Smau Firenze 2014 - Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo e le opportunità di business del Dottore Commercialista

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  • 1. Dott. Robert Braga Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo e le opportunità di business del Dottore Commercialista
  • 2. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI INDICE Perché dematerializzare: benefici fattura elettronica : definizioni e caratteristiche Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione La Conservazione Sostitutiva: caratteristiche Il Responsabile della CS ed il Manuale di conservazione 2
  • 3. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 3
  • 4. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 4
  • 5. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 5
  • 6. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 6
  • 7. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 7
  • 8. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 8
  • 9. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 9 La Fattura Elettronica
  • 10. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 10 I tre pilastri: A.I.L. FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che*: il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI) La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc. *c. 3 dell’art.21 del DPR 633/72
  • 11. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 11 • Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità: • Apposizione firma elettronica qualificata o digitale, • Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione NOVITA’: • Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa • Altre tecnologie in grado di garantire A I LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE : Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF) La Fattura Elettronica - deregulation
  • 12. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 12 This XML file does not appear to have any style information associated with it. The document tree is shown belo <INVOICEMessage> <MessageHeader> <AddressFrom>info@sesat.it</AddressFrom> <AddressTo>info@soresa.it</AddressTo> <DocumentType>FATTUR</DocumentType> <DocumentTypeVersion>02</DocumentTypeVersion> <DocumentID>40</DocumentID> <DocumentIDVersion>40</DocumentIDVersion> <CreateDate>2014-01-15</CreateDate> </MessageHeader> <Document> <DocumentStatus>31</DocumentStatus> <DocumentDate>2014-01-15</DocumentDate> <DocumentTypeLevel1>0</DocumentTypeLevel1> <DocumentTypeLevel2>0</DocumentTypeLevel2> <Currency>EUR</Currency> <DocumentReference> <DocumentType>AAK</DocumentType> <DocumentDate>2014-01-15</DocumentDate> <DocumentNumber>40</DocumentNumber> </DocumentReference> <PartnerCode> La Fattura Elettronica strutturata – formato XML
  • 13. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 13 • Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa (autenticità ed integrità): • Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ ddt/fattura/pagamento • elementi da riconciliare: x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fattura x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta Sistemi di controllo di gestione (audit trails)
  • 14. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 14 L’accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE: anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui: • il formato della FE • il sistema di trasmissione usato • i metodi usati per garantire A I L • Tempistiche INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI. Accordo con destinatario
  • 15. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 15 Fattura elettronica emessa CON CONSENSO del destinatario, all’acquisizione in formato elettronico: • E’ fattura elettronica sia per emittente che per destinatario • La conservazione dovrà obbligatoriamente avvenire in formato elettronico, sia per emittente che per destinatario La Fattura Elettronica: accordo tra le parti
  • 16. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 16 Fattura elettronica SENZA CONSENSO del destinatario, all’acquisizione in formato elettronico: • E’ fattura elettronica SOLO PER L’EMITTENTE, formato analogica per il destinatario • Trasmissione alternativamente: sia con spedizione o consegna in formato analogico (cartaceo), sia mediante strumenti informatici (La spedizione con modalità tradizionali comporta che la data di emissione coincida con quella di spedizione o consegna - Circolare 45/E) • CONSERVAZIONE ELETTRONICA per l’EMITTENTE, conservazione analogica per il destinatario (Il destinatario, tuttavia, può comunque procedere alla conservazione elettronica, previa conversione della fattura in documento informatico e conservazione sostitutiva a norma) La Fattura Elettronica: accordo tra le parti
  • 17. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 17 La maggior parte dei vantaggi economici non deriva solo dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti. Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO Quindi : Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento
