Aussonderung, Übernahme und Zwischenarchiv

Stadtarchiv Speyer: Aussonderung, Übernahme von Akten und Zwischenarchiv
Stadtarchiv = Gedächtnis der Stadt und städtisches Amt mit langer Tradition (seit 14. Jahrhundert)
Das Archiv verwahrt Unterlagen und Dokumente zur Speyerer Geschichte, es macht sie zugänglich und nutzbar für alle Interessierten („Haus der Geschichte“)
Zugleich: Funktion der Rechtssicherung, Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns („Gedächtnis der Verwaltung“)
„ Unterlagen“ für Archiv (amtlich oder auch nichtamtlich): Urkunden, Akten, „Bücher“, Karten, Bilder, Tonträger … bis hin zu Unterlagen aus digitalen Systemen/Dokumentenmanagementsysteme

Rechtliche Grundlagen:
Landesarchivgesetz Rheinland-Pfalz (v. 5.10. 1990):
Archivsatzung der Stadt Speyer (mit Anhängen: Gebührenverzeichnis und Benutzungsantrag; zuerst 1992, aktuell überarbeitet)
Die Archivsatzung orientiert sich an den Vorgaben des Landesarchivgesetzes. Die Satzung definiert daher die Aufgaben des Stadtarchivs sowie die Nutzung der Archivalien (wichtig!).

http://www.landeshauptarchiv.de/uploads/media/Landesarchivgesetz_01.pdf

Weitere evtl. wichtige Rechtsbereiche:
Informationsfreiheitsgesetze
Datenschutzgesetzgebung (versus: Forschungsfreiheit – GG)
Urheberrecht
Meldegesetz
„ Amtsgeheimnisse“ (z.B. Sozialgeheimnis, Steuergeheimnis)
Personenstandsgesetz (neues Personenstandsarchiv Koblenz)
Kulturgutschutzgesetzgebung
……

Kernaufgaben des Archivs nach Archivgesetz/Archivsatzung:
Aussonderung und Übernahme
Entscheidung über Kassation (archivwürdig – nicht archivwürdig)
„ Überlieferungsbildung“ (aus historischen und anderen Gründen)
Sicherung und Bewahrung der Archivalien auf Dauer (Magazin, Notfallsicherung, Klimatisierung …)
Erschließung der Bestände und Auswertung (Datenbank, Internet)

Kernaufgaben des Archivs nach Archivgesetz/Archivsatzung:
Publikationen, Vermittlung, Öffentlichkeitsarbeit
Benutzung im Lesesaal (Achtung: Schutzfristen der Archivsatzung…)
Ausstellungen
„ Vorarchivischer Bereich“: „Zwischenarchiv“, Schriftgutverwaltung
Anderes (coming soon?): Digitales Archiv, Dokumentenmanagement …

Übernommen werden sowohl amtliche wie auch nichtamtliche Unterlagen (z.B. Fotos, Plakate, Filme, Nachlässe, Vereinsarchive)
Satzung: Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung anfallenden Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen.
Dies bezieht sich auf „volle“ Archivierung (Historisches Archiv) – nicht das „Zwischenarchiv“!

Ablauf der Aussonderung und Übernahme orientiert sich am Landesarchivgesetz (Anbietungspflicht)
Typischer Verlauf:
Amt/Abteilung/SG… bietet Unterlagen an, die zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden
Das Archiv entscheidet dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche Unterlagen von bleibendem Wert und damit als archivwürdig dauerhaft zu verwahren sind und welche vernichtet werden dürfen.

Information des Archivs (optimal mit Verzeichnis/Zusammenstellung):
Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenplan, Sachgebiete, Abteilungen, Referate etc.)?
Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen?
Welchen Umfang haben die Unterlagen?
In welcher Form liegen die Unterlagen vor (Papierakten, Karten, Fotos, Broschüren, digitale Unterlagen etc.)?
Wo befinden sich die Unterlagen?

„ Bewertung“ (Sichtung, Gespräch…): Vermerke wie „A“, „B“ oder „V“
Wichtig: Aufbewahrungsfristen im Amt sind nicht immer entscheidend für spätere Archivwürdigkeit. Eine begrenzte Frist bedeutet nicht, dass danach vernichtet werden darf.

Nach „Bewertung“: Übernahme der Akten in das Archiv (z.B. in Archivkartons) oder „Kassation“ = Vernichtung (nicht im Archiv) – nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Eine Übergabeliste (Auflistung und Nummerierung der Akten) für das Archiv hilft sehr (Erschließung!).

