1. 1)
2)
3)
4)
5)
ESPAÑOL
DOCUMENTO:
Representación
de la información sobre los
objetos de la realidad objetiva y
la actividad intelectual del
hombre por medio de la
escritura, la gráfica, la fotografía,
la grabación u otro medio en
cualquier portador
ARCHIVO:
Conjunto
de
documentos
producidos
y
recibidos por una persona o
entidad en razón de sus
funciones, los cuales deben
estar organizados respetando el
orden de producción.
CONSULTA: Acción de buscar la
información contenida en los
documentos.
DISTRIBUCIÓN:
Proceso
mediante el cual un funcionario
encargado del manojo de los
documentos en la empresa,
efectúa el estudio documental y
determina la serie, subserie y el
expediente al cual debe pasar
dicho documento.
TRÁMITE: Se refiere a la
utilización de un documento, que
permite realizar una gestión.
6) CODIFICACIÓN: Número
que
se asigna a los documentos para
identificarlos y localizarlos en los
depósitos.
7) ACERVO:
Conjunto
de
documentos que se custodian en
una institución.
8) EXPEDIENTES: Conjunto total de
los documentos relacionados
con un mismo tema, asunto o
persona.
9) CORRESPONDENCIA: Tipo
documental. Intercambio escrito
de cartas, que pueden ser
internas o externas.
INGLES
Document:
Representation
of
information about objects of
objective reality and intellectual
activity of man through writing,
graphics, photography, recording
or otherwise in any carrier
FILE: Set of documents produced
and received by a person or entity
by reason of their duties, which
must be arranged in the order of
production.
CONSULTATION: Action to seek
the information contained in the
documents
DISTRIBUTION: process by which
an official in charge of the bunch of
documents in the company, made
the study, and determines the
series, subseries and the file that I
must pass this document.
PROCESSING: Refers to the use
of a document which allows
management.
CODING: Number assigned to
documents to identify and locate
them in warehouses.
ACQUIS: Set of documents that
are kept in an institution.
RECORDS: Full Set of documents
related to the same topic, subject
or person.
CORRESPONDENCE:
Type
documentary. Written exchange of
letters, which may be internal or
external.
2. 10) SECUENCIALIDAD:
Archivo
secuencial es la forma más
simple de almacenar y recuperar
registros de un archivo. En un
archivo
secuencial,
se
almacenan los registros uno tras
otro.
El
primer
registro
almacenado
se
coloca
al
principio del archivo. El segundo
se almacena inmediatamente
después, el tercero después del
segundo, etc. Este orden nunca
cambia en la organización
secuencial.
11) DETERIORO:
Alteración
o
degradación de las propiedades
físicas, químicas y/o mecánicas
de un material, causada por
envejecimiento natural u otros
factores.
12) DIGITALIZACIÓN: Los procesos
de digitalización, consistentes en
la
transformación
de
documentos físicos a imágenes
digitales para su visualización
instantánea
desde
cualquier
equipo de cómputo, basado en
un flujo lógico de documentos,
controlado
por
etapas,
balanceando los sub-procesos y
controlando los documentos y
cajas con códigos de barras en
todas las etapas del flujo
documental,
para
permitir
administrar el proceso en forma
integral.
13) ORGANIZACIÓN: Es el
conjunto
de
operaciones
intelectuales y mecánica
que
se
aplican
a
las
agrupaciones documentales
(Fondo,
Subfondo,
sección,
subsección, serie,
subserie)
SEQUENTIAL TY: Sequential file
is the simplest way to store and
retrieve records from a file. In a
sequential file, the records are
stored one after another. The first
record stored is placed at the
beginning of the file. The second is
stored immediately after the third
after the second, etc.. This order
never changes in the sequential
organization.
DETERIORATION: Disruption or
deterioration
of
physical
properties, chemical and / or
mechanical
properties
of
a
material caused by natural aging
or other factors.
SCANNING:
The
digitization
process,
involving
the
transformation
of
physical
documents to digital images for
instant viewing from any computer
equipment, based on a logical flow
of documents, controlled steps,
swinging
sub-processes
and
controlling documents and boxes
with bar codes in all stages of
document flow, to allow managing
the process in a comprehensive
manner.
ORGANIZATION: The
set of intellectual and mechanical
operations
applied to clusters documentaries
(Fund, a fund, section, subsection, series,
subseries)
3. 14) TABLA
DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL:
Listado de series con sus
correspondientes
tipos
documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
15) IDENTIFICACIÓN
DOCUMENTAL: Primera etapa de
la
labor
archivística,
que
consiste en indagar, analizar y
sistematizar
las
categorías
administrativas y archivísticas
que sustentan la estructura de
un fondo.
DOCUMENT
RETENTION
TABLE:
List of series with corresponding
types of documents, which is
assigned to the time spent in each
stage of the life cycle of
documents
DOCUMENTARY: First stage of
archival work, which is to
investigate,
analyze
and
systematize the administrative
categories and records which
support the structure of a fund.
16) MANUSCRITO:
escrito a mano.
MANUSCRIPT:
document.
MICROARCHIVO:
encoded
ordered set and supporting
material
elements
microform
carriers
recorded,
systems
provided recovery media index
that strike, visually inspect and
reproduce
exact
copies
of
documents stored as microforms.
COVER: Front page cover or
folder that is used for training and
protection of documents.
COVER: Each of the covers of a
bound file.
MANAGEMENT: Origin or training
process when documents are on
file management offices, or
departments of an institution, and
its use
Documento
17) MICROARCHIVO:
Conjunto
ordenado y codificado de los
elementos materiales de soporte
portadores
de
microformas
grabadas, provistos de sistemas
de
índice
medios
de
recuperación
que
permitan
encontrar, examinar visualmente
y reproducir en copias exactas
los documentos almacenados
como microformas.
18) PORTADA: Primera plana de la
cubierta o carpeta que se utiliza
para la formación y protección
de los documentos.
19) TAPA: Cada una de las cubiertas
de un expediente encuadernado.
20) GESTIÓN: Origen o proceso de
formación de los documentos
cuando se encuentran en los
archivos de gestión de las
oficinas,
secciones
o
departamentos
de
una
institución, y su utilización es
constante.
handwritten