  • 18. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 18 Con il progressivo constante incremento nell’utilizzo di documenti strutturati (formati XML, XBRL, ecc.), la contabilità è destinata ad “automatizzarsi” L’effetto sarà: • una notevole riduzione del tempo di inserimento dei dati (almeno il 63%[*]) • un parallelo incremento delle disponibilità di risorse da dedicare ad attività di “core business” [*] fonte: risultati ricerca Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management Politecnico di Milano La Fattura Elettronica: benefici
  • 19. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 19 I benefici complessivi per il Sistema Paese dipendono, essenzialmente, dai modelli di fatturazione elettronica che saranno adottati dai diversi attori in gioco. Secondo le stime dell’Istituto Politecnico di Milano, i benefici potenziali per ciascun ciclo commerciale (per ciascuna fattura) variano: - da 2-3 euro per modelli di sola conservazione sostitutiva o fatturazione elettronica non strutturata - a 80 euro per modelli di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento http://www.ict4executive.it/executive/approfondimenti/l-adozione-massiccia-della-fatturazione- elettronica-in-italia-farebbe-risparmiare-fino-a-60_436721531.htm La Fattura Elettronica: benefici
  • 20. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 20 -Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore -Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.) -Uso di dati strutturati e standard (XML) -Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc) -Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno x l’elaborazione dati fatturazione -Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione -Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale del responsabile della conservazione) Best practices generali per la FE
  • 21. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 21 Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione
  • 22. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 22 OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007) Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento(**) di cui al comma 214, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche (*), nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. (*) di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196 (**) entrato in vigore il 06/06/2013
  • 23. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 23 OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (articolo 1, comma 204, Legge 244/2007) Il regolamento di cui al comma 214 è entrato in vigore il 06 giugno 2013 mediante publicazione in G.U n.118 il DMEF n.55 del 03/04/2013. ... dopo ben 5 anni di letargo.... Tra i 12* ed i 24 mesi dall’entrata in vigore del regolamento, le amministrazioni pubbliche non potranno accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, anche parziale, sino all’invio in forma elettronica. (*) nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell'elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato
  • 24. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 24 OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007) cliente: ho bisogno di inviare una fattura elettronica al Comune, altrimenti non mi pagano il lavoro che ho fatto!
  • 25. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 25
  • 26. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 26 LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE COINVOLTE L’elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte è predisposto dall’Istat, suddivise in tre categorie, sono: 1. Amministrazioni centrali Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri, Agenzie fiscali (Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, Agenzia delle Entrate) Enti di regolazione dell'attività economica (Agenzia italiana del farmaco – AIFA, Agenzia per l’Italia digitale, Ente nazionale per il microcredito, etc.) Enti produttori di servizi economici (Agenzia nazionale per il turismo – ENIT, Anas S.p.A., Ente nazionale per l’aviazione civile – ENAC, Ente nazionale risi, Fondo innovazione tecnologica – FIT, Gruppo Equitalia, etc.) Autorità amministrative indipendenti (Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca – ANVUR, Autorità per le garanzie nelle comunicazioni – AGCOM, Autorità per l'energia elettrica e il gas – AEEG, Garante per la protezione dei dati personali, etc.) Enti a struttura associativa (ANCI, UNIONCAMERE, etc.) Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (Accademia della Crusca, Coni, CRI, etc.) Enti e Istituzioni di ricerca (Agenzia spaziale italiana – ENEA, Istituto nazionale di statistica – ISTAT) Istituti zooprofilattici sperimentali;
  • 27. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 27 LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE ..segue 2. Amministrazioni locali Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di comuni, Agenzie regionali sanitarie, Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO), Aziende ospedaliere, Aziende sanitarie locali, Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali, Università e istituti di istruzione universitaria pubblici, etc.; 3. Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC, Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali – CNPR, Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense, EPPI, ENASARCO, INAIL, INPS, etc.