Übernahmen 2011 in das Stadtarchiv (Auswahl):
Stadtkasse
Bürgerbüro (Meldekarteien)
Siedlungsschule
Hauptamt
Stadtbücherei
Stadtgärtnerei
Wasser- und Schiffahrtsamt Mannheim
Rotary-Club
mehrere Fotoschenkungen
Vereinsarchive (Teile)
Dombauverein
Archiv ehem. Filzfabrik Hess
…

Gleichzeitig größere Kassationen vor Ort:
Rechnungsprüfungsamt
Bürgerbüro
Stadtkasse
Akten Fernsprechanlagen
…

Probleme bei Aussonderungen z.B.:
Was passiert mit massenhaft gleichförmigen Akten?
Auswahlarchivierung (Personalakten?), aber nach welchen Kriterien?
Was ist (später) historisch wertvoll?
Kassationen ohne Absprache (wenn man Platz braucht)
Regelmäßige Anbietung (theoretisch)
Veränderung von Kompetenzen/Zuständigkeiten (was passiert mit den Akten?)
Verhältnis: archivwürdige Unterlagen zu „Zwischenarchiv“ (vs. „Historisches Archiv“)

„ Zwischenarchiv“
Übernahme, Verwaltung und Pflege von noch nicht „archivreifem“ Schriftgut – ein eigener Aufgabenbereich
Aufgaben ( Empfehlungen der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Dt. Städtetag ):
Pflege Gesamtaktenplan; Überwachung der Schriftgutverwaltung; Aktenübernahmen; Überwachung der Fristen und Kassationen bzw. Archivierung („Historisches Archiv“); Aktenausleihen/-aushebungen; Beantwortung von Anfragen zum Zwischenarchivgut

Schriftgut wird nicht mehr laufend benötigt, Fristen laufen aber noch
Wichtig: Akten dürfen von den abgebenden Stellen nicht „vergessen“ werden (Fristendjahre); nach Ablauf der Fristen müssen die Akten bewertet und archiviert (oder vernichtet) werden
Wichtig: Akten müssen abgeschlossen sein (keine Ergänzungen)

Zwischenarchive sind in Deutschland relativ selten (Bundesverwaltung: mehrere große Zwischenarchive, Kapazität: 120 Kilometer!). Das Speyerer Zwischenarchiv wurde nach dem Vorbild des Stadtarchivs Mannheim vor ca. 30 Jahren eingeführt – starkes Anwachsen.

„ Zwischenarchiv“ – und seine Probleme:
Wird nicht einheitlich genutzt
Akten aus dem Blick … und aus dem Sinn?
Zwischenarchiv als reine Abstellmöglichkeit (Büro ist voll)
Häufige Ausleihen (Akten werden noch benötigt)
Keine Bewertung – keine Archivierung – nicht benutzbar
Kosten bei späterer Kassation trägt das Archiv
Verwechslung Zwischenarchiv – Historisches Archiv, richtiges Archivgut wird kaum noch übernommen

Zwischenarchive als „Schnittstelle“ zwischen Verwaltung und Archiv haben viele Aufgaben, sind oft als eigene Stelle (Magazin/Raum, Personal) eingerichtet.
Im Stadtarchiv Speyer aufgrund von Platzproblemen Vermengung mit normalem Archiv, zusätzlicher Aufwand, Kosten (Vernichtung der Unterlagen!)
Stand aktuell: ca. 40% des gesamten Archivs sind nicht „bewertet“ bzw. nicht erschlossen.

Aktuell sind aufgrund von Umbaumaßnahmen (Einbau neuer Rollregale) keine Aufnahmen für das Zwischenarchiv möglich, bis ca. Mitte 2012
Erschließungsrückstände sollen verringert werden (im „Historischen Archiv“)
Bei Bewertung im Zwischenarchiv ist Hilfe der abgebenden Stellen wichtig!

ZIELE eines „Zwischenarchivs“ (Theorie):
Sicherstellung Verwaltungskontinuität und Transparenz
Rechtssicherheit und Datenschutz
Vereinfachung und Wirtschaftlichkeit des Registraturwesens
Überlieferungsverluste können besser vermieden werden
Entlastung der Registraturen der Abteilungen/SG zugunsten einer zentralen Altregistratur

Das Speyerer „Zwischenarchiv“ und die Drei ???
Institutionelle Verankerung (Archivsatzung)?
Umfang der Aufgaben als Problem (Anzahl der abgebenden Stellen, Umfang, Stellflächen, Benutzungsfälle, Aushebungen, Ausleihen, Personal …)?
Wie geht es mit dem Zwischenarchiv weiter?

Kurzes Fazit:
Aussonderungen und Übernahmen in das Historische Archiv sollen möglichst geregelt ablaufen (festes Schema, Fristen abgelaufen, Kassationsentscheidung bei Archiv, Durchführung der Kassation durch das Amt)
Alle Unterlagen sind dem Archiv vor Vernichtung „anzubieten“ (= Mitteilung)
Für die Zukunft: Verstärkte Erschließung des Archivguts UND Erarbeitung eines „ Dokumentationsprofils “ als Hilfsmittel (= Grundlage für eine systematische und effiziente Überlieferungsbildung amtlicher und nichtamtlicher Überlieferungen. Informiert darüber, wo welche Überlieferung zur Dokumentation lokaler Lebenswelt zur welchem Zweck, in welcher Intensität, von wem aufzubewahren sind)

Kurzes Fazit:
Im Fall des Zwischenarchivs sind genauere Regelungen wünschenswert.

Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit!
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Aussonderung, Übernahme und Zwischenarchiv

by Abteilung Kulturelles Erbe (Stadtarchiv, Museen, Gedenkstätten) Speyer

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