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"Moderne" Erschließungsrichtlinien: Wie Archive ihrer Erschließungsrückstände Herr werden können
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"Moderne" Erschließungsrichtlinien: Wie Archive ihrer Erschließungsrückstände Herr werden können

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Vortrag am 12.4. 2012 im Vorarlberger Landesarchiv (Bregenz) - "Fachseminar Erschließung"

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"Moderne" Erschließungsrichtlinien: Wie Archive ihrer Erschließungsrückstände Herr werden können "Moderne" Erschließungsrichtlinien: Wie Archive ihrer Erschließungsrückstände Herr werden können Presentation Transcript

  • „Moderne“ Erschließungsrichtlinien. Wie Archive ihrer Erschließungsrückstände Herr werden können (Joachim Kemper, Speyer)1. Erschließung: Probleme einer archivischen Kernaufgabe2. Beispiel Bayern (Staatliche Archive): Traditionen der Erschließung3. „Moderne“ Richtlinien zur Erschließung (Bayern, 2008/2010)4. Flache Verzeichnung: Beispiel Urkunden 1
  • Einleitung• Wie kann eine zeitgemäße Erschließung im Archivwesen aussehen?• Neue Richtlinien bei den staatlichen Archiven Bayerns (Akten, Amtsbücher, Urkunden; Arbeitsgruppen zwischen 2008 und 2010)• Bayern: Relativ lange Erarbeitung, Einbindung aller Archive und theoretisch aller Mitarbeiter, große Archivverwaltung.• Kleinere Archive (zahlreiche Aufgaben, wenig Personal): Adaptierung von Richtlinien, weniger Aufwand für Erarbeitung?• Öffentlichkeitsarbeit und Abbau der Erschließungsrückstände: keine Gegensätze! 2
  • 1. Erschließung: Probleme einer archivischen Kernaufgabe• Erschließung: Kernaufgabe, verankert in Satzungen/Archivgesetzen• Kernaufgaben: Große Variationsbreite und terminologische Unschärfen• Vorarchivischer Bereich (Nahtstelle zur Verwaltung): Auch evtl. Nahtstelle für Erschließung!• Erschließung: Ordnung und Verzeichnung des Archivguts (nach dem Provenienzprinzip)• Wunsch und Realität: Große Abgabemengen, große Rückstände, Nachkassationen, Personalmangel – in großen und mittleren/kleinen Archiven• Typische Beispiele: Staatsarchiv München, Stadtarchiv Speyer 3
  • 1. Erschließung: Probleme einer archivischen Kernaufgabe• Staatsarchiv München: Ca. 40 km Archivalien, Zuwachs in den letzten ca. 10-15 Jahren knapp 12 km• Stadtarchiv Speyer: Ca. 2-3 km Archivalien (seit Jahrzehnten kaum verändert), andererseits: mit den normalen Beständen vermischtes Zwischenarchiv (ohne Bewertungen, ohne Kassationen und ohne Magazinplan); Erschließung: ohne Richtlinien; neben DB auch auf Karteikarten, Word, Excel…• Zentral auf Agenda: Knappe, pragmatische Erschließung bzw. Bewertung/Kassationen (Zwischenarchiv) 4
  • 2. Beispiel Bayern (Staatliche Archive): Traditionen der Erschließung• Erschließungstraditionen – Ausführliche Richtlinien für detaillierte Verzeichnung, Provenienzbereinigung und Beständeaustausch• Beispiel: Richtlinien für Akten: Enthält-/Darin-Vermerke als Regel• Beispiel: Richtlinien für Urkunden: Vollregesten• Findbuchausdruck (DB nur als Hilfsmittel zum Zweck des Ausdrucks)• Ältere Findmittel = Erarbeitung neuer Findmittel als „Ersatz“• Erschließung und Provenienzanalysen bei modernen Beständen des 19./20. Jh. teils analog zu frühneuzeitlichen Beständen 5
  • 2. Beispiel Bayern (Staatliche Archive): Traditionen der Erschließung• Was tun?• Entscheidung über Intensität der Erschließung – Priorisierung!• Planungen: Personaleinsatz an der richtigen Stelle; Aussonderung und Übernahmen; Records Management/Schriftgutverwaltung; Zwischenarchiv (?); Umgang mit Abgabeverzeichnissen? 6
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  • 3. „Moderne“ Richtlinien zur Erschließung (Bayern, 2008/2010)• Moderne Erschließung = m.E. flache Erschließung (Richtlinien!)• Zur Entstehung der Erschließungsrichtlinien in Bayern: Übergreifende Portale und deren Belieferung, Standards – aber auch Erfahrungen mit der bisherigen (oft intensiven) Verzeichnungspraxis• Arbeitsgruppen (Akten, Amtsbücher, Urkunden)• Richtlinien (2008/2010 erarbeitet) stehen online als PDFs zur Verfügung: http://www.gda.bayern.de/aufgaben/erschliessung.php• Richtlinien: 5. Stufe der Erschließung 9
  • 3. „Moderne“ Richtlinien zur Erschließung (Bayern, 2008/2010) 10
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  • 3. „Moderne“ Richtlinien zur Erschließung (Bayern, 2008/2010)• Zur Entstehung der Richtlinien: Zusammensetzung der Arbeitsgruppen; Struktur und Größe der staatlichen Archive (Vor- und Nachteil)• Gute Basis für zukünftige (flache, moderne) Erschließung – praktische Umsetzung und „Bewerbung“ der Richtlinien bei den Mitarbeitern ist allerdings entscheidend• Flache Aktenerschließung bedeutet z.B.: Enthält-/Darin-Vermerke sind im Normalfall überflüssig; Register sind nur in Ausnahmefällen zu erstellen 12
  • 4. Flache Verzeichnung: Beispiel Urkunden• Urkundenerschließung: Große Spannbreite der Erschließung (Kurzregest – Archivregest – Vollregest – Edition [eher theoretisch; keine Archivaufgabe!])• Kurzregesten als Ziel der bayerischen Richtlinien und aufgrund praktischer Notwendigkeiten: Urkunden-Digitalisierungsprojekte (Drittmittel) seit 2007; mehrere zehntausend Stücke waren zu bearbeiten, oft schlecht erschlossen (online unter http://www.monasterium.net)• Kurzregesten: 1-2 Sätze pro Regest; das Regest muss nicht alle vorkommenden Orte/Personen umfassen; stattdessen pauschalisierende Formulierungen als Hinweise; kurze äußere Beschreibung 13
  • 4. Flache Verzeichnung: Beispiel Urkunden• Problem evtl. (typisch für sämtliche Richtlinien): Ausnahmen werden in „begründeten Fällen“ zugelassen• Sind die „modernen“ bayerischen Richtlinien wirklich so „neu“?! Nicht unbedingt,-• Zeitangaben für Regesten (Kennzahlen), von ca. 7 Minuten pro Stück bis zu 180 Minuten und mehr…• Alternativen (z.B. Landeshauptarchiv Koblenz, Urkundenprojekt Erzstift Trier) 14
  • Schluss:Erschließung als Teil der archivischen Aufgabenplanung 15
  • Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 16