  • 28. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 28 LA TEMPISTICA DI ADOZIONE
  • 29. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 29 FatturaPA La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: • il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio • l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e dei codici CIG e/o CUP, se previsti (art. 7bis DL 35/2013)
  • 30. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 30 Predisporre la FatturaPA Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio. • Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice Paese - Identificativo univoco del Trasmittente - Progressivo univoco del file FatturaPA
  • 31. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 31 Esempi Di seguito alcuni esempi di file FatturaPA (fattura singola e lotto di fatture). Versione 1.0 • Fattura singola versione 1.0 con una sola linea di fattura: IT12345678910_11111.xml • Fattura singola versione 1.0 con più linee di fattura: IT12345678910_22222.xml • Lotto di fatture versione 1.0 IT12345678910_33333.xml • Fattura singola versione 1.0 firmata con firma XAdES-BES IT12345678910_X1111.xml • Fattura singola versione 1.0 firmata con firma CAdES-BES IT12345678910_11111.xml.p7m FatturaPA
  • 32. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 32 SDI – sistema di interscambio È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:  Accredita le PA  riceve le fatture  Effettua i controlli sui files  Inoltra le fatture alla PA  Notifica l’esito della trasmissione
  • 33. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 33 MODALITA’ DI TRASMISSIONE: il Sistema di Interscambio Va rilevato che la trasmissione delle fatture elettroniche al SDI (così come dal SDI alla P.A.), potrà essere svolta anche tramite l’ausilio di “intermediari”, cioè operatori che, interfacciandosi con il SDI, ne agevolino sia il processo di produzione e trasmissione della fattura in formato XML, sia l’intera attività di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e dei messaggi scambiati. L’attività degli intermediari potrà essere svolta anche dai Dottori Commercialisti.
  • 34. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 34 Modalità di trasmissione PEC: come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario un particolare accreditamento (max 30MB) sdi01@pec.fatturapa.it modello “web service” fruibile attraverso protocollo https (max 5MB) sistema pubblico di cooperazione (SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio protocollo FTP portale www.fatturapa.gov.it
  • 35. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 35 Schema logico di funzionamento SDI rif.Doc.24IRDCECnov.’13
  • 36. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 36 CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014 La Circolare chiarisce i pochi dubbi operativi per l’avvio della fatturazione elettronica 1. tutte le PA sono tenute a inserire l'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell’IPA entro 3 mesi dal 6 giugno 2014 - termine scaduto 2. I codici dell'IPA una volta ottenuti devono inoltre essere comunicati dalla PA ai fornitori - perché gli stessi possano inserirli nelle fatture da inviare al Sistema di interscambio (SDI) 3. le fatture cartacee emesse prima dell'entrata in vigore dell'obbligo, ovvero prima del 6 giugno 2014, saranno, anche dopo il 6 settembre 2014, accettate e pagate, mentre le fatture cartacee emesse dopo il 6 giugno 2014 non potranno essere in alcun modo accettate o pagate dalle PA 4. ricevuta con esito negativo = avvenuta consegna (NB) = fattura emessa ex art.21 5. altri chiarimenti tecnici
  • 37. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI ma allora il 6 giugno 2014 si parte davvero con la fatturazione elettronica nei confronti della PA? Nuove specifiche tecniche operative delle regole tecniche (allegato B FE PA ver. 1.1) - operative dal 06/05/14 SI
  • 38. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 38 Impatto della fattura PA  Sui fornitori: passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive.  Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE.
  • 39. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 39 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
  • 40. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 01 FattureEmesse 02 FattureRicevute 03 NotaVariazioneAumento 04 NotaVariazioneDiminuzione 05 DocumTrasporto 06 Scontrino 07 Ricevuta 08 Bolla 09 LibroGiornale 10 LibroInventari 11 LibroMastro 12 RegistroCronologico 13 LibroCespiti 14 RegistroIrpef 15 RegistroFattureAcquisto 16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE 17 RegistroFattureEmesse 18 RegistroFattureInSospeso 19 RegistroCorrispettivi 20 GiornaleFondo 21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio 22 Registro Emergenza Iva 23 Bollettario 24 RegistroPrimaNota 25 RegistroUnico Iva 26 RegistroRiepilogativo Iva 27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe 28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm 29 RegistroTrasferimentiIntraUe 30 RegistroDichIntentiEmesse 31 RegistroDichIntentiRicevute 32 RegistroOmaggi 40
