken eine Message ankommt. Ich persönlich kann in meinem Job die Nachrichten, die dort eintreffen, nicht einfach ignorieren, aber natürlich antworte ich bei weitem nicht so schnell, wie ich es mit meiner klassischen E-Mail tue. Xing oder LinkedIn checke ich vielleicht einmal die Woche. Facebook ist für mich eher private Kommunikation. Trotzdem: Die Multikanalwelt ist Realität und wird nicht weg gehen. Text-, Audio- und Videonachrichten prasseln über immer mehr Kanäle auf uns ein und man kann aus meiner Sicht nur versuchen, die Zahl seiner Kanäle zu kontrollieren, seine eigenen Präferenzen zu setzen und auch transparent zu machen, welche Kanäle man bevorzugt.
- Rechner, SmartPhone oder Tablet in Meetings zu Seite legen – Also zumindest sollte man während eines Meetings nicht parallel seine Nachrichtenkanäle checken und bearbeiten. Mitschreiben und Provozieren sei bitte erlaubt. Doch ich bekenne mich schuldig. In einer Firma, in der Telefonkonferenzen den Alltag nahezu dominieren, neige auch ich dazu, während der vielen unsäglichen Telefonate parallel zu chatten, Nachrichten zu beantworten und zu schreiben. Das liegt einerseits an vielen nutzlosen, endlosen “Telco’s”, die einem sinnentleert erscheinen – zwei Dutzend Leute in einem “Call”, in dem jemand endlos monologisiert. Andererseits ist es durchaus auch eine Unart, die man selbst ablegen kann und sollte. Zumindest in den Telefonkonferenzen und “richtigen” Meetings, die ein aktives Engagement und Zuhören erfordern. Zuhören, mitmachen und vielleicht auch den Mut haben, einmal die Hand zu heben, wenn ein Meeting aus dem Ruder läuft. Ich bin ein Freund knapper Telefonkonferenzen mit einer Agenda und einem Ergebnisprotokoll.
- Benachrichtigungen gezielt und bewusst auf SmartPhone, Tablet und Computer nutzen – Wir kennen es mittlerweile alle: Überall piept und fiept es. Eine neue Mail kommt an *pling*. Und da, eine WhatsApp *dong*. Ah jetzt, ja, eine Faceboo-Nachricht *klong*. Und ein Tweet *piff-paff*. Auf dem Sperrbildschirm meines SmartPhones – und nicht nur da – geht es zu wie auf einem Jahrmarkt: ein reges, lautes, unruhiges Treiben, das immer wieder meine Aufmerksamkeit gewinnt. Und genau da liegt das Problem – siehe oben das Problem mit der Re-Konzentration nach Unterbrechungen. Und unterbrochen werden wir nicht mehr nur von E-Mails. Auch die anderen Kanäle drängen in den Vordergrund. Deshalb sollte man wirklich darüber nachdenken, den ein oder anderen Kanal im wahrsten Sinne des Wortes stumm und blind zu schalten. Statt jede Nachricht auf dem Sperrbildschirm einzublenden, genügt es ja vielleicht in definierten Intervallen in die Mitteilungszentrale oder direkt in das jeweilige Programm zu schalten.
- Und es gilt: Ich bin in einer Besprechung und kann nicht chatten – Wir nutzen auf der Arbeit intensiv ein Instant Messaging-Programm, das in der Echtzeitkommunikation viele Vorteile bietet, von der 1:1-Kommunikation bis zu Gruppenchats. Aber manchmal nervt es auch ungemein, denn der ein oder andere Kollege chattet einem an, auch wenn die eigene Statusmeldung “Ich bin in einer Besprechung und kann nicht chatten” steht. Da gilt die alte Weisheit: “Mehr Funkdisziplin, bitte”, und die Wünsche des Empfängers respektieren. Meine Konsequenz: Ich schalte auf “Bitte nicht stören” – dann kann man mich nicht anchatten – oder aber schliesse das Programm komplett, wenn ich an Aufgaben arbeite, die meine volle Konzentration brauchen.