  • 41. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 33 RegistroMemoriaProdContrassegno 34 RegistroLavorazioneProdContrassegno 35 RegistroCaricoProdContrassegno 36 RegistroScaricoProdContrassegno 37 RegistroBeniInDeposito 38 RegistroBeniInContoLavorazione 39 RegistroBeniComodato 40 RegistroBeniProva 41 RegistroSezionaleIvaInterno 42 RegistroCaricoStampatiFiscali 43 RegistroSocControllantiControllate 44 RegistroCaricoScaricoRegime MargineMetodoAnalitico 45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale 46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale 47 RegistroCaricoCentriElabDati DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE 48 RegistroScaricoCentriElabDati 49 RegistroSommeRicevuteDeposito 50 RegistroEditori 51 LibroSoci 52 LibroObbligazioni 53 LibroAdunanzeDelibAssemblee 54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione 55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale 56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo 57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti 58 AltriRegistri 59 UnicoPersoneFisiche 60 UnicoSocietaPersone 61 UnicoSocietaCapitale 62 UnicoEntiNonCommerciali 63 IrapPersoneFisiche 41
  • 42. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE 64 Irap Societa Persone 65 Irap Societa Capitale 66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati 67 Irap Amministrazioni Ed Enti Pubblici 68 Modello730 69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale 70 Modello Iva 71 Modello Iva Vr Richiesta Rimborso Credito Iva 72 Modello Iva 26Lp2006 Prospetto LiquidazioniPeriodiche 73 Modello Iva 74Bis 74 Comunicazione Annuale Dati Iva 75 ModelloRichiestaRimborso Credito Iva Trimestrale 76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute 77 Modello770Semplificato 78 Modello770Ordinario 79 ModelloCertificazioneCud 80 ModelloF23 81 ModelloF24 82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico 83 ModelliAnnotazioneSeparata 84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione 85 AltriDocumenti ELENCO DEI TIPI DI DOCUMENTO DI CUI ALL’ALLEGATO 1 DEL “PROVVEDIMENTO ATTUATIVO DELLA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA RELATIVA AI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI, AI SENSI DELL’ARTICOLO 5 DEL DECRETO 23 GENNAIO2004” DEL DIRETTORE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE DEL 25 OTTOBRE 2010 (PROT. 2010/143663) 42
  • 43. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI DEFINIZIONI FIRMA DIGITALE CERTEZZA della staticità immodificabilità identità del firmatario 43 RIFERIMENTO TEMPORALE Data e ora devono essere appost e in maniera precisa e corretta Con la firma viene apposta la data e l’ora in cui si effett ua la marcatura, opponibili ai terzi in quanto effettuate da un Ente a ciò abilitato. MARCA TEMPORALE IMPRONTA L’impronta, è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard internazionali (cosiddetta funzione di hash). L’impronta serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di caratteri) che: •ha corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato •rende impossibile ricavare dall’impronta il contenuto del file principale
  • 44. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI in pratica 44
  • 45. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI Caratteristiche della CS normativa fiscale Il processo di conservazione di un documento analogico richiede la sua preventiva trasformazione in documento informatico, ed è regolato dall’articolo 4 del DMEF 23/01/2004. ..che avviene mediante la memorizzazione su qualsiasi supporto di cui (*): •sia garantita la leggibilità nel tempo •sia assicurato l'ordine cronologico •non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; •devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. La trasformazione di un documento analogico in documento informatico richiede la firma digitale di un pubblico ufficiale quando ci troviamo in presenza di un documento “ORIGINALE UNICO” (*) art. 3 c.2 del DMEF 45
  • 46. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 46 Il processo di conservazione di un documento informatico (art. 3, co. 2, del Decreto): “….. e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, ……………. sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001”. (ex CNIPA n.11/2004 ora art.7 DPCM 3/12/2013). Il compito del responsabile della conservazione, secondo la predetta deliberazione, è quello di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione. Caratteristiche della CS normativa fiscale
  • 47. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 47 (*) termine in fase di modifica Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture(*) e almeno annuale per i restanti documenti. La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. (ora lett. n) e o) CNIPA 11/2004) •riversamento diretto: trasferimento senza alterazione della rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità; •riversamento sostitutivo: trasferimento con modifica della rappresentazione informatica: Per i documenti informatici: art. 3, comma 2 Se provvisti di firma: con l’intervento di un pubblico Ufficiale Per i documenti analogici art. 4, comma 4 Se originali unici: con l’intervento di un pubblico Ufficiale Caratteristiche della CS normativa fiscale
  • 48. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI in sintesi ....... schematicamente 1° Documento iniziale 2° creazione documento informatico 3° attività di indicizzazione 4° conclusione del processo di conservazione Documento Analogico Scansione (o attività equivalente) predisposizione del database per le funzioni di ricerca conservazione sostitutiva Documento informatico (art. 3, comma 1 del DMEF) 48 Caratteristiche della CS normativa fiscale
  • 49. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale Esempio timing adempimenti anno di imposta 2013 49 entro la data del cosa fare un giorno prima dell’avvio della conservazione (*) pagamento F23 in acconto per l’anno 2013(**) 31/01/2014 pagamento F23 a saldo 2013 acconto 2014(**) 30/12/2014 conclusione procedimento di conservazione 31/01/2015 trasmissione telematica impronta (*) nell’esempio 31/12/2012 (**) in caso di CS per Libro giornale e Libro Inventari o fatture soggette a bollo da euro 2,00 Bollo da euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni
  • 50. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI QUADRO NORMATIVO sintesi Amministrativo •DPR n.445/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa •Delib. CNIPA n.11 del 19/02/2004 •D.Lgs. n.82/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD •DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici) •DPCM 5 febbraio 2013 (elenco dei documenti analogici originali che le amministrazioni possono conservare in digitale e quelli per i quali vige l'obbligo della conservazione in formato cartaceo) •DPCM 22 febbraio 2013 - G.U. n.117 del 21/05/2013 (regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali) •Giugno 2013 - Linee guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle PA - art.58 c.2 CAD • 26 giugno 2013 - Specifiche operative per la fatturazione elettronica verso la PA DOCUMENTI approvati il 3 dicembre 2013, pubblicati in G.U. n.59 del 12/03/2014 - regole tecniche per il protocollo informatico; - regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti digitali; in attesa di approvazione: - regole tecniche del documento informatico e gestione documentale CIRCOLARE AGID n.65 del 10/04/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti ….conservazione….art.44-bis del CAD 50
  • 51. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 51 Tributario DMEF 23/1/2004 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto)* D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica) Circ. 46/E del 6 dic 2006 - (definizioni) Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007 (imposta di bollo) RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009 (memorizzazione) Provv. D.Ag.E. 25/10/2010 - prot. 2010/143663 (documenti) Provv. 25/10/2010 n.143663 (estensione validità temporale impronte) Legge 244/2007, articolo 1, comma 204 (obbligo fatt. elettronica v/so la P.A.) Circolare AE 5/E del 29 febbraio 2012 (imposta di bollo) Circolare Ag.Dogane 16D del 12 novembre 2012 (telematizzazione delle operazioni doganali) Recepimento Direttiva Europea 45/2010/UE - in vigore dal 01/01/2013 i nuovi artt 21 e 39 del DPR 633/72 (fattura elettronica: articolo 1, comma 325, legge n. 228/12) Risoluzione n.19/E del 25/03/2013 (CMR elettronico per op. intracomunitarie) DMEF 3 aprile 2013 n.55 (G.U. 22/05/13 n.118) (regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche) CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 31/03/2014 - interpretativa in tema di fatturazione elettronica DL. n.66 del 24/04/2014 - (G.U. n.95) - Capo VI - “digitalizzazione” - artt.25-28 * di imminente modifica QUADRO NORMATIVO sintesi
  • 52. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 52 Altre modifiche normative D.L. 18/10/2012 n.179 (modifiche alla legge fallimentare e al decreto legislativo 08/07/1999 n.270 - Amministraz.straordinaria grandi imprese in crisi) Civilistico Art. 2215 bis del Codice Civile NOVITA’ Modifiche previste al DMEF 23/01/2004 1.Conservazione elettronica dei documenti fiscali con cadenza almeno annuale (comprese le fatture elettroniche) 2.Conservazione elettronica dei registri contabili entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali 3.In caso di conservazione di documenti analogici, la cadenza annuale di conservazione sostitutiva decorre dalla marca temporale apposta alle immagini digitali 4.Eliminazione comunicazione impronta, sostituita da una comunicazione da indicare in dich.dei redditi 5.Assolvimento imposta di bollo più semplice: un unico pagamento a consuntivo e comunicazione unica telematica entro febbraio anno successivo QUADRO NORMATIVO sintesi
  • 53. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 53 quali opportunità professionali Documento n. 24 L’obbligodi fatturazioneelettronicaalla P.A. e nuove opportunità professionali per i Commercialisti Novembre 2013 http://www.irdcec.it/node/622
  • 54. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 54 opportunità professionali Da un’analisi del nuovo contesto normativo di Fatturazione Elettronica e conservazione sostitutiva, è possibile raccogliere nuove opportunità di lavoro e di fidelizzazione della clientela che qui vengono elencate a puro titolo esemplificativo e non esaustivo: • intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della fattura elettronica per loro conto; • consulenza organizzativa: i dottori commercialisti ed esperti contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;
  • 55. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 55 Opportunità professionali • formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare le novità normative in atto …….. ed i benefici della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva a norma; • consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione dei contratti con i fornitori dei servizi di fatturazione elettronica/conservazione sostitutiva; • responsabili della conservazione sostitutiva: i dottori commercialisti ed esperti contabili, già tenutari delle scritture contabili (c.d. conservatori analogici), sono in grado di rivestire i compiti previsti per questa nuova figura professionale
  • 56. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 56 LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
  • 57. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI Responsabile della conservazione sostituiva 57 COSA FA ? art. 7 DPCM 3 dicembre 2013* a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo l a conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; * sostituisce l’art. 5 Delibera CNIPA del 19/02/2004
  • 58. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 58 g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’articolo 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; Responsabile della conservazione sostituiva
  • 59. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 59 k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Responsabile della conservazione sostituiva
  • 60. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 60 Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono - in modo dettagliato - i processi che vengono attuati per procedere all'archiviazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo. Il contenuto di tale manuale - il cui compito spetta al responsabile della conservazione sostitutiva - è dettagliato all’articolo 8 il quale, nel dichiarare che è un documento INFORMATICO, dispone che lo stesso deve almeno indicare: art. 8 DPCM 3 dicembre 2013
  • 61. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 61 Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...) “Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno: a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
  • 62. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 62 f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti. Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)
  • 63. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI 63 LA DEMATERIALIZZAZIONE E L’ORGANIZZAZIONE DI STUDIO
  • 64. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI PERCHE’ DEMATERIALIZZARE Archiviazione tradizionale •dimensione fisica •difficoltà e tempo di ricerca •costo archiviazione 64
  • 65. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI VANTAGGI facilità di: •reperimento: riduzione dei tempi - NO STRESS; •consultazione dal proprio computer; •gestione immediata ed autonoma; •trasportabilità •invio immediato dei documenti •minori consumi •restituzione documenti •migliore struttura organizzativa; •minori costi; •efficienza dei processi: molti documenti gestiti nascono già digitali 65 PERCHE’ DEMATERIALIZZARE
  • 66. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI DEFINIZIONE DELLE PROCEDURE (scritte) Solo una corretta architettura/organizzazione di salvataggio permette poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell'informazione elettronica CONTINUITA’ nella logica di archiviazione da “cartacea” a “digitale” e quindi: comportamento UNIFORME: è un requisito fondamentale (istruzioni scritte sulla denominazione dei files); 66 Formazione del Personale di Studio (titolari compresi)
  • 67. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI Formazione del Personale di Studio (titolari compresi) nessuna stampa: tutto a video 67
  • 68. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI ORDINE PER GRADO ipotetico DI DIFFICOLTÀ 68 •Conservazione libri, registri e scritture contabili •Dichiarazioni e comunicazioni fiscali (fascicolo intermediario) •Fatture attive e passive analogiche (per quelle digitali la conservazione è obbligatoria) •Conservazione altri libri codice civile (Verbali assemblee, cda, etc.) •Tutta la documentazione amministrativa (corrispondenza, contratti, etc.) = ipotesi di grado di difficoltà
  • 69. Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e Conservazione digitale sostitutiva a norma dei documenti: il ruolo del Dottore Commercialista e le opportunità di business Dott. Marco GIANNINI grazie per l’attenzione Non lasciamoci sfuggire questa opportunità Dott. Marco Giannini Commercialista in Viterbo m.giannini@menocarta.net tel. 335318118 Workspace Padova Strada Battaglia n.71/c Albignasego (PD) tel +39 0498827367 info@menocarta.net